話題のワーケーション。業務中の電話はどうする？
2020年現在、新型コロナウイルスの影響もあり、多様な働き方がより一層広まっています。実際に、リモートワークなどのテレワークで勤務されている方も多いのではないでしょうか。こうしたさまざまな取り組みが成される中で、今「ワーケーション」という働き方が注目を集めています。聞き慣れない方もいるかもしれませんが、日本でも導入する企業が増えている話題の働き方です。
そこでこの記事ではワーケーションについて詳しく解説します。ワーケーションの概要やメリット・デメリットなどのほか、ワーケーションには欠かせないクラウドPBXについても紹介しますので、これからワーケーションを導入される方は、ぜひご一読ください。
＞＞漫画でわかるナイセンクラウド＜＜
ワーケーションとは？
ワーケーションとは、仕事の「ワーク（Work）」と休暇の「バケーション（Vacation）」を組み合わせた造語です。オフィス街を離れて、リゾート地のどこか別の場所で休暇を過ごしながら働くことを指します。
このワーケーションという言葉は、2000年頃にアメリカで誕生しました。近年は世界中で働き方が多様化してきており、ワーケーションの考え方も各国で広がっています。オフィスから離れて仕事をするという点ではリモートワークやテレワークと似ていますが、ワーケーションの最大のポイントはやはり休暇です。ビーチリゾートや温泉街など、仕事と縁のない土地であってもいつものように仕事を行えます。仕事が忙しくても周囲にはリラックスできる環境が整っていますし、子供が遊んでいる合間に仕事を片付けることも可能です。
とはいえ、日本では文化として仕事に穴が開くとの理由から、長期休暇を遠慮する社員がまだまだ多いです。しかし、このワーケーションが認められれば、インターネット環境さえあれば休暇先で仕事を行えます。ワーケーションでは仕事の合間にリフレッシュができ、休暇としてではなく仕事としてリゾートなどの行楽地に行けます。そのため、日本人が持つ休暇へのハードルを下げることも期待されています。2017年にはJALがワーケーションを導入したことで大きな反響がありました。今後もワーケーションが広がる流れは続きそうです。
ワーケーションのメリット
魅力の大きいワーケーションという働き方ですが、メリットは何があるでしょうか。代表的な3つのメリットを解説します。
働きやすい環境で働くことで生産性がアップする
ワーケーションは、集中力が向上し生産性がアップすると言われています。オフの時間に好きなようにリゾート地などでリフレッシュができるため、メリハリが生まれ普段のオフィスでの仕事よりも効率が上がります。さらに、いつもと異なる環境で仕事をするので、新しいアイデアや発想が得られる可能性も高まります。実際に、自室があるなど環境が整っている方だと、テレワークで生産性の向上を感じられた方も多いはずです。そうした環境がさらにグレードアップしたのがワーケーションとも言えるので、その効果も想像しやすいのではないでしょうか。リゾート地で癒されればストレスも蓄積しにくく、体のコンディションもキープできるでしょう。
社員の満足度やモチベーションが向上する
社員の仕事への満足度やモチベーションも向上します。ワーケーションは仕事と休暇を両立するものなので、リフレッシュ効果も期待されています。仕事以外の時間をリゾート地などで好きなように過ごせれば、ハードな仕事で疲れた体も癒されるでしょう。また、大切なご家族と一緒に過ごす時間も増えるはずです。ワークライフバランスが良好になることで、仕事にもより前向きに取り組めるようになります。結果的に、こうした環境を提供してくれている会社への評価も見直されますし、働くことの満足度も高まりまるでしょう。
有給の取得促進につながる
休暇先で仕事をしているため、有給の取得も容易になります。オフィスでの仕事だと休暇を取るためにハードルがありますが、ワーケーションであれば移動の手間もありませんし周囲の視線も気にしなくて平気です。社員の有給取得日数の不足は会社で問題になりがちですが、ワーケーションの導入が進めば有給の取得促進につながります。また、休暇先に仕事環境があるので、必要最低限の業務をしながら休暇も楽しむなど柔軟に対応できるのもワーケーションの強みです。仕事の関わりを保っていることで罪悪感も軽減されるはずですし、職場の仲間とのつながりを感じられるなど安心感も得られるでしょう。
ワーケーションのデメリット
では、ワーケーションにデメリットはあるのでしょうか。ワーケーション導入時の注意すべきポイントとして事前に確認しておきましょう。
導入にあたりセキュリティ対策が必要
テレワークでも同様の問題がありますが、ワーケーションにおいてもセキュリティ対策が必要です。オフィスという限られたエリアとは異なり、ワーケーションだと任意のリゾート地などで業務をすることになります。そのため、個人情報の扱いや、パソコンなどの端末をどのように管理するかなど、クリアすべき課題が多くあります。また、社員個々人へのセキュリティに関する教育も求められますし、MDM（モバイル端末管理）と呼ばれるツールの導入も有効な方法です。さらに、万が一情報漏洩などの問題が発生した場合に、被害を最小限に抑えて再発を防止するための仕組み作りも必要でしょう。ワーケーションをスムーズに運営するためには、こうしたセキュリティ面での準備を整えることが大切です。
労働時間の管理がしづらい
ワーケーションだと社員の労働時間の管理が難しくなります。勤怠管理ツールを使うなどのいくつか方法はあるものの、基本的には社員の意思に左右されるケースが多くなるでしょう。オフィスであれば管理者や周囲の目がありますし、出社して業務に取り組んでいるのは目視で分かります。しかし、ワーケーションでは実際に肉眼で見て人の勤怠を管理できません。勤怠管理ツール上は退勤していても、社員が無理をして残業していても気づけないでしょう。逆に勤務と称して休んでいても、そうした社員を見つけることは困難です。
ワーケーションという環境で労働時間の管理をしっかりと行うには、定例のオンライン会議を設けたり、報連相をより徹底したり、会社ならではの工夫をしましょう。勤労時間と実績値を明確に、そして詳しく社員に報告してもらうだけで、仕事に緊張感が生まれて改善が見込めるかもしれません。
業務中の電話の問題
業務中の電話応対に関しても対策が必要です。例えば、何も策を講じることなくワーケーションを始めてしまうと、ワーケーション中の社員宛の電話を本人に繋ぐために何度も電話のやり取りが生じ、社内での電話のやり取りでもかなりの費用がかかってしまいます。さらに、会社の代表電番を活用して社外に電話を掛けたいような場合も対処できないでしょう。そうした基本的なビジネスフォンの機能をワーケーションで使えなくなるのは大きなデメリットです。特に営業部門など、社内外との連絡を頻繁に行う方は支障をきたしかねません。
しかし、これら電話業務にまつわる課題を一挙に解決できる方法もあります。それが、「クラウドPBX」の活用です。クラウドPBXを導入すれば、ワーケーションで生じる主な問題はすべて解決します。さらに便利な機能が多く搭載されているため、オフィスにいるとき以上に電話業務を効率化できる可能性もあるのです。現在はそうした利点から、多くの企業で導入が進んでいます。ワーケーションだけでなく、テレワーク・リモートワークでも大きく注目されています。
ワーケーションでも電話業務が可能となる「クラウドPBX」
さて、ここからはクラウドPBXの特徴やメリットを詳しくお伝えします。
クラウドPBXとは
クラウドPBXを知るために、まずはPBXという仕組みから説明します。PBXとは電話交換機を指し、電話回線を相互接続して電話網を構成するための交換機のことです。外線から発信された着信を内線に切り替えたり、内線から外線への発信を制御したりする役割を果たしています。多くの企業ではPBXを使用して、内線・外線の環境を構築しています。
PBXは高度な機能を持っていますが、一方で電話回線の工事を行うためにはお金も時間もかかりがちです。さらに、電話機や回線の増減などの設定の変更があればその度に業者を呼ぶ必要があるなどの課題も抱えています。また同一拠点内でしか利用できないというデメリットもあります。
そこで新しく登場したのがクラウドPBXです。クラウドPBXはインターネット上にPBXの機能を構築するもので、オフィス内にPBXを設置する必要がありません。そのため、オフィス内に場所を取る必要がなく、定期的なメンテナンス・工事も不要です。そして、電話機や回線の増減、内線番号の設定などもすべてWEBから管理画面にアクセスして行えるため、変化にも柔軟に対応できます。インターネットにさえ接続できれば、複数の拠点で電話番号を共有することができます。PBXの抱えるボトルネックはすべて解消されており、さらなる業務効率化が期待できます。
クラウドPBXならスマホで会社の電話番号が利用できる
従来のPBXではビジネスフォンを導入してPBXと一緒に利用する必要がありました。しかし、クラウドPBXであれば、どこへでも持ち運びのできるスマホや携帯電話を会社の電話として使用することができます。スマホ・携帯電話の本来の電話番号以外に、会社の電話番号を使用して発着信が可能になります。また、PCやi Pod touchなどの端末でも使用可能です。
どんな場所でもインターネット環境があればクラウドPBXは利用可能です。まるで会社に出社しているのと変わらないように電話を使用することができるのです。まさに、ワーケーションやテレワークにこそ最適なソリューションの一つと言えるでしょう。
ワーケーションの導入に対応できるクラウドPBX「ナイセンクラウド」
ワーケーションの導入の際に役立つクラウドPBXですが、ここでは弊社が提供するクラウドPBX「ナイセンクラウド」をご紹介します。
ナイセンクラウドの特徴
ナイセンクラウドの特徴は低コストで多機能な点です。ナイセンクラウドを導入すれば、電話業務の質を向上させてコスト削減を実現できます。では、主要な機能をいくつかご紹介します。
まず通話料の削減についてですが、拠点間通話や登録した端末とオフィスとの通話はすべて内線通話扱いとなり、無料で利用できます。ワーケーションで社内のやり取りが増えたとしても、ナイセンクラウドであれば通話コストを気にせずに連絡が可能です。
また、スマホやPC、IP電話機などで発着信可能なため、追加でビジネスフォンを購入する必要はありません。社用携帯を契約する必要もありません。使い慣れた個人のスマホを業務用のビジネスフォンとしても使えるようになるため、従業員側としても扱いやすいでしょう。
さらに、着信時に複数端末の一斉呼び出しもできるため、抜けもれや機会損失も防げます。誰からの電話か、ディスプレイ表示させることができるので、ワーケーション中の社員の担当顧客から電話が掛かってきた際に、ワーケーション中の社員が電話に出ることもできますし、オフィスの社員が電話に出た後にすぐに担当社員に取次ぐことも可能です。電話の取次ぎという地味に手間と時間のかかる業務の負担を軽減することができます。
ちなみに、ナイセンクラウドでは録音機能やモニタリング&ウィスパリング機能といった便利なオプション機能も追加できます。さらなる業務効率化を図るだけでなく、電話業務で起こりがちなトラブルも減らせるので、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。
詳しくはナイセンクラウドの紹介動画やサービスサイトをご覧ください。
ナイセンクラウドの導入手順
ナイセンクラウドの導入はとても簡単です。Rakuten、KDDI、NTTなど契約先によって細かな導入手順は異なりますが、大きな流れは以下の通りです。
まずは、申込フォームや電話にてお申し込みください。メール、FAXまたは郵送で申込書類を送付しますので、申込書類に記入の上、身分証明書のコピーとともにご返送ください。申込書類が弊社に到着後、電話番号開通手続きやナイセンクラウドの初期費用のご請求書を発行いたします。ナイセンクラウドの開通手続きを行い、完了後はIDやパスワードお送りしますので、各種情報を設定していただき、発着信テストを行います。ナイセンクラウドは最短即日で導入可能です。
なお費用については自動見積もり・個別見積もりをご利用ください。
ワーケーションを導入するなら、まずは電話の問題を解決しましょう
ワーケーションは新たな働き方として、日本で広がりつつあります。ただ、ワーケーションを成功させるには電話環境の構築やセキュリティ対策の徹底など、解決すべき課題があります。その中の一つである電話業務の問題を解決するには、クラウドPBXが有効であり、なかでもナイセンクラウドは低コストかつ多機能なサービスで多くの企業に実際に導入いただいております。ワーケーションやリモートワークなどで仕事の電話の見直しを考えている方は、ナイセンクラウドでの改善をご検討ください。