クラウドPBXを教育機関で活用するメリットに注目！事例を交えて分かりやすく解説
教育機関では、さまざまなところから電話がかかってきます。教職員は非常に忙しいため、電話対応に頭を抱えていることも多いでしょう。そこで、教育機関でクラウドPBXを活用する方法が注目を浴びています。クラウドPBXを導入すれば、教育機関での電話対応がスムーズに行えて教職員の負担を減らせるかもしれません。
本記事では教育機関でクラウドPBXを活用するメリットを解説し、実際に活用している教育機関の事例を紹介していきます。
教育機関におすすめの「クラウドPBX」とは
クラウドPBXとは、ビジネスフォンで使用するPBXをクラウド上に置いて利用できるサービスのことです。IP電話機やスマホ、PCなどインターネットに接続可能な機器を使用して通話ができます。インターネットに接続できる環境なら、学校以外の場所からでもPBXにアクセスが可能です。学校外の場所で学校にかかってきた電話に出たり内線通話をしたりできます。
教育機関で働く教職員は、修学旅行や遠足など校外で活動する機会も多いでしょう。クラウドPBXを導入していれば、校外にいるときにも学校の電話番号で連絡をとれます。
教育機関がクラウドPBXを導入するメリット
教育機関でクラウドPBXを導入すると、どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。
電話対応業務を効率化できる
クラウドPBXにはさまざまな機能が備わっていますが、そのうちの1つにIVRがあります。IVRは自動音声案内のことで、要件に合わせて1や2などのボタンを押すと担当者につながるというものです。一般企業などでも幅広く利用されています。
教育機関でクラウドPBXを導入しIVRの機能を利用すれば、電話がかかってきたときにすぐに担当の教職員につなげられます。また、その教職員が職員室や事務室にいない場合でも、スマホにつなげることができるため、構内放送をかけて呼び出す必要がなく、電話をかけてきた人を長時間待たせることがありません。電話対応業務を効率的に行えるようになります。スムーズに対応できるため、電話をかけてきた人にとっては学校への印象も良くなるでしょう。
さらに、教職員の勤務時間外などで対応できない時間帯にはIVRで、その旨を伝えることができます。
場所にとらわれず電話に対応できる
これまでなら、教職員が電話に出る際は職員室まで行く必要がありました。規模が大きく敷地の広い学校だと、どうしても移動するのに時間がかかってしまうでしょう。クラウドPBXなら、電話に対応するのに職員室まで行く必要はありません。その場でスマホを使用して対応できます。
また、大学の場合は複数のキャンパスに分かれているところも多いです。別のキャンパスにいる教職員宛に電話がかかってくることもよくあるかもしれません。そのような場合でも、クラウドPBXがあればスムーズに対応可能です。同じ大学なら別のキャンパスでも同じ電話番号を使用して通話できます。
クラウドPBXなら主装置を設置せずに導入できるため、複数のキャンパスにも簡単に導入可能です。同じ大学のキャンパスで既に導入済みなら、スマホやPCなどで設定をするだけで別のキャンパスでも使えるようになります。
教職員のプライベートの電話番号を守れる
修学旅行や遠足などの際に、教職員は生徒の安全の確保や人数の確認などをしなければなりません。これまでなら、迷子になったときなどに備えて教職員が自分のプライベートの電話番号を生徒に教えていたこともあったでしょう。学校の教職員という仕事をしているなら、致し方ないことだと割り切っている人も多いかもしれません。
クラウドPBXを導入すれば、スマホを使用して学校の電話番号で発着信が可能です。修学旅行や遠足の最中に迷子になった生徒は、学校の電話番号に発信すれば、そのまま担任の教員につないでもらえます。教職員が自分のプライベートの電話番号を生徒に教える必要はなくなります。
営業電話や間違い電話の件数を減らせる
教育機関にも一般企業と同様に営業電話がかかってくることがよくあります。不要な営業電話でも逐一受電しなければなりません。営業電話が多いせいで、授業の準備など重要な業務が中々進まなくなってしまうこともあるでしょう。
クラウドPBXに備わっているIVRの機能を利用すれば、不要な営業電話に対して教職員が逐一受電する必要はありません。自動音声案内による対応で済ませられます。受電するために業務を中断されることがないため、業務を進めやすくなるでしょう。自動音声案内で対応することで営業電話の件数そのものも減らせます。
間違い電話がかかってきたときにもIVRの自動音声案内があると便利です。自動音声案内で学校名を伝えるため、教職員が出なくても、相手はすぐに電話番号を間違えたと気づいて切ってくれます。
コストを削減できる
従来型PBXを使用している場合は、主装置を定期的に買い替えなければなりません。これに対してクラウドPBXなら、そもそも主装置を学校内に設置することがないため買い替えは不要です。PBXはクラウド上に設置されており、ベンダーによって定期的にメンテナンスが行われています。アップデートが行われることもありますが、利用者側としては追加でコストがかかることはありません。そのため、クラウドPBXの導入によりコスト削減につながるのがメリットです。
さらに、これまでなら外出先にいる教職員や別キャンパスの教職員と通話する際に、通話料金が発生していたでしょう。クラウドPBXなら教職員のスマホと別キャンパスの固定電話を内線化できます。内線通話ができるため、通話料金は発生しません。
BCP対策になる
BCP対策とは、災害発生時の被害を最小限に抑えて、できるだけ早く復旧できるようにするための対策のことです。
大地震などの自然災害が発生して学校が被災すると、従来型PBXだと主装置が壊れて電話が使えなくなる可能性があります。復旧するまで日数を要してしまうでしょう。
これに対して、クラウドPBXを利用している場合は、PBXがクラウド上にあるため、自然災害の影響も限定的です。インターネットに接続できる環境からだと、クラウド上にあるPBXにアクセスできるため電話も使用できます。災害発生直後にも、保護者からの問い合わせなどに対応できるでしょう。従来型PBXを使用している場合と比べて、復旧にかかる日数も短縮できる可能性が高いです。
教育機関でクラウドPBXを活用している事例
教育機関で実際にクラウドPBXを導入し活用している事例について見ていきましょう。
東北大学の事例
東北大学ではテレワークを導入した際に、通信料の負担の問題や通話の転送ができないことなどが課題でした。クラウドPBXの導入により課題が解決され、業務で電話を使用する際は専用アプリで行えるようになりました。これによりプライベートの電話番号の流出防止などにも役立っており、教職員からの評判も良好です。
近畿大学の事例
近畿大学では電子決済やビジネスチャットツールなど新しいシステムの導入に積極的です。クラウドPBXも2019年12月から導入しました。Web電話帳サービスを活用しており、連絡先は端末に保存せず、クラウド上に保存して一元管理されています。スマホでの内線通話やPCでのヘッドセットを使用した通話などを上手く活用して業務に役立てています。
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- 工事不要でスピーディーに導入できる
- ランニングコストも従来のPBXと比べて削減できる
2.場所や時間に縛られない柔軟な働き方ができる
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3.使いやすいシンプルな操作画面
- 電話帳や通話履歴がクラウド上で管理
- 転送設定や外線着信設定も簡単
- スマホアプリでどこでも操作可能
- パソコンに詳しくない方でも使いやすい
まとめ
クラウドPBXは一般企業だけでなく教育機関でも導入するメリットは大きいです。迅速に電話対応できるようになり、教職員の負担も軽減できます。教職員がプライベートの電話番号を生徒や保護者に知られることもありません。大学の場合は、キャンパス間での内線通話も行えます。教職員の業務負担が大きく、改善策を模索している教育機関では、ぜひクラウドPBXの導入を検討してみましょう。