クラウドPBXの導入は迷惑電話・営業電話対策にもなる？その理由とは
会社に迷惑電話や営業電話がかかってくることが多く、頭を抱えている人もいるでしょう。迷惑電話や営業電話のせいで、業務効率が悪化していることもあるかもしれません。
一方で、電話業務の効率化のためにクラウドPBXの導入を検討しているところもあるでしょう。クラウドPBXがあれば、電話業務の効率化に加えて迷惑電話や営業電話の対策も可能です。本記事では迷惑電話や営業電話が引き起こす問題やその対策方法、クラウドPBXの導入が効果的な理由を解説していきます。
迷惑電話・営業電話が引き起こす問題
会社に迷惑電話や営業電話がかかってくると、どのような問題が引き起こされるのか見ていきましょう。
対応に時間を取られる
迷惑電話や営業電話がかかってきた場合でも、顧客からの問い合わせなどの電話と同じように受電しなければなりません。オフィスで仕事をしている社員が対応しますが、その都度、仕事が中断されてしまいます。
また、迷惑電話や営業電話だと分かってもすぐに電話を切るわけにはいきません。自社の印象を悪くしないために、とりあえずは相手の話を聞く必要があります。そのため、対応に時間を取られてしまうこともあるのが悩ましいところです。迷惑電話や営業電話のせいで本来の業務に費やす時間が減り、残業してしまうこともあるでしょう。
対応者のモチベーションを下げる
迷惑電話や営業電話は、顧客からの問い合わせなどとは異なり、売上や利益につながるものではありません。とりあえず話だけ聞いて丁寧に断らなければならないため、社員にとってはストレスになりがちです。業務が中断されてしまうこともあり、モチベーションの低下につながってしまうでしょう。
情報漏えいにつながる可能性がある
社内の内部情報を得る目的でかけている迷惑電話もあります。例えば、商材などの営業を装って担当部署の責任者に代わってほしい旨を伝えてくるようなケースには注意が必要です。ついうっかり、担当部署の責任者の名前を言ってしまうと情報漏えいにつながるおそれもあります。
システムや機材などの導入状況を尋ねてくるような場合にも注意しましょう。回答により得られた情報を別の業者に販売している可能性があります。
迷惑電話に効率良く対策する方法
本来の業務への影響を最小限に抑えるため、迷惑電話に対しては効率良く対策する必要があります。では、どのように対策すれば良いのか見ていきましょう。
着信拒否の設定
迷惑電話や営業電話は同じ番号から繰り返しかかってくるケースが多くあります。そのため、一度受けた迷惑電話や営業電話の番号を着信拒否に設定しておきましょう。そうすれば、次回以降は着信音が鳴ることはありません。これだけで、迷惑電話や営業電話の対応にかかる時間と労力を大幅に削減できる可能性があります。
IVRの導入
IVRというのは、自動音声応答のことです。電話がかかってくると自動的に受電して音声ガイダンスを流します。電話をかけてきた人は用件に応じて番号を入力するなどしなければなりません。操作が面倒で担当者につながるまで待ち時間が発生するため、迷惑電話や営業電話をかけてくる人は諦めて切ることが多いです。
電話代行の導入
電話代行というのは電話業務を外部の業者にアウトソーシングできるサービスのことです。電話代行を利用していれば、迷惑電話への対応も業者が行ってくれます。
ただし、顧客からの問い合わせの場合には取り次ぎなどで時間がかかってしまうのが難点です。迅速な対応を求める顧客にとっては不満につながってしまうかもしれません。また、電話代行を依頼するのにコストがかかってしまうのも難点です。
対応マニュアルを作る
迷惑電話や営業電話に対する対応マニュアルをあらかじめ作成しておけば、スムーズに対応できます。また、どの社員が出た場合でも同じ対応ができるのも対応マニュアルのメリットです。
対応マニュアルがないと、迷惑電話や営業電話への対応が苦手な社員は時間を多く取られてしまいます。うっかり情報漏えいにつながるようなことを話してしまうこともあるでしょう。その点、対応マニュアルがあれば、対応が苦手な社員でも上手く対応できて情報漏えいも防止できます。
また、対応マニュアルに沿った対応は、何度も迷惑電話や営業電話をかけてくる業者に対しては特に効果的です。誰が出ても毎回同じ対応をするため、諦めてくれる可能性が高まります。
出てしまってもすぐに電話を切る
迷惑電話だと分かったら、あまり話を長引かせずに早い段階で電話を切ることも重要な対策です。その際は提案や商品などが不要だということを明確に伝えましょう。今後も連絡が不要だという旨も伝えるのがおすすめです。あいまいな言い方で断ると再びかかってくることが多いため、はっきりと断るようにしましょう。
悪質な場合は警察に相談する
同じ電話番号から短期間のうちに何度もかかってくるなどして業務に支障が出ることもあるでしょう。ひどい場合には、脅迫や誹謗中傷と受け取れる内容の発言をされることもあるかもしれません。
そのような場合には警察に相談するのがおすすめです。その際は通話内容の録音や着信日時の記録などを用意しておきましょう。
クラウドPBXが迷惑電話対策になる理由
前述の通り、迷惑電話や営業電話に対してはさまざまな対策方法がありますが、クラウドPBXの導入も効果的です。では、なぜクラウドPBXが迷惑電話や営業電話への対策になるのか、クラウドPBXの概要と合わせて見ていきましょう。
クラウドPBXとは
クラウドPBXは、PBXや主装置を社内に設置せずに利用できる電話サービスのことです。クラウド上にPBXが設置されており、インターネット回線を通じて接続して使用します。そのため、導入にあたって工事が不要で初期費用がほとんどかかりません。
スマホやタブレット端末、PCなどインターネットに接続できるデバイスを電話機として使用できます。オフィスではIP電話対応の電話機を使用すれば、これまでと電話の使用環境はほとんど変わりません。
インターネットに接続できる環境ならどこからでも使用できるため、社外で会社の電話番号から発着信することもできます。デバイス同士で内線通話も可能です。
他にもさまざまな便利な機能が備わっています。
クラウドPBXで迷惑電話対策をする方法
クラウドPBXで利用可能な機能の中には、着信拒否やIVRなどがあります。着信拒否は、履歴をWebで確認できるため、設定する際に便利です。また、IVRを使えば時間帯別のアナウンス設定にも対応しているため、迷惑電話や営業電話の傾向を分析した上での対応もできます。
迷惑電話や営業電話をかけてくる業者の中には、途中まで同じ電話番号を複数使用していることも多いです。クラウドPBXなら条件一致で着信拒否設定する機能もあるため、そのような業者の迷惑電話や営業電話にも対応できます。
クラウドPBXがあれば、迷惑電話や営業電話の対策に加えて、日々の業務も効率化できます。迷惑電話や営業電話に悩まされている場合には、ぜひクラウドPBXの導入を検討してみてください。
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まとめ
会社に迷惑電話や営業電話がかかってくると、対応に要する時間が無駄になり、社員のモチベーションも下がってしまいます。対応マニュアルを作成して効率良く対応したり、着信拒否設定やIVRを活用したりするのが効率的な対策方法です。
また、クラウドPBXにも、着信拒否設定やIVRなどの機能が備わっています。業務効率化にも役立ちますので、ぜひ導入してみましょう。