クラウドPBXの費用│お得に導入するためのポイント

ビジネスフォン

電話の取次ぎや会社代表番号の共有、内線通話といった組織運営にとって便利な機能がたくさんあるビジネスフォンを導入している企業は多いのではないでしょうか。近年、そうしたビジネスフォンの便利さはそのままに、ビジネスフォン特有の限界やデメリットを解消できる画期的な電話システムとして注目されているのが「クラウドPBX」です。

クラウドPBXはビジネスフォンと比べて利便性が高いだけでなく、ビジネスフォンよりも大幅に安いコストで導入できることでも知られていますが、具体的にどういった費用が掛かるのかをご存じない方も多いのではないでしょうか。

今回は、クラウドPBXを導入・運用するにあたってどういった費用がかかるのかを解説していきます。またできる限りお得に導入するにはどうすればいいのかといったことも含めて解説していきますので、クラウドPBX導入を考えている企業様はぜひ参考にしてみてください。

そもそもクラウドPBXとは?

そもそもクラウドPBXとは、どのようなサービスなのでしょうか。それを知るには、まずは企業に多く導入されている「ビジネスフォン」の仕組みを理解する必要があります。

会社のデスクに備え付けられている電話を使う際、誰しもが一度は電話を受け、保留ボタンを押し、上司や別部署の担当者へ内線を使って電話の取次ぎを行ったことがあるでしょう。また、別部署から自分のデスクに対して緊急の内線連絡がきて、それに対応したこともあるのではないでしょうか。そうした「保留転送」や「内線」という機能が使えるのは、「ビジネスフォン」という仕組みがあるからです。

ビジネスフォンの仕組みは、複数の電話回線(外線・内線)と、必要なだけの数の固定電話機、そしてそれらを管理する「主装置」で構成されており、この主装置のことを構内交換機といい、英語では「PBX」と呼びます。ビジネスフォンでは、会社内に物理的に設置した主装置に電話回線と電話機を有線接続することで、上記のような機能を使えるようになります。

クラウドPBXも同様の仕組みとなっていますが、ビジネスフォンと違って主装置はクラウド上(インターネット回線上)に仮想的に存在していて、たとえば携帯電話やスマートフォンやパソコンと接続することで同様の機能を使えます。拠点に主装置を設置する必要がなく、場所を問わずに東京と大阪のような離れた拠点間で内線通話ができたり、自宅に居ながらにして会社代表番号を使った電話発信ができたり、海外拠点にも着信転送ができるのがクラウドPBXの大きなメリットです。

クラウドPBXはどんな費用が掛かる?

クラウドPBXは場所を問わずにビジネスフォンの便利な機能を使えることでも話題ですが、特にビジネスフォンと比較した時に話題になるのはその導入コストの安さです。確かにビジネスフォンと比べるとそのコストは大幅に安いのですが、具体的にはどういった費用が掛かるのでしょうか。

ここでは、クラウドPBXを導入・運用する上でかかる費用について解説します。

初期費用

まずは、クラウドPBXを導入・契約する際にかかる初期費用にはどういったものがあるのでしょうか。

クラウドPBXにおいて「初期費用」としてかかってくるのは、基本的にはベンダー側から「初期費用」という名目で請求される費用のみです。その費用はどういったことに対してかかる費用なのかというと、基本的には「サーバーへの登録」や「主装置の設定」「回線の手配・接続」など、クラウド上に仮想的に設置されている主装置内部の設定を含む無線環境下の環境構築に対してかかるものです。

従来のビジネスフォンの場合、物理的な主装置やそれに対応した固定電話機の購入と設置工事、電話回線の配線工事に対しても費用が請求されていました。その為にビジネスフォンの場合では安くても数十万、高くて数百万に及ぶ高額な初期費用が必要でしたが、クラウドPBXは主装置の物理的な設置が不要ですから、こうした費用は一切不要である代わりに、無線環境構築に際する数万円程度の初期費用が請求されるというわけです。

その他必要な費用としてはクラウドPBXを利用するためのデバイス、たとえば携帯電話やスマートフォン・タブレット・デスクトップPC・ノートPCなどが仮に手元にない場合はその購入費が必要になります。しかし一般的な会社には社用PCがすでにあるでしょうし、ある程度大きな企業であれば社用スマホやタブレットも支給しているでしょう。クラウドPBXは対応デバイスが幅広く、そうしたデバイスがあればそのまま再利用してしまえばいいので、購入費用が新たにかかることはありません。

月額利用料

クラウドPBXの請求は月額で行われるのが一般的ですが、月々に変動する料金(通話料等)のほかに「月額利用料」として、ほぼすべてのベンダーが月額基本料金を設定しています。この基本料金としての月額利用料は、電話番号の数(登録回線の数)や利用デバイス・ユーザーの数(ID数)に応じて上下し、回線の数が変化しない限りは変動することはなく、毎月同じ金額を支払い続けることになります。

オプション利用料

クラウドPBXは携帯電話契約と同じように、機能を使う上で「オプション料金」が必要な機能があります。それを「オプション機能」といい、契約するだけで追加料金なしで使える「基本機能」にはない便利な機能を使う際には、その機能に応じた「オプション料金」が請求されます。オプション料金は使う機能ごとに違う額が設定されますが、機能別の代金自体は変わることがなく、使っているオプション機能に準じた一定の金額が毎月請求されます。

クラウドPBXにはたくさんのベンダーが存在し、基本機能にあたる機能と、オプション機能にあたる機能の内容は各ベンダーによって異なり、あるベンダーではオプション料金が必要な機能が、別のベンダーでは基本機能に入っているので追加料金なしで使える、ということは本当によくあるので、契約ベンダーを選ぶ際には機能の内容に注意する必要があります。

通話料

クラウドPBXは携帯大手キャリアのような通話料定額プランは基本的に設けておらず、利用時間に応じて一定の基準で通話料金が積算されていきますので、頻繁に電話をするのであれば月額料金の中でもっとも高額になるのは通話料金かもしれません。

通話料金は当然ながら発信に対してかかるもので、かかってくる分には無料(フリーダイヤルは除く)ですし、ビジネスフォンと同じように内線通話は無料です。通話料金は利用する電話によっても金額が変わり、固定電話ならいくら、携帯電話ならいくら、フリーダイヤルを利用する場合にはいくら、といった具合に料金が細かく変動します。

クラウドPBXをお得に導入するためのポイント

クラウドPBXの初期費用やランニングコストを一通り解説しましたが、クラウドPBXには色々なベンダーが存在し、初期費用やランニングコストにかかる費用はベンダーによって大きく異なります。初期費用はある程度価格競争が進んで一定の範囲の金額に帰着しつつありますが、オプション料金や月額利用料に関してはベンダーが違えば大きく異なるのがまだまだ普通です。先ほども触れた機能の内容差の件もありますので、ベンダー選びは非常に重要になります。

ここでは、クラウドPBXを少しでもお得に導入するために意識するべきポイントを3つ挙げて解説していきます。

導入前に無料デモやトライアルを利用しよう

クラウドPBXは非常に便利で画期的な電話システムでありメリットも多いのですが、「インターネット回線の環境ゆえの通話音質の悪さ」が唯一の弱点です。通話音質に関しては各ベンダーそれぞれが努力を重ねて少しでも快適に利用できるように工夫してくれていますが、できればクラウドPBXの音質がどういったものか契約する前に確認したいですよね。

音質が不安な方は特にですが、クラウドPBXの無料デモやトライアルなどのキャンペーンを利用して、実際の利用環境での通話音質や使用感などが本当に自社に合うのかを確認するといいでしょう。特にクラウドPBXは通信環境の安定性が使い勝手に直結しますので、料金の安さや宣伝文句などのみで契約を判断せず、実際に操作してみて快適に使えるかどうか判断することが重要です。

料金シミュレーションを利用しよう

企業は組織であり営利団体ですから、状況は常に変わっていくものです。一定の数の回線を契約してそれで終わりではなく、事業の拡大も目指していかねばならない以上、必要な回線数の規模は変わっていきます。企業における電話システムは常にこうした数の変化を想定しておかねばなりません。

クラウドPBXでは純粋に1回線につきいくらというように設定されたプランも多いですし、主装置や電話機の設置・撤去工事なども不要なので、少なくともビジネスフォンよりは簡単に変化に対応できます。縛りも比較的少ないですが、契約しているプランによっては回線数を増やすと一気に値段が上がるものもありますので、長期的に運用していくつもりなら、プラン変更時の料金シミュレーションをしっかり行っておきましょう

リースビジネスフォンから乗り換えの場合は契約期間に注意

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える場合、ビジネスフォンの契約形態は必ず確認しておきましょう。主装置・電話機買い切りでの契約ならいいですが、設備も含めて一切をリースで契約している場合には、残りの契約期間についてしっかりと確認をとり、クラウドPBXへの乗り換えのタイミングを計る必要があります

所定の年数(5年~7年)のリース契約が満了しないまま解約すると、残債分のリース料金の一括返済が必要になるだけでなく、高額の違約金が発生する場合もあるからです。いくらクラウドPBXの導入コスト・ランニングコストがお得でも、乗り換えるのに高額なコストがかかっては元も子もありません。

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クラウドPBXで費用を抑えた電話活用を!

クラウドPBXとは何か、導入・運用に係る費用にはどういったものがあるのかを紹介しつつ、よりお得にクラウドPBXを導入するにはどういったポイントを意識すればいいのかを解説しました。

クラウドPBXは無線環境で運用する新興のサービスであるが故に、単純に料金面だけでお得なサービスを選ぶと、設備費を掛けていない安かろう悪かろうなベンダーに当たってしまうリスクもあります。導入前には無料デモやトライアルなど使えるキャンペーンはすべて使って、まずは実際の使用感を確認してから検討することをおすすめします。

クラウドPBXの情報は他記事でも沢山ご紹介していますので、ぜひ他記事も読んでみてくださいね。