携帯に固定電話を転送するには?会社の電話を携帯に転送しよう

2020年9月15日電話業務の効率化

固定電話にかかってきた電話を携帯電話で受電できるようになると、とても便利です。例えば、外出先の営業マンに直接電話を繋ぐことができたり、在宅勤務でも電話業務ができたりと、さまざまなケースにも柔軟に対応できるようになるのです。「大事な電話だったのに、他の商談への移動中で電話に出られなかった」「取次ぎが上手くいかずに、認識ミスからトラブルが発生した」といった経験がある方もいるのではないでしょうか。

これらのアクシデントを回避するのに役立つ携帯への電話転送機能ですが、実際にどうやってやればいいか分からないと思う方は多いのではないでしょうか。そして、導入するにあたり必要な機材は何なのか、どんなサービスがあるのか、など分からないことも多いでしょう。

 

そこで、今回は携帯に固定電話を転送する方法を解説します。現在、電話業務に課題を抱えている方、テレワークの導入に困っている方は必見です。

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携帯に会社の固定電話から転送ができるメリット

初めに、携帯に会社の固定電話から転送ができるメリットはいくつかありますが、ここでは3つのメリットに絞って、詳しく解説します。

外回り中の営業担当者に取次げる

まず1つ目のメリットは、外回り中の営業担当者に電話が取次げるようになることです。固定電話にかかってきた外線電話を携帯に転送してもらえるため、外出先にいる営業担当者でも電話がとれるようになります。すぐに対応できるようになるので、電話の取りこぼしによる、新たな商談のチャンスなどビジネスチャンスを失うリスクが減ります。また、お客様からの問い合わせに出られずに、顧客満足度が低下してしまうリスクも未然に防ぐことができます。

在宅勤務者に取次げる

テレワークなどの在宅勤務者に電話を取り次げるようになるのも、着信転送のメリットです。固定電話と携帯電話間の転送ができないケースでは、テレワーク勤務の方に取次ぎをする際に1度本社ないし支店で電話を受けてから、在宅勤務者に取次ぐ必要がありました。

一方、固定電話から個人の携帯電話に着信転送できるようになると、担当者がそのまま受電することが可能です。多様な働き方が求められる昨今、在宅でもオフィスにいる時と変わらない対応ができるのは大きな魅力です。介護や育児と平行して仕事をされている方はもちろん、災害・疫病といった非常時でも、在宅で仕事できるのは企業にとってもメリットになることでしょう。

伝言による伝え忘れ、伝え漏れを防ぐことができる

転送サービスを使うことで、そもそも担当者がお客様と直接会話ができるため、伝え忘れや伝言ミス、認識の齟齬といったミスを減らせます。物事を正確に相手に伝えるのは非常に難しいです。文字のコミュニケーションでもズレが生じやすいですが、又聞きでもそれは同じです。そして、相手の声色や言葉のニュアンスなど、実際に喋ることで受け取れる情報量は多いので、伝言では相手の温度感などを正確に把握することはできません

また、伝言をメモしておいて後で共有しようしたまま忘れてしまったり、共有の際に別件での対応が必要で連絡が流れてしまったり、伝え漏れもよくあることです。どこかで連絡が途絶えてしまうと、商談の停止やリスク悪化、案件の失注などネガティブなトラブルが起きやすくなります。こうした問題も、直接電話を転送することによって、社外と社内の人が直接会話できるようになるため、伝言をする必要がなくなり、伝え忘れや伝え漏れが解消されることになります。

携帯に会社の固定電話から転送する方法

では、実際に会社の固定電話から携帯に転送する方法は、どのようなものがあるでしょうか。方法ごとにご紹介します。

転送機能サービスを利用する

転送機能サービスにはNTTの「ボイスワープ」や「ひかり電話ボイスワープ」、KDDIの「着信転送サービス」、ソフトバンクの「多機能転送サービス」、NTTコミュニケーションズの「自動着信転送サービス」などがあります。会社によって呼び名が変わりますが、基本的には発信先から受信元にかかった電話を、別の電話番号に転送するサービスです。これらの転送機能サービスを活用することで、会社の固定電話から携帯電話に転送ができます。

 

また、転送設定の方法は大きく分けて「自動転送」と「応答後転送」の2つがあります。

まず、自動転送についてですが、自動転送の中でも「無条件転送」と「無応答時転送」の2種類に分かれます。無条件転送とはかかってきた電話を転送元の固定電話を呼び出さずに、登録してあるスマートフォンや携帯電話、固定電話に転送することです。それに対して、「無応答時転送」は一旦転送元の固定電話を呼び出したのちに、電話に出ない場合のみ転送するという仕組みです。

次に応答後転送についてです。応答後転送とは、1度固定電話で受け取ったあとに、スマートフォンや携帯電話に手動で転送することができる方法です。このように転送設定の方法には、自動転送の「無条件転送」「無応答時転送」、そして「応答後転送」の3つがあります。

 

一般によく知られた転送方法の1つではありますが、転送の際に通話料が掛かってしまうのがネックです。固定電話から携帯に転送する機会の多い企業ほど、通話料が大きくなって負担となってしまうという問題があります。

転送機能付き電話機を利用する

転送機能付きの電話機を利用して固定電話から携帯電話に転送する方法もあります。ルーターなどからネットワークを介して、IP電話として転送することができます。また、主装置付きの電話機、いわゆるビジネスフォンを用いることでも転送機能が利用できます。

通常、ビジネスフォンはPBXという主装置を介して、電話機が複数つながっています。PBX(Private Branch Exchange)は「構内交換機」とも呼ばれ、内線・外線の各種回線を制御したり、電話端末間の制御をしたりする装置のことです。ビジネスフォンではPBX(主装置)のおかげで、転送保留をしたり、留守番電話機能を持たせたり、複数の電話回線をまとめて利用することができます。

 

しかし、PBXの機能を利用するためにはオフィスなど、主装置が設置されている範囲内の電話端末を使う必要があります。そのため、外出先やテレワークなどでは活用できません。この場合も、外出している担当者の携帯がつながらないと、外線の電話の内容をメモするなどをして引き継ぐ手間が増えてしまいます。また、出先の携帯から先方に電話が必要な場合には、携帯番号が相手に見えてしまいます。

 

こういった問題は「クラウドPBX」という、従来のPBXとは異なるシステムを使うことで解決できます。では、クラウドPBXとはどのようなものなのでしょうか。詳しく解説します。

クラウドPBXを利用する

PBX(主装置)は装置そのものが高いというデメリットもあります。電話回線を利用しているので、各拠点にPBXを設置しておく必要があり、導入コストがかかります。また、回線の増減などの設定変更を行う際、専門の業者に依頼する必要があるので、運用コストもかかります。さらに、PBX自体に耐用年数があるため、買い替えにもコストがかかります。このように、導入・運用・保守においてコストがかかるのがPBXのデメリットです。

 

クラウドPBXは、そのPBXをクラウド化することで、インターネット上で通話・通信を行う技術のことです。インターネットがつながっていればPBXの機能を利用できるため、従来のPBXのようにハードウェアを導入する必要がなく、携帯への固定電話転送が実現できます。また、クラウドPBXではサービス提供会社がメンテナンスを行ってくれるため、耐用年数などを気にすることなく使うことができます。そのため、導入・保守の両方の観点からもコストが安く済みます

携帯への固定電話転送だけではない、クラウドPBXの機能

クラウドPBXの機能には固定電話からの携帯電話への転送だけではなく、ビジネスを円滑にすすめるためのさまざまな機能を持っています。代表的な機能は以下のとおりです。

 

◎スマートフォンの内線利用

クラウドPBXを利用すると、社員の所有するスマートフォンを子機として、内線電話を受けることが可能になります。PBXの場合、PBXと固定電話を配線で繋いでいましたが、クラウド化することによりPBXとスマートフォンをネットワークでつなげられます。内線電話は無料なので通話料を節約できるほか、外回りなどに出ている社員ともつながりやすくなるため、業務が円滑に進められます。

 

◎PC・タブレットの電話利用

クラウドPBXではスマートフォンのみならず、PCやタブレットでも通話することが可能です。さまざまな端末を電話として利用できることは、例えば社員それぞれが持つスマホをそのまま活用することもできるため、新たな電話機の購入などの初期費用を大幅に抑えることが可能です。

 

◎CTI機能

CTIとはComputer Telephony Integrationの略で、PCと電話の機能を統合した機能のことです。顧客データベースと連動することで、入電があった際に購入履歴や通話履歴といった顧客情報にアクセスできます。このCTI機能はコールセンターでよく利用されている機能で、多数の顧客情報を蓄積できるのが利点です。

ちなみに、CTIにはクラウド型・オンプレ型の種類に分かれています。オンプレ型はサーバー・PBXを社内に設置する従来型の方式、クラウド型はハードウェアの導入をせずに利用できる方式です。運用面での柔軟性や、導入コストを考えると、やはりクラウド型がいいでしょう。

 

◎IVR機能

IVR機能とは、自動音声応答システムのことです。「お電話ありがとうございます。音声案内に従ってご希望の番号を押してください。○○の場合は1を、△△の場合は2を、その他の問い合わせの場合は9を押してください」というアナウンスを聞いたことがある方は多いでしょう。このアナウンスがIVR機能です。顧客の問い合わせに応じて、自動音声で対応し、適切なオペレーターに割り振ることが可能です。そのため、オペレーターの取次ぎ時間を短縮することにつながり効率的です。

携帯への固定電話転送が簡単な「ナイセンクラウド」をご検討ください

さて、ここまで固定電話から携帯電話に転送するメリットや方法について紹介してきました。すでに電話の転送サービスを試されている方、現在導入を検討している方も少なくないでしょう。とはいえ、実際にどのようなサービスを使えばいいのか、どのツールがおすすめなのか分からないか方もいるはずです。

 

そんな方にはおすすめしたいのが、弊社が提供しているクラウドPBXサービスの「ナイセンクラウド」です。ナイセンクラウドは2,000社以上もの導入実績があり、多くのお客様に評価されてきました。

一般的な転送サービスは、携帯に転送するために通話料金が発生し、転送元の負担になるという問題がありました。しかし、ナイセンクラウドでは固定電話から携帯に転送しても、実質内線取次ぎであるため通話料は発生しません。さらに外線通話は3分8円~とリーズナブルです。そのため、ナイセンクラウドを導入することで、通話料金を安く抑えられるのです。

また、従来の転送サービスと違い、特定の電話番号での着信・発信のどちらもできます。これにより、出先の携帯から発信したとしても、会社の代表の電話番号で発信ができるため、相手も安心して電話を取ることができます。

 

他にもナイセンクラウドには電話業務をスムーズに行うための要素が多く備わっています。以下に簡単にまとめてみました。

 

  • 内線通話料が世界中どこでも0円
  • スマートフォンでも03などの市外局番や0120発信が可能
  • 工事やリースが不要で即導入できる
  • 発着信履歴をWeb上で確認できる
  • 自動録音、音声ガイダンス、電話会議なども利用可能

 

このように、便利な機能が充実しているため、従来のPBXや電話転送サービスを使うよりも効率的な電話業務が期待できます。実際にナイセンクラウドを使用した様子をまとめた動画を用意しております。電話業務の効率化やコスト削減を検討中の企業様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

 

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携帯に固定電話を転送してみよう!

今回は固定電話から携帯電話に転送する方法についてご紹介しました。固定電話から携帯に転送をすることで、外回り中の営業担当者や在宅勤務者への取次ぎがスムーズになるため、業務効率の向上が期待できます。さらに、伝言による伝え忘れや伝え漏れを防ぐことができ、業務リスクも低くなります。

クラウドPBXを利用する際は、ぜひ「ナイセンクラウド」をご検討ください。