会社への迷惑電話はブロックが正解？迷惑電話の対策方法
みなさんは会社に掛かってくる迷惑電話に悩まされた経験はありますか。しつこい営業電話やいたずら電話、無言電話など、電話を使用していれば何かとつきものなのがこの電話のトラブルです。場合によっては迷惑電話が増えてしまい、業務に支障が出てしまうケースもあります。中には、「その都度対応をしているものの、数が多いのでどうにかしたい」と考えている方もいるかもしれません。不要な電話番号や非通知の電話番号をブロックしてしまえば解決しますが、新規顧客や既存顧客が非通知でかけてきた場合などを考慮すると現実的な解決方法ではないでしょう。今回はそんな迷惑電話に関して、その対処方法をご紹介します。
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会社への迷惑電話。どんな電話？
まずは、会社への迷惑電話にはどのようなものがあるのかチェックしてみましょう。ここでは、よくある5つのケースをご紹介します。
いたずら電話
いたずら電話にはいくつかのケースが存在します。例えば、フリーダイヤルを利用して、何度も同じ内容の電話をかけてきたり、偽名や嘘の要件を伝えたりするといったことが挙げられます。その他にも、騒音をひたすら流す・下品な言葉や罵声を浴びせる・他サービスや団体勧誘もいたずら電話の一つと言えるでしょう。こうした内容に一つひとつ丁寧に対応してしまうと、繰り返し電話がかかってきてしまうため、注意が必要です。
無言電話
無言電話とは電話口に出ても反応がなく、こちらがいくら対応しても返答が得られないものです。無言電話にはいくつかの理由が考えられ、大別すると「悪質でないもの」「悪質なもの」の2種類があります。
悪質ではないものの例としては、電話番号のリダイヤルボタンを偶然押してしまい、かかってしまったケースやボタンの押し間違え、回線状況から音声が通じていないケースなどが考えられます。一方、悪質なものの例としては企業の状況を収集する目的や純粋な愉快犯といった理由が考えられます。後に詳しく説明しますが、さらに悪質なケースでは特定個人への嫌がらせの電話の可能性もあります。こうした迷惑電話が慢性化してしまうと、従業員のストレス増加や、業務時間のロスにつながります。
不要な営業電話
営業電話の多くは、新商品のセールスや商品の満足度アンケート、サービス・物件の案内などの内容です。基本的に、企業にかかってくる迷惑電話の多くが「不要な営業電話」でしょう。うっかり電話に出てしまうと、不要な商品やサービスの紹介を断り切れず、長い時間聞いてしまい時間をロスしてしまうことがあるため注意が必要です。
ちなみに、営業電話を断る際にはいくつかポイントがあります。一つ目は「主導権を握ること」「なるべく丁寧な対応を心がけること」です。営業電話において、相手のテンポに飲まれてしまうと中々電話を切ることができなくなってしまいます。そのため、まずはどのような要件なのかをきちんと説明してもらったり、どのようなことが知りたいのかを質問したりして、主導権を握るよう心がけましょう。その際の話し方・対応も丁寧な口調を心がけることが大切です。こちらが横柄な態度を取ってしまうとトラブルの種になってしまうかもしれません。営業電話の相手と、今後ビジネス上でどのような付き合いをするかも分からないため、真摯に断りましょう。
会社への恨みの電話・クレーマー
迷惑電話の中には、会社への恨みの電話や悪質なクレーマーも存在します。例えば、商談に断られた客先からのクレームだったり、退職した社員からの電話だったり、仕事に対する苦情などが挙げられます。本当は商品に問題がないのにもかかわらず、問題をでっちあげてクレームの電話を掛けてくるような人もいます。特定の電話番号には出ないルールを会社で決めるのも大切です。
社員個人への恨みの電話・ストーカー
単なる間違い電話と異なり、何度もかかってくる無言電話や非通知の電話が続くような場合、特定の社員へのストーカーによる迷惑電話の可能性もあります。相手が単なるいたずらで電話している場合は無視や着信拒否で解決することもありますが、ストーカーの場合には相手を刺激することになり、行動がエスカレートすることもあるので注意が必要です。
危険を感じるような場合は、迷わず会社に報告して、警察の介入を受けることをおすすめします。こうしたストーカーによる迷惑電話は、威力業務妨害やストーカー規制法に適用される可能性もあります。大事に至ることがないよう、早め早めの対策が重要でしょう。
会社への迷惑電話対策
さて、一口に「迷惑電話」といってもさまざまなケースがあることが分かりました。では次に、迷惑電話への対策をご紹介します。
非通知拒否
一つ目は非通知の拒否設定をする方法です。確かに迷惑電話はほぼ非通知でかけてくるため、有効な方法ではあります。しかし、非通知の電話番号を全てブロックしてしまうと、取引先や顧客の誰かが非通知でかけてきた場合、受電することができないため、スマートな方法とは言えません。迷惑電話ではなく通常の問い合わせでも非通知で掛けたいという顧客も確かにおり、そのような顧客から非通知拒否は不快に思われる可能性は捨てきれません。ただ、最近では個人でも非通知拒否を設定することが一般的になってきたため、法人でも非通知を受け付けないということが浸透しつつあります。
特定の電話番号をブロック
一度かかってきた迷惑電話を拒否するのに有効な手段です。迷惑電話を簡単にブロックできるフィルタ機能を使い、登録している電話番号を自動的に拒否します。そのため、迷惑電話がかかってきた場合であっても登録された電話番号からは着信を受けることはありません。
営業電話の場合はリストから削除を依頼する
営業電話は独自に入手したリストから架電しているケースがほとんどです。そのため、電話がかかっていた場合には、営業リストから外して欲しい旨をきちんと伝える方法もあります。しかし、しつこい営業の場合にはあまり効果がない対応です。
恨みによる迷惑電話は警察に相談を
電話口から相手の恨みの感情を感じるようなケースでは、警察に相談することも必要です。エスカレートして犯罪に繋がりそうな迷惑電話であれば、専用窓口の「＃9110」番があります。もし何か危険な状態に陥っていたり、悪質な嫌がらせ電話に困っていたりする場合には、早めに相談してみましょう。
迷惑電話をブロックしながらコスト削減・業務効率アップを実現できる「クラウドPBX」とは
対策を行っても迷惑電話がかかってくる場合どうしたら良いのでしょうか。一つの解決方法に「クラウドPBX」を導入する方法があります。
クラウドPBXとは
クラウドPBXを理解する前にPBXとはどのような意味なのかをご説明します。PBXとはオフィス内にビジネスフォンを設置するときに必要な機器のことです。ビジネスフォンを使い転送および保留機能、留守番電話機能など複数の電話回線をまとめて利用したりするときに必要になります。基本的にビジネスフォン導入にはPBX設置は不可欠です。
クラウドPBXは、ネットワークを介して、このPBXの機能をクラウド上に設置するサービスのことです。クラウド上に置くことで、各種工事が不要になったり、メンテナンス費が削減できたりするメリットがあります。クラウドPBXでは固定電話だけでなく、スマホやタブレット、PCなどの端末も活用して通話ができるため、状況に応じて最適な電話環境を構築することができます。
迷惑電話ブロック機能搭載のクラウドPBXもある
クラウドPBXの中には、迷惑電話をブロックしてくれる機能を搭載しているものもあります。非通知拒否や登録した電話番号のブロックなど基本的なものから、例えば、時間帯によって違うアナウンスにすることで不要な電話を遮断する機能や、クレーム対応がきた際に上司などのアドバイスが受けながら通話ができる機能などがあります。また、企業への電話でよく聞くことのある「～に関しては1を、〇〇に関しては2を、△△に関しては3を、･･････」というような、電話の用件によって電話対応を振り分けるためのアナウンス機能も、迷惑電話を掛けてきた人が「面倒だ」と感じやすくなるため、途中で電話を切ってしまうという効果があります。
迷惑電話をブロックする機能を上手く組み合わせることで、対応時間を減らせる可能性があります。またフリーダイヤルの場合では、電話を受けている側が通話料を払わなくてはいけないため、迷惑電話を減らすことでコストの削減にも繋がります。
コストの削減や業務効率アップも実現できる
先ほどご紹介した迷惑電話への対応機能以外に、クラウドPBXには電話の業務効率をアップさせる機能も搭載されていることが多いです。例えば電話の相手がナンバーディスプレイに表示され、担当者が直接電話を取れば、電話を取り次ぐ手間や時間を省くことができます。スマホで会社宛の電話に出られたり、逆に会社の電話番号を使ってスマホで発信ができれば、外出の多い社員は電話のために会社にわざわざ戻る必要がありません。さらに、クラウドPBXは通常のPBXと異なり、内線の範囲が限定されません。通常のPBXでは同一オフィスないでしか内線を繋ぐことができませんでしたが、クラウドPBXであれば異なる拠点間でも内線を使って通話ができるため、大幅なコストカットが可能です。
迷惑電話の対策をしながら、業務効率のアップもコストの削減も可能なクラウドPBXは、一石二鳥、三鳥ともいえるツールでしょう。
迷惑電話ブロック機能つきクラウドPBX「ナイセンクラウド」
ここからは、迷惑電話ブロック機能や迷惑電話対策に役立つ機能を搭載している、クラウドPBXの「ナイセンクラウド」をご紹介します。
ナイセンクラウドの機能
ナイセンクラウドの機能はさまざまなものがありますが、ここでは迷惑電話に対応できる機能に絞ってご紹介します。まずは基本機能から迷惑電話に有効な機能を挙げます。
1つ目は、非通知電話や特定番号の着信をブロックする機能です。迷惑電話への対策としては基本的なものです。非通知番号や特定電話番号からかかってきた電話に対し、切断・話し中・アナウンス・呼び出し音を鳴らし続ける設定が可能です。呼び出し音を鳴らす設定にすると、ブロックされている側には呼び出し音が聞こえますが、ブロックしている側には着信音が鳴りません。延々と着信音を鳴らし、電話に出るとすぐに切ってまたかけ直してくるようなタイプの迷惑電話に有効な対策です。
2つ目は、対象時間別の着信ルールやアナウンスを設定する機能です。時間帯・曜日別・着信番号ごとに、詳細な着信ルールやアナウンス設定ができます。例えば、土日と平日9～18時以外は営業外のアナウンスを流し、特定番号からの着信は特定の内線のみ呼び出すなど、柔軟な設定が可能です。
3つ目は、受電前にどこの・誰からかかってきたかを表示する機能です。電話番号を複数設定できるナイセンクラウドですが、着信時はどこの番号宛てに・誰からかかってきたかが一目でわかるように表示されるようになっています。IP電話機・PC・スマートフォンなど、基本的にどの端末を使っても表示確認ができます。例えば、女性に対して不快な発言をするような迷惑電話の場合は、最初から男性社員が電話を取ることを続ければ諦めて電話を掛けてこなくなることがあります。あえて迷惑電話の番号を登録しておき、表示機能で確認してから男性社員が電話に出ることができます。
迷惑電話に有効なオプション機能もご紹介します。
まずは、自動通話録音の機能です。設定した電話に対し、発信および着信ともに全通話を自動で録音します。音声データは3か月間または約100時間を超えるものから古い順に削除されるので、長時間対応になった場合でも安心です。ちなみに、録音した音声はダウンロード可能ですので、例えばストーカーからの迷惑電話被害がある場合は、録音データを警察に提出することができます。
続いて、モニタリングとウィスパリング機能です。先ほど簡単にご紹介しましたが、顧客との対応中に他のスタッフが通話内容を聞き、アドバイスをすることが可能です。もちろん、こちら側の音声は相手に聞こえない仕組みになっています。悪質なクレーマーへの電話に長時間対応している社員がいる場合、上司が通話内容を聞きながら指示を出すことが容易になるでしょう。
また、前述したような「～については1番を、･･････」というようなIVR・音声ガイダンス機能もあります。
ナイセンクラウドにはその他にもたくさんの機能が備わっています。簡単にナイセンクラウドについて分かる動画をご紹介しますので、ぜひご覧ください。
ナイセンクラウドの料金
ナイセンクラウドのプランは、ライト（1内線）・ペア（2内線）・プロ（5内線～）の3つのものから選択可能です。
ライトは1人で運営している会社向けのプランで、1台なので内線機能は利用できません。外出先で固定電話利用やオプション機能を主に利用する人におすすめです。
ペアは1～2人で運営している会社向けです。社外でも会社にかかってきた電話をスマートフォンやPCで取り次げます。外出が多い起業したての会社におすすめです。
プロは5人以上の中規模以上の会社やコールセンターに向いています。内線利用はもちろん、ナイセンクラウドで提供されている機能をフルに活用したい人におすすめです。
費用は初期費用と月額費用がそれぞれあり、初期費用は一律10,000円です。月額費用はライトが2,000円・ペアが5,000円・プロが10,000円となっています。プロを契約する際は、追加する内線数によっては割引されます。オプションは何人で利用しても1契約あたりの料金となります。
具体的な料金について知りたい場合は、サービスサイト上で計算可能な自動見積もり、もしくはお問い合わせによる個別見積もりをご利用ください。
迷惑電話対策はブロック機能付きのナイセンクラウドで！
今回は迷惑電話のブロックや対策をテーマに、迷惑電話の種類や対処法、迷惑電話解消に役立つサービスをご紹介しました。企業への迷惑電話というと、あまりイメージが湧かない方もいるかもしれませんが、放置しておくと従業員のモチベーションダウンや業務負荷の増大につながります。最悪の場合には、離職にもつながってしまうかもしれません。現在、迷惑電話に悩んでいる企業の方はもちろん、「電話業務を効率化したい」「テレワークで電話業務に課題感を抱えている」という企業なども、ぜひナイセンクラウドの導入をご検討ください。