迷惑な営業電話への効果的な対策とは？上手な断り方も解説
オフィスには取引先をはじめ、さまざまな電話がかかってきますが、その中には営業電話も含まれます。たまにかかってくる程度なら問題ありませんが、件数が多かったり、しつこかったりすると業務の妨げになり、迷惑に感じるでしょう。
とはいえ、会社の代表電話である以上、営業電話と分かってもすぐに切ることは難しいのが現実です。本記事では、迷惑な営業電話に対する効果的な対策と、上手な断り方について解説します。
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営業電話への対策が必要な理由
企業では電話が鳴ったら、基本的に誰かが対応する必要があります。その際、多くの場合、内勤社員が業務を中断して対応することになります。顧客からの問い合わせや新規の受注などであれば、売上や利益につながるため問題ありません。しかし、不要な営業電話は貴重な時間を奪うだけで、業務の妨げになります。
回数が少なければ支障はないかもしれませんが、日々繰り返されると無駄な対応時間が積み重なります。対応に追われる社員は、本来の業務が進まないだけでなく、ストレスも蓄積されてしまうでしょう。
中には、強引な勧誘や繰り返し電話をかけてくる業者も存在します。そうした対応を日常的に強いられる社員にとっては、精神的な負担も大きな問題です。
業務効率を守り、社員のストレスを軽減するためにも、営業電話への効果的な対策が必要です。
営業電話かも？こんな電話に要注意
営業電話かどうかは、実際に電話に出てみないと判断がつかない場合が多いです。しばらく話をしてから営業電話だったと気づくこともあります。
では、営業電話をできるだけ早く見分けるために、注意すべきポイントを確認しましょう。
担当者の名前を把握していない
用事があって電話をかけてくる人なら担当者の名前を把握していることがほとんどです。そのため、電話口では「○○さんをお願いします」など、具体的な名前を挙げてきます。
一方で、営業電話の場合は担当者名を把握していないケースが多く、「ご担当者様」「社長」といった曖昧な呼び方をする傾向があります。このような場合は、営業電話の可能性を疑って対応するのが賢明です。
電話の向こうから雑音が聞こえる
営業電話をかけている業者は、同じ場所で大勢のスタッフが同時進行でさまざまな企業に対して電話をかけています。そのため、電話越しに他のスタッフの話し声や雑音が聞こえることがあります。一方、取引先など正規の電話であれば、同時に大勢が電話するということは少ないため、多少会話の声が聞こえることはあっても、静かな環境から発信されることが一般的です。
電話の向こうが騒がしいという理由だけで営業電話と断定はできませんが、判断材料の1つとして認識しておきましょう。
一方的な話し方
営業電話の多くはマニュアルに基づいて話をしてきます。そのため、こちらの話を聞きながら提案してくるのではなく、一方的に話を進めるような話し方をしてくるのが特徴です。こちらから質問や確認をしようとしても、なかなか聞こうとはしてくれません。そのような話し方や態度の電話は営業電話と判断してよいでしょう。
覚えておきたい営業電話の断り方
営業電話に出てしまうと、こちらから明確に断らない限りは延々と話を続けてくることも多いです。そのため、婉曲的な言い方はせず、きっぱりと断るようにしましょう。
特定商取引法17条には電話勧誘に対して断りの意思表示をした相手に対して再度営業電話をかけることは禁止されています。
例えば、次のようなフレーズで断ることで明確な断りの意思表示ができます。
・「○○は必要としておりません。今後も不要ですのでご連絡はご遠慮ください。」
・「○○が必要になった際にはこちらからご連絡いたします。」
・「弊社では営業の電話は全てお断りをしています。」
なお、忙しいことや担当者の不在などを理由にして断るのは望ましくありません。明確な断りの意思表示にはならず、忙しくないときや担当者がいるときなら電話をかけて良いものだと受け取られてしまいます。再び何度も電話がかかってくる可能性があり、一時的な対処にしかなりません。
迷惑な営業電話への対策方法
迷惑な営業電話の断り方が分かっても、実際に上手く断るのは難しいと感じている人もいるでしょう。そのような場合には、次のような方法で迷惑な営業電話の対策をするのがおすすめです。
着信拒否
同じ番号から何度も営業電話がかかってくるようであれば、着信拒否設定が有効です。
着信拒否の設定は電話機の機能で行う方法と電話会社のオプションサービスを利用する方法があります。オプションサービスは費用がかかる場合もあるため、まずは電話機の機能を活用するとよいでしょう。ただし、どちらの方法も、ナンバーディスプレイの契約が前提になります。
IVRの導入
IVRとは、自動音声応答システムのことで、着信が鳴ると自動的に受電して音声ガイダンスを流す機能です。「○○の方は1を、××の方は2を、その他の用件の方は3を押してください」といったガイダンスを流し、発信者の回答をもとに用件ごとに担当者へ振り分けるため、効率的な対応が可能です。
営業電話の場合、IVRで対応されると諦めて切るケースが多いです。また、振り分けを行うことで既存の顧客や取引先かどうかがわかりやすくなり、担当者が応答する前から、営業電話の可能性を考慮した対応ができるでしょう。
ただし、IVRを導入するのにはコストがかかります。営業電話対策だけでなく、電話業務全般に関して効率化を図りたい場合に導入を検討してみるとよいでしょう。
電話代行サービスの利用
電話代行サービスというのは、電話の一次対応を外部の業者にアウトソーシングできるサービスです。電話代行サービスのスタッフが受電して用件を尋ねて、メールやチャットで報告してくれます。その内容をもとに、自社の担当者が必要に応じて折り返します。
また、電話代行サービスによっては、内容に応じてそのまま自社の担当者へと取り次いでもらうことも可能です。
どちらの場合も、自社の社員は迷惑な営業電話への対応をする必要はありません。電話業務そのものを行わずに済むため、本来の業務に集中しやすくなり、業務効率アップが期待できます。
迷惑電話対応のマニュアル作成
迷惑な営業電話を断るのが得意な社員もいれば、苦手な社員もいるでしょう。苦手な社員だと、話が長引いてしまうこともあるかもしれません。そのため、自社で対応するのであれば、迷惑電話対応のマニュアルを作成しておくのがおすすめです。
マニュアルには、どのような言い回しで断るのか、相手が一方的に話をしてきたときにはどうすれば良いのか記載しておきましょう。そして、迷惑な営業電話を断る際には、マニュアルを確認しながら対応できるようにしておきます。そうすれば、迷惑な営業電話への対応が苦手な社員でも、得意な社員と同様に対応できます。
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他にもさまざまな機能が備わっており、オプションでIVRも利用可能です。一次受けをする必要がないため業務効率化につながります。また、オフィスにいる社員以外にも振り分けできるため、より迅速な対応ができるでしょう。IVRを活用したいと考えている場合には、ナイセンクラウドを検討してみてください。
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まとめ
悪質な営業電話は、業務時間を奪い、ストレスの蓄積や効率低下を招く要因になります。担当者の名前を把握していなかったり一方的な話し方をしたりする電話は営業電話の可能性が高いため注意しましょう。営業電話だと分かったら、長く話をせず早めに明確に断ることが大切です。
しつこい営業電話に悩まされている場合は、着信拒否設定やIVRの導入、電話代行サービスの利用なども併せて検討してみましょう。