クラウドPBXでどこからでも外線の発着信が可能になる！会社の電話はクラウドPBXが最適
従来、企業の電話運用といえば「ビジネスフォン」のような固定電話を使った運用が一般的でした。しかし現在では、通話技術の多様化に伴い、固定電話ではなく、どこへでも持ち運べるスマートフォンで運用できるような新世代の企業向け電話運用が生まれ、徐々に普及し始めています。それが、従来のビジネスフォンの仕組みをクラウド環境に置き換えた「クラウドPBX」です。
クラウドPBXは、細かいことを全部抜きにして簡単に説明すると「会社のデスクの電話がスマートフォンになったようなもの」というとわかりやすいかもしれません。実際に、手元のスマートフォンのみで会社用の電話番号で外線の発着信が可能になる、ビジネスマンからするとまさに夢のように便利な電話運用です。
今回は、クラウドPBXとは何なのか、導入することで何ができるのかを解説していきます。また、自社にとってより利便性の高いクラウドPBXベンダーを判断する基準も併せて解説しますので、クラウドPBXの導入に興味はあるけれど躊躇している企業の担当者様も是非参考にしてみてください。
クラウドPBXとは？ビジネスフォンとどう違う？
冒頭でも「会社のデスクの電話がスマートフォンになった」というようなたとえをしましたが、まず大前提として、クラウドPBXというのはあくまでも企業向け電話運用であって、個人向けに使われるものではないことを知っておいてください。
企業向け電話運用というのは、「複数の電話機で回線を共有する」ことを第一に作られています。個人向けの電話は、携帯電話も固定電話も、1台の電話機に対して回線は1つであり、1つの電話番号で対応できる電話は1つだけ。複数の着信が入るとキャッチホンになったり、話し中になったりするのはこれが理由です。それに対して企業向けの電話は、複数台の電話機を使って同じ電話番号宛ての着信に同時並行的に応対できるのが特徴です。そうした仕組みを構築するために、ビジネスフォンやクラウドPBXのような運用では「主装置（PBX）」と呼ばれる構内交換機を設置しています。
社内のすべての電話機と回線を主装置に接続し、主装置を運用の主幹とすることで、主装置による半自動的な処理で回線が割り当てられたり（外線着信）、電話機の操作に応じて回線を切り替えたり（取次ぎ・保留転送）、社内の電話機同士で通話が出来たり（内線通話）といったことが可能です。こうした根本的な仕組みは、ビジネスフォンでもクラウドPBXでも同じです。
それでは、ビジネスフォンとクラウドPBXはどう違うのかを説明しましょう。まず、ビジネスフォンは固定電話を用いた運用であり、主装置も社内に物理的に設置され、電話機や電話回線と主装置は有線で繋がれ、固定されています。そのため、会社という拠点内にすべての設備が収まり、それゆえに会社内でしか電話が使用できません。
それに対してクラウドPBXは、IP電話機だけでなく、スマートフォンなど持ち運び可能なデバイスを用いた運用であり、主装置はインターネット回線を介してアクセスできるクラウド環境上に仮想的に設置され、デバイスと主装置はインターネット回線で接続されるので、固定されずどこへでも持ち運べます。これらの特徴だけでもビジネスフォンと大きく違いますが、決定的な違いは会社外でも電話が使用できることです。そして、インターネットが繋がる限り、都道府県や国を跨いでも問題なく運用できます。
クラウドPBXでできること
以上のように、企業向けの電話運用として大枠の仕組みはビジネスフォンと同じですが、物理的に拠点に縛られた運用となるビジネスフォンに対し、クラウドPBXは拠点に縛られることがありません。
クラウドPBXでは「インターネットさえ繋がれば、場所に関係なくどこでも運用できる」という大きな特徴があり、この特徴がそのまま最大のメリットとなっています。そして、このメリットによって、従来のビジネスフォンでは出来なかったことが沢山出来るようになりました。
ここからは、クラウドPBXでできることを紹介していきます。
外出中や在宅勤務中でも外線が利用できる
クラウドPBXはビジネスフォンと違い、回線と電話機を一元管理する主装置がそもそも会社外（クラウド上）にあります。そのため、会社にいなくても、インターネットに繋がる場所にさえいれば、システム上は常に繋がり続けることができます。たとえ外出中や在宅勤務中などでオフィスに居ずとも、会社用の電話番号を使った外線通話が可能です。
複数の拠点間で内線を構築できる
クラウドPBXは、場所という概念を超えた運用ができます。たとえば、ビジネスフォンの大きな特徴でもあった社内の電話機同士の内線通話ですが、拠点内の電話機としか内線で繋がれなかったビジネスフォンに対し、クラウドPBXは自社の特定の拠点に限らず、東京と福岡といった1000㎞近く離れた拠点間でも内線ネットワークを構築可能です。
また、クラウドPBXの拠点間内線通話は国内だけにとどまりません。海外対応したクラウドPBXのみに限られますが、海外の拠点とも内線通話ができてしまいます。どれだけ離れていても別拠点と内線が構築できれば、同じオフィスにいる感覚で遠くの拠点と連絡が取れるので、連携がより密接になるのはもちろん、内線を構築した分の通話料が大幅に削減できます。
海外でも国内での発着信扱いで外線通話が可能
内線だけでなく、外線通話に関してもクラウドPBXにはメリットがあります。
海外対応のクラウドPBXなら、内線電話だけでなく外線通話も、国際電話を用いずに行えます。それは、通話に電話回線ではなくインターネット回線を用いるからできることで、その場合、国内での発着信扱いの通話が可能です。つまり、従来のビジネスフォンのように国際電話料金が掛からないということです。
そのため、海外から国内の顧客や取引先に連絡を取る際にも国際電話を使用せず、国内通話扱いでの通話になります。逆に国内の取引先から海外拠点へ連絡する際にも国内通話扱いになり、従来の電話運用よりも圧倒的に低コストです。
外線の利便性を高めるためのクラウドPBXの選び方
クラウドPBXでできることは非常に多く、これまでのビジネスフォンの常識では考えられなかった広い範囲での連携や、場所を気にせずにどこからでも会社の電話番号が使えるという夢のような利便性が、クラウドPBXを導入することで手に入ります。これを逃す手はありませんよね。
しかし、クラウドPBXには1つだけ問題があって、それは「ベンダーを適当に選ぶと失敗する可能性がある」ということです。それはベンダーによって通信品質やサービス品質、提供する機能のレベルや内容もバラバラであるからです。
ここでは、外線の利便性をしっかり高め、ベンダー選びにおける失敗を避けるために、導入前にあらかじめ意識しておくべき「クラウドPBXの選び方」を解説していきます。
あらゆる電話番号に対応しているか
外線をより便利に使う、という目的に照らせば、まずは対応している電話番号に着目するのが正解です。なぜかといえば、受電ではなく発信をメインにする場合、能動的に電話を掛けていく必要がありますから、従来使ってきた電話番号の中で使えないものが出てくると混乱や問題が生じるからです。
実際に、クラウドPBXのベンダーの中には利用できる回線の種類が限られ、市外局番付きの固定電話番号が発信先として利用できなかったり、フリーダイヤルでも対応している番号に制限があったりする場合があります。これは、詳細は省きますが、ベンダーが使っている回線の種類の違いが影響しています。
また、会社がフリーダイヤルを契約している場合もあるでしょうし、IP電話で払い出されるいわゆる「050番号」も、相手が050番号である場合は通話料が無料になるので使うべき時には使えた方が有利です。より外線を便利に使うなら、市外局番付きの番号含め、できる限り多くの番号が使えるベンダーを選びましょう。
現在利用中の電話番号を変更する必要がないか
会社組織にとって、会社代表番号は非常に大切で、なるべく変えない方がいいものです。特に、多くの会社が取得済みであろう固定電話番号は、取得に一定の手間と費用が掛かり、市外局番により会社所在地の大まかなエリアがわかることもあって、「ちゃんとした実在する会社」を示す社会的信用の証でもあります。
しかし、前述の通り、ベンダーによってはこうした固定電話番号が引き継いで使用できない場合があります。こうしたベンダーと契約すると既存の電話番号（特に市外局番付きの固定電話番号）を変更しなければならないこともあります。大きな会社であるほど、電話番号の変更は莫大な手間と費用を無駄にかけてしまうことになりかねません。特に市外局番付きの番号に関しては、引き継いで使用できるかを慎重に確認しましょう。
様々なデバイスに対応しているか
クラウドPBXは、スマートフォンだけでなく、色々な端末に対応している点も魅力的です。たとえば、ノートパソコン・デスクトップパソコン・タブレット端末・据え置き型IP電話機といった様々な端末を使っての通話が可能です。
そして、クラウドPBXは場所にとらわれずどこでも使える電話ですから、様々な環境に移動しながら通話することも多いですし、また、環境に応じて連携するシステムや通信方法も最適なものが変わってきます。たとえば、地下やセキュリティルームなどでは有線LANを接続したノートパソコン、移動中や外出先ではスマートフォンやタブレット端末などを使い、本社オフィスの事務室ではIP電話機、顧客情報データベースを含むコールセンターシステムを連携させる場合はデスクトップパソコンが最適です。
このようにできる限り適材適所で色々な場所に対応できると、柔軟にトラブルもなく運用が継続できます。できる限り多くのデバイスに対応したベンダーを選ぶことを強くおすすめします。
国内だけでなく海外でも利用できるか
クラウドPBXは「場所に縛られない運用」こそが魅力であり、最大のメリットでもあります。特に複数拠点を抱え海外にも拠点を持つような企業の場合、こうしたクラウドPBXの一番のメリットを存分に活かすなら、海外にも対応したベンダーを選ぶのが正解です。
クラウドPBXでは複数拠点間で内線が使えることや、海外でも国内通話扱いで外線が使えることは既に説明した通りです。日本全国だけでなく海外でも利用できるベンダーを選ぶことで、国内外を問わず現在既に展開している複数の拠点や、今後構築予定の拠点同士の連絡は勿論、そうした拠点から顧客や取引先との外線連絡においても、無駄なコストを極力減らした運用が可能となるでしょう。
外線通話に便利な機能・オプションがあるか
クラウドPBXはビジネスフォンの進化版といってよく、大まかな仕組みも同じです。なので、ビジネスフォンに備えられた大抵の機能が使えます。
ビジネスフォンには元々、企業に最適化された色々な便利な機能がついているものです。たとえば、顧客や取引先との連絡を効率化する「電話番号登録機能」、迷惑電話や間違い電話など意図しない着信や仕事に必要のない番号への発信をブロックする「着信・発信拒否設定機能（非通知含む）」、オペレーターが応対できない休日や時間外に来た着信に対し自動で流す「自動アナウンス機能」といったものが代表的です。
これらの機能は基本機能として搭載されている場合もありますし、月額基本料金に加えて追加料金を支払うことで利用できる「オプション機能」である場合もあります。導入の際には、なるべく、外線通話に便利な機能を基本機能として提供しているベンダーを選ぶといいでしょう。必要な機能をあらかじめ洗い出しておいてリスト化しておき、そのリストを基準にベンダーを絞り込んでいく手法も合理的でおすすめです。
クラウドPBXで外線の発着信を可能にしよう！「ナイセンクラウド」のご紹介
ナイセンクラウドは、パソコン、電話機、スマホなどにも対応しており、既にお手元にある端末を活用してご利用いただけるクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しています。日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。
詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
また、2台のスマホでフリーダイヤルを利用することに特化した「スマフリ」もございます。ナイセンクラウドの機能を小規模に導入できるスマフリを先に導入してみて、使い勝手や機能を確認したのちにナイセンクラウドに切り替えることも可能です。
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クラウドPBXで外線通話をより便利に！
主に「外線通話を便利にする」ことに着目しながら、クラウドPBXを導入することで何ができるのかを解説しました。また、同目的に照らし合わせて、より利便性の高いクラウドPBXベンダーを選ぶためにはどういったことを意識して選ぶと良いのか、クラウドPBXベンダーの選び方も併せて解説しました。
クラウドPBXなど企業向けの電話運用の花形といえば「内線」ですが、しかし会社によっては積極的にアポイントをとっていく営業会社などのように、「外線」がメインになる会社も多いことでしょう。内線だけでなく、外線を利用する際にも、沢山のメリットがあることをわかっていただけたのではないでしょうか。
内線だけでなく外線を積極的に活用していきたい企業様も是非クラウドPBXの導入を検討してみてください。