クラウド電話は安いって本当？クラウド電話のメリット
スマートフォンやインターネットの爆発的な普及が進む中、企業ではまだまだ固定電話での電話運用が主流です。そうした中で、企業向けの電話運用として近年急速に注目度を高めているのが「クラウド電話」と呼ばれる新しいサービスです。
勿論、従来の固定電話での運用に比べてはるかに利便性が高いことでも注目されていますが、何より話題を集めているのは、その運用コストの安さ。「クラウド電話は安いらしい」という噂を耳にすることも増えてきたのではないでしょうか。その安さには、具体的な理由があるのです。
今回は、「クラウド電話が安い理由」に焦点を当てつつ、安さだけではないクラウド電話のメリットや、安くて便利なクラウド電話の賢い選び方も含めて解説していきます。
クラウド電話とは？
「クラウド電話」という言葉を耳にすることが増えていますよね。実際にクラウド電話は、特に通信業界や企業向けの電話運用を扱う業界周辺でにわかに話題を集めています。
クラウド電話とは、簡単に説明すればその名の通り「クラウド環境を活用した企業向けの電話運用」です。より具体的に説明を加えるとするなら、現在も企業向け電話システムとして広く普及しており、固定電話を使った運用として知られる「ビジネスフォン」の仕組みを、より便利に改良したサービスです。便利なだけでなく、コストの安さでも注目されています。
ここでは、クラウド電話の仕組みを説明しつつ、クラウド電話が安い理由について解説していきます。
クラウド電話の仕組み
クラウド電話システムの中枢を担うのは、文字通りクラウド環境に設置されている「クラウドPBX」。PBXとは、詳細は省きますが、ビジネスフォンでは「主装置」と呼ばれている、電話機と回線を一元管理するために必要な機器です。固定電話を使うビジネスフォンではその主装置が会社内に物理的な機器として設置されており、その機器に固定電話と電話回線が有線で結ばれ、固定されています。
それに対してクラウド電話では、主装置がクラウド環境に設置されており、それをベンダーから借り受けて運用するので、会社内に物理的な機器を設置する必要がありません。そして、通話にはインターネット回線に接続できるIP電話機やスマートフォン、パソコンなどを用いて運用します。主装置自体が会社にないうえ、自由に持ち運べるデバイスで利用できるため、システム自体が会社に固定されておらず、場所に関係なく使えます。
クラウド電話が安い理由
それでは、なぜ「クラウド電話は安い」と言われているのでしょうか。その理由は色々とありますが、先ほども説明した「主装置」の話が大きく関わっています。先ほど、ビジネスフォンでは主装置を会社内に設置して、クラウド電話では会社内に設置する必要がない、と言いましたが、この時点ですでにコストの差が歴然としているのです。
どういうことかというと、会社というユーザー側の拠点に直接主装置を設置するという事は、主装置を購入（あるいはリース）する必要があり、主装置の購入および設置にかかる工事費というコストが発生するという事を意味します。このコストが莫大で、大規模な事業所であれば主装置の購入費用だけで数百万円はかかります。
それに対してクラウド電話では、主装置を会社内に設置する必要がないので、主装置の購入や設置にかかるコストを丸ごとカットできます。クラウド電話の導入にかかる費用は、通話用デバイスの購入費を除けば、初期費用として徴収される1万円～数万円程度の費用のみ。そもそも初期費用からして大幅に安いのです。また、クラウド電話の場合、ビジネスフォンのように大仰な設備が不要で、手持ちのスマートフォンだけで運用できるので、余計なコストがかからないという側面もあります。
それ以外にも、通常の固定電話回線ではなくインターネット回線を利用することにより通話料が大幅に（固定電話の3分の1～5分の1程度）安くなることも理由の1つですし、オプション機能にかかる料金も1機能数千円と非常にリーズナブルであることも大きく影響しています。そして拠点に縛られない運用ができるクラウド電話は、劇的な業務効率改善を生み、多様な働き方にもマッチするので、何よりもコストに比した費用対効果が高いのです。
安さだけじゃない、クラウド電話のメリット
以上のように、クラウド電話は安さに定評があり、そうした安さにも納得のできる理由もあることをお伝えしました。クラウド電話はとにかくコストに比べて得られるメリットが大きく、費用対効果が高いことがよく知られています。つまり、価格の安さ以外にもたくさんのメリットがあるという事です。ここでは、安さだけじゃないクラウド電話のメリットを色々と紹介していきます。
会社外でも会社の電話番号が利用できる
クラウド電話は、先ほども申し上げた通り、システム自体が会社と固定されていません。つまり、会社という場所でなくても、ビジネスフォンと同様の運用が行える、つまりは「場所に縛られない運用」が可能であるという、非常に大きなメリットがあります。これから紹介するクラウド電話のメリットは、ほぼすべてがそれを起点にしているといってもいいでしょう。
「場所に縛られない運用」ができるということは、つまり、会社外でも会社の電話番号を利用した通話が可能になるということです。普段会社のデスクにある固定電話でビジネス上の電話連絡をしているサラリーマンの方からしてみれば、これだけでも電話業務が劇的に効率的になることが容易に想像できるのではないでしょうか。
従来のビジネスフォンでは、会社の電話番号を使った通話をするためにはどうしても「会社内にいなければならない」という制限が生じます。たとえば外出先から客先に折り返す際に会社の電話番号を使わないといけない場合は、外出先からいったん帰社する必要がありました。これは非常に面倒で非効率です。しかしクラウド電話なら、そうした場合でも外出先で手持ちのスマートフォンを使って、会社の電話番号で発信ができるのです。
固定電話を使わないので、オフィス内であっても離れたところにある資料などを確認しながら、歩きながらでも通話ができるというのも嬉しいですよね。
複数拠点でも内線を構築できる
クラウド電話でも代表的なメリットとして、「複数の拠点同士で内線を構築できる」というものがあります。運用が特定の拠点と固定され、拠点内で運用が完結してしまうビジネスフォンでは、別拠点との連絡には外線を利用しなければなりませんでした。しかし、クラウド電話なら、たとえば東京本社と大阪支社といったように数百km単位で離れている拠点との間でも、内線での通話ができるのです。更には、海外対応のクラウド電話なら、海外拠点とも内線通話が可能です。
内線通話が無料になるのはビジネスフォンと同じですから、特に全国に支店を持つ大企業の場合、このメリットを存分に活かすことで大幅に通話料をカットできます。
最短即日で導入可能、手続きも簡単
クラウド電話は、既に説明している通り、運用に際してその場に用意する設備がほとんどありません。運用の中枢を担う主装置がクラウド上にあるため、用意するのはスマートフォンなどの通話用デバイスのみと、環境構築が非常にシンプルなのもメリットの1つ。
ビジネスフォンのように固定設備の設置も不要なので、大仰な工事も必要なく、導入にかかる時間も短くて済みます。最短で即日から導入可能なベンダーもあるくらいです。
また、申し込み手続きも非常に簡単で、見積もり依頼を出して見積書と申し込み書類を送付してもらい、それに記入捺印して送り返し、電話番号やアカウントが払い出されたら、ベンダーから開通のお知らせと共に設定指示書等が送られてきますので、その指示通りに通話用デバイスに対して初期設定を行えば導入完了となります。
初期設定と言っても、アカウントや通信設定に際しては指定のアプリをインストールして、必要な文字列を指定通り入れていくだけですので、難しいことは何一つもありません。
クラウド電話を選ぶ際のポイント
以上のように、得られるメリットが大きい上に、導入や運用が非常に簡単となれば、すぐにでも導入したくなるでしょう。しかし、クラウド電話は提供するベンダーによって料金や品質のレベル、提供する機能までバラバラかつピンキリ、という欠点がありますので、ベンダー選びだけは非常に慎重に行う必要があります。また、クラウド環境ならではの制限や環境の違い、クラウド電話特有の条件といった、これまでにはなかった思わぬ壁も立ちはだかることになるでしょう。
そうした思わぬ壁にぶつかってしまわぬよう、ここからは、クラウド電話のベンダーを選ぶ際に注意するべきポイント、クラウド電話ベンダーの賢い選び方を解説していきます。
利用可能な電話番号の種類
クラウド電話特有の制限として「既存の固定電話番号が使えない場合がある」というのがあります。これは従来の固定電話にはなかった考え方で、ある意味回線の多様化がもたらした問題といってもいいでしょう。クラウド電話と一口にいっても、ベンダーが使用している回線には複数の種類があって、その中には利用可能な電話番号が限られたものがあるのです。
企業の多くは既に固定電話の番号を持っているはずですが、インターネット回線を利用した通話を行うクラウド電話の中には、そうした固定電話の番号が使えず、IP電話網専用で払い出される「050」で始まる番号しか使えないベンダーも存在します。そうしたベンダーと契約してしまうと、既存の電話番号を引き継げず、新たに会社の電話番号がそうしたIP電話の番号に変更を余儀なくされるということです。
固定電話の番号は一定の社会的信用を持ちますので、固定電話番号を引き継いで利用したい企業がほとんどのはずでしょう。既存の電話番号が利用できるかどうかは特に念入りにベンダーに確認しましょう。
利用可能な端末の種類
クラウド電話の多くは、利用可能な端末の種類が多いことで知られています。携帯電話・スマートフォンなどの携帯端末がよく話題に出てきますが、それだけでなく、据え置き型IP電話機・タブレット端末・ノートパソコン・デスクトップパソコンにも対応している、とよく言われます。しかし、これも「全てのベンダーが対応している」わけではありません。オペレーティングシステムの都合や、通信環境構築の都合上、一部のデバイスにしか対応していないベンダーも存在します。
クラウド電話は利用環境に応じて使い勝手が変わってくる弱点があるので、不都合な環境ではそれをカバーするために別の端末で通話環境を作るという可能性もあり得ます。できれば、できる限り多くの端末の種類に対応したベンダーを選ぶことを強くおすすめします。
利用可能な基本機能・オプション
クラウド電話は、ビジネスフォンの仕組みをベースにしている電話システムである関係上、ビジネスフォンで使える機能の大半が使えます。しかし、それもまたすべてのベンダーに当てはまる事実ではなく、ベンダーによって提供している機能が全然違い、提供する機能が基本料金のみで使える「基本機能」なのか、オプション料金が必要な「オプション機能」なのかも全然違う、というのが実情です。
そのため、できればベンダー選びに入る前に、まずはクラウド電話を導入した時に自社で使いたい機能を、社内で話し合ったうえで取りまとめておくことをおすすめします。そして使いたい機能を取りまとめたリストをもとに、リストに入っている機能を、できれば基本機能として提供しているベンダーから順番に、候補をリストアップしていくといった選び方をするのが無難です。
最後に安さを比較
電話番号・端末・機能を比較検討して、そこから最後にコスト面を比較検討していきましょう。特に「安さ」が売りのクラウド電話ですから、安さをアピールポイントとするベンダーが魅力的に映ってしまうかもしれません。しかし、「ただ安いだけで品質やサポート体制が最悪」なベンダーを選んでしまっては無駄金を失うどころか大損する羽目にもなりかねません。
コストの面を重視するあまりついつい「安さ」を最初に見てしまいがちですが、トラブルが起きて逆に損をする前にぐっとこらえて、あくまでもコスト面での比較検討は最後にしましょう。先に挙げた重要な判断材料の検討を終えたうえで、残った手堅い候補が揃ってから検討するのが最も安全です。
以上のような手順でベンダー候補を絞り込んでいけば、機能面・品質面で運用後にダメージを受けることはかなり少なくなるはずです。
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クラウド電話なら電話費用が安くなる
「クラウド電話が安い理由」に注目しつつ、クラウド電話の仕組みやメリットから、クラウド電話ベンダーを選ぶ際に注意するべきポイントまで解説しました。
クラウド電話システムは大幅なコスト削減ができるだけでなく、「場所に縛られない運用」という非常に大きなメリットがあります。それをどう活用するのかはあなたの会社次第。手続きも導入も簡単なクラウド電話だからこそ、クラウド電話を生かすも殺すも、ベンダー選びにかかっています。
ベンダーを選ぶ際には、記事内で説明した注意点を参考にして、慎重に検討してみてください。