そもそもビジネスフォンとは？普通の電話との違いやメリット
ビジネスフォンは、オフィス内にPBXなどの物理的な機器を設置して利用する形態で、導入している企業も多いのではないでしょうか。PBXは電話交換機と呼ばれるもので、オフィスやコールセンター内にある電話回線を集約させて内線と外線の接続などを制御します。一般の電話機とは違う仕組みとなっていますが、どうしてこのような仕組みが必要なのでしょうか。本記事では、ビジネスフォンの概要や基本機能、メリットなどについてご紹介します。
ビジネスフォンとは
ビジネスフォンとは主に企業に導入される電話機のことで、複数の外線と内線を共有することができます。家庭用は1台の電話機に、親機と子機がついたものが主流です。電話機も1台、電話回線も1回線が一般的ですが、ビジネスで使う場合はこれでは足りないことがほとんどです。オフィスなどでは、デスクに1台は設置しておきたいことも多いのではないでしょうか。
こうした問題を解決してくれるのが、ビジネスフォンです。ビジネスフォンを利用する際は、PBXなどの主装置を設置します。主装置は、外線と内線、または内線同士をつなぐ交換機のことを指し、構内交換機や電話交換機などとも呼ばれています。ビジネスフォンなど固定電話の回線網で使われてきました。
主装置によって電話番号が1つの場合でも、複数の端末があれば契約した回線分だけ同時に対応が可能になります。顧客から電話があっても、1つの電話が通話中だから電話に出られなかったという事態を防ぐことができます。サービスによっても異なりますが、主要回線数は2〜数百回線ほど対応することが可能になります。
そのため、少人数のオフィスからコールセンターなどの多人数で電話対応をする職種まで、幅広く導入されています。
ビジネスフォンの基本機能
ビジネスフォンの主な機能には以下の3つが挙げられます。
外線発信・外線着信
外線に発信したり、外線からの着信を受けたりする機能です。どちらもビジネスフォンとして基本的な機能となります。
ビジネスフォンは複数の電話機で利用することが多いため「外線1」「外線2」などというボタンで表記されていることが多いです。外線ボタンの使用中は電話機のランプが点灯し、使用していない場合はランプが消灯します。着信があると、着信音と共に外線ボタンが点滅します。電話を受ける際には受話器を上げて、点滅している外線ボタンを押します。いずれも空いている場合は「外線1」にかかってきますが、外線1が使用中の場合は外線2へとかかってきます。
外線に発信する場合は、空いている外線ボタン（ランプが点灯していないボタン）を押して、相手の電話番号を押すことで発信が可能になります。
保留・転送
外部からの電話を保留し、他の電話に転送する機能です。例えば、外線1で受けた電話が他の社員宛だった場合、取り次ぎが必要です。この時の一般的な操作が保留ボタンです。
外線1で電話をつけ、保留ボタンを押すことで保留状態となります。同時に内線が「呼出し待ち状態」となります。取次先の社員が近くにいる場合は口頭で「外線1番に電話です」と伝えましょう。該当の社員は、保留状態となっている外線1番のボタンを押すことで電話に出ることができます。取次先の社員が近くにいない場合は「呼び出し待ち状態」の際に、内線で社員を呼び出します。内線で相手が応答したら「外線1番に電話です」と伝えれば、取り次ぎは終了します。相手は外線1番のボタンを押すことで、外線電話に出ることが可能です。
この保留・転送機能はオフィスでよく使われる機能の1つです。保留・転送機能があれば、取り次ぎの際に、わざわざ受けた電話機のところまできてもらう必要はありません。
内線
内線機能もビジネスフォンならではの機能です。ビジネスフォンは、会社内の電話同士を内線でつないで通話することができます。ビジネスフォンの各電話機には、内線番号が振り分けられています。番号は会社の規模によって異なりますが、二桁～四桁まで好きな番号を割り振ることが可能です。
内線を使う場合、相手を呼び出すにはまず受話器を上げます。呼び出したい相手の内線番号をダイヤルすると相手につながります。内線が外線の着信音とは異なるため、相手には内線で電話がかかってきたことが分かります。内線は会社内、オフィス内の設備のため通話料などは必要ありません。同じフロアにいない社員に電話を取り次いだり、連絡したりする際に役立つ機能です。
ビジネスフォンのメリット
ビジネスフォンには以下のようなメリットがあります。
複数の電話に対応できる
ビジネスフォンは家庭用の電話機とは異なり、複数の電話に対応できるのが特徴です。電話番号が代表番号1つでも、端末が複数あれば、契約した回線分だけ同時に対応することが可能です。対応する回線の本数は、自社で必要な本数に決定できます。例えば、常にオフィスにいる社員が5名の場合、5回線を導入するなど柔軟な対応が可能です。
電話応対が多い企業の場合「いつかけても話し中になっている」「なかなかつながらない」という状態になっていると、顧客に不快感を与えてしまいます。しかし、ビジネスフォンがあれば複数の着信が同時にあった場合でも、対応することが可能です。
企業同士の内線通話が可能
ビジネスフォンではそれぞれに内線番号を振り分けることができます。内線同士の通話は無料になり、わざわざその人がいる場所まで足を運ばなくてよくなります。そのため、業務効率化や社員同士のコミュニケーションの円滑化につながるでしょう。
さらに便利なのがアプリ版のビジネスフォンです。アプリ版の場合、スマートフォンに専用アプリをインストールすることでビジネスフォンの機能を利用できるようになります。専用のアプリを導入すれば、スマートフォンもビジネスフォンの内線同士でつなぐことができるようになります。さらに、外出中やテレワーク中でも電話業務に対応できるようになるでしょう。社内や家庭ではWi-Fi環境、Wi-Fi環境がない場所では5Gや4Gなどのモバイル電波を使って利用することが可能になります。
保留転送ができる
保留転送機能を使えば、担当者が近くにいなくても電話対応が可能になります。電話のたびに担当者を電話のそばに呼ぶ必要がないため、業務効率化につながるでしょう。
またアプリ版のビジネスフォンを用いれば、担当者のスマートフォンに電話を転送することができます。例えば、営業職の社員が外回り営業を行っている際にも、電話対応することが可能になります。そのため「担当者が不在なので折り返します」といった二度手間を減らすことができるでしょう。
ビジネスフォン導入のポイント
ビジネスフォンを導入する際にはどの点に気をつければ良いのでしょうか。ここでは導入のポイントについてご紹介します。
何台の電話機が必要なのか
まず自社に何台の電話機が必要なのかを明確にしましょう。実際にビジネスフォンを使うのは何人なのか、同時通話数はどれくらいなのかを決定します。一般的にデスクの数だけビジネスフォンの利用台数を揃えることが多いです。例えば、社員が5人でデスクが5個の場合は、5台となります。会議室などにも置きたいのであれば、計6台の電話機が必要となるでしょう。
オフィスのレイアウト図などがあるなら、それぞれ必要とする場所に○印をつけていくと分かりやすいです。もし将来的に社員が増える予定があるなら、電話機を増設することも可能です。ただし、ビジネスフォンは機種によって同時通話数などが決まっています。そのため、社員が増える予定があるならば同時通話数についても気を配っておく必要があるでしょう。
導入予算はどれくらいか
次に導入予算を決めましょう。導入予算によって新品を選ぶのか、中古の電話機を導入するのかがおよそ決まってきます。新品の場合は、故障の心配が少なく、最新の機能が利用できる点がメリットです。ただし、中古に比べると割高です。
中古は新品に比べると割安で導入することができます。ただし、機種によっては故障時に部品が揃わない可能性があります。導入予算によってどちらを導入するのかを決定しましょう。
リースか一括購入か
電話機の導入台数などが決定したら、次は支払い方法を検討します。支払い方法には主にリース払いか一括払いがあります。リース払いは、約5〜7年間の分割払いのことです。リース払いは新品購入の場合にしか利用できないことが多いです。また、現金払い、クレジットカード払い、割賦払いなどが選べる場合もあります。
リース払いの場合は審査が必要です。導入費用を抑えることができますが、契約期間中は原則として解約できません。解約することも可能ですが、解約時に残回数分を一括で支払う必要があります。
またビジネスフォンの料金は電話機の代金だけでなく、PBXなどの主装置代金、部品代金、工事代金などが必要です。初期費用はこれらの代金の総額になるため、まずは見積もりを取ることをおすすめします。
ビジネスフォンよりも「ナイセンクラウド」がおすすめ
ナイセンクラウドは、パソコン、電話機、スマホなどにも対応しており、既にお手元にある端末を活用してご利用いただけるクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しています。日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。
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ビジネスフォンについて理解しよう
ビジネスフォンには業務効率化のためのさまざまな機能が搭載されています。家庭用の電話にはない内線機能や保留転送機能を使えば、取り次ぎもスムーズに行えるようになり、業務効率化につながるでしょう。また近年では、アプリ版のビジネスフォンも登場しています。スマートフォンにインストールして使用することで、スマートフォンをビジネスフォン化することができます。スマートフォンを使えば、外出中やテレワーク中でも電話応対ができるだけでなく、顧客を待たせることがありません。自社に導入する際には、何台必要なのか、どんな機能が必要なのかを明確にしてから検討しましょう。