テレワークの生産性ってどうなの？生産性を向上させるポイントも解説
テレワークを導入する企業が増えてきましたが、気になるのは「生産性は変わらないのか」という点ではないでしょうか。テレワークには、通勤時間を短縮できる、仕事や育児・介護などとの両立がしやすいなどのメリットがありますが、自宅では仕事に集中できないという意見もあります。
本記事では、テレワークにおいて生産性が下がる原因、生産性を上げる方法、生産性向上に関する課題などをご紹介します。
テレワークで生産性が下がる可能性がある要因とは
テレワークには自由な働き方に対応できるなどのメリットがある一方で、生産性が下がる可能性があります。ここでは、生産性が下がる可能性がある要因についてご紹介します。
コミュニケーション不足
テレワークにおいてよく課題として挙げられるのが、コミュニケーション不足です。
総務省が行った「ICT利活用と社会的課題解決に関する調査研究」によると、テレワーク導入を検討している企業の約25％が、「社員同士のコミュニケーション」を不安視しているとの回答をしています。
テレワークはオフィスで顔を合わせて一緒に仕事をするという従来の働き方とは全く異なる就業形態のため、質問や雑談が難しくコミュニケーション不足になることが予想されます。
そのため、分からない部分をすぐに相談できなかったり、上司への報告が滞ってしまったりすることで、生産性が低下してしまう可能性があります。
出典：総務省「ICT利活用と社会的課題解決に関する調査研究」
業務の進捗状況の把握が困難
コミュニケーション不足に陥ると、業務に必要な情報が共有されにくくなってしまいます。その結果、業務の進捗状況の把握が困難になる可能性があります。仕事をスムーズに進めるためには、正確な情報を共有しなくてはいけません。しかし、オフィスでは口頭ですぐ伝えられても、テレワークでは適切なツールが導入されていない場合は、一人ひとりに個別に伝える必要があります。そのため、リアルタイムで情報を共有することは難しいでしょう。共有できていないことによって、仕事が円滑に進まないことも考えられます。
労働状況や業務プロセスの把握が困難
テレワークは直接働いている姿が見えないため、労働状況や業務プロセスの把握が困難です。業務プロセスが把握できないと、プロジェクトの進捗に営業が出る可能性があります。
また上司は部下の勤怠管理が難しくなるため、仕事の評価がしにくくなり、部下のマネジメントも難しくなることも考えられます。
オフィスで働く場合、部下は上司の目の届くところで働いているケースが多いです。何かあればすぐにコミュニケーションが取れるため、目標の設定や業務の指導がしやすいですが、テレワークではそうはいきません。
離れた場所にいるためアドバイスもできず、組織の一体感を持たせることも難しいとされています。
作業環境が整っていない
テレワークを円滑に進めるには、自宅に環境を整えるか、サテライトオフィスなどを用意する必要があります。自宅で行う場合は、セキュリティ対策が施されたネットワーク回線やパソコンなどのほか、業務のためのスペースなどの用意が必要です。用意しなくてはいけないものが多くいため、なかなか快適な作業環境を用意できない場合もあるでしょう。また費用の面でも負担が大きいため、従業員に負担を求めるのか、企業が助成金を出すのかも決めなくてはいけません。
またテレワークではオフィスのようにコミュニケーションが取れないため、スムーズに情報共有ができるツールが求められています。たとえば、進捗状況を報告しやすいチャットツールやWeb会議ツールなどの導入です。こうしたツールが適正に導入されていないと、情報共有がうまくできず業務が滞ってしまう可能性も考えられます。
長時間労働の増加
テレワークは働いている姿が見えないため、勤怠管理がしにくいことも課題の一つです。オフィスで働く場合は、タイムカードを利用したり、実際に出社する姿を見たりすることで管理することができます。しかし、テレワーク用の勤怠管理システムなどを導入していない場合は、自己申告しかないため、勤怠管理が難しいでしょう。
その結果、長時間労働が増えてしまう可能性があります。
テレワークの生産性を上げる方法
ではテレワークでの生産性を上げるためには、どのような方法が効果的なのでしょうか。ここでは、テレワークの生産性を上げる方法をご紹介します。
環境の整備
テレワークを導入する際には、インフラ・ハードともに環境の整備が必要です。たとえば、会社での評価制度の見直し、適切なツールの導入など、テレワークに適した就業環境を導入しましょう。
また従業員側の環境整備に問題があるのなら、環境整備に関わる費用の一部を会社側で補助する方法もあります。会社から補助金が出れば社員もテレワークのための環境が整えやすくなり、不満も減らせるでしょう。
ITツールの活用
テレワークの大きな課題の一つとして挙げられているのが、コミュニケーション不足です。その課題を解決するためには適切なITツールの導入が効果的といわれています。テレワークに適したコミュニケーションツールには、以下が挙げられます。
・Web会議ツール
インターネット回線を用いた会議システムです。遠隔地同士での会議や打ち合わせを行えます。ファイル共有などが可能なツールもあります。
・チャットツール
社員同士の情報共有や会話をするためのツールです。SNSのように気軽な打ち合わせや会話などにも向いているため、情報共有が促進されるでしょう。
・情報共有用ツール
社内の情報やファイルなどを集約して共有するツールです。プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールと同期できるものもあるため、業務の進捗状況を把握するのに役立ちます。
・クラウドフォン
クラウドフォンとは、インターネット回線を用いた電話で、クラウドPBXを用いて行うものが主流です。オフィスに設置する交換機（PBX）をクラウド化して提供するサービスで、パソコンやスマホなどの機器とインターネット回線があれば電話として利用できます。そのため、テレワーク時でも円滑に電話業務ができます。
こうしたツールの導入によって、同じオフィス内にいなくても効率的にコミュニケーションが取れ、円滑な業務が可能になるでしょう。
勤怠管理と評価制度を見直す
従業員のモチベーションを保つには、テレワーク向けの業務フローや評価制度を新しく作ることをおすすめします。たとえば、これまで口頭で業務指示を行っていた場合、チャットツールなどにログを残すようにします。また稼働した日時をツールの日報に残すことで、業務の生産性を計測するなどのルール作りを行いましょう。
また勤怠管理もツールを導入すれば効率的に行えます。ツールには打刻方法が豊富なものがあり、ICカードやLINEを通して打刻が可能なツールも多いため、テレワーク時にも役立つでしょう。こうして勤怠状況や業務プロセスを可視化することで、評価がしやすくなります。
業務プロセスを可視化する
業務プロセスを可視化できれば、今、誰が、どんな作業を行っているのかが共有できるため、円滑に業務を進められるようになります。
たとえば、ワークフローシステムの導入などが挙げられます。ワークフローシステムでは申請・承認・決裁作業やそれに関わった人物、組織の範囲などがすべて可視化できます。承認の進捗状況がリアルタイムで確認できるため、業務の停滞を防げるでしょう。
適度な運動を取り入れる
テレワークによって、通勤の必要がなくなり、運動不足を感じる従業員も増えています。そのため、健康面も変化し、業務に対する集中力が低下する一因となる可能性があります。
従業員の健康管理は企業経営の一環とされており、近年では「健康経営」も重要視されています。企業は、テレワークを行う従業員に対して、運動やストレッチの推進を行いましょう。
生産性向上に関する課題
さらに生産性を向上させるのであれば、以下の課題を意識することが大切です。
社員の帰属意識
テレワークは自宅などでの在宅勤務が主となるため、会社への帰属意識が希薄になる可能性があります。帰属意識が薄れると、従業員エンゲージメントの低下も考えられます。
そうならないためにも、企業理念やスローガン、パーパスなどを定めて定着させたり、社内コミュニケーションを円滑化させたりすることが重要とされています。
社員教育
テレワークによって、従来は行えていた集合研修などが難しくなりました。特にOJTが難しくなったため、スムーズな社員教育が課題となっています。
テレワーク下でも円滑に社員教育を行うためには「テレワーク向けの社員教育プログラム」を策定することが重要です。そして、テレワーク向けの教育プログラムを普及・定着させるには、eラーニングなどのITツールの導入が効果的とされています。
長時間労働
テレワークの普及に伴い、労務管理上の問題も出てきています。テレワークは自宅で仕事をすることが多いことから、プライベートと仕事の境目が曖昧になりやすいとされています。集中力を持続させるのが難しいことから、従来のスピードで業務を遂行できないケースも多発しているのです。その結果、遅れを取り戻すためには、長時間労働や退勤後に労働を行う「隠れ残業」が発生することもあります。
こうした長時間労働や隠れ残業を阻止するためには、勤怠管理システムの導入や労働時間の管理などが求められます。さらに従業員に対して、労働時間管理を意識してもらうこことも大切です。
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環境を整備することも大切
テレワークによって生産性が低下する要因として挙げられているのが、コミュニケーション不足や勤怠管理や業務の進捗状況が把握しづらいなどです。これらの要因を解決し、生産性を向上させるためには「インフラとハード両方の環境整備」「コミュニケーション面での整備」「メンタル管理」などが重要です。テレワークの導入を検討している企業、または生産性の低下に悩んでいる企業は、自社の環境を見直し、適切な対策を行うことをおすすめします。