オフィスの引っ越しで意外と面倒な電話の設定。電話を簡単に設定するには？
オフィスの引っ越しの際に忘れてはならないのが電話に関する設定です。意外と面倒で時間もかかるため、苦戦した経験がある方も多いのではないでしょうか。特に、オフィスの電話となると規模にもよりますが大きな主装置に複雑な配線もあるため、プロの手を借りないとスムーズな移転を行えない場合も多いです。
こうした電話の引っ越しをスムーズに行うにはどうすればいいでしょうか。今回は、引っ越しの際に電話の設定を簡単に行うためのポイントを分かりやすくまとめました。また、ビジネスフォンの常識を変えるクラウドPBX「ナイセンクラウド」についてもお伝えするので、併せて参考にしてみてください。
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オフィスの引っ越し、電話はどうすればいい？
オフィスの引っ越しの際は、会社で使用している電話はどうすればいいでしょうか。電話の移設や引っ越しに伴って、契約している回線や契約内容、電話番号などが変わるケースがあります。電話番号が変わる場合には顧客への周知が必要なほか、掲載資料やWebサイトの修正も生じるため、事前の準備と確認が重要です。まずは、オフィスの引っ越しに伴う電話の各種手続きについてそれぞれ解説します。
引っ越し先でも利用可能な番号か確認を
はじめに、現在利用している電話番号が引っ越し先でも利用可能な電話番号かどうかの確認をする必要があります。確認をする際には、「116」に電話をして確認しましょう。また、これ以外にも事前に契約しているキャリアに連絡をすることでも、電話番号が変更されるか否かを確認することができます。
一般的に、同一市区町村内でのオフィスの引っ越しの場合であれば、同じ電話番号を引っ越し先でも利用できるケースが多いです。一方で、通信業者であるNTTが定める電話回線の収容局が引っ越し前と後で異なる場合については、電話番号の変更が必要になる場合があります。
オフィスの引っ越しで「どうしても電話番号を変えたくない」という方にはナンバーポータビリティサービスも用意されています。このサービスを活用すれば、NTTの基地局によって電話番号が変わってしまう心配はありません。ただ、市外局番が変わるエリアへの引っ越しやNTT経由以外で電話番号を取得した場合には、ナンバーポータビリティサービスでも対応できないので注意しましょう。
利用できない場合は新しい電話番号を決める
電話番号の変更が必要な場合は新しい電話番号を決めましょう。手順としては、現在使っている番号・契約者名義・現在の住所と新住所などを準備したうえで、116に連絡します。もしくは、インターネットからも手続きは可能です。NTT側より新しい電話番号として、いくつかの番号が提示されるので、その中から希望の新しい電話番号を選択します。
また、古い番号に電話した方に対して、引っ越し先の新しい電話番号を3ヶ月程度アナウンスしてもらえる無料のサービスもあります。引っ越し前の古い番号に電話が頻繁にかかってくるようであれば、併せて申し込みをしておくと安心です。新しい電話番号が必要な場面は多いので、早めの手続きを心がけましょう。
引っ越し先オフィスの電話工事を手配する
引っ越し先のオフィスに電話工事を手配する際、NTTに直接依頼する場合と、代理店に依頼する場合の大きく2種類の方法に分けられます。それぞれにメリット・デメリットがあるため、よく確認したうえで選びましょう。
NTTへの直接依頼の場合は、正規の業者に移転工事をしてもらえるため、品質が保証されています。安心感もありますし、悪徳な業者にだまされるといったリスクもありません。デメリットとしては料金が他の代理店に比べて高い場合が多いので、コストを気にされる方は事前に工事費用を確認すると良いでしょう。
代理店はNTTの正規代理店とそれ以外の代理店の2つに分類されます。NTTの正規代理店はNTTからの認定を受け直接の委託がされている業者であるため、サービスの質も高い傾向があります。また、料金についてもNTTに直接依頼するよりは安く工事費用を設定しているケースが多いです。それ以外の代理店は独自のサービスを展開しているなど特徴があります。例えば、インターネット回線の購入とセットで回線工事すると料金が安くなるといったサービスが挙げられます。業者をうまく見極めて選定できれば、お得に電話工事が済ませられるでしょう。
オフィスの引っ越しや電話番号の変更を顧客に知らせる
オフィスの引っ越し先の新しい住所や電話番号が変更になった場合は忘れずにお客様に伝えましょう。伝達方法はさまざまですが、大きな引っ越しであれば書面でお知らせを送付するのが一般的です。また、やりとりが多いお客様であれば、電話やメールでタイムリーにお伝えするよう心がけましょう。
仮に電話番号が変更にならなかった際には、「電話番号に変更はありません」など注意書きを記載しておくと丁寧です。電話番号は企業とお客様を結ぶ窓口です。よりお客様に安心していただけるように対応をしておくと、オフィスの引っ越しもスムーズに行えます。
名刺やホームページの記載を修正する
意外と忘れてしまいがちなのが名刺やホームページの情報更新です。新しいオフィスで無事に電話が開通したことを確認したら、名刺やホームページもアップデートしましょう。住所・電話番号の両方が変更になった場合であれば、どちらも忘れずに変更してください。
ホームページの管理や更新を外部の会社にお願いしているのであれば、早めに依頼しておきましょう。大切な情報なので、更新後は誤りがないかも入念にチェックしましょう。また、名刺も納品までに時間がかかります。古い名刺で代用する場合には、手書きで修正を加えるなどの配慮が必要です。
オフィスの引っ越しで電話の設定を簡単にするにはクラウドPBXを使おう
何かと手間のかかるオフィスの引っ越しに伴う電話の設定ですが、「クラウドPBXを活用」することでより簡単に行えます。最近はテレワークの普及もあって、クラウドPBXに注目されている方も多いのではないでしょうか。では、クラウドPBXの基本や主な特徴を確認しましょう。
クラウドPBXとは？
そもそもPBXとは、オフィス内にビジネスフォンを設置するときに導入する機械のことです。ビジネスフォンに転送保留や留守番電話の機能を持たせたり、電話回線を複数まとめて利用したりするときに必要となるもので、「主装置」とも呼ばれます。
クラウドPBXとは、このPBXをクラウド化したものです。インターネットを介して通話や通信を行うことにより、電話環境の改善を図ることができます。場所を選ばずに電話環境を構築できたり、Webブラウザやアプリケーション上で簡単に設定を行えたりするメリットがあるため、コストや運用面からもクラウドPBXの利用者は増えています。
オフィスの引っ越しでも電話番号はそのまま
同じ電話番号を使える点もクラウドPBXを導入する大きなポイントです。通常ナンバーポータビリティサービスを使わなければ、NTTの局外にオフィスを移転してしまうと電話番号は変わります。一方で、クラウドPBXでは局外に移転しても同じ市外局番エリアであれば、基本的には今の番号を引き継げます。オフィスの移転のたびに電話番号を変える手間を省けますし、既存のお客様からの連絡を取り逃がすリスクも削減できます。
ただし、注意点もあります。固定回線の電話契約がNTT東日本やNTT西日本以外の場合、既存の電話回線がIP電話に対応していない場合だと、同じ電話番号の利用が難しいケースもあります。クラウドPBXのサービスによって詳細は異なりますので、気になる方は導入前によく確認しましょう。
引っ越し先のオフィスでの電話工事は不要
ビジネスフォンの移転で大きな障害となるのが工事です。電話線の配線から主装置の設定まで、時間もお金もかかります。その点、クラウドPBXであれば引っ越し先のオフィスでの電話工事は不要です。クラウド上にPBXのサービスがあるので、インターネットにつながる環境さえあれば準備は完了です。初期設定や登録の時間は必要ですが、オフィスに業者を呼んで電話装置を設置してもらう必要はありません。
設定の変更をするのもインターネットや専用のアプリを使って、誰でも簡単に行えます。ビジネスフォンに熟知した技術者が不在でも、クラウドPBXであれば問題はありません。クラウドPBXであればフレキシブルにさまざまな状況に対応が可能です。
オフィスの引っ越しだけでないメリットも
クラウドPBXには引っ越し以外にもメリットがあります。代表的なものをいくつかご紹介します。
◎ビジネスフォンが不要
オフィスの電話応対には高価なビジネスフォンが必要と考える方もいるかもしれませんが、クラウドPBXであればビジネスフォンは不要です。PCやスマートフォンを使って会社の電話番号での発着信が可能になります。高額な初期費用や難しい知識も必要ありません。オフィスで管理する備品も減らせますし、コストにも悩まされません。
◎社外でも代表電話で通話が可能
オフィス外から代表電話番号を使って電話をかけたいという需要は少なくありません。外回りの営業マンや在宅勤務中の社員など、代表電話を場所に関係なく使えたら助かりますよね。さらに海外の拠点や海外出張中の社員でも利用可能です。クラウドPBXであればスマホでも代表電話番号による発着信が可能です。
◎細かい設定も思いのまま
クラウドPBXでもビジネスフォンと同様にさまざまな設定が可能です。電話の転送や着信する順番など、細かいコールルーティングができます。他にも迷惑な番号のブロックやIVR機能が用意されているクラウドPBXもあります。
オフィスの引っ越しにおける電話設定も簡単「ナイセンクラウド」
クラウドPBXサービスは複数ありますが、今回は弊社の「ナイセンクラウド」をご紹介します。どこでも会社の電話を発着信でき、内線化が可能なサービスです。
ナイセンクラウドの特徴や機能
ナイセンクラウドには優れた特徴と機能が多くあります。ここではその一部をお伝えします。
◎使える端末はPC・スマホ・IP電話機
端末は、社内ではIP電話機、外出先や在宅勤務ではスマホ、コールセンター業務を行う拠点ではPCというように使い分けが可能です。IP電話機はLANケーブルで接続するため、電話線は不要です。
◎複数端末で一斉着信
通常のビジネスフォンと同様に電話の着信時は設定した電話機（電話機・PC・スマホ）を一斉に呼び出します。特定の端末のみを呼び出すなど細かい設定も可能です。
◎内線通話はどこでも無料
内線間の通話は無料です。ナイセンクラウドのポイントは内線電話を社外に持ち出せる点です。離れた拠点間同士や、海外から日本にある本社への電話でも内線であれば通話料はかかりません。
◎無い線(ナイセン)でオフィスはすっきり
大きなビジネスフォンや長くかさばるコード、どちらもナイセンクラウドにはありません。電話機をスマートフォンやPCに置き換えて運用すれば、会社のデスクはすっきり快適です。社員ごとに固定の席を設けないフリーアドレスを導入している企業にはナイセンクラウドがぴったりでしょう。
◎設置や設定変更の際にも工事不要
インターネット環境さえあれば設置工事は不要です。設定変更もウェブで完結できるので、急に電話機を増やす必要が生じてもナイセンクラウドならすぐに対応可能です。
この他にもたくさんの特徴、機能があります。簡単にまとめた動画もありますので、ぜひご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
ナイセンクラウドの導入事例
ここで、拠点が複数ある飲食店を例にナイセンクラウドの導入事例を見てみましょう。
飲食店を複数店舗経営するA社は、店舗ごとに電話番号が異なるために、以前から電話の取り次ぎ業務や確認作業に手間がかかっていました。しかし、ナイセンクラウドを導入したことでスムーズな取り次ぎが叶ったそうです。3桁の内線番号を押すだけで、簡単に多店舗へ取り次げるようになり、情報共有をこまめに行えるようになりました。
また、自動アナウンスの設定をすることで、ピークタイムや営業時間後も焦らず、漏れなく電話対応をしています。急な連絡もスマホに電話が転送されるので、お客様を逃す心配もなくなったことで、集客力も向上しました。
ナイセンクラウドの料金
ナイセンクラウドの料金は3つのプランに分かれています。
1人用のライトプランは台数が1台なので内線機能は利用できませんが、外出先での固定電話利用や、オプション機能の利用が可能です。初期費用は10,000円、月額費用は2,000円です。
1～2人向けのペアプランは内線機能が利用可能で、内線端末台数は2内線まで利用可能です。外出が多く、開業したての企業に向いています。初期費用は10,000円、月額費用は5,000円です。
プロプランは中規模以上の企業に向く、ナイセンクラウドの機能をフルに活用したい方向けのプランです。初期費用と月額費用は各10,000円で、内線端末台数は5内線です。それ以上の内線追加をする場合は、1内線あたり1,000円が加算される仕組みですが、追加内線数が増えると割引が適用されるのでお得に導入可能です。
サービスサイトでは自動見積と個別見積りが可能です。お気軽にお問い合わせください。
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オフィスの引っ越しを機にクラウドPBXを導入してみませんか？
今回はオフィスの引っ越しで意外と面倒な電話の設定について詳しく解説しました。一般的なビジネスフォンであれば引っ越しはネックですが、クラウドPBXでは煩わしい手間がかかりません。ぜひナイセンクラウドで、便利に賢くクラウドPBXサービスを導入してみてください。