スマホに固定電話から転送するメリット。転送するには何が必要？

2020年4月30日2023年1月16日電話業務の効率化

電話以外にもさまざまな便利機能がついているスマートフォン。今や老若男女を問わず、幅広い世代の方々が手にしています。とはいえ、今でも意外と利用頻度が高いのが固定電話です。特に顧客や取引先から着信を受ける企業の窓口では、固定電話を利用しているケースがほとんどです。中には、「携帯電話番号より固定電話からの連絡の方が安心できる」という方もいるでしょう。そのため固定電話をメインの電話機として活用している企業は少なくありません。しかし、固定電話だと外出中にすぐに対応できない、営業時間中はオフィスに電話番を残さなければならないといった課題もあります。

その際にあると便利なのが、電話の転送機能です。外出先で固定電話に入った着信をスマホで応答できたり、在宅勤務でも電話対応が可能になったりと、色々なケースに役立ちます。しかし、「具体的にどのような設定が必要なのかわからない」「どんなサービスを導入するべきか」とお悩みの方もいるでしょう。

そこで今回はこのスマホへの電話転送について、スマホへ固定電話から転送するメリットや具体的な方法などを詳しくご紹介します。ぜひこの記事を参考に、お得で便利なスマホへの固定電話からの転送方法を実現してみてください。

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1. スマホに固定電話から転送するメリット
2. スマホに固定電話から転送するには何が必要？
3. 固定電話からスマホへの転送にクラウドPBXが最適な理由
4. スマホへの固定電話からの転送なら「ナイセンクラウド」
5. もう固定電話のスマホへの転送に困らない！

スマホに固定電話から転送するメリット

まずはスマホへの電話転送のメリットについてご紹介します。固定電話からのスマホへ、電話の転送が可能になるだけで、電話を掛ける側にも電話を受ける側にも多くの利点があります。具体的なメリット毎に確認してみましょう。

外出中でも電話に出られる

スマホで電話応対が可能だと、環境による制約が減るため利便性が大きく向上します。外出中でも大切な電話に出られるため、商談などの機会損失のリスクを減らせます。折返しで電話を掛け直す必要もないため、無駄な手間を省けるといった利点もあります。

スマホが普及した昨今ですが、固定電話への電話が減ったわけではありません。特に自営業の場合だと、スマホ以上に固定電話へかかってくるケースが多いかもしれません。そうした方にとって、スマホへの電話転送は心強い味方でしょう。いつでもスマホで着信できれば場所に拘束されませんし、急な外出が発生しても電話回りの心配は不要です。固定電話の役割を保ったまま、スマホの利便性も活かせるため、スマホへの電話転送は大いに役立つでしょう。

電話相手のストレスを軽減できる

通話をする相手側のストレスを軽減できるのも、スマホ転送のメリットです。電話業務は受電をする側はもちろん、発信者側の時間も消費するものですし、電話でやり取りするには両者とも環境が整っていることが前提です。例えば、電話を掛けても相手の都合が悪く通話できず、再度折り返しても片方の都合が合わず、といった経験がある方もいるのではないでしょうか。話したいタイミングで会話ができるというのは、当たり前のようで大きなポイントです。

このように、電話によってストレスが生じる一因として「相手が出ない」ということがあります。とはいえ、電話を受ける側も環境によって、電話に出たくても出られないケースがあるでしょう。

そこで、固定電話からスマホに転送されるとどうでしょう。出張先でも、オフィスにいなくても、テレワーク中でも、すぐに電話対応することができます。電話を掛けた相手に待たせるストレスを与えませんし、迅速な対応によって評価も上がるかもしれません。

不在者への伝言の必要がなくなる

電話の相手が不在だった際、別の誰かが電話を取って対応し、本来の電話の相手に伝言するといった業務が発生します。別の従業員が確認を取って、担当者に伝えるとなると非常に煩雑な業務になります。また、又聞きによって伝言ミスの発生や、電話を掛けてきた相手の声色を確認できずに温度感の違う対応をしてしまうケースもあるでしょう。

この不在者への伝言も、スマホへの電話転送があれば手間を削減できます。スマホに電話が転送されれば、必然的に不在にする時間を減らせて直接担当者が電話にでることが増え、さらに留守番電話の録音に頼る機会も減ります。留守番電話は便利ですが、電話を掛けた相手は短時間で要件をまとめるなどの負担がかかります。また、直接電話で話すことと比べると、情報伝達の正確性は格段に変わってきます。加えて、「留守録を消してしまった」「途中で途切れてしまっている」など、アクシデントに見舞われるリスクも減ります。

スマホに固定電話から転送するには何が必要？

続いて、固定電話からスマホに電話転送する方法についてご紹介します。転送を可能にするためには、具体的にどのようなものが必要になるのでしょうか。ここでは代表的な3つの方法を紹介します。

転送機能付き電話機

ビジネスフォンや高機能な家庭用の固定電話であれば、電話の転送機能が付いている機種もあります。そうした場合はこの転送機能を活用して、スマホにて固定電話宛ての電話を受信できます。それなりの初期費用はかかりますが、スマホへの電話転送が利用できるようになります。特にビジネスフォンの場合だと、高価である反面、機能性も高いものが多いです。しかし、運用面の管理コストや維持費もかかるため、ハードルを感じる方も少なくないでしょう。

家庭用の固定電話は安価で運用も楽ですが、機能が限定されるケースが多いです。転送先が固定されているなど、扱える機能にも制限があるため、導入には事前の検討が必要です。

転送機能サービスの契約

転送機能を利用したい場合は、転送機能のオプションを契約する必要があります。大手通信会社各社をはじめ、多くの転送機能サービスが展開されています。

大きな初期投資が不要で、電話転送サービスを開始できるのが最大の魅力です。しかし、1つの端末にしか転送できないなど業務に活用するにはやや機能が乏しく、柔軟な対応が難しいでしょう。

クラウドPBXの導入

最後に紹介するのは、今注目を集めている「クラウドPBX」です。高機能な電話機と転送機能サービスの良いポイントを組み合わせたようなサービスです。

そもそも、PBXは「構内交換機」という意味で、内線と外線を制御したり、複数の電話機を繋げたりする、いわばビジネスフォンの心臓のようなものです。この高度な機能をクラウド上のサーバから提供するサービスがクラウドPBXです。割安な料金で、電話の転送をはじめとした最新の電話機の機能を活用できます。面倒な設定・邪魔な機材・厄介なメンテナンス、こうした手間はクラウドで管理するためすべて不要です。

固定電話からスマホへの転送にクラウドPBXが最適な理由

魅力が多く詰まったクラウドPBXですが、特におすすめしたい理由を4つご紹介します。快適に固定電話からスマホへ電話を転送したいのなら、クラウドPBXを導入してみましょう。

工事不要で簡単に導入できる

一般的にPBXを新たに導入する際は、工事が発生します。ビジネスフォンの場合であれば、導入に何日もかかってしまうケースも珍しくありません。

そうした中、クラウドPBXの開始にそうした工事は不要です。そのため工事費用に高額な料金を請求されることもありません。また運用開始後の設定変更も基本的にWEBサイト上で完結します。電話の細かい変更や調整はつきものですが、その度に面倒な工事を気にする必要もありません。専門的な知識や技術がなくても、工事不要で高度な電話機能を使いこなせるのが、クラウドPBXです。

複数のスマホに転送ができる

クラウドPBXならではの大きなメリットですが、複数のスマホへ転送することが可能です。転送先が1番号のみの転送サービスの場合だと、せっかく電話を受信できてもスマホを持っている人が出られない場合もあります。大切な商談に関わる連絡などであれば、大きな機会損失に繋がってしまう可能性もあります。

一方、そうした機会損失もクラウドPBXであれば防止できます。普段の会社の事務所などで使うビジネスフォンと同じく、設定した複数のスマホが同時に着信します。手の空いている社員がお客様の対応をすれば良いため、機会損失のリスクが減ります。

コストカットできる

一般的な転送機能サービスと比較します。転送機能サービスは広く親しまれている便利なサービスですが、転送元（固定電話）から転送先（スマホ）までの通話料金が発生します。つまり相手からかかってきた電話でも、転送先のスマホで長電話してしまった場合、その電話料金は電話を受けた側が支払わなければならないのです。

一方でクラウドPBXの場合、厳密に言えば転送ではないため、受信側が電話料金を負担することはありません。転送電話の利用頻度が多い企業ほど、コストカットを目的にクラウドPBXを導入されるケースが多いです。