クラウド型ビジネスフォンとは？通常のビジネスフォンとの違い
働き方改革により、サテライトオフィスやテレワーク導入など、会社を取り巻く環境が大きく変化しました。しかし、会社へ通わない便利さを実感しつつ、通わないことで起こる不便さを感じる方も多いのではないでしょうか。その中の1つが、会社の固定電話「ビジネスフォン」です。
複数の外線と内線を共有できるビジネスフォンは、外部からの電話窓口としてはもちろん、社内でのちょっとした伝達に役立っていましたが、自宅や外出先では利用できないデメリットがありました。
このデメリットを解決してくれるのが、「クラウド型ビジネスフォン」です。クラウド型ビジネスフォンは、外出先や自宅にいても会社番号で発着信することができ、社員間での通話も内線を利用することができます。
今回は、クラウド型ビジネスフォンとは何か、通常のビジネスフォンとの違いについて解説します。
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ビジネスフォンとは？どのような仕組み？
ここではビジネスフォンと自宅の固定電話では何が異なるのか、ビジネスフォンとはどのような仕組みで成り立っているのかなど、ビジネスフォンの基礎知識について解説します。
ビジネスフォンを構成するもの
ビジネスフォンを知るためには、そもそもの電話が繋がる仕組みについて簡単に理解する必要があります。
例えば、自宅の固定電話でAさんがBさんに電話をかけるとします。Aさんが受話器を上げると、まず「交換機」に発信信号が送られます。「交換機」はAさんの電話機からの発信信号を受け取ると、「プー」というダイヤルトーンを出し、電話をかける準備ができたことを通知します。AさんがBさんの電話番号にかけると、Aさんの「交換機」が電話番号を識別してBさんの「交換機」へ接続し、相互の「交換機」で接続が完了すると通話を始めることができます。
「交換機」とは、自身の電話回線と相手の電話回線を繋げて、通話できるようにしてくれる機械のことです。以前は「電話交換手」と呼ばれる人の手で回線を繋げていましたが、現在は、この「交換機」と呼ばれる機械が、お互いの電話回線を繋げて通話を可能にしています。自宅の固定電話はこのように、自分と相手の回線を繋ぐ「交換機」を利用し、通話をしているのです。
ビジネスフォンも自宅の固定電話と同様に「交換機」を利用して通話を可能にしていますが、ビジネスフォンと家庭用電話機の2つには大きな違いがあります。それが「主装置」の有無です。
自宅で固定電話を利用している場合、1つの電話機に1つの電話番号が割り振られているのが一般的です。しかし、会社で1人1つの電話番号を所有すると、さまざまな問題が発生します。例えば、経理にかかってきた外線を社長に繋ぎたい場合、社長がわざわざ経理まで取りに行かなくてはなりません。また、電話機の数だけ電話回線を契約する必要があり、別フロアの人に連絡する際も、外線として通話料金がかかってしまいます。
この問題を解決してくれるのがPBXとも呼ばれる「主装置」です。主装置とは、外部からの着信や、社内での内線を繋ぐ小さな交換機と専用電話機を組み合わせた電話装置システムです。主装置を経由すると、1つの電話線で複数の電話機を管理することができ、この主装置と繋がった電話機のことを、総称してビジネスフォンと呼びます。
主装置と繋がったビジネスフォンは、外部からの電話を他のフロアへ転送することができるので、わざわざ電話を取りに行く必要はありません。また、電話回線も必要最低限の契約で済み、内線を利用することで、社内の通話が無料になります。
自宅の固定電話に比べ、さまざまなメリットがあるビジネスフォンですが、ビジネスフォン設置には専用の電話機を購入したり、設置工事をしたりする必要があります。規模にもよりますが、数十万～百万近くの費用がかかる場合もあります。そこで近年注目を集めているのが「クラウド型ビジネスフォン」です。
クラウド型ビジネスフォンとは？
主装置と同様の機能を持ちながら、工事不要の低価格で導入できるのが「クラウドPBX」です。クラウドPBXはオフィス内に設置していたPBXをインターネット上に用意するので、設置工事が不要になり、低価格で利用できます。そして、このクラウドPBXを利用したビジネスフォンサービスが「クラウド型ビジネスフォン」です。
「クラウド型ビジネスフォン」は、インターネットを利用したサービスなので、インターネット環境があれば、従来のビジネスフォン同様に複数の外線や内線を利用することができます。さらに、スマホやPCを電話機として使用できるので、専用の電話機を購入する必要はありません。
クラウド型ビジネスフォンのメリット
クラウド型ビジネスフォンは通常のビジネスフォンと比べ、現代の働き方に合ったさまざまなメリットがあります。
導入においても運用においても低コスト
通常のビジネスフォンは、電話機や交換機の費用に加えて電話配線工事や設置工事など工事費がかかります。台数や工数で費用は変わりますが、小規模な企業や店舗では数十万円、30人前後の中小企業では百万円前後かかる場合があります。
クラウド型ビジネスフォンはインターネット環境さえあれば、設置工事をする必要はありません。そのため、初期費用が数万円程度に抑えられ、通常のビジネスフォンに比べて圧倒的な低コストで開始することができます。
また、外出先であっても社員同士の通話は内線を利用できるため、通話料金はかからず、運用においても低コストで利用可能です。
会社の電話番号を使った発着信が広範囲で使用できる
通常ビジネスフォンの発着信は、会社にいないとできませんでした。しかし、クラウド型ビジネスフォンはインターネットを利用し、外出中、出張先、自宅、海外などさまざまな場所で会社の電話番号を使った発着信が可能です。
「営業で外出が多く、なかなか電話に出ることができない……」「プライベートな電話番号を仕事で使いたくない」など、社員の小さなストレスを解消することができます。また、手持ちのスマホやPCを使って会社の電話が利用できるので、各社員にスマホを提供する必要がありません。
国内外の複数拠点で電話番号を共有できる
クラウド型ビジネスフォンは国内外の全拠点で電話番号を共有することができるため、通話料金削減に繋がります。例えば、東京から大阪の通話はもちろん、アメリカに出張中であっても、社員同士の通話は内線を利用できるので、通話料金はかかりません。
また、携帯電話網や国際電話網を利用しないので、海外から日本の顧客への通話、日本の顧客から海外出張中の自分への通話も、日本国内の固定電話料金でかけられます。
スピーディーに導入でき、保守やメンテナンスの手間も不要
通常ビジネスフォンの導入には工事が必要で、台数にもよりますが2日～2週間程度の期間を要します。また、工事業者側と企業側の日程調整が上手くいかない場合は、利用するまでに数週間～1ヶ月の時間を要してしまう可能性もあります。
しかし、クラウド型ビジネスフォンは電話番号の取得に2～5日前後、クラウド型ビジネスフォンの設定に1日前後なので、申し込みから最短即日～1週間前後で利用することが可能です。
また、通常ビジネスフォンは故障や回線トラブルの保険として、保守契約を結んだり、定期的にメンテナンスしたりする必要があります。一方、クラウド型ビジネスフォンはスマホやPCを電話機として利用するので、保守契約や定期的なメンテナンスをする必要もありません。
オフィスの移転の際も電話設定が簡単
オフィス移転時、通常ビジネスフォンであれば移転前に回線撤収作業が必要です。さらに、新オフィスでも再度設置工事をする必要があり、工事日程の調整や工事費など、移転の数だけ時間と労力がかかります。
しかし、クラウド型ビジネスフォンは工事が必要ないため、オフィス移転の際も簡単に電話設定をすることができます。また、電話回線が社内に張り巡らされていないので、社内のレイアウトを自由自在に変更することが可能です。規模拡大や社員増加に伴うオフィス拡大や、テレワークの普及によるオフィス縮小など、柔軟に対応できるのも大きなメリットです。
クラウド型ビジネスフォンを導入するなら「ナイセンクラウド」
クラウド型ビジネスフォンを導入するなら、ぜひ「ナイセンクラウド」をご検討ください。
ナイセンクラウドの特徴・基本機能
ナイセンクラウドは、通常のビジネスフォンと同様に外出先で会社番号の発着信が可能で、着信時設定した電話機、スマホ、PCを一斉に呼び出すことができます。もちろん、内線通話は無料で利用でき、電話を他の内線電話に取次ぐことや、外線への転送も可能です。通話料金は固定電話宛てであれば3分8円～で、海外出張中の社員への通話も国内の通話料金が適用されます。
また、「いつ、誰から、誰宛てに電話がきたのか」受発信履歴をパソコン上に表示させることができます。そのため、無駄な取次が減るだけではなく、対応できなかった電話の確認、伝達忘れ、電話番号や名前の聞き間違いを防ぐことができます。
さらに、時間、曜日、着信番号ごとに詳細なアナウンスが設定可能です。休日や営業時間外は営業外のアナウンスを流し、特定の電話番号からの着信のみ呼び出すこともできます。
そして、ナイセンクラウドの最大の特徴は「圧倒的な低価格」であることです。他社の初期費用が4万円前後と数万円かかるのに対し、ナイセンクラウドは1万円で始めることができます。
使用していないスマホもWi-Fiに繋げれば、電話機として再利用することができるので、電話機の購入やリース契約して借りる必要がありません。
その他にも様々な機能を用意しています。ナイセンクラウドの紹介動画やサービスサイトを是非ご覧ください。
ナイセンクラウドの料金プラン
ナイセンクラウドのプランには「ライト」「ペア」「プロ」の3つがあり、主に利用する電話機の台数によってプランが異なります。初回のみ各プラン月額利用料に加え、電話開通などの初期費用が1万円かかります。
「ライト」プランは1人で運用されている会社向けで、月額費用は2,000円です。1人で利用するため、内線は付いていませんが、IVR（自動応答）や電話会議などのオプションを主に使用する方が多く利用しています。
「ペア」プランは1～2人で運営されている会社向けで、月額費用は5,000円です。内線機能は2回線使用可能で、外出が多い起業したての会社などが多く利用しています。
「プロ」プランは中規模以上の会社向けで、月額費用は1万円です。最大5内線まで使用することが可能で、プラス1,000円でさらに1内線ずつ追加することができ、機能をフルに活用したい会社が多く利用しています。また内線数に応じて割引される料金設定となっているため、お得に導入可能です。
詳しくはサービスサイトの自動見積もり機能、もしくはお問い合わせによる個別見積もりをご利用ください。
クラウド型ビジネスフォンの導入をご検討ください
外出先や自宅で会社番号を発着信することができ、支店やサテライトオフィスなど、離れた場所でも内線が利用できるクラウド型ビジネスフォンは、現代の働き方に適したビジネスフォンです。工事不要、電話機購入不要で利用できるクラウド型ビジネスフォンは、コスト面からみても通常のビジネスフォンに比べ、圧倒的な低価格で利用することができます。
中でも「ナイセンクラウド」はテレビや新聞などさまざまなメディアでも取り上げられており、2020年には「テレワーク先駆者百選」に選ばれました。総務省は2015年からテレワークの普及促進を目的として、テレワークの導入・活用を進めている企業・団体を「テレワーク先駆者」として公表しており、さらにその中でも十分な利用実績を認められた企業を「テレワーク先駆者百選」として選定・公表しています。
ぜひこの機会に、クラウド型ビジネスフォンの導入をご検討ください。