テレワーク導入のポイント！スムーズに始めるには？
国が推進する「働き方改革」の一環として、テレワークという働き方があります。今後導入を検討する企業は増えると思われますが、実際に概要や導入の仕方を理解している方は意外と多くないのではないでしょうか。
当記事では、テレワークの概要や導入する手順、メリット・デメリットを具体的に解説します。テレワークを効率化できるシステムについても紹介しているので、導入を検討されている方は参考にしてみてください。
テレワークとは？メリットとデメリット
最初に、テレワークの概要と、導入することで見込まれるメリット・デメリットについて解説します。
テレワークとは？
テレワークとは、ICT技術を活用した、場所や時間にとらわれない働き方のことです。英語の「tele（遠隔）」と「work（勤務）」を合わせた造語であり、勤務先以外の場所で働く際にテレワークという表現が用いられます。
テレワークには、在宅勤務・モバイルワーク・施設利用型勤務の3種類があります。
在宅勤務は従業員が自宅で仕事を行う業務形態で、モバイルワークは外出先から通信端末を用いて仕事を行う働き方です。どちらもweb会議システムやリモート接続などを併用するのが特徴です。
施設利用型勤務は、勤務先企業が用意したサテライトオフィスや、一般のレンタルオフィスなどで仕事を行う働き方です。一般的にサテライトオフィスは、勤務先から離れた郊外、もしくは都心部に用意することがほとんどです。
テレワークのメリット
テレワークを導入する主なメリットとして、働きやすさの向上による求人応募者数の増加や離職者数の減少、労働生産性の向上が挙げられます。
現代では仕事とプライベートの両立を希望する人が増えていることから、テレワークを導入することで求人応募者数が増える見込みは高く、実際に日経HR社が2018年に公表した『「働き方改革」に関する意識調査』によると、転職活動を行う人の49.5%がテレワーク制度の有無を重視しています。
また、テレワークを積極的に採用している日本マイクロソフト株式会社では、2010年から2015年の間で女性離職者率が40％改善したというデータがあります。育児休暇や配偶者の転勤などを経ても、テレワークであればネット上から仕事ができます。事業拠点への通勤が困難になったとしても、問題なく仕事を継続できることがテレワークを導入する大きなメリットです。
総務省が2017年に公表した「通信利用動向調査」によると、テレワークを導入した企業の労働生産性は、未導入企業に比べて1.6倍に向上しています。労働環境の改善と生産性向上を同時に行えるテレワークは、企業と従業員の双方にとってメリットがある働き方なのです。
テレワークのデメリット
テレワークで働いている人は終日オフィスの外に居るため、正確な勤務時間が分かりづらいことや、セキュリティ対策の不安が大きいことなどが、テレワークのデメリットとして挙げられます。
勤務時間の判断に関しては、クラウド型の勤怠管理システムを活用したり、作業状況をリモートデスクトップで確認したりするなどの対策を実施する必要があります。まだテレワークを導入していない企業では、このようなツールを探すところから始めなくてはいけません。
テレワークでは社外から社内ネットワークへアクセスするので、通信端末の紛失やハッキングなどに対して細心の注意を払わなければなりません。
また、電車やカフェといった人が多数いる状況だと、周囲から直接画面を見られるリスクが高くなります。さらに、勤務中は不特定多数の人が接続する公共Wifiは使わず、有線接続か会社用のWifiを用いることでセキュリティ対策を行うようにするなど、ルールを設けて対策をしておきましょう。
また、テレワークはオンラインで完了できる仕事でしか実践できない働き方であるという、根本的な問題も抱えています。ただし、商談や電話対応などの一部の業務については、アプリケーションやツールを用いることで実施できるようになるため、工夫次第で多くの業務がテレワーク化できるようになってきています。
テレワークをスムーズに導入するためのポイント
ここでは、テレワークを導入するうえで押さえておきたいポイントと、初期導入をスムーズに進めるのに必要な知識を紹介します。
誰がいつテレワークするのかを社内周知する
テレワークを導入する際には、まずテレワークの導入予定があることを社内に通達するようにしましょう。対象とする部署や人物、実施する頻度も併せて公表できると、社員からの要望や対応できる人員の把握調査などもスムーズに進みます。
導入範囲を決める際は、いきなり社内全体でテレワークを開始せず、特定の部署や業務内容に範囲を限定して試験的に導入するようにしましょう。
テレワークの管理担当者を選出するポイントは、テレワークの概要と導入の趣旨を理解しており、導入に向けて高い関心・意欲を持つ従業員をアサインすることです。
労働時間の管理方法を検討する
在宅勤務やモバイルワークなどを実施する場合、企業の管理担当者は従業員の労働時間制度の見直しと、勤怠管理に関する就業規則を決めなければなりません。
テレワークでは管理担当者と従業員が離れた場所に居るため、労働時間の管理が困難になるデメリットがあります。労働時間の長さは人事評価に関わる要素なので、作業量や作業状況などを客観的に把握できるシステムを用意する必要があります。
具体的には、先述したようにクラウド型の勤怠管理システムやオンライン通話システム、そしてwebカメラなどを活用するのがおすすめです。
テレワーク中のルールを定める
テレワークを導入することが社内方針としてまとまったら、具体的なルールを決める過程へ移ります。在宅勤務、モバイルワーク、施設利用型勤務の3種類からどれを実施するか、そしてテレワークを実施する際の手続きや適用条件はどうするかなどを取り決めていきましょう。
自社の事業内容や従業員の勤務状況に沿ってルールを決めることで、テレワーク導入をスムーズに進めやすくなります。従業員に対してテレワークの必要性を的確に伝えるには、実際に試してもらいやすいように、申請の仕方や勤務時間に関するルールを明確に規定することが不可欠です。
テレワークに必要な通信機器・セキュリティ環境を整える
テレワークを実施する際は、社内ネットワークのセキュリティ強化や、テレワーク用端末のセキュリティ対策を整える必要があります。テレワーク導入によるセキュリティリスクを低減するには、信頼性が高い通信環境の用意や、不正アクセスを防ぐ社内システムの構築といった取り組みが重要です。
人為的なセキュリティリスクを防ぐ取り組みとして、テレワークの実施形式や場所に関するルール策定、そして社内資料の持ち出しに関する規定を整備、周知することも忘れずに実施しましょう。
テレワークで勤務する従業員の評価制度を検討する
テレワークを実施する従業員にとって、人事評価制度の内容は大きな関心事です。テレワーク時の勤務時間や作業状況を確認するシステムが構築されている前提ですが、テレワーク勤務者には通常のオフィス勤務者と同じ評価制度を適用することをおすすめします。
テレワーク中の電話対応についてルールを定める
テレワークで働く人とオフィス勤務の人は直接顔を合わせないので、主な連絡手段となる電話への対応はしっかりとルールを定めておくことをおすすめします。施策例としては、テレワーク中は何時でも電話を取るように規定する、あるいは必ず電話を取れる時間を規定することが挙げられます。電話対応に関して明確なルールが決められていると、トラブル対応や取次対応などがスムーズに実施しやすいです。
電話対応は職場の同僚、上司だけではなく、外部の顧客と連絡を取る手段でもあります。連絡の取りやすさは業務効率に大きく影響してくる要素なので、テレワーク中の電話対応に関するルールは優先的に取り決めることをおすすめします。
テレワーク導入に役立つツール
テレワークを効率良く実施するには、各種システムやツールを用いて煩雑な手続きや業務を簡略化することが大切です。ここでは、テレワークの導入段階で役立つシステムやツールをご紹介します。
勤怠管理ツール
勤怠管理ツールを用いることで、テレワークを実施している人の勤務状況を常に把握できるようになります。タイムカードとして用いるだけであれば、無料ツールでも十分に対応できます。スマートフォンのGPSを用いて打刻する場所を記録できるクラウド型の勤怠管理ツールでは、従業員の居場所と勤務時間の両方を記録することができるのでテレワークにおすすめです。
細かい作業内容の把握や給与計算なども併せて行いたい場合は、給与計算ソフトや営業支援ツールなどを併用するか、高度なスケジュール管理システムの導入を検討しましょう。
ビジネスチャットツール
頻繁に連絡を取る必要がある場合や、情報共有をリアルタイムに行いたい場合には、チャットツールを用いると効率良くコミュニケーションが取れます。送信者・受信者とも任意のタイミングでメッセージを送れるので、気兼ねなく質問や発言ができます。
また、発言内容は履歴として残るので、ウェブ会議の内容を後から確認できることもチャットツールを用いる利点といえるでしょう。
メールと比べて手軽にメッセージを送りやすく、他の作業と並行して連絡を取り合えるチャットはまさにテレワーク向きのツールです。
web会議ツール
web会議ツールは、通信端末越しに従業員同士や顧客が顔を写しながら話せる機能を持ったツールです。webカメラを用いて人同士が対面で会議できるほか、リモートデスクトップを活用して企画会議や商談などをリアルタイムで実施できます。ツールによっては会議資料のダウンロードや議事録作成なども行えるので、業務効率の向上も見込めます。
テレワークでweb会議ツールを用いるメリットは、相手の状況をカメラで確認できることです。管理者側からは従業員の作業状況を確認しやすく、従業員側からは業務報告を行いやすいというメリットがあります。テレワークの業務効率を向上させる方法として、web会議ツールはおすすめです。
セキュリティソフトやVPNソフト
テレワークで用いる通信端末には、情報流出のリスクを低減できるようにセキュリティソフトやVPNソフトの導入が必須です。セキュリティソフトを導入する際は、自動でアップデートが行われる製品を選ぶことをおすすめします。複数の端末で作業を行う場合、企業のテレワーク責任者はすべての端末に適切なセキュリティソフトを導入し、常に最新のウイルス対策ファイルが適用されるよう対策をする必要があります。
ちなみにVPNソフトとは、遠隔地にある2つのローカルネットワークを接続できる機能を持ったソフトです。VPNソフトを導入することで、別のオフィスに居ながら社内ネットワークに近いセキュリティ水準を保って通信できるようになります。導入コストが比較的安いので、手軽にセキュリティ対策を行いたい場合におすすめです。
クラウドPBX
クラウドPBXとは、電話の交換作業をオンライン化できるサービスのことです。なお、PBXとは「構内交換機」というハードウェアを指した略称にあたります。
クラウドPBXを用いる1番のメリットは、遠隔地に居ても内線で通話できるようになることです。つまり、社員同士の通話は通話料が無料で行えるうえ、会社宛てにかかってきた電話をテレワーク場所である自宅やサテライトオフィスなどへ転送することができます。また、自宅やサテライトオフィスにいながら、会社の番号を使って電話をかけることもできます。
複数の事業拠点を持つ企業や、テレワークを導入する企業におすすめできるサービスです。
テレワーク導入で役立つクラウドPBX「ナイセンクラウド」
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十分な準備がテレワーク導入の成功の鍵
テレワークを導入する際には、テレワークに関する社内ルールの策定や対象者の選出、試験導入といった事前準備を怠らないことが大切です。テレワークは通勤時間のカットや労働環境の改善などが見込める働き方ですが、一方でセキュリティ対策や電話対応など想定されうる課題も多くあります。
今後テレワークの導入を検討されている方は、当記事で紹介した導入時のポイントやツール・システムを参考に、テレワーク導入の準備を進めていきましょう。