在宅勤務中の電話、どうすればいい？自宅で会社の電話を利用するには
「働き方改革」の推進がされている昨今、柔軟な勤務形態のひとつとして「在宅勤務」を導入する企業は年々増加しています。在宅勤務という働き方は、災害時や感染症の流行時であっても事業を継続させることができるため、事業継続リスク対策としても非常に有効な手段です。
しかしながら、在宅勤務は良いことばかりではなく、もちろんデメリットも存在します。在宅勤務の導入に二の足を踏む企業の多くは、在宅勤務中の電話対応について不安を抱えているようです。
実は、自宅でも会社の電話を利用している同じ仕組みを構築する方法があるのです。当記事では、その方法について詳しく解説します。
＞＞漫画でも解説中！＜＜
在宅勤務のメリット
在宅勤務を導入することで、企業側と従業員側の双方にいくつも大きなメリットをもたらすでしょう。今回は在宅勤務のメリットの中で、「離職率の低下」と「緊急時の業務」に絞ってご紹介します。
柔軟な勤務形態の実現による離職率の低下
在宅勤務の大きなメリットとして「通勤時間がなくなる」ことが挙げられますが、これが離職率の低下に大きな影響を与えます。満員電車や、長距離通勤は多くの人にとってストレスです。一方で在宅勤務は通勤の必要がほぼなくなるため、通勤でのストレスを大幅に削減できます。
さらには、介護や育児といった理由で自宅を離れることができないような従業員がいた場合、在宅勤務を導入することで、従業員は離職せずとも継続して仕事ができます。少子高齢化で労働人口の減少が進む昨今の日本では、採用活動も年々難しくなっているため、企業にとっても従業員の離職を防ぐことができる大変有意義な施策でしょう。
また、ストレスのない自宅では業務に集中できるメリットもあります。
このように、在宅勤務では離職率の低下のみならず、生産性の向上・仕事に対するモチベーションの向上なども期待できます。
台風などの緊急時でも通常業務が可能
在宅勤務には、災害時の事業継続や電力削減、交通混雑の改善など環境面での効果も期待できます。災害時には従業員が交通インフラの混乱などで出社できずに、業務を継続して行うことが困難になることがあります。実際に2011年、東日本大震災の発生時には多くの企業で業務が滞ってしまいました。
そこで、在宅勤務やテレワークの普及がはじまり、災害で業務が滞るリスクを分散させる動きが強まりました。翌年には政府が成長戦略のひとつとして「企業のテレワークの導入・普及」を盛り込んだことも、テレワークを加速させる要因の1つになりました。
そして、2020年4月現在、従業員のウイルス感染を防ぐ目的で多くの企業が在宅での勤務を導入しています。緊急時、いつ必要になるか分からないからこそ、多様な働き方に対応できるような仕組みづくりをしておきましょう。
在宅勤務のデメリット
在宅勤務の導入は企業・従業員の双方にとって大きなメリットが発生することが分かりました。しかしながら、昨今のウイルス感染拡大に合わせて、急遽在宅勤務の運用体制を整備することは困難でしょう。在宅勤務ではセキュリティ対策やコミュニケーション手段の確保などの問題をクリアにしなければなりません。特に在宅勤務のハードルとして取り上げられる課題が「電話対応」です。
社内外における電話コミュニケーションの質の低下は、生産性の低下のみならず、顧客との関係を悪化させる可能性もあります。ここでは在宅勤務によって生じる「電話対応」のデメリットについてご紹介します。
在宅勤務者宛の電話の対応
在宅勤務で特に問題となるのが、在宅勤務者宛の着信が自宅もしくは携帯電話以外の電話番にかかってきた場合です。
例えば、在宅勤務者宛の電話が本社にかかってきたとします。その場合、原則的に社内の従業員が1度対応しなければなりません。そのため、電話対応・取次の度に作業の手を止めなければならず、社内の従業員の生産性は低下してしまいます。
次に、電話を掛けた相手は折り返しの電話を待ったり、在宅勤務者の直通電話番号に掛け直したりといった手間が発生します。電話の相手が顧客の場合、スムーズな電話対応ができていないと満足度の低下につながってしまうでしょう。
また、在宅勤務者が自宅の電話やプライベートの携帯電話番号から掛け直した際に、着信者が在宅勤務者の電話番号を認知しておらず、不審な電話と疑い電話に出てくれないケースも考えられます。
在宅勤務者が電話を掛ける場合のコスト
在宅勤勤務者が電話を掛ける際に発生するコスト、つまり「通話料」は企業にとって大きな負担となります。
一般的な電話回線を使って電話対応・取次を行った場合、通話料は外線扱いとなり企業が負担することがほとんどです。カスタマーサポートなどの頻繁に電話対応・取次が発生する従業員が在宅勤務を行う際には、通話料は企業にとって大きな負担となります。
また、在宅勤務者が所有する電話から掛けた通話料を個別に精算する場合、精算のための業務が在宅勤務者と経理担当者の両者で必要になり、通常業務外の余計な工数が発生します。
社用携帯電話を在宅勤務者に支給して通信費を一元管理することもできますが、これもまた契約費やランニングコストがかさむでしょう。
個人の電話番号が取引先に知られてしまう
すぐに相手と連絡のとれる電話は大変便利ですが、だからといって個人の電話番号を取引先に教えてもいいという人は少ないはず。個人の電話番号に取引先から電話が掛かってくる状況は避けるべきです。
在宅勤務者が取引先からの電話に対して折り返しをする際、通話料の問題だけでなく、個人情報の問題も発生してしまいます。個人の電話番号が知られることで、個人の携帯宛にたくさんの連絡が来てしまいます。社用携帯であったとしても、電話番号を教える相手を限定しているケースも多く、あまり顧客に知らせたくないこともあります。
内線で気軽に社内連絡が取れない
社内では気軽に利用していた内線電話は在宅勤務の場合、すべて外線電話扱いです。在宅勤務では社員同士が気軽に内線電話を利用できないために、コミュニケーション不足に陥る懸念があります。業務で発生した連絡事項において、メールやチャットといった文字で伝えることもできますが、複雑な説明をするのは難しく、相手にも伝わりにくいでしょう。
在宅勤務を導入していない企業の多くが、導入に踏み切れない理由としてコミュニケーション問題を挙げています。企業の中には対面でのコミュニケーションを重視するため、在宅勤務の導入を原則禁止しているところもあるほどです。
クラウドPBXで在宅勤務中の電話問題を解決しよう！
ここまでの説明で、在宅勤務では電話対応が重要な課題であることが理解いただけたでしょうか。電話対応問題を解決する手段として、ここでは「クラウドPBX」を用いた解決方法を解説します。
クラウドPBXとは？
クラウドPBXは電話の外線接続や内線通話の機能を、クラウドを通じてPCやスマートフォンで使えるようにしたサービスの総称です。ちなみに「PBX＝Private Branch Exchange」は、電話交換機や構内交換機と呼ばれる外線や内線を制御する機器のことです。クラウドPBXは、PBXの機能をクラウド上のサーバで実行しています。
クラウドPBXはインターネット環境があれば、すぐにサービスを利用できます。従来のPBXのように、ハードウェアを導入する必要はありません。また、クラウドPBXの保守点検はクラウドPBXサービス提供者が行うため、何もする必要がありません。従業員は通常業務にだけ集中して業務を行うことができます。
クラウドPBXの機能
クラウドPBXには電話対応業務の効率を上げるさまざまな機能が備わっています。ここでは、最も代表的な機能を2つご紹介します。
◎社外でも気軽に内線通話ができる
クラウドPBXを導入するとスマートフォンで内線通話を行うことが可能です。スマートフォンを使った内線機能は、クラウドPBXの数ある機能の中で最も利便性の高い機能といっても過言ではありません。例えば、外出中の社員宛に電話がかかってきたとき、すぐにスマートフォンへ転送できます。従来の電話のように、1度電話を切って折り返す必要はありません。
◎どこでも代表電話で通話が可能
クラウドPBXではスマートフォンから、会社の代表電話を使った発着信ができます。スマートフォンから代表電話番号が使えるため、いつでも・どこでも社内にいるかのような電話対応ができます。お客様にも安心して通話をしてもらえるでしょう。
また、クラウドPBX導入時にナンバーポータビリティを利用できる場合においては、既存の代表電話番号の引き継ぎが可能です。したがってクラウドPBX導入時に関係各所への代表電話変更の通知を行う必要はありません。
在宅勤務中の電話のために「ナイセンクラウド」を導入しませんか？
在宅勤務の電話の対応問題にはクラウドPBXの導入が非常に有効的ということご理解いただけたかと思います。クラウドPBXは安価に導入することが可能とはいえ、少しでもコストを抑えて導入したいものですよね。
そこで、弊社が提供するクラウドPBXサービス「ナイセンクラウド」をご紹介いたします。ナイセンクラウドでは、業務に役立つ便利な機能が低コストで利用できます。
ナイセンクラウドは、PC・スマートフォンなどの各種端末で、内線通話機能を使えるクラウドPBXサービスです。インターネットを介した端末の内線化であるため、導入・設定・管理・運用が楽に行えます。もちろん、ナイセンクラウドの導入には、ビジネスフォンの新規購入や工事の必要はありません。サービスの契約だけで端末の内線化や外線への発着信・転送を気軽に利用できます。
また、スマホをオフィス内の電話と同じように使用できるため、外出中に電話に出たい場合でも電話転送サービスを用いる必要がなく、転送時にかかる通話料をカットすることができます。
例えば、ナイセンクラウドにあらかじめ設定しておいた番号に着信があった際、事前に登録しておいた各端末に一斉に着信通知を行うことなどができます。その他にも、電話履歴をブラウザ上で確認できたり、特定電話番号からの着信をブロックしたり、留守番電話メッセージをメールに添付することもできます。
また、「国内の各支店間での内線連絡を取りたい」「海外拠点と内線連絡を取りたい」という場合にも、このナイセンクラウドは役立ちます。国際電話を使わずに内線通話できるので、すぐに確認したいことが発生した場合も通話料金を気にすることなく拠点間で連絡がとれます。従来の連絡方式では、国際電話料金が数万～十数万円かかってしまうこともありました。そのため、海外拠点と頻繁に連絡を取る方はもちろん、海外展開を考えている企業にとって便利です。
その他にもナイセンクラウドには便利な機能が豊富にあります。ポイントごとにチェックしてみましょう。
◎どこにいても全国局番・フリーダイヤルで発着信可能
ナイセンクラウドで使用可能な電話番号は、03／06などの全国各地の局番・050・0120・0800です。自宅から、オフィスと同じ代表電話番号を使って電話の発着信を行うことができます。
◎複数の電話番号で運用が可能
ナイセンクラウドは代表電話番号だけでなく、複数の電話を運用することもできます。フリーダイヤル・カスタマーサポート・支店番号などを一元管理し運用できます。
◎複数端末に一斉着信
ナイセンクラウドで設定した電話番号に着信があったとき、事前に登録しておいた各端末に一斉に着信の通知を行うことが可能です。また、一斉着信は着信先のカスタマイズも可能で、番号ごとに着信させる端末を個別に設定することができます。
◎着信の詳細表示
ナイセンクラウドの着信画面は、どの電話番号に誰宛からの着信があったかなど、着信の詳細が瞬時に分かるように表示されることが特徴です。この機能もIP電話機・PC・スマホ、端末を問わず同様の表示がされます。
◎電話履歴をブラウザ上で確認できる
ナイセンクラウドは発着信の履歴や電話対応済みかどうかをウェブ上ですばやく確認することができます。この機能を使えば見過ごしてしまった電話着信に対しても、スピーディーな折返し電話対応が可能です。在宅勤務の場合では、自宅勤務者と本社の従業員との行き違いをなくすことに役立ちます。
◎留守番電話メッセージをメールに添付
留守番電話に録音された音声メッセージをMP3形式でメールに添付して送ることが可能です。これにより、留守番電話センターなどを通さずに情報をリアルタイムで確認可能です。
この他にも様々な機能を用意しております。ぜひサービスサイトで詳細をご確認ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
在宅勤務の電話問題は今すぐ解決できる！
ナイセンクラウドをはじめとしたクラウドPBXサービスは、導入費用とランニングコストを比較的安価に抑えながら、在宅勤務での電話問題を解決することができます。在宅勤務の電話対応業務を効率化し、生産性を向上させたい企業は、ぜひナイセンクラウドの導入をご検討ください。