VoIP導入のメリットとデメリット、最適な導入方法は？
従来の電話は電話回線を使っていますが、それに対して近年急速に普及しているインターネット回線を使った通話技術を「VoIP」と呼びます。
VoIPは個人レベルではかなり普及していますが、企業ではまだまだアナログの固定電話運用が主流です。VoIPには、アナログ電話よりも低コストで通話や運用ができ、固定電話機以外にも色々な端末に対応しており柔軟な運用も可能ですが、デメリットもあります。
今回は、そうしたVoIP導入のメリット・デメリットに着目しつつ、VoIPの導入方法についても解説していきます。
VoIPとは？
VoIPとは、冒頭でも触れた通り、「インターネット回線を利用した通話技術」を指す言葉です。「Voice over Internet Protocol」の略で、「ブイオーアイピー、ボイップ、ボイプ」などと読みます。一見難しそうな英語ですが、和訳すれば「インターネット回線を使った通話」というほぼそのままの名前です。
音声信号をそのまま利用し銅線で通話音声を伝送する通常の電話回線と違い、VoIPは通話音声をパケットと呼ばれるデジタルデータに変換・圧縮したうえでIPネットワークに乗せて相手方に伝送し、届いたパケットを相手方で音声に復元するという仕組みとなっています。
VoIPという言葉こそあまり知られていませんが、VoIPを利用した通話は、LINEやSkypeをはじめ個人レベルでは若年層を中心としてかなり広く普及しています。それに対して企業レベルではまだまだアナログの固定電話運用が主流となっており、その代表が従来型の企業向け電話運用である「ビジネスフォン」です。
しかし、IP網に接続できる据え置き型IP電話機をはじめとして、企業においても徐々にVoIPの活用が進んでいます。
VoIP導入のメリット
固定電話や公衆電話などが年々存在感を薄めていく中でも、携帯電話やスマートフォンに取って代わることで通常の電話回線による通話は維持されています。それでは、なぜわざわざインターネット回線による通話であるVoIPが急速に普及しているのでしょうか。それは従来の電話回線の通話に比べて、VoIPのメリットが大きいからです。ここでは、企業がVoIPを導入することで生まれるメリットを解説していきます。
コストの削減
VoIPが一般に広く普及しているのは、通常の固定電話よりも格段に通話料が安く済むからです。特に個人レベルの活用では実質的に通話料が無料となるので、プライベートの電話をLINEの通話機能で済ませてしまっている方も多いでしょう。企業レベルでの活用でも、通話料のコストは大幅に削減できます。
固定電話の場合、市外局番によって地域と番号を紐づけており、相手先の番号の紐づく地域が発信先から遠くなればなる程、通話料が高くなる料金体系になっています。それに対してVoIPによる通話では、電話回線ではなくインターネット回線を利用しているので位置や距離に関係なく通話が全国一律料金となっているので、固定電話よりもお得に利用できます。それに加え、ベースとなる通話料も固定電話より大幅に安くなっています。
その他にも、物理的設備の設置などにかかる初期費用に関しても固定電話より安くなりますし、何よりこれから新たに導入する際には通話も通信もインターネット回線に一本化でき、別途電話回線を引く必要がなくなることも大きいです。
電話機以外のデバイスで電話ができる
通常の電話回線では、電話回線を接続して使う据え置き型の固定電話機か、あるいは基地局を経由することで半無線通信を実現している携帯電話やスマートフォンでしか通話が行えません。
反面、VoIPは携帯電話やスマートフォン以外にも様々な端末で通話が可能です。単体で通話機能を有しないタブレット端末でもWi-Fiでネット接続すれば通話できますし、デスクトップパソコンやノートパソコンといったPCでも無線あるいは有線LANを経由して通話できます。
このように、様々なシーンに応じて最適な端末を柔軟に選んで使い分けることができるのも、VoIPの大きなメリットです。なお、LANケーブルを接続して使える据え置き型のIP電話機でも通話が可能なので、従来型のデスク備え付けの運用も可能です。
VoIP導入のデメリット
以上のように、様々なメリットがあるVoIPではありますが、少なからずデメリットもあります。導入を検討される際にはメリットに飛びつくだけでなく、やはりデメリットがどれだけ自社にとって不都合なのかも含めて、総合的に検討を進めていかなければなりません。ここからは、VoIPが持つデメリットを紹介していきます。
フリーダイヤルや緊急通報先を利用できない場合がある
IP電話の回線の種類によっては、回線の特性上、発信元・発信先として利用できない電話番号がある場合があります。たとえば、例は少ないですが会社が契約しているフリーダイヤル（着信課金電話番号）が利用できないケースがあります。そうした場合、VoIPに移行することでフリーダイヤルが使えなくなり、顧客サービスの質が大きく低下するおそれがあります。
また、IP電話で払い出される「050番号」を使う場合には特にですが、通常のIP電話からは「110」や「119」といったいわゆる「緊急通報用番号」への発信ができません。なぜかといえば、緊急通報用番号は発信先の位置情報をもとに最寄りの警察署や消防署につながる仕組みになっている番号だからで、050番号では位置情報が紐づかないため、そうした番号に発信できないのです。
現在利用中の電話番号を利用できない場合がある
特に通信設備や回線自体を提供する通信事業者ではなく、そうした通信インフラを自社で保有する事業者から回線を借りる形でインターネットサービスを提供しているいわゆる「プロバイダ」系の事業者に多いのですが、そうしたベンダーの場合、現在すでに会社で持っている電話番号が利用できない場合があります。
特に、ビジネスフォンをすでに導入している企業の場合、発信番号として現在利用中の固定電話番号が利用できないケースがあることに注意が必要です。固定電話番号は取得に手間や費用が掛かることや、市外局番で大体の会社の位置がわかることによって社会的信用が高く、その番号を失うことは企業にとって大きなデメリットとなります。回線の種類によっては050で始まる番号しか利用できず、そうした番号に変更してしまうと、050番号は無料で簡単に取得できるので社会的信用が落ちてしまうどころか、逆に怪しまれてしまう可能性もあるからです。
停電時に利用できない可能性が高い
通常の電話回線のあまり知られていないメリットとして、停電時にも電話が利用できるということが挙げられます。通常のコンセントから給電している電話やFAXは勿論コンセントからの給電が行えなくなるので電話ができませんが、たとえば電話線だけが伸びている古き良き黒電話などでは、電気が落ちていても通話が可能です。
それに対して、インターネット回線を利用するIP電話は、光回線・ADSL回線・CATV回線など回線を問わず停電時には利用できません。また、アナログ加入電話でも、ISDN回線の場合では停電時には利用できません。
VoIPの導入方法
ここまでで、VoIPがどういったものか、どういったメリット・デメリットがあるものなのかはざっくりと理解いただけたかと存じます。それでは、VoIPを利用した電話の導入方法にはどういったものがあるのでしょうか。
VoIPを利用した電話の導入方法としては、「VoIPアプリを利用する」「IP電話やVoIPゲートウェイを利用する」「クラウドPBXの導入」の3種類があります。
ここからは、この3種類の方法について具体的な内容を解説していきます。
VoIPアプリを利用する
VoIPアプリは、一般に最も普及しているVoIPの導入方法ですが、基本的にはアプリの名前で広まっているため、VoIPを利用したアプリであることはあまり知られていません。
VoIPアプリは基本的には通話機能やメッセージ機能を持ったアプリケーションで、スマートフォンやPCにインストールすることで利用する、いわゆる「ソフトウェアタイプ」のIP電話です。代表例としては「LINE」「Skype」「カカオトーク」などがあります。
IP電話機やVoIPゲートウェイを利用する
固定ネット回線の有線LANケーブルを接続して利用する据え置き型のIP電話機や、VoIPゲートウェイを利用する方法もあります。
VoIPゲートウェイとは、簡単に言えば「アナログ電話回線を利用した電話機」と「VoIPを利用した電話機」といったように、通話の規格や伝送形式が異なる電話機間での相互通話を可能にしてくれる機器のことです。電話回線やインターネット回線で伝送する前に、通話音声を相手が聞き取れる形式に自動的に変換して伝送してくれます。
そのため、固定電話回線からVoIPを利用するなど、従来のアナログ電話回線とIP電話の併用を行う際には便利な方法です。企業で据え置き型IP電話機を利用する際には、自社サーバーに交換機を設置するIP-PBXと組み合わせることも多いです。
クラウドPBXを導入する
近年、企業向けの新たな電話システムとして「クラウドPBX」が話題となっていますが、企業でのVoIP導入方法としてはクラウドPBXが最適です。なぜかといえば、導入が簡単で手順がシンプルであることや、低コストで運用が可能であることなどメリットが多く、前述のVoIPのデメリットをすべて解消できる方法だからです。
クラウドPBXは、従来企業向け電話システムとして普及していたビジネスフォンと同じく、主装置と呼ばれる構内交換機（PBX）と電話機を相互接続することで電話機と回線を一元的に管理する仕組みとなっています。しかし、ビジネスフォンと大きく違うのは、主装置を社内ではなくベンダーの保有するクラウドサーバー上に設置し、クラウド上の主装置に対してスマートフォンや携帯電話、パソコンなどの端末を、インターネット回線を利用して相互接続している点です。
従来のビジネスフォンの仕組みを踏襲しながらも、こうした構造にアレンジすることで、場所に縛られない電話運用が可能となり、それにより沢山のメリットが生まれますが、ここではそれらについては割愛し、「VoIPのデメリットをすべて解消できるとはどういうことか」にフォーカスして説明していきましょう。
まず、停電時の利用については、携帯電話やスマートフォンなどあらかじめ充電をして利用できる運用であることや、主装置がベンダー側のサーバーに設置されていることによって、オフィスの停電時でも問題なく利用できます。
電話番号については、光電話の光ファイバー網を利用することで、市外局番付きの固定電話番号、IP網の050番号、フリーダイヤルなどを問題なく発信先として利用できます。また、一部のクラウドPBXでは、次世代ネットワーク（NGN）を利用することによって、緊急通報用番号への通話も可能となっています。
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VoIP導入ならクラウドPBXが最適！
VoIPの仕組みやメリット・デメリットを掘り下げつつ、VoIPの導入方法について解説しました。
中でも、企業向けに最適化された構造や機能を持っているクラウドPBXであれば、単なるIP電話ではデメリットになってしまうような問題点や弱点をすべて解消できる点は大きいですよね。従来の電話回線を利用した電話と同じように不都合・不具合なく電話運用ができ、また従来のビジネスフォン以上に便利な使い方ができるクラウドPBXであれば、導入もシンプルで初心者にもわかりやすいという点も重要です。
もしこの記事でクラウドPBXに興味を持っていただけましたら、ぜひ他の記事も読んでみて、クラウドPBXの運用に際し具体的にどんなメリットがあるかも調べてみてくださいね。