IP-PBXとは？種類や仕組みメリットなどを徹底解説
IP-PBXは多くの企業で採用されている電話回線です。インターネット回線を利用するため、電話回線工事などを行わなくても利用できるのが大きなメリットといえます。また通常の固定電話と比較すると、コストを下げることも可能です。本記事では、IP-PBXの概要や種類、仕組み、導入するメリットなどをご紹介します。
IP-PBXとは
IP-PBXは「Internet Protocol Private Branch Exchange」の略称です。インターネット上で動く構内交換機のことを指し、インターネット回線と対応するIP電話機を結ぶ機能を持っているのが特徴です。
IPネットワークを利用する電話は、国内であれば通話料金が一定になるためコスト削減につながります。さらにIP-PBXはパソコンやスマートフォンで利用できるため、電話の通信を社内LANで統一することが可能です。複数拠点にまたがって内線化することも可能なため、社内通話を無料にできるのも特徴です。
さらにIP-PBXはスマートフォンも内線化することができます。個人の端末を内線化できるため、社内端末の購入費用も削減できるでしょう。さらにスマートフォンを内線化することができれば、外出中でもスマートフォンから会社の番号を使って発信や受信ができるようになります。
IP-PBXの仕組み
そもそもPBXとはどのような仕組みなのでしょうか。PBXは構内交換機や電話交換機とも呼ばれています。内線通話や外線の制御、転送機能などを電話機で使用するための専用装置を指します。従来はビジネスフォンなど固定電話の回線網で使われてきました。
IP-PBXは、従来のPBXと構造的な違いはありません。大きな違いは、PBXは電話線でネットワークを構成しますが、IP-PBXは構成しているネットワークがインターネット回線であることです。またIP-PBXは音声通話システムとなるVoIPが必要です。VoIPは音声データをインターネット上でやり取りするために必要なシステムです。
ビジネスフォンとの違い
従来の電話システムであるビジネスフォンは、オフィス内に電話機やPBXなどの物理的な機器を設置して利用します。IP-PBXはこのPBXの機能をインターネット上に置いたシステムです。インターネット回線を利用することで、従来のビジネスフォンでは難しかった機能を利用することができるようになりました。インターネット回線さえあれば、電話機などの物理的な機器の購入や導入工事が不要です。
またビジネスフォンは単独拠点で数台〜数十台の電話機での使用を想定しているのに対し、IP-PBXは複数拠点間で数十台以上の大規模利用を想定しています。ビジネスフォンは主に外線通話向けですが、IP-PBXは内線電話と外線電話どちらも利用することが可能です。
IP-PBXの種類
IP-PBXは主にハードウェアタイプとソフトウェアタイプに分けられます。
ハードウェアタイプ
ハードウェアタイプとして導入する際には、IP-PBXの専用機器を用意します。社内に設置した通信網で管理できるため、セキュリティ性が高いのが特徴です。ただし、機能を拡張したい場合は新しい機器などを追加する必要があるため、コストがかかりやすいでしょう。通信機能を安定させたい、利用人数が今後大きく変わらない企業に適しているとされます。
ソフトウェアタイプ
ソフトウェアタイプは、自社内のサーバーにIP-PBXをインストールする方式です。ソフトウェアのため拡張性に優れており、従業員が増えてもプランを変えるだけで対応が可能です。事業形態や利用人数などに応じて柔軟性を重視したい場合に適しているとされます。
IP-PBXのメリット
IP-PBXのメリットとしては以下が挙げられます。
コスト削減
IP-PBXはさまざまなコストの削減が期待できます。
1つめは導入コストです。新しく物理的な電話機などの導入がいらないため、高い導入コストを支払わなくても済みます。また配線工事なども不要なため、工事のコストも削減できます。
2つめは通話コストです。IP-PBXはスマートフォンを内線化することができるため、企業内での電話コストの削減につながるでしょう。従来の電話システムの場合、会社にかかってきた電話を外出中の社員などに取り次ぐためには、いったん電話を切ってから外線でスマートフォンにかけ直す必要があります。IP-PBXなら内線同士の通話は無料になるため、通話コストの削減につながります。
さらにスマートフォンを有効活用すれば、コストパフォーマンス向上も期待できるでしょう。例えば、テレワーク中の社員でもスマートフォンを使えば内線同士で無料通話が可能になるため、自宅でも電話業務ができます。さらに専用のアプリをインストールして利用するため、個人のスマホでも社員が料金を支払う必要はありません。
機能の拡張が簡単
IP-PBXは機能の拡張が比較的簡単なのが特徴です。電話業務に必要な機能は企業ごとに異なります。IP-PBXのソフトウェアタイプの場合、パソコンなどにインストールして利用するため、機能を拡張がしやすいでしょう。
また企業ごとに必要機能だけをオプションでつけることも可能です。例えば、コールセンター業務に必要な電話の振り分け機能や通話録音機能なども、IP-PBXであれば簡単につけることができます。
全体を集中的に管理できる
IP-PBXは、ネットワークがつながる範囲内であれば、どこでも内線化が可能です。またクラウド上にPBXを構築するため、PBX構築は1ヵ所のみで済みます。物理的なPBXの場合、複数拠点ある企業はそれぞれにPBXを設置する必要がありました。しかし、IP-PBXであれば各拠点にPBXを設置する必要はなく、1ヵ所で全体を集中的に管理できます。
そのため、複数拠点を持つ企業や海外に拠点を持つ企業などにも適しているでしょう。
選び方のポイント
IP-PBXを提供するベンダーは多いため、自社に合ったサービスを選ぶ必要があります。ここでは選び方のポイントをご紹介します。
コストの確認をする
IP-PBXシステムの導入には、初期コストとランニングコストがかかります。ハードウェアタイプよりもソフトウェアタイプの方が価格を抑えられますが、自社に適しているかどうか見極める必要があるでしょう。
また単にコストだけを確認するのではなく、セキュリティ面、サポート体制などもしっかり確認することをおすすめします。サポート体制が手厚ければ、トラブルがあった際にも安心です。これまでクラウド型のシステムを導入したことがない企業は、導入時だけでなく運用面でもサポートしてくれるシステムを選ぶのがおすすめです。
クラウドシステムは、導入してすぐには効果を感じにくいケースもあるでしょう。導入後に社員が問題なく使用でき、継続して使用できるものであるかが重要です。しかし、導入後すぐは操作に慣れないことも多く、不安に思う社員も増えるでしょう。
こうした事態を解決するため、システムの運用方法について細かいサポートをしてくれれば安心です。例えば、アプリの操作や機能に関するマニュアルは分かりやすいか、トラブルが発生したときに迅速に対応をしてくれるのかなどを確認しておきましょう。
利用したい機能があるか確認する
まず、自社にどのような機能が必要であるのかを明確にしましょう。IP-PBXにはさまざまなプランが用意されており、高価なプランほど機能が多くなります。多機能なプランは便利ですが、その分コストがかかります。自社で使わない機能が多ければその分コストが無駄になってしまうため、必要な機能だけが搭載されたプランを選びましょう。そのためには、自社に「どんな機能が必要なのか」という洗い出しをまずしておくことが大切です。
例えば、IP-PBXには以下の機能が搭載されています。
・内線機能
・転送機能
・パソコン連携機能
・通話履歴確認機能
・録音機能
・代表着信機能
これらの機能は全てのIP-PBXサービスに搭載されているわけではありません。そのため、自社に必要な機能があるかどうか確認することが大切です。
さらに導入の際には、経営陣だけでなく、実際に利用する現場の意見も取り入れることをおすすめします。IP-PBXはサービスごとに搭載されている機能が若干異なるため、現場の声を聞かずに導入してしまうと、必要な機能が搭載されていない可能性があります。
使いづらいシステムは導入しても、定着させるのは難しいでしょう。そのため、経営陣だけで決定するのではなく、現場の声もしっかり取り入れることが重要です。
また自社内ですでに他のITシステムを使用している場合は、連携できるシステムを選びましょう。例えば、既存で導入しているCRMなどと連携できるものを選べば、さらなる業務効率向上が期待できます。
また連携ができれば、顧客情報などのデータをリアルタイムで取り込んでくれるため、入力の手間が省けます。業務効率化につながるとともに、社員の負担軽減も期待できるでしょう。
IP-PBXについて知ろう
IP-PBXは従来のビジネスフォンよりも比較的簡単に導入することができるシステムです。さらに通話にかかるコストや、ランニングコストなどを従来のシステムよりも削減できるなど、さまざまなメリットが期待できるでしょう。システムごとに機能が若干異なるため、導入時には製品を比較検討することをおすすめします。
また無料トライアル期間があるシステムであれば、実際に使用してみて使い勝手を確かめることができるでしょう。「電話環境を新たに構築したい」「電話環境を改善したい」と考えている企業は、IP-PBXを検討してみてはいかがでしょうか。