働き方改革に必要なツールを9つの分野でまとめてみました
近年、少子高齢化による生産年齢人口の減少と働き方の多様化によって働き方改革に注目が集まっています。しかし、働き方改革の具体的な方法を詳しく把握していない方も多いでしょう。
そこで、この記事では働き方改革について説明するとともに、働き方改革に必要なツールについて解説します。
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働き方改革とは？
働き方改革とは、労働者の働き方によりよい改善をしようとする政府主導の取組みのことです。達成すべきこととして、長時間労働の是正や、非正規雇用の待遇差改善、多様な働き方の実現などが掲げられています。
長時間労働の是正は労働者の健康リスクを低減目指し、非正規雇用の待遇差改善は正社員と同一の賃金を受け取ることができるようになることで雇用形態にとらわれない、自由な働き方の選択を目指しています。
また、事業者と雇用契約を結んだ人が自宅などで働く「雇用型テレワーク」によって時間と空間の制約にとらわれることなく働くことが可能になります。そのため、従来は育児や介護で退職を余儀なくされていたベテラン従業員も、柔軟な働き方を選択できることで継続して雇用することが可能となります。
働き方改革に必要なツール
ここでは働き方改革に必要なツールを9つの分野で説明します。
勤怠管理ツール
働き方改革関連法により、労働者は長時間労働の是正や柔軟な働き方ができる一方で、事業主はより厳密な労働時間や休日の管理をする必要があります。
勤怠管理ツールとは、従業員の出退勤時間を管理するツールのことを言い、勤務時間や残業時間・出勤日数などの管理を行うことができるツールです。勤怠管理ツールではICカードやタイムカードによる勤怠管理の手間を省くことができます。勤怠管理チェックの他にもシフト管理や欠勤・有給管理、残業基準の設定や各種給与ソフトとの連携することで自動的に給料を支払えるなど、多様な業務の効率化が可能です。
ビジネスチャットツール
在宅勤務や時短勤務を行うことで対面でのコミュニケーションの減少により、仕事の効率が悪くなる可能性があります。そこで、コミュニケーションを円滑にとれるツールとして、ビジネスチャットツールの活躍が期待されています。
メールを使ったやり取りは毎回の送受信に時間がかかりますが、ビジネスチャットを使用すれば社員同士のコミュニケーションにかかる時間を短くすることができ、リアルタイムなやり取りで社内全体の業務効率化に繋がります。
また、メール特有のビジネスマナーもなく、気軽に意見の表明や情報交換ができます。現在のビジネスチャットのサービスではログ監視や利用端末制限を利用できるサービスが多く、セキュリティ機能も充実しています。
電話会議ツール
働き方改革によるテレワークの推進により、多くの企業で遠隔で会議ができる「遠隔会議」の導入が進んでいます。遠隔会議は対面でコミュニケーションを取る必要がなく、移動時間や交通のコストを削減して生産効率を高めることができます。電話は「高い接続の安定性」や「使いやすさ」から多くの企業で遠隔会議のためのツールとして使用されています。
電話会議は自社にある電話機を使用するので、導入にあたり社内インフラの整備をする必要がありません。固定電話だけでなく、スマートフォンも利用できるので、誰でも簡単に扱うことができます。電話会議は同様の遠隔会議ツールであるWeb会議やテレビ会議と比べて初期コストはほとんどかからず、会議室全体の音をキャッチできるマイクやスピーカーなどのオーディオ機器を導入すれば、大人数でも会議が行えます。
データ共有ツール
データ共有ツールとはオンライン上でドキュメントを共有して、チーム内での意見交換を容易にすることができるツールです。複数人で共同作業をするときは素早いデータ共有と活発なコミュニケーションによって距離を感じることなく円滑に業務を行えます。業務がスムーズに進んで生産性が向上することは長時間労働の是正にも繋がるうえ、社員の健康リスクが減少してより充実したワークライフを実現することが可能です。
データ共有ツールの特長は、メンバーならば誰でも容易にドキュメントを書いて共有でき、コミュニケーションが図れるところにあります。一部の社員だけが業務を担当することにより、当人以外が業務の内容や進め方が分からなくなってしまう状態を属人化といいますが、データ共有ツールを使えば属人化を防げます。
データ共有ツールの活用で大きな効果が期待できるのは日報の作成です。日報を一元的に管理できるデータ共有ツールであれば、習慣化、活用、管理の手間を軽減します。日報の共有によって、自分自身の日報以外にもメンバーの日報を見ることが可能になり、業務におけるチームワークの意識が高まります。
また、他人の日報の困りごとについてコメントを残したり、「いいね」で反応したりすることができるので、チーム内の活発なコミュニケーションの促進にも繋がります。上手に活用できれば、同じ空間で働いていたときよりも社内のメンバーの人柄や、関わっている普段の業務の内容について知ることができます。
プロジェクト管理ツール
仕事を管理するアプリケーションである「プロジェクト管理ツール」は工程管理やタスク管理など多様な機能を持ち合わせています。スケジュールの共有やメッセージ管理なども容易に行えるため、チームで業務をするうえでも大いに役立ちます。
複数のプロジェクトや大きなチームで作業していると、自分の作業内容や仕事の進捗状況が見えづらくなり、時間の管理や報連相を含めたプロジェクトの進行に大きな問題を引き起こすことがあります。また、「漏れ」と「抜け」による手戻りなどスケジュール管理をしっかりしていれば発生しない仕事が生じることもあります。
そこで、プロジェクト管理ツールを導入すれば「漏れ」や「抜け」などのミスが少なくなります。また、プロジェクトの進捗度合いについてガントチャートなどのグラフ表示で示すことや、複数人で情報を共有することによりプロジェクトがどこまで進んでいるのか、スケジュール通りできているのか、ボトルネックはどこかといったことがすぐに分かるようになり、作業効率の大きな改善ができます。
eラーニングツール
社員が仕事のスキルアップをして同じ時間でより高いパフォーマンスを実現できるようになれば、労働生産性を上げることができ、働き方改革に繋がります。教育を効率的に行うには、eラーニングツールの活用がおすすめです。
eラーニングとは、スキルアップのためにPCやスマートフォンなどのデジタル機器を利用し、インターネットを通して研修や学習を行う方法のことを指します。eラーニングはインターネットに接続できる環境が整っていれば、時間や場所を問わずに好きなときに学習が可能です。
eラーニングツールとはeラーニングを安全、かつ効果的で快適に実施、運営管理するための情報システムのことを指します。このシステムは教材・学習材とLMS（Learning Management System）という学習管理システム2つで構成されています。
教材・学習材は、マルチメディア形態の静止画や動画、音声、文章といったものを組み合わせることで学習を効果的に進められます。また、小テストや総まとめの試験問題に合否を用いるなどして、学習が疎かになっている部分の発見や集団学習に対する支援の効率化が可能です。
LMSと呼ばれる学習管理システムは、教師や講師による教材・学習材の保管や蓄積と、学習者に対する教材・学習材の配信管理、学習者の学習履歴、試験問題の結果や成績などの統合的な管理を一括して行います。学習者にとってはポータルサイトとして利用され、試験や学習などの一連の操作、学習者同士でコミュニケーションできる掲示板、学習者と教師の間で解説や質問ができる機能なども備わっています。
ログ管理ツール
働き方改革によりテレワークを導入した場合、労働時間を自己申告することが一般的ですが、労働時間と実態との間に乖離が生じることもあります。そこで必要になるのが、「可視化」と「ログの取得」のシステムであるログ管理ツールです。
ログ管理ツールは、自己申告された勤怠申請時間と始業時間と終業時間外にPCの操作が行われていないかなどをチェックしてくれるツールです。具体的にはPC、モバイル両方でWindowsのログインとログオフ、操作ログ、Webページのアクセスログ、メールの送受信ログ、業務システムの利用ログ等を可視化して自己申告と突き合わせてチェックします。
RPAツール
働き方改革により労働人口の減少と労働時間の抑制が同時に起こるため、企業は1人あたりの労働生産性を上げる必要があります。そこで、人間が行っていた仕事の一部を自動化できるRPAが注目を集めるようになりました。RPAを導入すれば、定型の業務を自動化し、人間だけができる高度な仕事に集中することで労働生産性を上げることができます。
RPAとは、Robotics Process Automationの頭文字をとったもので、コンピュータ上の定型業務をソフトウェアによって自動化することを意味します。RPAはエクセルマクロのように単一のアプリケーションの自動化ではなく、複数のアプリケーションにまたがる業務の自動化が可能です。例えば、Web上の出荷データをダウンロードし、CSVファイルに変換、自社システムへの取り込みといった自動化が可能です。
また、RPAは小規模に導入できて比較的安価です。さらに、業務フローを変更せず部分的に導入できるので、短期間で導入できます。
クラウドPBX
テレワークを導入する際は、取引先や顧客などの外部から電話がかかっていた場合に即時に対応できないという課題がありました。しかし、クラウドPBXの拠点間通話を利用することで、テレワークでも1つのオフィスにいるようなやり取りが可能になります。
PBX（Private Branch eXchange）は機内交換機というオフィスに設置するハードウェアのことで、電話を交換する役割を担い、外線を社内の複数の内線電話に接続したり、内線同士を互いに接続したりします。従来のPBXはハードウェアを購入しなくてはならず、拠点ごとに設置する必要がありました。また、回線の設定や増減、保守が切れたときは買い替えが必要でメンテナンスも業者に依頼しなくてはならず、PBXの導入には大きなコストがかかりました。
一方、クラウドPBXはインターネットからサービスが提供されるため、専用のソフトを購入する必要がなく、拠点が分散していてもサービスを利用できます。回線の設定や増減もブラウザから行うことができるうえにサービス提供者がメンテナンスを行うため、サービスのメンテナンスに時間を割かれることなく、運用を意識する必要がありません。
また、クラウドPBXを利用することでビジネスフォンの内線通話機能や、保留・転送もモバイルフォンで利用が可能になります。
そして、インターネットを活用したクラウドPBXは、電話機を使用することなくPCやスマホ上のソフトフォンによる電話業務の完結が実現できます。その他にもCTI機能により顧客の電話番号から顧客情報を検索してPC上に表示する機能を活用すれば、電話を取る前に相手が分かるので顧客に応じた対応ができるなど、テレワークでも不自由のない電話業務を行うことが可能です。
働き方改革に有効なツール「ナイセンクラウド」
最後に、弊社が提供するクラウドPBX「ナイセンクラウド」について紹介します。
ナイセンクラウドは電話がかかってくると、登録している会社電話の端末が一斉に鳴り出します。IP電話機だけでなく、スマートフォンやPCでもインターネット環境があれば電話に対応することができるので、会社電話として外出先や自宅でも利用できます。外線からの取次も、会社の電話として登録してあるモバイル端末へ自在に転送することができます。
また、登録してある端末すべてから03、06・050・0120等の会社の電話番号で発信することができますので、どこからでも、まるでオフィスにいるかのように電話業務に対応することができます。
発信時の通話料金は固定電話への発信であれば3分8円から対応可能なので、リーズナブルに運用可能です。しかも内線間の通話料は無料なので、拠点間と外出先、海外と本社など、どんなに離れた場所でも通話料が掛かりません。
働き方改革に役立つだけでなく、コスト削減にも有効なクラウドPBXです。サービスサイトで機能を詳しく説明しておりますので、ぜひご覧ください。
また、時間がない、という方向けに1分でナイセンクラウドを紹介する動画を作成しました。こちらもどうぞご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
働き方改革にはツールを活用していこう！
この記事では働き方改革と働き方改革を実現する9つのツールについて説明してきました。働き方改革の実現のためにツールを活用して業務効率を改善し、労働時間を短縮して生産性を向上させましょう。