固定電話の番号が使えるようになるスマホアプリってどんなもの?

2020年9月15日ビジネスフォン

さまざまな機能が搭載されているスマートフォン。プライベートはもちろん、お仕事で使う場面も多いはずです。特に、営業などで外出先にいて取引先に電話をする際に、スマホから発信するケースもあるでしょう。しかし、そうした場合に「相手がなかなか出てくれない」「会社の代表電話番号ではないため不審な電話だと思われた」など、悩みを抱えている方も少なくないはずです。こうしたとき、固定電話で取引先に電話をかけたいと思ったことがある人も多いでしょう。

スマホを使って、会社の固定電話番号で発信できるアプリがあるのをご存知でしょうか。ここでは、そのアプリの紹介をするとともに、それに関わる「クラウドPBX」のサービスについて解説します。電話業務を効率化したい方、もっと便利に電話を使いたいという方はぜひご覧ください。

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固定電話の番号がスマホで使えるようになるアプリって何?

固定電話の番号がスマホで使えるようになるアプリとはどのようなものでしょうか。

今や通話ができるさまざまなスマホアプリが登場していますが、中にはスマホにインストールするだけで自宅や会社の固定電話の番号を使って発着信ができるアプリも出てきています。一般的に固定電話の番号を利用できるスマホアプリはクラウドPBXの付属アプリで、クラウドPBXの契約をすることで利用ができます

 

では、ここで改めてPBXやクラウドPBXの概要について簡単に説明したいと思います。

PBXとは、Private Branch Exchangerの頭文字を取った略称で、電話交換機のことです。内線・外線の取り次ぎや転送など、電話に関する各種機能を制御する役割を担っています。オフィスにPBXを設置することで、複数の端末で同一の電話番号を利用できたり、内線を使用できたりします。

そして、クラウドPBXはインターネットを介してその機能を利用できるサービスのことを指します。オフィスへの物理的設置は必要ありません。そして、クラウドPBXを利用した付属のアプリを使うことで、固定電話の番号がスマホで使用できるようになり、まるでスマホをビジネスフォンのように使うことができるのです。

クラウドPBXのメリット

付属のアプリをスマホにインストールすれば、固定電話の番号がスマホで使用できるようになるクラウドPBX。このクラウドPBXのメリットについて整理してみます。

スマホアプリをインストールすれば外出先でも会社の電話が利用できる

前述したように、アプリをスマホにインストールすることで外出先でも会社の固定電話番号を利用できることが大きなメリットとして挙げられます。

携帯電話番号に比べて、固定電話番号は圧倒的に信頼度が高く、顧客に不安を抱かせたり、機会損失を生んだりする心配がありません。例えば外出先から電話をかける際、従来の仕組みでは携帯電話から発信しても携帯の電話番号が通知されてしまいます。こうした場合、着信した側も企業からの連絡であると気付けず、電話に出てくれないことも珍しくありません。しかし、固定電話の番号を使って発信できれば、課題は解消されます。電話をかけた取引先の方も、「あの会社からの電話だ」と安心して電話を取ることができ、担当者にスムーズに取り次いでもらえるでしょう。

また、発信するだけでなく着信も可能なため、外出中の社員が会社宛に掛かってきた電話に対応することが可能になります。オフィスにいないときに取引先から電話が掛かってくると、大抵は戻り次第折り返しをして対応しますが、相手とタイミングが合わずにすれ違いになってしまうケースは少なくありません。スマホで固定電話に掛かってきた電話に出られればそのようなすれ違いを防ぎ、スムーズなコミュニケーションが実現します。外回りや出張が多い営業職の方も効率的に営業を進められるはずです。

 

もちろん内線も外出先で利用可能

次に、外出先で内線を利用できる点も見逃せません。手持ちのスマホが内線端末になるので、外出先でも内線同士の通話が可能です。日常的な社内連絡だけでなく、海外を含めた他拠点間で連絡を取る際にもぴったりです。どうしても外出の多い社員がいる会社では、社員同士の連携が難しくなってしまいます。しかし外出中でも内線を使って連絡が取れるようになれば、急な業務連絡も簡単に対応することができ、出張中の社員の状況をリアルタイムに把握することも容易になります。

圧倒的にコストが安くなる

続いて、通話や導入にかかるコストが安くなる点もメリットの一つです。携帯電話で通話をすると基本的に高い料金がかかります。一方、クラウドPBXのサービスでは、内線同士の通話料金は無料となっているケースがほとんどです。今までかかっていた携帯電話での高い通話料が無料になるので、通話にかかるコストが大幅に削減できます。

また、従来のビジネスフォンには必要不可欠なPBX(主装置)が不要になり、端末もすでに持っているスマホやパソコンも利用できます。そのため、導入時に必要になるリース料金や設置費用、メンテナンス料金、端末購入代が削減できます

多様性のある働き方に対応しやすくなる

多様性のある働き方に対応しやすくなることも大きなメリットです。

働き方改革や感染症の広がりによって、オフィスに出社する従来型の働き方から、生活に合わせたテレワークの導入が急速に進みつつあります。しかし、そこで課題となるのがコミュニケーション面に関する問題です。テレワークでは基本的にテキストベースでのやりとりになるため、ミスコミュニケーションが生まれやすく、用件のニュアンスが伝わりづらい側面があります。

しかし、クラウドPBXを利用することでテレワーク中でも電話の内線・外線を利用できるようになり、スムーズな電話連絡により社内コミュニケーションも円滑に進みます。クラウドPBXサービスの中には、電話だけでなくWeb会議システムが搭載されているものもあるため、より対面に近い形で対話することも可能です。場所を選ばずに働けるようになるため、自宅やカフェ、モバイルオフィスなど勤務地に捉われない働き方でも問題なく業務を進められます。

固定電話の番号が使えるようになるアプリ4選

スマホやPCで固定電話の番号を使うためのアプリについて、そしてそのアプリを使うために必要なクラウドPBXについて説明しました。

ここで実際に固定電話の番号を使うためのアプリを具体的にご紹介します。

Zoiper

ZoiperはiOS、Androidの両方のスマホで使用できる無料アプリです。無料アプリの中で比較的評価が高く、iOSとAndroidの両方に対応しているため導入する際に使用するスマホの機種に制限がありません。会社で社用のスマホを導入している場合でも、社員の個人スマホを利用する場合でも、基本的にはZoiper1つで事足ります。

Grandstream Wave

Grandstream WaveはAndroidのスマホで使用できる無料アプリです。Zoiperをインストールしてみて正しく動作しない場合、AndroidであればGrandstream Waveも試してみることができるでしょう。

Acrobits Softphone

Acrobits Softphoneは有料アプリです。iOS、Androidの両方で使用できます。無料のZoiperやGrandstream Softphoneと異なり、プッシュ通知で着信が可能です。バックグラウンドで起動しておく必要がないため、バッテリーの消費が少なくて済みます。

Zoiper Classic

先にご紹介した3つのアプリはスマホ用ですが、Zoiper ClassicはPC用のアプリです。PCで固定電話の番号を使った発着信をしたい場合に利用します。例えば、コールセンターなどでPCでの発着信をご希望のケースでZoiper Classicが利用されています。

 

以上の4つのアプリだけでは使用できません前述したようにクラウドPBXが必要です。そこで当社が提供するクラウドPBX「ナイセンクラウド」をご紹介します。

クラウドPBXならナイセンクラウド

ここからは、当社のクラウドPBXサービス「ナイセンクラウド」を紹介します。ナイセンクラウドは8年連続で安定稼働を継続している実績を持ち、2,000社以上の企業様にご利用いただいています

ナイセンクラウドでは、離れた拠点間を内線化して電話番号を1つにまとめたり、地域型・非地域型の電話番号を使ったりすることができます。地域型の電話番号は03・06・011~098などの番号を、非地域型では050・0120・0800といったIP電話番号、フリーダイヤルの利用が可能です。料金プランや搭載されている機能もバリエーション豊富ですので、会社の規模や業種問わずご利用いただけます。

なお、使える端末はPC・スマホ(iPhone/Android)・IP電話機で、社内ではIP電話機、外出先ではスマホ、コールセンター業務を行う拠点ではPCなど、使い分けることも可能です。

リースや設置、工事が不要なのでコスト面にも優れます。サービスの導入も短期間で済むので、今すぐ使いたいという方に適したクラウドPBXです。

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ナイセンクラウドの基本機能

ここからは、ナイセンクラウドの機能について、その特徴ごとに詳しくご紹介します。

◎内線通話はどこでも無料
内線間の通話が無料となります。一般のビジネスフォンと違い、内線電話を社外に持ち出すことができます。外出先・拠点間同士・海外などと、いくら話しても通話料金はかかりません。

◎フリーダイヤル(0120/0800)もスマホで取得して発着信
0120や0800のフリーダイヤルもナイセンで携帯して運用することが可能です。スマホやPCでも運用可能なため、ECサイトや問い合わせ窓口などの開設に最適です。また、フリーダイヤルの番号をすでにお持ちの方でも、番号を変えずに利用することもできます。

◎どこに/誰からかかってきたかを表示
着信時にどこの電話番号宛てに、誰からかかってきたかが瞬時に分かるように表示されます。IP電話機やスマホ、PC、どの端末でも同様に表示されます。業務の種類ごとに電話番号を分けておけば、どこの電話番号宛てにかかってきたかを見ることで、受電するより先に業務の内容を把握することができます。そのため、スムーズに電話を受け取ることができるでしょう。

◎留守番電話メッセージをメール送信
録音された音声メッセージをMP3形式に変換できる機能も搭載されています。留守番電話メッセージをメールで送信できるため、離れた場所に居たとしても、メールですぐにメッセージを確認できます。また、外出先で留守番電話サービスに接続せずに、メッセージを確認することが可能です。

◎対象時間別の着信ルール・アナウンス設定
時間帯・曜日別・着信番号ごとに、詳細な着信ルール、アナウンス設定ができます。例えば、土日と平日9~18時以外には営業時間外のアナウンスを、特定の電話番号から着信があった場合には内線を呼び出すことも可能です。このように自由度の高い設定ができるため、業務に合わせた電話応対が実現します。

◎非通知電話や特定番号の着信をブロック
非通知電話や特定の番号の着信に対して、切断や話中、アナウンス、呼び出し音を鳴らし続けるなどの設定ができます。また、非通知設定や特定番号の着信ブロックがブラウザ上で簡単に設定できるため、運用も簡単です。

ナイセンクラウドの実際の挙動や機能について1分の動画にまとめていますので、ぜひご覧ください。

ナイセンクラウドのオプション

その他にも、ナイセンクラウドでは実用面に優れたオプションを揃えています。オプションですので別途費用が掛かりますが、必要に応じて機能をカスタマイズすることができ、より柔軟な電話業務を可能にします。

◎自動通話録音
設定した電話に対して、発着信ともに全通話を録音します。録音した音声データはダウンロードが可能です。通話録音機能があれば、オペレーターの聞き漏らしやクレーマーとのやりとり、オペレーターの教育など、さまざまな場面で役立ちます。

◎モニタリング&ウィスパリング
モニタリング&ウィスパリング機能では、接客中の通話内容を他のスタッフが確認しながら、アドバイスが行えます。このアドバイスの内容はお客様に聞こえないので、安心して指示を出すことができます。新入社員へ指導しやすくなるでしょう。

◎IVR、音声ガイダンス
「商品については1を、採用については2を、それ以外は9を押してください」といったメッセージが流れる、IVR・音声ガイダンス機能を利用できます。要件別にガイダンスの設定をしておくことで、対応の効率化が期待できます。

◎電話会議
複数人で同時に通話ができる機能です。内線間はもちろん、外線からの参加も可能です。契約内線数の範囲で同時通話ができます。

◎電話着信時PC画面にポップアップ通知
電話着信時、誰からどこの電話番号宛にかかってきたかを、PC画面上に表示する機能です。誰が取るべき電話なのかが分かるため、無駄な取次ぎ業務を減らすことができます。

ナイセンクラウドの費用

ナイセンクラウドは3つの費用プランに分かれています。プランの種類は、「ライトプラン(1人用)」「ペアプラン(1~2人用)」「プロプラン(上限5内線)」の3つで、初期費用は一律10,000円です。月額料金は、ライトが2,000円、ペアが5,000円、プロが10,000円で、「プロプラン」の場合は5内線以上1内線ごとに1,000円が加算されますが、追加する内線の数によって割引率が適用されます。

 

従来型のPBXの設置や配線工事、メンテナンス、運用を自社で行う必要がないので、その分コストを抑えることが可能です。月額料金は、プランやオプションの選択によって異なります。サービスサイトから自動見積もりと個別見積もりが可能です。ぜひお気軽にお問い合わせください。

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ナイセンクラウドの導入事例

ナイセンクラウドの導入事例を2つご紹介します。

 

1つ目は、拠点が複数ある企業様の事例です。この会社では、拠点が複数あり、拠点ごとに別々の電話番号を使用していました。そのため、拠点間で連絡を取るときに、外線を使用する必要があり、高額な通話料金がかかっていました。また、拠点ごとに電話をかける必要があったため、管理や情報共有にも手間がかかっていました。そこで、当社のナイセンクラウドを導入した結果、電話番号を統一することができました。そのため、お客様にも分かりやすく、会社側でも管理しやすい環境を作ることができました。海外の拠点ともスムーズなやりとりができるようになり、業務面でもコスト面でも効率的になったそうです。

 

もう1つの事例は個人病院での導入事例です。元々、時間外の電話対応が難しく、初心の患者さんや急患の患者さんの対応ができないケースもあったそうです。しかし、ナイセンクラウド導入後は時間外であっても自動アナウンスで対応できたり、時間帯別にアナウンスを変えたりするなど、柔軟な対応が可能になりました。他にも、忙しい時間帯の応対や休診日のお知らせといったことにも活用いただいております。

スマホアプリ1つで会社の電話業務の効率は改善できる!

クラウドPBXの付属のアプリをスマホにインストールすることで、スマホで会社の固定電話の番号を使って発着信ができるようになります。インターネットが通じていれば利用できるため、リモートワークや在宅ワークなど多様な働き方を叶えながら、効率的な業務が実現できます。

電話業務に悩みを抱えている方や、業務効率化を図れるツールを探している方は、ぜひナイセンクラウドの導入をご検討ください。