固定電話で留守電機能を使う方法やメリット・デメリット、おすすめのクラウドPBXを解説
固定電話と留守番電話は、現代社会においてビジネスシーンでも個人の生活でも欠かせないツール・機能の一部です。特に、常に電話に出られるわけではない状況において、留守番電話機能は重要な役割を果たします。
近年、従来の固定電話システムに加えて、クラウドPBXと呼ばれる新しいサービスが注目を集めています。クラウドPBXは、インターネット回線を利用した革新的な電話システムで、留守番電話機能に加えて、多様な機能を提供しています。
本記事では、固定電話とクラウドPBXにおける留守番電話機能に焦点を当て、それぞれのシステムの特徴、留守番電話機能のメリット・デメリットについて詳しく解説します。また、ビジネスニーズに適したおすすめサービスも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
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留守電とは
留守番電話とは、不在時に着信した電話のメッセージを録音できる電話機、またはサービスのことです。略称は「留守電（るすでん）」と呼ばれています。留守番電話は電話が着信すると自動的に応答し、あらかじめ録音しておいた音声でメッセージを流します。その後、相手からのメッセージを録音することができます。留守番電話の基本的な仕組みは以下の通りです。
- 受信:電話がかかってきたときに、一定の回数の呼び出し音の後に自動的に応答する。
- 応答メッセージ:あらかじめ録音されたメッセージが再生され、発信者にメッセージを残すように促す。
- 録音:発信者がメッセージを録音する。
- 通知:留守番電話にメッセージが残されたことを電話の所有者に知らせる。
- 再生:所有者がメッセージを再生して確認する。
現代のスマートフォンでは、留守番電話機能は通常、携帯電話キャリアによって提供されるボイスメールサービスの一部として利用されています。また、一部のインターネット電話サービスやアプリにも留守番電話機能が組み込まれています。
留守電機能の種類
ここでは、主な留守電機能の種類について紹介します。
固定電話機本体に機能があるタイプ
固定電話機本体に留守番電話機能が搭載されているタイプは、最も一般的な形態の一つです。このタイプの電話機には、録音と再生のための機能が内蔵されており、電話機自体が留守番電話メッセージを管理します。電話がかかってきて一定の回数の呼び出し音が鳴った後、あらかじめ録音された応答メッセージが再生されます。その後、発信者がメッセージを録音できるようになります。
このタイプの留守番電話機能の利点は、設定が比較的簡単で、特別な機器やサービス契約が不要な点です。また、メッセージは電話機本体のメモリに保存されるため、インターネットや外部サービスへの依存がありません。
ただし、メモリ容量には限りがあり、録音できるメッセージの数や時間が制限される場合があります。また、メッセージの確認は電話機の前で行う必要があり、遠隔地からのアクセスが難しいことがデメリットといえます。
主装置で留守電を設定するタイプ
主装置で留守番電話機能を設定するタイプは、オフィスや企業などで多く使用されるシステムです。このタイプでは、複数の内線電話が主装置（PBX：Private Branch Exchange）に接続されており、留守番電話機能もこの主装置により集中管理されます。電話がかかってきた際、一定の呼び出し音の後に、主装置が応答メッセージを再生し、メッセージを録音します。
このシステムの利点は、メッセージの集中管理と全体の効率的な運用が可能な点です。全てのメッセージが主装置に保存されるため、各内線電話でメッセージを個別に管理する必要がありません。また、主装置を通じて、遠隔地からのメッセージアクセスや、音声データの長期保存が可能な場合もあります。
一方で、このシステムの導入には初期投資が必要であり、設定やメンテナンスには専門的な知識が求められることがデメリットといえるでしょう。
後付け装置で留守電機能を付与するタイプ
後付け装置で留守番電話機能を付与するタイプは、既存の電話機に留守番電話機能を追加するための便利なソリューションです。このタイプの装置は、電話機と電話回線の間に接続され、留守番電話機能を提供します。電話がかかってきて一定の回数の呼び出し音が鳴った後、この装置が応答メッセージを再生し、発信者がメッセージを録音できるようにします。
このタイプの利点は、既存の電話機をそのまま使用しながら、留守番電話機能を手軽に追加できる点です。新しい電話機を購入する必要がなく、比較的低コストで導入できるため、特に家庭や小規模オフィスでの利用に適しています。また、設定も簡単で、特別な技術や専門知識を必要としません。
一方、後付け装置には、メモリ容量の制限やメッセージの管理機能が限定的である場合があります。また、装置の品質や機能は製品によって異なるため、選定時には信頼性の高い製品を選ぶことが重要です。後付け装置は、手軽に留守番電話機能を追加したい場合に最適な選択肢といえます。
クラウドPBXの留守電機能
従来の留守電機能は、電話機本体のメモリや主装置（PBX）の録音領域といった、オフィス内の「物理的な機器」に音声メッセージを保存する仕組みでした。そのため、録音できる時間や件数には上限があり、容量がいっぱいになると古いメッセージから削除されてしまうという制約がありました。
それに対して、クラウドPBXの留守電機能は、録音データを音声ファイルとしてインターネット上のクラウドサーバーに保存します。これが最も大きな違いであり、あらゆるメリットの源泉となります。
物理的な機器に依存しないため、録音容量の制限が大幅に緩和される、あるいは無制限になるサービスも少なくありません。大切なメッセージが容量不足で録音されないといった事態を防ぎます。さらに、データはクラウド上にあるため、インターネットに接続できる環境さえあれば、特定の場所や機器に縛られることなくメッセージにアクセスできるようになります。
留守電機能が作動する流れ
留守電機能が作動するタイミングは、「複数回コールしてから」もしくは「着信時すぐに」の大きく2つです。ここではそれぞれのタイミングで留守電機能が作動する流れについて解説します。
複数回コールしてから作動する
複数回コールしてから作動するタイプは、電話の近くにはいるものの、忙しくてすぐに電話に出られない場合に使われます。ビジネスの現場であれば、営業時間中はこのタイプが使われるケースがほとんどでしょう。
通常5回前後のコール後、留守電機能が作動します。2〜3回だと出られる状態でもすぐに留守電に切り替わってしまいかねません。また、5回以上コール音を鳴らしているとそのまま切られてしまう可能性も高いため、最長でも5回に設定しておくと良いでしょう。
前述したように、複数回コールしてから作動するタイプは、営業時間中に使われるケースが多いため、留守電は相手の要件を録音する機能を使います。相手にメッセージを流すだけのタイプでは、要件が分からずビジネスチャンスを逃してしまいかねません。内容を聞いてすぐに対応できるようにするためにも、相手の要件を録音できる機能がおすすめです。
また、録音された音声は、一定時間経過後に自動で削除されるタイプと、自身が確認後に手動で削除するタイプがあります。頻繁に電話がかかってくるオフィスであれば、自動削除タイプ、それほど電話はかかってこないオフィスであれば、手動削除タイプがおすすめです。
着信時すぐに作動する
着信時すぐに作動するタイプは、電話のそばにいない、長時間オフィスから離れる、営業時間外など、確実に電話に出られない場合に使われます。この場合、相手の要件を録音したとしても即時対応は難しいため、使われるのは営業時間外であること、定休日であることを知らせる自動ガイダンス機能です。
要件を録音する機能にすると、相手側はすぐに対応してもらえると勘違いしてしまう可能性もあります。しかし実際には翌日、休日明けなどの対応となってしまうため、相手の期待を損なわないためにも、確実に出られない場合は、自動ガイダンス機能がおすすめです。
固定電話で留守電機能を利用するメリット
ここでは、固定電話で留守電機能を利用するメリットを紹介します。
機会損失を防ぐ
留守電機能を導入することで、電話に出られなかった場合でも相手の用件を伝えてもらうことができます。例えば、外出先や会議中などで電話に出られない場合でも、留守電にメッセージを残しておいてもらえれば、相手は用件を伝え、折り返しの連絡を待つことが可能です。
もし留守電機能がなければ、電話に出られなかった場合、相手は用件を伝えられずに電話を切ってしまうでしょう。その結果、重要な連絡を取り逃がしたり、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。
複数の着信に対応できる
留守電機能があれば、複数の着信に同時に対応できます。例えば、電話が立て続けにかかってきた場合でも、留守電機能がそれぞれに対応してくれるので、電話に出られない間に大切な用件を逃してしまうことはありません。
また、留守電に録音されたメッセージを後から確認することで、どの順番で電話がかかってきたのかを確認することも可能です。
手が離せないときに対応できる
オフィス内で電話のある場所にいて不在ではないものの、どうしても手が離せないときにも留守電機能が役に立ちます。具体的には、デスクにいる状態で上司や同僚と簡易的なミーティングをしているとき、他部署に用事があり、数分の間だけ席を外すとき、トイレに行くときなどです。
ナンバーディスプレイ機能により、誰からかかってきたかは分かっても、電話番号だけでは要件は分かりません。しかし、留守電機能があれば、誰からかかってきたかが分かるのはもちろん、要件も分かるため、今、電話に出られなかったとしてもすぐに対応できます。これは留守電機能があればこそであり、ビジネスをする上でも大きなメリットといえるでしょう。
コスト削減
留守電機能を利用することで、電話代を節約できます。例えば、留守番電話サービスを利用すれば、月額料金で留守電機能を利用可能です。
また、留守電機能があれば、電話に出られない間に何度も電話をかけてくる相手への対応にかかる時間を減らせるでしょう。
固定電話で留守電機能を利用する際のデメリット・注意点
ここでは、固定電話で留守電機能を利用する際のデメリットを紹介します。
記録できる時間、通話数に限りがある
留守電機能には、記録できる時間や通話数に制限があります。サービスや機種によって異なりますが、一般的には数分～数十分の録音時間、数十件～数百件の通話数を記録することが可能です。録音時間や通話数が制限を超えると、古いメッセージが上書きされて消去されてしまう可能性があります。
重要なメッセージを逃さないようにするためには、定期的に留守電を確認し、不要なメッセージは消去することが大切です。
外出先からは確認できない
固定電話の留守電機能は、基本的には自宅やオフィスなどの設置場所にある電話機でしか確認できません。外出先から留守電を確認したい場合は、オプションサービスを利用する必要があります。オプションサービスには、以下のものがあります。
- 留守電転送サービス:着信した電話を携帯電話などの別の番号に転送し、音声で確認できます。
- 留守電お知らせサービス:留守電にメッセージが録音されたことをメールやSMSで知らせることができます。
ただし、オプションサービスを利用するには、月額料金がかかります。
留守番電話を便利に使うなら「クラウドPBX」がおすすめ
従来の留守番電話は、電話機本体やオフィスに設置された主装置（PBX）に依存するものでした。そのため、「録音件数がいっぱいになってしまった」「外出先からメッセージを確認できない」といった悩みは、多くの企業で共通の課題でした。
しかし、インターネット技術を活用したクラウドPBXを導入すれば、これらの課題は一挙に解決可能です。クラウドPBXは、従来の留守番電話が抱えていた物理的な制約から解放され、ビジネスの可能性を大きく広げるポテンシャルを秘めています。
クラウドPBXとは
クラウドPBXを理解するために、まずは従来のビジネスフォンシステムと比較してみましょう。
従来のシステムでは、オフィス内にPBX（Private Branch Exchange：電話交換機）と呼ばれる物理的な機器を設置し、その装置を通じて内線・外線の発着信を制御していました。このPBXが、留守番電話機能をはじめとするさまざまな電話機能の中心を担っていたのです。
| 項目 | 従来のPBX | クラウドPBX |
| 主装置（PBX） | オフィス内に物理的な機器を設置 | クラウド上のサーバーを利用（物理機器不要） |
| 利用回線 | 電話回線 | インターネット回線 |
| 利用端末 | ビジネスフォン（専用電話機） | PC、スマートフォン、IP電話機など |
| 導入コスト | 高額（機器購入費、工事費） | 低額（初期設定費用のみの場合が多い） |
| 運用・保守 | 専門業者によるメンテナンスが必要 | サービス提供事業者がメンテナンス |
| 拡張性 | 機器の買い替えや追加工事が必要 | 管理画面から簡単に追加・変更可能 |
これに対しクラウドPBXは、これまでオフィスに設置していたPBXの機能を、インターネット上のサーバー（クラウド）で提供するサービスです。物理的な機器をオフィスに置く必要がなく、インターネット環境さえあれば、PCやスマートフォン、IP電話機などをビジネスフォンとして利用できます。
初期コストを大幅に抑えられるだけでなく、電話番号の追加や設定変更もWeb上の管理画面から簡単に行えるため、企業の成長や働き方の変化に柔軟に対応できるのが大きな強みです。
クラウドPBXで留守番電話機能が便利に
クラウドPBXを導入すると、留守番電話機能はより便利になります。
従来の留守番電話では、メッセージを確認するためにはオフィスに戻って電話機を操作する必要がありました。これでは、外出の多い営業担当者や、テレワーク中の従業員は迅速な対応が困難です。
クラウドPBXの場合、録音されたメッセージは音声ファイルとしてクラウドサーバーに保存されます。そして、その音声ファイルは指定したメールアドレスに自動で添付・送信される設定が可能です。これにより、以下のようなメリットが生まれます。
・場所を選ばずに留守電を確認できる
スマートフォンやPCがあれば、外出先や自宅など、どこにいても即座に留守電の内容を確認できます。お客様からの緊急の連絡にもスピーディーに対応でき、機会損失を防ぎます。
・確実な情報共有ができる
受信した音声ファイルを関係者に転送すれば、担当者が不在の場合でも部署内やチームで迅速に情報共有が可能です。「言った・言わない」のトラブル防止にもつながります。
・データのバックアップがとれる
音声データをPCやサーバーに保存しておけば、重要な用件を後から何度でも聞き直せます。
留守番電話と組み合わせて便利なクラウドPBXの機能
クラウドPBXは、従来のビジネスフォンでは難しかった高度な留守番電話機能を提供します。これにより、電話対応の効率化や顧客満足度の向上を実現できます。
独自のガイダンス
顧客対応の質を高めるためには、用途に応じたガイダンスが不可欠です。クラウドPBXでは、部署や担当者ごとに独自のガイダンスを録音・設定できます。たとえば、部門ごとに専門のガイダンスを流すことで、顧客はスムーズに目的の部署にたどり着くことが可能です。また、キャンペーンやイベント情報など、時期に合わせて内容を変更することも容易に行えます。
営業時間外のアナウンス
営業時間外の電話に自動で応答するアナウンスは、顧客に安心感を与えます。クラウドPBXの営業時間外アナウンス機能を使えば、「本日の営業は終了しました。恐れ入りますが、明日の午前9時以降におかけ直しください」といったメッセージを自動で流すことができます。さらに、営業時間外でも緊急連絡先を案内するなど、柔軟な設定が可能です。
スケジュール設定
電話対応の効率をさらに高めるのが、スケジュール設定機能です。あらかじめ設定したスケジュールに基づき、自動で留守番電話に切り替わるように設定できます。たとえば、年末年始や長期休暇、社員研修日など、特定の期間だけ特別なアナウンスに切り替えることも可能です。この機能により、手動で設定変更する手間が省け、運用の負担を大幅に軽減できます。
固定電話で留守電を使うならナイセンクラウドがおすすめ
クラウドPBXサービスの中でも、特にナイセンクラウドがおすすめの理由は以下の通りです。
03や06、0120局番で発着信できる
ナイセンクラウドを使えば、03や06、0120などの希望の局番で発着信可能です。オフィス移転やリモートワークなど、勤務場所が変わっても電話番号が変わらないため、顧客とのやり取りもスムーズに行えるでしょう。
複数端末で一斉着信が可能
スマホ、パソコン、タブレットなど、複数の端末で同時に着信可能です。外出先でも電話を逃さず、スムーズな顧客対応ができます。
PC・スマホ・IP電話機が使用可能
固定電話だけでなく、スマートフォンやパソコン、IP電話機など、幅広い端末で利用できます。働き方に合わせて、自由に端末を選べます。
複数の電話番号を一括で運用できる
代表番号、営業部、サポート部など、複数の電話番号を一括で運用可能です。番号ごとに設定を変更したり、通話履歴を確認したりするのも簡単です。
ナイセンクラウドは、日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
まとめ
固定電話で留守電機能を利用することは、機会損失を防ぎ、複数の着信に対応し、コスト削減につながります。ビジネスシーンにおいても、個人においても、留守電機能は非常に便利な機能といえるでしょう。
ナイセンクラウドは、コスト削減、利便性、拡張性、豊富な機能、サポート体制など、多くの面で優れているクラウドPBXサービスです。固定電話の代替手段として、ぜひナイセンクラウドを検討してみてはいかがでしょうか。