クラウドフォンとは？クラウドフォンのメリットや導入のポイント
クラウドフォンは、企業の電話システムとして一般に普及している「ビジネスフォン」の仕組みをクラウド環境に置き換えたものです。
ビジネスフォンでは固定電話機の会社での利用を前提とした運用でしたが、クラウドフォンでは、クラウド上に主装置を置き、固定電話機だけでなく携帯電話やスマートフォンやパソコンなどの端末による運用に変更することで、これまでとは段違いの便利かつ柔軟な運用が可能となり、そうした側面から画期的な電話システムとして話題を呼んでいます。
今回は、「クラウドフォン」の仕組みやメリット、導入方法や導入の際の注意点などを解説していきます。
クラウドフォンとは？
クラウドフォンは、冒頭でも説明した通り「ビジネスフォン」の仕組みをクラウド環境に置き換えた企業向け電話システムです。
ビジネスフォンは、「主装置（PBX）」と呼ばれるいわゆる構内交換機を社内に物理的に設置し、この主装置に固定電話機と電話回線（外線・内線）を有線接続することで成り立っています。有線接続した電話機と回線を、主装置が適宜半自動で判断し、回線を割り当てたり操作に応じて切り替えたりするのがビジネスフォンの仕組みです。
こうした仕組みによって、会社代表番号に対する複数の問い合わせに複数の固定電話機で対応したり、別部署の担当者に電話を取り次いだり、社内の電話機同士で内線通話をすることができます。
クラウドフォンは、「主装置が電話機と回線を一元管理する」仕組み自体はビジネスフォンと同じですが、システムの中枢となる主装置を社内ではなくインターネット回線上、すなわちクラウド上に設置するという点がビジネスフォンと大きく異なっています。そして、接続する電話機を固定電話機や携帯電話、スマートフォン、パソコンといったデバイスに置き換え、クラウド上の主装置とインターネット回線で接続を行うことで、上記のようなビジネスフォン的な仕組みを再現しています。
クラウドフォンのメリット
クラウドフォンは、以上に説明した通り、主装置を拠点内に設置せず、デバイスとインターネット回線で相互接続するシステムになっている点が大きく異なっています。すなわち、主装置をはじめとする電話運用に必須の設備がすべて拠点内にあり、拠点内でしか運用を維持できないビジネスフォンに対し、クラウドフォンは「場所を問わずに運用できる」電話システムであるといえます。そして、この特質こそ、クラウドフォン最大のメリットでもあります。
ここでは、そうした「場所を問わない運用」ができるクラウドフォンにどんなメリットがあるのか、具体的に解説していきます。
インターネットにさえ繋がればどこでも発着信可能
クラウドフォンは、インターネット回線上に主装置が存在しているシステムなので、インターネットにさえ繋がればどこででも会社の電話番号を使った運用が可能です。つまり、会社にいなくても会社の電話番号を使った発着信ができるということです。
これの何が便利かというと、「電話に応対したり、電話を利用するために会社にいる必要がない」のです。クラウドフォンなら会社にいなくても会社の番号宛ての着信に応対できますし、外出先や出張先にいる担当者の携帯電話宛てに直接電話を取り次ぐことができますし、取引先や顧客に折り返す際にも手持ちの携帯電話等で会社の電話番号を使った発信が可能です。自分が会社にいても、いなくてもです。
つまり在宅勤務での電話業務が可能ということでもありますし、外出中・移動中でも、インターネット回線が繋がらなかったり物理的に電話ができない環境にいない限りにおいては、いつでもどこでも、何なら海外でも、会社の電話番号を使った発着信が可能です。
離れた拠点間でも内線を構築できる
会社外で会社の電話番号を使えるというだけでも、従来のビジネスフォンから考えれば画期的ですが、クラウドフォンが凄いのはここからです。
通常、内線というのは会社内でしかできないものだと思っている方は多いはずです。なぜかと言えば、従来のビジネスフォンでは、会社内でしか内線ができないからです。それはビジネスフォンが物理的に拠点に縛られた運用だからです。それでは、「場所を問わない運用ができる」クラウドフォンであれば？もちろん、内線も会社外で使えてしまいます。
自分が在宅勤務であっても、会社に出勤している同僚や、出張に出ている同僚と内線通話ができるのは勿論ですが、驚くべきことに、東京本社から大阪支社など、離れた拠点との間でも内線通話が可能になります。これだけでも従来、別拠点との連絡を外線で行っていたビジネスフォンから考えれば驚きですが、設定が可能であればなんと海外拠点とも内線構築が可能です。
圧倒的なコストの削減
これまで見てきた、クラウドフォンの特徴を思い出してみましょう。その中でも特に、「主装置を社内に設置する必要がない」ことと、「内線が会社外で使える」ことは、驚くべき効果を発揮します。
従来のビジネスフォンでは、主装置を社内に設置する必要があっただけでなく、その主装置を購入ないしリースする必要もあり、設置に際しては専門業者による設置および配線工事が必要で、もちろん自社に設置している以上自社での保守管理も必要ですから、月々のメンテナンスや故障時の修理にも費用がかかっていました。
しかし、クラウドフォンではそれらのコストの一切が不要です。なぜかと言えば、主装置が自社内に設置されていないからです。クラウドフォンでは、主装置の設置が不要なだけでなく、「主装置の購入やリース」も不要で、もちろん設置や配線工事も不要ですし、保守管理や故障時の修理費用も負担不要なのです。正しくは初期費用や基本料金という名目でいくらかは取られていますが、ビジネスフォンに比べると非常に小さな額です。主装置の購入やリースだけでも、大きな規模の会社では数百万円はくだらないコストがかかりますが、クラウドフォンではそうした費用はかかりません
また、「内線が会社外で使える」ことで、海外も含めて離れた拠点同士でも内線構築ができるという点も既に説明しましたが、これまでであれば少しでも離れた拠点同士だと外線でやり取りし、海外拠点とは国際電話を使ってやり取りをしていたことを考えれば、こうした連絡を全て内線でできるとなるとそれだけでも圧倒的な通話コストの削減になるのは当然のことです。無料になるかどうかは実は細かい条件により異なりますが、少なくとも外線や国際電話を使った場合よりは大幅に安くなることは間違いありません。
外線の通話料も格安です。クラウドフォンでは、電話回線での通話ではなく、インターネット回線経由での通話を行うからです。そのインターネットを利用した通話のことを「VoIP」といい、アナログ電話回線よりも通話料が大幅に安くなります。
クラウドフォンを利用するには？
以上のように、メリットが大きいクラウドフォンですが、クラウドフォンを利用するにはどういった手順を踏めばいいのでしょうか。
改まって説明するほど難しいことは実はないのですが、クラウドフォンに興味を持っていただいた方はクラウドフォンを始めるにはどのような手順が必要なのか、気になっている方も多いでしょう。
ここでは、クラウドフォンを利用するにあたって必要な手順を簡単に解説していきます。
クラウドPBXを導入する
まず当然ながら必要になってくるのが、「クラウドフォン」そのものであり、クラウドフォンの運用の中枢を担う主装置、すなわち「クラウドPBX」です。
PBXとは先にも触れた通り、ビジネスフォンやクラウドフォンにおいて電話機と回線を一元管理するために必要な「主装置」のことです。先述したように、ビジネスフォンの場合では会社内に設置し、電話機等を有線接続して使います。このように拠点に設置して固定電話機と共に使うPBXを「従来型PBX」とか「オンプレミス型PBX」と呼びます。それに対して「クラウドPBX」は、文字通りクラウド上に設置する主装置のことで、クラウドフォンで用いる主装置を意味します。
クラウドPBXを導入するといっても、手順は簡単です。クラウドフォンサービスを提供するベンダーを選び、契約するだけです。企業の場合は契約回線数こそ多いものの、インターネット回線のプロバイダや、大手携帯キャリアと契約する感覚とあまり変わりません。手元に必要なのは、社員全員分の携帯電話やスマートフォン、パソコンといった通話に使えるデバイスだけです。
利用端末にアプリをインストールする
クラウドフォンを使うためには、クラウドPBXを提供するベンダーとの通信契約だけでなく、「ソフトフォン」と呼ばれる専用のアプリケーションを端末にインストールする必要があります。通常のスマートフォンでは、当然ながら電話回線での通話しかできないようになっているので、アプリをインストールして通信設定を行うことで、インターネット回線を利用した通話（VoIP）ができるように内部的に別途設定を追加する必要があるのです。
タイミングとしては、ベンダーが開通作業を終えて開通のお知らせを送ってきた後で問題ありません。システム管理者がまとめて対応してもいいですし、社員が自分で設定してもいいですが、管理者がまとめて設定したほうが効率的です。
クラウドフォン導入のポイント
クラウドフォンの仕組み・メリット・導入方法を解説してきたことで、クラウドフォンでの電話運用に興味を持たれた方も多いのではないでしょうか。すぐにでも導入したいという方もいらっしゃるかもしれませんが、ここは一度落ち着きましょう。
ここでは、そうしたクラウドフォンのベンダーを選ぶにあたって、特に意識するべき「選び方」を解説していきます。
電話番号はそのままで利用できるサービスを選ぼう
クラウドフォンでは、ベンダーによって使っている回線の種類が異なるため、場合によっては発信する電話番号が制限されていることがあります。「既に持っている既存の固定電話番号等をそのまま利用できないケースがある」ということです。
たとえばすでにビジネスフォンを導入し固定電話番号による運用を行っている場合、東京「03」大阪「06」などの市外局番がついた、会社名義の固定電話番号を利用しているはず。もし、ベンダーを適当に選んでしまって、このような固定電話番号を引き継いで使用できないクラウドフォンを導入してしまうと、会社代表番号を変えなければならなくなります。
企業にとって、電話番号を変えるというのはそれだけでも大きな手間になりますし、長年使ってきた固定電話番号からIP電話番号に変えた日には、どこからかかってきたのかもわかりづらくなるので、社会的信頼がある程度失われてしまう事にもなりかねません。既存の電話番号をそのまま利用できるかどうかは、必ず念には念を入れてベンダーに確認を取りましょう。
どんな便利機能があるのかは要チェック
クラウドフォンにはビジネスフォンと同様に、便利な機能がたくさん用意されています。
クラウドフォンでは、ビジネスフォンで使える大抵の機能が搭載されていますから、これまでビジネスフォンで利用してきた機能をそのまま利用できることも多いですが、注意すべきはベンダーによって提供されている機能が違う事と、ベンダーによって追加料金なしで使える「基本機能」と追加料金が必要な「オプション機能」のラインナップも異なるという事です。
おすすめなのは、これまで使っていた機能や使いたい機能を一覧にしてまとめておくことです。そして、その一覧をもとにベンダーを選ぶことです。もちろん機能以外のデメリットなどとも慎重に比較しながら、じっくり検討することが大切です。
クラウドフォンなら「ナイセンクラウド」
ナイセンクラウドは、03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しているクラウドPBXです。多くの企業や個人事業主の方、クリニックなどで導入されています。外から内線を利用できるナイセンクラウドは、在宅勤務者が多い場合や拠点数が多い場合、また海外に拠点があるケースなどで利用されています。
詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
企業規模に応じて3つのプランから選ぶことができます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
また、2台のスマホでフリーダイヤルを利用することに特化した「スマフリ」もございます。ナイセンクラウドの機能を小規模に導入できるスマフリを先に導入してみて、使い勝手や機能を確認したのちにナイセンクラウドに切り替えることも可能です。
＞＞スマフリの詳細をチェックする＜＜
クラウドフォンを導入してみましょう
以上、クラウドフォンの基本的な仕組みやメリット、導入方法、導入に際する注意点まで一通り解説しました。
「場所を問わずに運用できる」のはクラウドフォンの圧倒的なメリットです。特に、拠点を多く持つ大規模な企業や社員の外出が多い企業、海外拠点のある企業、テレワークの導入を検討している企業に最適な電話運用となっていますので、そうした企業であればすぐにでも導入を検討するべきでしょう。
導入する際にはぜひこの記事で挙げた選び方を意識して、慎重に比較検討してみてください。