テレワークにおすすめのツールとは？最適なITツールをご紹介
近年、企業の働き方として定着しはじめたテレワーク。新型コロナウイルスの影響でテレワーク導入に踏み切った企業も多いのではないでしょうか。テレワークを円滑に進めるためには、ITツールの導入が推進されています。本記事では、テレワークにおすすめのITツールやツールを選ぶ時の注意点、無料ツールと有料ツールの違いなどをご紹介します。
テレワークにおすすめのITツール
テレワークはオフィスから離れているため、円滑に仕事をするためにはITツールの導入が望ましいとされています。ここではテレワークにおすすめのITツールについてご紹介します。
Web会議ツール
Web会議ツールとは、オンライン上で会議を行うためのツールです。パソコンやスマホ等とインターネット回線があれば利用できるため、テレワーク中に手軽にコミュニケーションや会議を行うことができます。場所を問わずに、社内やチーム全体の情報共有が可能になるため、業務を円滑に進めるのに役立ちます。
Web会議ツールには無料のものも多いですが、有料のものはセキュリティが強化されていたり、機能が多かったりなどメリットも多いです。ツールごとに機能や料金が異なるため、自社に必要な機能によって選ぶことをおすすめします。
ビジネスチャットツール
社員同士で気軽に連絡が取れるツールに向いているのが、ビジネスチャットツールです。SNSのように使うこともでき、ファイルの共有が可能なツールもあります。1対1、チーム単位など、さまざまなケースで使うことができます。
ビジネスチャットは「この案件について質問したいが、メールだと大げさすぎる気がする」と躊躇していた時でも手軽にやり取りできます。メールのように長文を打たなくても、要点をまとめるだけなのでやり取りが可能です。
そのため、頻繁なコミュニケーション促進や業務の効率化が期待できます。
リモートアクセスツール
リモートアクセスツールとは、インターネットを通して遠隔でオフィスのパソコンを操作できるツールです。リモートデスクトップと呼ばれることもあります。
社内のパソコンを自宅や出張先などから自宅のパソコン、スマホ、タブレットを通じて操作することができます。
たとえば、常駐している客先のパソコンから社内パソコンにアクセスしたり、システム運用などで客先に設置したパソコンを遠隔で操作してトラブルを解決するなど遠隔での使い方が主流です。
勤怠管理ツール
勤怠管理ツールは、社員が仕事を始めた時間と終了した時刻を、オフィスにいなくても正確に管理できるツールです。従来のタイムカードでは、出社しなくては打刻できないケースもあります。また月末の賃金計算の集計にも手間がかかります。
勤怠管理ツールは、打刻方法が豊富なものも多いです。ICカードやLINEを通して打刻が可能なツールも多いため、テレワーク時にも役立ちます。
ファイル共有ツール
ファイル共有ツールは、その名の通りファイルを共有するためのツールです。クラウドを利用したファイル共有ツールを利用すれば、テレワーク時でも業務を効率的に行えます。
ファイル共有ツールがあれば、資料を見るためだけに出社する必要はありません。共有ツールにあらかじめ資料をアップロードしておき、ツールに応じてアクセスをするだけで必要な資料を閲覧することができます。
さらにツールがあれば資料を複数人で閲覧する時や成果物を納品する際にも、ファイルをツール上にアップロードで済むだけなので便利です。円滑にテレワークを行いたいなら欠かせないツールといえるでしょう。
グループウェアツール
グループウェアツールとは、社内での情報共有やコミュニケーションのために利用されるツールです。またスケジュールやタスク管理などの業務を円滑に行うための機能がまとめられています。
クラウドフォン
クラウドフォンとは、インターネット回線を用いた電話です。主にクラウドPBXを用いて行います。オフィスに設置する交換機（PBX）をクラウド化して提供するサービスです。クラウドフォンは、パソコンやスマホなどの機器とインターネット回線があれば電話として利用できるため、テレワーク時でも円滑に電話業務ができます。
クラウドフォンを利用する場合は、まずサービスを提供しているベンダーと契約します。そしてベンダーが提供するサービスにアクセスすれば、通話や録音、内線などのビジネスフォンの機能を利用できるようになります。従来のビジネスフォンのように、電話機やPBXなどの機器をオフィスに設置しなくても利用できます。パソコンやスマホなどのデバイスに専用アプリをインストールすれば利用が可能できるため、近年ではテレワークを導入する企業がクラウドフォンを利用するケースも多いです。
電子決裁ツール
電子決裁とは、オンライン上で行う決裁です。紙ベースで行っていた書類の回覧や承認などをオンライン上で行うことができます。そのため、「書類の確認や承認など決裁のためだけに出社しなくてはいけない」という事態を防げます。
また紙ベースだと承認を得るまでに手間と時間がかかることも多くありました。電子決裁ツールは、インターネット回線さえあれば自宅や外出先でも申請・承認作業が可能なため、テレワークには欠かせないツールといえます。
電子決裁ツールも、ツールごとに機能やコストなどに大きな違いがあります。導入の際には機能とコストを比較し、自社に合ったものを選びましょう。
ツールを選ぶ時の注意点
ここではITツールを選ぶ際の注意点をご紹介します。
自社のニーズに合っているか
ツールを選ぶ際には、自社のニーズに合った必要な機能を備えているかを確認しましょう。
多機能なプランはさまざまな機能が利用できるため便利ですが、その分コストがかかります。自社にとって不要な機能が多ければ、その分コストが無駄になってしまうことになります。そのため、必要な機能だけが搭載されたツールやプランを選ばなくてはいけません。そのためにも、自社に「どんな機能が必要なのか」「どんなニーズがあるのか」という洗い出しをまず行いましょう。
さらに、導入の際には、上層部だけでなく、現場の意見も取り入れるのがおすすめです。
ツールごとに搭載されている機能が異なるため、現場の声を聞かずに導入してしまうと、実際の運用形態に合っていなかったり、必要な機能が搭載されていなかったりする可能性があります。また多機能でも不必要な機能が多いと、使いづらい場合もあるでしょう。
使いづらいツールを導入した場合、現場に定着させるのは難しいでしょう。そのため、上層部だけでなく、現場の声もしっかり取り入れることが大切です。
セキュリティはしっかりしているか
テレワークにおいても、企業情報や個人情報などの機密情報などを扱うため、ツールのセキュリティ体制も確認しておくことが大切です。特に無料のツールは有料のツールに比べてセキュリティ面で不安が残るため、どのような体制になっているのかをしっかり確認しておきましょう。
また情報流出によって損害賠償が発生した場合、補償してくれる保険が付与されているツールもあります。
サポートはどうなっているか
サポート体制が整っているツールを選ぶことも大切です。テレワーク用のツールは、導入後すぐに効率化・生産性の向上が現れないケースもあります。自社の課題が解決できているのか、適切な運用ができているのかを検証し、自社に合った使い方を見つけていくことが大切です。
このように、効果が出るまでには時間がかかることが一般的のため、ツール導入時はもちろん、導入後もサポートを行ってくれるツールを選ぶことをおすすめします。
無料のツールと有料ツールの違い
無料のツールは、導入時のコストを抑えられるのが大きなメリットです。そのため、ツールのお試しとして「とりあえず導入してみよう」というケースには向いているでしょう。しかし、ビジネスで使うなら有料のツールの方がおすすめです。
その理由としては機能の多さとセキュリティの違い、サポート体制が挙げられます。無料のツールよりも有料のツールの方が機能が多く、サポート体制も整っていることが多いためです。また無料のツールでもセキュリティ対策は取られていますが、やはり有料のツールの方が強固なセキュリティ体制になっていることが多いです。そのため、ビジネスで長期的に利用するのであれば、有料ツールがおすすめです。
「導入前に使い勝手を知りたい」という場合は、「トライアル期間」を設けているツールを利用することをおすすめします。
導入時のポイント
テレワークにおすすめのツールを導入する際には、以下のポイントを意識しましょう。
情報共有を意識する
テレワークでは、オフィスで働いている時以上に情報共有を意識することが大切です。オフィスの場合は、同じ空間にいるため質問や状況把握などを容易に行えます。しかしテレワークでは働いている姿が見えないため、いつも以上に情報共有やコミュニケーションを意識する必要があります。
社内で習慣づけする
新しいツールを導入する際には、社員同士で新しい習慣を浸透させる必要があります。
たとえば、社内で影響力のある人をテレワーク推進の担当者にする方法などが挙げられます。担当者が率先して使用することにより、社員全員がツールを利用する流れを作ることができます。
またツールを習慣づけする際には、「どのようにカテゴリを分けるのか」「具体的にどんな投稿をするのか」などツールごとにルールを決めておくことも大切です。
コストを再確認する
ツールには導入コストだけでなく、継続して利用するならランニングコストもかかります。テレワークを導入することで削減できるコストと、テレワーク用のツールを導入・継続するためにかかるコストを計算し、今後利益が出るのか見極める必要があります。
ツール導入時には、国や自治体が行っているテレワーク支援のために助成制度が使える可能性があります。ツール導入が決定したら、そうした助成制度を調べてみるのもおすすめです。
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テレワークツール導入時には自社に合っているかチェックしよう
テレワークを円滑に導入・継続するためには、ITツールの利用が欠かせないとされています。ツールを積極的に取り入れることで、業務の効率化や生産性の向上が見込めるでしょう。
ただし、ツールによってかかるコストや機能が異なるため、必ず自社にあっているかチェックすることが大切です。