働き方改革の鍵は電話業務にあり！？電話業務の効率をアップしよう
現在、国をあげて「働き方改革」が取り組まれています。労働者の勤務時間や生産効率、待遇を改善するためのこの改革は、労働者だけでなく経営側にも大きなメリットをもたらします。また、世界的な新型コロナウィルスの大流行を受けて、働き方改革達成のためにリモートワークの導入を始めた企業も少なくないでしょう。
しかし、いざリモートワークを導入しようとしても、電話業務がネックとなりリモートワーク化が進まない企業もいるのではないでしょうか。そこでこの記事では、働き方改革の中で生じる電話業務の問題と、それを解決する手段についてご紹介します。
働き方改革、どのくらい進んでいる？
今やさまざまな方法で働き方改革が進められていますが、皆さんがお勤めの会社ではどのような取り組みがなされているでしょうか。すでに労働時間や福利厚生などを改善して、新たな社内体制を作り上げられた会社もあれば、改革が進まずに旧態依然とした会社もあるでしょう。
働き方改革の一環として、多様な働き方に対応できるようリモートワークが推進されています。しかし、総務省が平成29年に実施した調査によれば、国内企業のリモートワーク導入率はわずか13.9％と進んでいないのが現状です。
働き方改革の達成は社員の士気と業務効率に関わります。古臭い労働環境では社員が心身ともに疲労してしまううえに、やる気も出ません。社員が疲れた状態で業務に取り組んでも満足な成績には結びつかず、会社全体の利益が減り、さらに労働環境が悪くなるという負の連鎖が起きてしまいます。働き方改革は労働者と同時に、会社そのものにとっても重要なことです。
しかし、働き方改革の重要性が分かっていてもなかなか進められない会社もあります。改革が進められない原因にはさまざまな要素が考えられますが、多くの会社で挙げられる原因に「社内の電話」があります。電話は社内業務に欠かせないものですが、働き方改革を進めるうえで電話が障害になるケースは珍しくありません。
それでは、次の章で働き方改革に対する電話の問題について詳しく説明していきましょう。
働き方改革を推進するなら、忘れてはならない電話の問題
リモートワークで社外から業務を行うようになると、社内の電話は使えません。社内電話は外線の着信・発信や内線など業務を遂行するうえで頻繁に利用するものであり、社内電話が使えなくなると多くの会社で業務に大きな影響が出ます。
では、社内電話が使えないことで起こる問題について詳しく解説します。
社内にいないと電話を受けられない
社内電話が使えないと、どうして働き方改革が進められないのでしょうか。
リモートワークに代表されるように、働き方改革では多様な働き方の実現を目指しています。介護や育児、非常時にも対応できるよう、場所や時間を問わない労働形態が求められているのです。特に、災害や疫病など緊急性が高いケースにおいては、在宅勤務を要請されることもあるでしょう。
ほとんどの企業は社内電話に固定電話を採用しています。しかし、当然ながら固定電話は電話機を置いてある側に人がいないと着信に出られません。残業や休日出勤を減らすためにリモートワークやフレックス制を導入しようとする会社は多数ありますが、いずれの方法でも電話業務が発生する限り「社内に社員が誰もいない」という状況は作り出すことは不可能です。
社員がいないタイミングで電話がかかってくると、その電話に誰も出られずにビジネスの機会を逃したり、業務が滞ったりします。社内連絡はチャットアプリやWeb上で済ませられますが、社外とのやり取りで固定電話が多く使われている現状では、リモートワークの導入のハードルは高いでしょう。
社内にいないと会社の番号で発信できない
固定電話では、社内にいないと発信番号に会社の電話番号を使えません。リモートワークではほとんどの場合、各個人が持っている、もしくは会社支給の携帯電話やスマートフォンを使うのが一般的です。しかし、携帯やスマートフォンで電話をかけると、相手には会社の番号ではなく携帯の番号が通知されてしまいます。そのため、お客様や取引先の人は見知らぬ番号からの着信に警戒するでしょう。場合によっては、即座に連絡が取れずに業務が遅れ、商談がなくなってしまうこともあります。このように、会社番号で電話をかけないと、取引に余計な支障をきたす恐れがあります。
さらに、先方が後に着信履歴を整理する際にも問題が起こります。通常、取引先など見知った番号は電話帳に登録されるのが一般的です。登録済みの番号は履歴を確認する際に名前が表示されますが、登録されていない番号は当然名前が表示されません。着信履歴に電話番号だけが書かれていると、その着信がどこからのものか調べる手間が生じます。Webページ上などで公開されている会社の電話番号であれば大きな手間にはなりませんが、携帯電話の番号は調べても誰の番号か分かりません。その着信が会社からの連絡であるとすぐに判断できず、混乱の原因になってしまうのです。
社内にいないと内線が使えない
社外での勤務では、社内電話の大きな利用目的の1つである「内線」をかける際にも問題が生じます。内線は部署間や社員間で素早く連絡が取れる便利な機能であり、家庭用電話機では利用できない機能です。近年はチャットなどの新たな連絡手段が増えましたが、リアルタイムに正確に情報を伝えられる連絡ツールとして固定電話の内線を利用している企業は多くあります。
また、内線の大きな利用目的が社内間の取り次ぎです。会社にかかってくる外線は担当の部署以外の人が受けることも少なくありません。オフィスにいれば、着信を受けた人が目的の部署や担当者に取り次げば済みますが、内線を活用できないリモートワークでは取り次ぎ時の手間が増えます。
例えば、先方の名前と要件をヒアリングして、社内の担当部署に内容を伝えるといった、その都度電話を切ってかけ直す作業が必要になります。また、場合によっては担当者から折り返しの連絡が必要なケースもあり、携帯電話を使う場合はその際の電話料金も別途かかるため、企業にとっても出費がかさむうえ、経費精算に手間がかかるというデメリットもあります。
このように、内線が使えないと業務に欠かせない取り次ぎを迅速に行えず、業務効率の低下につながります。
働き方改革に伴う電話の問題を解決するには？
さて、ではこうした電話業務に関わる問題を解決するためにはどうすればいいのでしょうか。
実は、この社内電話の問題の大半は「PBX」という電話回線を制御する仕組みに原因があります。PBXとは「Private Branch Exchanger」の略で、オフィス内に設置されている電話回線の交換機です。会社の代表番号に電話をかけると、まずはPBXにつながり、PBXを経由して社内の固定電話につながる仕組みになっています。PBXのおかげで「オフィス内で内線通話ができる」「特定の電話番号からの着信を特定の電話につなぐ」といったことが実現しているのです。
しかし、PBXは設置したオフィス内の固定電話以外では利用できないため、従来のPBXではリモートワークの社員に内線や外線をつなぐことができません。このような原因から、社外での電話業務に限界が生じて、多様な働き方の実現が阻害されています。
近年、そんな課題を解決するために社外でも利用できるPBXが生まれました。その仕組みを「クラウドPBX」と言います。クラウドPBXとは、一体どのようなものなのでしょうか。
クラウドPBXを導入しよう！クラウドPBXとは？
クラウドPBXはインターネットを利用してクラウド上のPBXを利用できるサービスです。従来のPBXはオフィス内に設置する必要があり、オフィスごとに設置する必要があったり、メンテナンスの必要があったりすることなどから、多額のコストがかかっていました。
一方クラウドPBXは、従来のPBXの役割をクラウド上に持たせることで、ネットワークを介してPBX機能の利用を実現する仕組みです。インターネットがつながっていれば利用できるため、機器を設置する必要がなく、コストを大幅に抑えられます。
また、コスト面だけでなく運用面でも優れており、ブラウザ上の管理画面からさまざまな設定を一括管理できます。クラウドPBXは従来のPBXが持っている機能を同様に扱えるほか、外線利用・内線利用・取り次ぎなどの機能が携帯でも利用可能です。そのため、社内電話の利便性を維持しつつ、働き方改革を達成するためには、クラウドPBXの導入がおすすめです。
クラウドPBXで何が便利になる？
クラウドPBXを導入することで、ネットワーク環境があれば従来のような電話業務が可能になることは分かりましたが、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
まず、メリットの1つとして挙げられるのは端末の導入コストが抑えられることです。今や誰もがスマートフォンを持っていますが、クラウドPBXはスマートフォンから利用することもできます。そのため、個人のスマートフォンを活用すれば新たに電話端末を購入する必要もありません。
もう1つのメリットは、環境を選ばずにサービスを利用できる点です。社内にいなくとも外線や内線を利用できるため、インターネットが通じれば在宅勤務・出張・外回り先とどこでも対応できます。
国内だけでなく海外のオフィスとも、国内と同じように内線電話が活用できるサービスもあります。すでに海外展開をしている企業や、この先海外の市場拡大を狙っている方にはピッタリの機能でしょう。
最後に、あらゆる面でコストを削減できることもクラウドPBXの利点です。特に、新規事業やベンチャー企業では初期投資をなるべく抑えたいのではないでしょうか。クラウドPBXは端末費・工事費用・メンテナンス費用など、従来のPBXよりも低コストで利用できます。また、設置工事が不要なことから、導入も早く済みます。
このように、クラウドPBXは電話に関わる課題を解決できるため、今や多くの企業で導入が進んでいます。
働き方改革のために「ナイセンクラウド」を検討してみませんか？
クラウドPBXには多くの種類が存在しますが、弊社が提供する「ナイセンクラウド」についてご紹介します。
ナイセンクラウドは固定電話・スマートフォン・パソコンで利用可能なクラウドPBXです。代表番号に電話がかかると、登録している全ての端末が着信を受けるなど、オフィスのビジネスフォンと同じ感覚で電話を扱えます。発信も同様で、登録している全端末から会社の電話番号で電話をかけられます。もちろん、取り次ぎも端末間で自由に行うことが可能です。
ナイセンクラウドの利用料は安価に抑えており、3種類あるプランのいずれも初期費用は1万円です。月額費用はもっとも安いライトプランで2,000円となっているほか、通話料も固定電話宛であれば3分8円ほどで、内線は世界中どこにいても無料となります。
設定の変更や電話の増設も簡単で、ナイセンクラウドの管理画面からID・パスワード・内線番号を発行して各種端末に情報設定すれば完了です。
こういった豊富なメリットから、ナイセンクラウドはすでに多くの企業様に導入されています。では、導入前後でどのような効果があったのでしょうか。ナイセンクラウドを導入された企業様の事例をご紹介します。
＜導入事例＞
オフィスが世界各地にある企業様では、従来オフィス間での連絡でかかっていた高額な通話料が一切かからなくなりました。また、オフィスごとにバラバラだった電話番号も統一できて、管理しやすく顧客の利便性も高まります。オフィス間での連絡は都度電話をかけ直す必要があり煩雑でしたが、スムーズな連絡が可能になりました。
在宅勤務の社員が多い企業様では、オフィス内の社員との連絡は何度もかけ直しが必要で不便でした。導入後は、スムーズに社内連絡ができるようになり、着信にも気づいてもらいやすくなりました。
ナイセンクラウドについてまとめた動画も用意しておりますのでご覧ください。ここでは紹介しきれないほど多数の機能を備えているナイセンクラウド。ぜひサービスサイトにて詳細をチェックしてみてください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
働き方改革なら電話も忘れずに対応しましょう！
働き方改革は積極的に進めていくべきですが、実現にあたってはさまざまな課題があります。電話業務に関する問題もその1つで、「個人の携帯電話で会社の電話番号を使えない」「取次ぎや内線などが使えず、業務効率が落ちる」といった課題を抱えています。
こういった問題を解消するためには、電話の利用方法を変える必要があり、従来のPBXシステムでは対応できません。PBXは非常に便利ですが、リモートワークなどでPBXを使えない状態では電話業務が困難です。
一方、このようば課題もクラウドPBXを導入すれば解決できます。どこでもPBXが利用できるようになり、リモートワーク・働き方改革の促進が期待できるでしょう。皆さんもクラウドPBXサービスを活用して、効率的な働き方を目指してみてはいかがでしょうか。