在宅勤務と営業を両立させる方法
政府の「働き方改革」により在宅勤務が少しずつ社会に浸透してきましたが、「営業」の在宅勤務化はいまだに多くの企業で難航しています。営業の在宅勤務化が進まない原因の1つは、従来の働き方のまま在宅勤務に移行してしまったことです。
しかし、在宅勤務に合わせて働き方を見直すことで、営業の在宅勤務化は実現可能です。さらに、便利なクラウドサービスを活用すれば、営業活動が見える化されるので業務の効率化も期待できます。この記事では、在宅勤務と営業を両立させる方法や、営業のテレワーク化におすすめなクラウドサービスをご紹介します。
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在宅勤務と営業を両立させるのが難しい理由
顧客と対面して契約を結ぶ営業は外出頻度が高く、出社しなければできない業務が多いため、簡単に在宅勤務へ移行することができません。そして、「在宅勤務と営業の両立は困難」とされる理由には、さまざまな要因があります。ここでは3つの要因をご紹介します。
直接のやり取りが望ましいとされているから
コミュニケーションは、相手の言葉だけではなく、顔色や声、その場の空気を察して行われています。実際に対面することで信頼関係が築けた結果として受注に繋がる場合が多く、メールや電話だけで対面と同様のコミュニケーションを取ることは困難です。もともと興味を持っていた商品であればまだしも、こちらからのアプローチだけでは一方的なセールストークで終わってしまうこともあります。
在宅勤務は、通勤・移動時間を削減し、その分を営業活動にあてることができます。しかし、対面せずに顔色や空気感を読むのは至難の業で、営業数は増加したとしても契約を締結する難易度は以前より上がってしまいます。
営業チームのマネジメントが難しくなるから
営業チームを効率的に稼働させるには、マネジメントが重要です。部下の育成やモチベーション維持には、勤務状況や顧客対応を監督し、適切な指導をする必要があります。しかし、営業は他の部署と比べ活動状況が見えにくいため、在宅勤務では特にマネジメントが難しい業務と言われています。
たしかに、在宅勤務を導入することで社員のライフスタイルに合わせた働きを実現させることができます。しかし、働き方が自由になることは仕事の進行も個人の裁量で行われることになり、自己管理に依存しがちです。報告上は問題なく進んでいるにも関わらず、数字が落ち込んでいる場合は、各社員の業務管理を見直す必要があります。
また、社内で対面する機会が失われたことで情報がうまく共有できず、的確なアドバイスをすることが困難になります。そして、気軽に相談できる場がなくなったことで、経験の浅い社員のスキルが上がらず、トラブル対応に遅れが生じる恐れもあります。
電話や契約書作成などオフィス環境が必要だから
会社の固定電話での顧客対応、契約が決まれば契約書の作成、紙書類に押印処理など、当たり前のように行ってきた一連の業務プロセスは、営業の在宅勤務化を妨げる大きな要因です。
2020年の緊急事態宣言時、契約書作成・押印や電話対応は、在宅勤務を阻む課題として大きく取り上げられました。いまだに根強く残る紙文化により、「約7割以上が契約書などの文書作成・押印業務で出勤した」との調査報告もあります。
また、電話対応のために出勤した社員も多く存在します。「電話対応ができず、コミュニケーショントラブルに発展した」「取次に時間がかかり、顧客獲得チャンスを失ってしまった」など、固定電話が使えないことにより、さまざまなトラブルに発展してしまったケースもあります。
在宅勤務と営業を両立させる方法
「在宅勤務と営業の両立は難しい」と前章でお伝えしましたが、それは従来の働き方にこだわった場合です。営業手法や管理方法を柔軟に変えていくことで、社員の生活に合わせた働き方を実現しながら、今まで以上の結果を出すことも期待できます。
ここからは、両立させるポイントを3つご紹介します。
社内のルールや評価基準を明確にする
在宅勤務と営業を両立させるには、社内ルールや評価基準を明確化し、徹底させることが重要です。たとえば、営業は顧客情報を取り扱うため、セキュリティに関するルールを明確化して一人ひとりのセキュリティ意識を向上させる必要があります。
不正アクセスや覗き見の恐れがあるため公衆の無料Wi-Fiの利用を禁止する、ウイルス感染の可能性があるため不審なメールは開封しないなどのガイドラインを準備することで、安全に在宅勤務を推進できます。ガイドラインやセキュリティチェックリストなどは、総務省のWEBサイトでも確認できますので、定めるべきルールがわからない場合はチェックしておきましょう。
また、休憩や残業時間の勤怠管理を徹底し、評価基準を明確にする必要もあります。評価や管理が曖眛な状態だと正当な評価ができず、それによって社員のモチベーションが下がります。「就業時間のルールや算出方法を定める」「期待することを明確に提示する」「一定期間内に目標を達成できたかを評価基準にする」など、今まで以上に評価基準を明確化することが、在宅勤務と営業を両立させる第一歩です。
ひとりひとりの営業担当者を信頼する
在宅勤務への懸念点の1つに「さぼる」が挙げられます。多くの管理職が、上司や先輩の目がない在宅勤務では部下がサボるのではないかと心配してしまいます。サボり防止のため「常に連絡がつき、対応可能な状態を保つべき」との期待は、社員のワークライフバランスを乱し、過度なストレスを与えます。
また、「過干渉」＝「信頼がない」と捉えられてしまい、モチベーションを下げてしまう可能性もあります。モチベーションを下げないためには、社員を信頼することが重要です。コミュニケーションを取る際は、お互いの予定をすり合わせ、予告したうえで連絡するなどのルールを定めることで、過干渉を防ぐことができます。
便利なクラウドサービスを活用する
在宅勤務を導入する際、自宅の「環境づくり」も重要です。パソコンや通信環境はもちろん、便利なクラウドサービスを活用することで、自宅でもオフィスと同様の環境を整えることができます。
相手の顔を見ながら会話ができる「Webミーティングツール」や、インターネットを利用した電話「クラウドPBX」は、スムーズにコミュニケーションが取れるため、在宅勤務のネックとされていた「コミュニケーション不足」を解消することができます。
営業の在宅勤務化に役立つクラウドサービス3選
在宅勤務に役立つツールにはさまざまなものがありますが、営業に役立つツールは「Webミーティングツール」「電子契約サービス」「クラウドPBX」の3つです。ここでは、それぞれの特徴をご紹介します。
Webミーティングツール
Webミーティングツールとは、インターネット回線を使用して音声やビデオ通話ができるツールで、「Zoom」「Skype」「Microsoft Teams」などが有名です。専用回線や専用端末が必要なテレビ会議システムとは異なり、個人のパソコンやスマートフォンから参加できるため、基本的に専用機器を準備する必要がありません。顔を見ながら会話できるだけではなく、手元の資料を画面に共有しながら会話することもできます。
Webミーティングツールのメリットは、営業担当者以外も同席できる点です。従来、顧客を訪問する際は営業が1人で交渉するのが一般的でした。しかし、Webミーティングツールを用いることで、本来であれば参加できないデザイナーやエンジニアなどの専門職も同席できます。そのため、営業が答えられない質問に対して「一度社に持ち帰る」ことがなくなり、その場で対応することができます。また、会議に参加はしなくても、ミュート機能を使用して会議の内容を見聞きできるので、社内での認識の相違を減らせるメリットもあります。
電子契約サービス
電子契約サービスとは、紙ではなく電子文書で契約を行えるクラウドサービスです。デジタル上で作成した契約書に、担当者が電子署名と付与された時刻から改ざんされていないことを証明するタイムスタンプを記します。送られた側は、インターネットを通して契約書を確認し、同様に電子署名とタイムスタンプを付与します。双方で記名押印が完了すると、契約締結の証拠としてクラウドやサーバー上に契約書が保管されます。
電子契約サービスは、現物（紙）の契約書がなくても契約でき、署名捺印後に返送する必要がありません。訪問の必要がないため、遠方の顧客との契約も容易になり、契約業務のスピードを上げることができます。
クラウドPBX
クラウドPBXとは、オフィスで使用していたPBX（電話交換機）をインターネット上に用意し、自宅でも会社番号で内線・外線が利用できるクラウドサービスです。
多くの営業担当者が問い合わせ先として、会社の電話番号を設定しています。しかし、会社の固定電話であるビジネスフォンは会社でしか使用できません。そのため、電話対応は会社に出勤しなくてはできない業務の1つでした。在宅勤務に際し、個人の携帯電話番号を伝えたケースもあるようですがプライバシーを守るという観点からはおすすめできません。
一方、クラウドPBXは自身のスマートフォンやPCを利用し、会社の電話番号で受発信できるシステムです。在宅勤務中や外出・出張先でも会社の電話番号で通話できるため、外出が多い営業には特におすすめです。Webミーティングツールのように顧客側がツールを契約していなくても利用でき、工事不要なため従来のビジネスフォンよりも導入のハードルが低い点が最大の特徴です。古いスマートフォンやタブレットを電話機として利用できるので、導入コストを抑えられることもメリットです。
営業職で利用しやすいクラウドPBX「ナイセンクラウド」
現在、さまざまな企業からクラウドPBXが提供されています。そのなかでも営業業務に向いているクラウドPBXは「ナイセンクラウド」です。低価格で利用できるうえに、総務省の「テレワーク先駆者百選」にも選定されているため安心してご利用いただけます。
ナイセンクラウドの機能
「ナイセンクラウド」にはさまざまな機能が備わっていますが。今回は代表的な機能を3つご紹介します。
まず、もっとも代表的な機能は「どこにいても会社番号で発着信ができる」機能です。自宅や外出先はもちろん、海外でも代表番号の発着信が可能です。通常のビジネスフォンと同様に、着信時は設定した電話機やスマホを一斉に呼び出せるのはもちろん、特定の端末のみを呼び出すなどの設定にも柔軟に対応できます。オフィスで受けた電話を外出先や自宅にいる営業へ取り次ぐこともできます。番号も03などの全国局番や0120・0800のフリーダイヤル、050番号に対応しており、企業に合った電話番号を利用可能です。
また、「ナイセンクラウド」は、設定したすべての電話機・PC・スマホ間での通話が無料になる「内線通話」機能があります。従来のビジネスフォンとは異なり、内線を外出先や自宅に持ち出せるため、会社から自宅はもちろん国内拠点同士、海外から本社など、社内通話であればいくらかけても、通話料金がかかりません。ビジネスチャットでは伝わらないニュアンスや、緊急性の高い案件など、すぐに内線で通話することができます。
そして、「ナイセンクラウド」には「通話記録のWEB管理」機能が付いているため、いつ、誰と、どのくらいの時間話したのか、電話の状況を可視化することができます。顧客との通話回数や時間を把握することで稼働効率が把握でき、取り逃した電話の確認・折り返しが容易になります。
その他にも様々な機能があります。動画やサービスサイトをご覧ください。
ナイセンクラウドのプラン
ナイセンクラウドのプランは、1人用の「ライト」、小規模向けの「ペア」、中規模以上の「プロ」の3種類です。月額費用は、端末と電話番号の数で計算され、初期費用はどのプランも一律10,000円です。
1人で会社を運営する方向けの「ライト」は、利用可能な端末台数は1台で月額費は2,000円です。1～2人で運営している会社向けの「ペア」は、端末台数は2台で月額費は5,000円です。中規模以上向けの「プロ」は、5内線利用することができ、月額費用は10,000円です。5内線以上は1内線1,000円で加算も可能です。
その他オプションの有無で料金が変動します。具体的な金額を確認したい場合は、個別見積もりや自動見積もりをご利用ください。
在宅勤務と営業を両立させて業務効率を改善しましょう
「コミュニケーション問題」「マネジメント問題」「オフィス環境問題」など、営業の在宅勤務化にはさまざまな課題が残されています。しかし、これらの課題は、事前に社内でルールや評価基準を定め、クラウドサービスを活用することで解決できます。
在宅勤務と営業を両立するために、営業全体でルールをつくり、在宅勤務に合わせた営業方法を導入しましょう。併せてクラウドPBXの「ナイセンクラウド」を導入し、業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。