内線を携帯に転送することは可能？携帯転送の方法
企業の電話環境に欠かせない内線。社内で連絡を取り合う際に非常に便利な機能です。しかし、内線は大抵の場合、オフィス内にいなければ使用できません。外出中でも携帯に転送して内線を使用できたら、どんなに便利でしょうか。
実はある方法を取れば内線を携帯に転送することができます。今回は、内線を携帯に転送する方法を2種類解説していきます。そして、携帯への転送機能も含め便利な機能を使える企業向け電話システム「クラウドPBX」についても、仕組みやメリットなどを紹介しますので、より便利かつ低コストでの電話運用を考えておられる企業担当者の方は、ぜひ参考になさってください。
内線を携帯に転送する方法
内線は主に2つの機能を担っています。それは「内線で社内の他のデスクと通話する」こと（内線通話）と、「外線からの着信を指定の担当者のデスクに転送する」こと（内線転送・電話の取次ぎ）です。
スマートフォンなど携帯電話を1人1台以上持っている現代の日本社会においては、会社においても社員向けに社用スマホを1人1台支給している場合も少なくないでしょう。それに加えて「ビジネスフォン」を導入していてデスクに固定電話を引いている場合は、日中の外出中や外回り中など、会社の電話機からスマホに着信を転送することも可能です。しかしその場合「外線転送」といって電話転送サービスを利用しなければなりません。
ここでは、内線を携帯に転送する方法の代表的なものを2つ、簡単に紹介します。
電話転送サービスを利用する
企業において従来広く導入されており、固定電話回線と固定電話機を「主装置（PBX）」を使って一元管理する電話システムである「ビジネスフォン」は、複数外線を社内に設置した固定電話機で共有する他、社内の固定電話機間で内線ネットワークを構築しています。
ビジネスフォンの転送機能には、会社内の固定電話機宛てに着信を転送する（いわゆる電話の取次ぎをする）「内線転送」機能と、外出中の社員の携帯電話などに着信を転送する「外線転送」があります。内線転送はビジネスフォンの機能としてそのまま利用できますが、ビジネスフォンを含め固定電話宛ての着信をスマホや携帯電話等に転送するには、電話転送サービスを利用する必要があります。
ボイスワープを利用するには利用手続きが必要で、利用契約を結ぶと月額使用料・転送元から転送先までの通話料を負担することになります。
クラウドPBXを利用する
近年画期的な企業向けの電話システムとして話題となっている「クラウドPBX」も、原理的にはビジネスフォンと似た仕組みです。ビジネスフォンは、基本的には先ほどもさらっと説明した通り、主装置（PBX）と呼ばれる交換機を社内に設置し、複数の電話回線（外線・内線）と、複数の固定電話機を主装置に有線接続することで一元管理する仕組みとなっています。
これに対してクラウドPBXは、この主装置を社内ではなくクラウド上、つまりインターネット回線上に設置し、主装置と電話機やパソコン、携帯電話・スマートフォンなどの端末をインターネット回線で相互接続して運用します。こうした仕組みに変えることで、主装置あるいは主装置に相当する設備や機器を社内に物理的に設置することなしに、ビジネスフォンと同様の環境を構築します。
クラウドPBXを利用するには、インターネット回線と携帯を用意しておけば、そこまで手間はかかりません。クラウドPBXのサービスを提供しているベンダーと契約し、利用手順に従ってWeb上の管理画面で利用ルールを設定したり、携帯に所定のアプリをインストール・設定するだけでOKです。
電話転送サービスよりクラウドPBX活用が断然おすすめの理由
以上のように、内線を携帯に転送する方法には、「電話転送サービス」と「クラウドPBX」の2種類があると説明しました。しかし、電話転送サービスよりもクラウドPBX活用が断然おすすめです。
電話転送サービスを利用すると、以下に詳述しますが「1つの携帯にしか転送できない」ことや「利用料・通話料・海外への転送量など余計なコストがかかる」ことが挙げられます。しかし、それに対してクラウドPBXでは、これも後の章で詳細に改めて説明しますが、そうしたデメリットのすべてが解決し、無駄なコストや制限なく利用できてしまうのです。
ここでは、電話転送サービスのデメリットを掘り下げて説明しつつ、クラウドPBXでなぜこうしたデメリットが解決できるのかを解説していきます。
電話転送サービスは1つの携帯にしか転送できない
電話転送サービスの特徴として「基本的に1か所しか転送できない」つまり、「転送先は1つの番号にしか設定できない」ことが挙げられます。つまり、1台の転送元回線に対して1か所しか転送先を指定できないのです。
基本的にビジネスフォンでも家庭の固定電話機であっても、また携帯電話の大手キャリアの回線を利用する場合においても同じことですが、電話回線を介して電話転送サービスを利用する際には、特定の携帯電話の番号にしか転送出来ないということです。
一方、クラウドPBXでは、クラウド上の仮想的な主装置を利用しており、携帯電話やスマートフォンなどの持ち運びできる端末でも利用できる仕組みなので、「場所を問わずに内線環境を構築できる」メリットがあります。つまり、同じ会社内でサービスに登録している携帯はすべて内線通話が可能なわけです。
そうした広範囲に及ぶ内線ネットワークを基盤として運用できるクラウドPBXでは、主装置に接続されている登録端末であれば利用人数制限なく転送先を設定可能です。また、社内で取れなかった場合に社員の携帯電話を一斉に鳴らすなどの設定も可能なため、取りこぼしを極限まで無くせます。
電話転送サービスは利用料と通話料がかかる
ビジネスフォンで一元管理されている会社内の固定電話機同士であれば、先ほども説明した通り転送の際に内線を介するので「内線転送」となり、無料で機能を利用できます。
しかし、会社内の固定電話機から携帯電話やスマートフォンに転送する場合は、携帯電話を社内で使っていたとしても「外線を介して転送する」ので、転送に際し料金が加算されることとなります。電話転送サービスには月額利用料金が発生する上、転送元から転送先への発信にかかる通話料も負担することになるのです。
とはいえ、多くの場合手続きは既に会社側が行っているため、特別な手続きなしに普通に転送設定ができてしまい、自覚なしにとんでもないコストがかかってしまう場合もしばしばあり、これは非常に盲点になりやすいです。
一方クラウドPBXでは、外出中の従業員が持つ端末宛てに内線をかけることができるので、そもそも電話転送の必要がありません。つまり転送サービスの利用料も、転送元から転送先への通話料も必要ありません。
電話転送サービスでは海外への転送が高くなる
グローバル展開している大企業で海外拠点に出向している場合や、海外出張に出てしまっているときに、仮にビジネスフォンの電話転送先を海外に設定していたとしましょう。すると、海外への転送料金は「国際ローミングサービス」を利用することとなり、海外から国内に転送する際も、またその逆でも、非常に高額になってしまいます。
一方クラウドPBXであれば、先ほども説明した通り「場所を問わずに内線構築ができる」運用ですので、たとえ海外にいたとしても関係ありません。すなわち、設定した端末間に限りますが、海外拠点間も内線通話が可能で、転送サービスの利用料や通話料は無料になるのです。
携帯への内線転送だけではない！クラウドPBXのメリット
以上のように、クラウドPBXを利用すれば、携帯への内線転送のネックとなる問題点はほぼ全部解決されることがわかりました。「みなさんも早速導入を！」と締めくくりたいところですが、実はクラウドPBXのメリットは携帯への内線転送だけではなく、もっと多くのメリットがあるのです。
ここでは、携帯への内線転送以外のクラウドPBXの色々なメリットを解説していきます。
外線通話の費用も抑えやすい
先ほども説明した通り、クラウドPBXでは、同社の社員や別拠点の社員の携帯など登録端末はすべて内線として設定可能です。このメリットがビジネスフォンと大きな差を生むことになりました。
なぜかといえば、ビジネスフォンの場合では、お客様だけでなく同社の別拠点の社員に連絡を取る時も、また同社の同拠点にいる外出中の社員の携帯にかける時も、外線を使った通話が必須だったからです。同拠点の社員でも、社内の固定電話から携帯に電話をかければ、固定電話同士の通話よりも高い通話料金が加算されていきました。海外拠点への電話なら国際電話を利用する必要があり、ますます高い通話料が嵩んでしまっていました。
一方クラウドPBXでは、先ほども説明した通り場所を問わず、拠点を跨いで内線設定が可能です。よって、別拠点であっても、外出中の同拠点の社員であっても、かまわず内線通話を行うことができます。また、海外にいる社員の携帯に電話をかけても内線となり、国際電話や国際ローミングサービスを利用する必要がありません。
それだけでなく、クラウドPBXなら、海外拠点から国内のお客様への外線発信や、国内の取引先からの着信を海外で受ける場合にも国際電話は不要で国内通話扱いとなるので、通話料は外線であっても大きくコスト削減が可能なのです。
柔軟な働き方を実現できる
クラウドPBXを導入することで、場所を問わない運用ができることは説明した通りです。場所を問わずに、どこにいても会社の電話番号での発着信や着信転送ができるのがクラウドPBXの強みであることを考慮すれば、わかる人にはもうわかったでしょう、「自宅にいても電話業務が可能」ということです。
すなわち、現在感染症拡大防止策として喧伝されてはいるものの、なかなか電話業務の関係で導入が難しかったテレワークやサテライトオフィスなどの柔軟な働き方を簡単に導入できるということです。少なくとも、電話業務上の支障はまったくなく、柔軟な働き方に移行できるといっても過言ではありません。
また、クラウドPBXであれば柔軟に回線数の上下の設定変更がPC経由で管理コンソールにアクセスするだけで行えるので、都度回線の増減の際に設備の改良など負担の大きい作業も不要です。
クラウドPBXならナイセンクラウド
ナイセンクラウドは、テレビや新聞などにも取り上げられ、今多くの企業が導入しているクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番、0120や0800のフリーダイヤル、050番号に対応しており、オフィスでの運用はもちろん、コールセンターでの運用にも対応しています。
着信があった際に複数の電話を一斉に鳴らしたり、特定の端末のみ鳴らす鳴らしわけも可能で、細かな着信ルールを設定することができます。またオプションのIVR・音声ガイダンス機能を活用すれば、電話対応の効率を改善することができます。
▼1分でわかるナイセンクラウド
料金は自動見積もり・個別見積もりでご確認ください。企業規模に応じた3つのプランがあり、内線数の追加にも対応しています。急に従業員数を増やした、特定時期だけ電話が多いなどの事情があっても柔軟な運用が可能です。お気軽にお問い合わせください。
内線を携帯に転送するならクラウドPBXを活用しよう！
内線を携帯に転送するための方法について、それぞれの方法のデメリット・メリットを解説しました。
内線を携帯に転送する際のメリットが大きい「クラウドPBX」は導入も比較的簡単ですし、運用もビジネスフォンに比べ大幅に安くかつ柔軟に行えます。特に内線構築の柔軟さと、それが生み出す思いもよらなかった範囲でのコスト削減に大きく注目した方も多かったのではないでしょうか。
本メディアではクラウドPBXに関する様々な情報を発信しています。もしこの記事を読んでクラウドPBXに興味がわいてきたという方は、他の記事もぜひ読んでみてください。