クラウドPBXで働き方改革を！導入のメリット
オンライン通信やクラウドサービスが急速で目覚ましい発展を遂げた2010年代、徐々に「働き方改革」という言葉が生まれ、浸透していったのをご存知の方も多いのではないでしょうか。しかし、コロナ禍という時代の一大転換を迎え、2020年代に入った今でも、日本では従来のオフィスワークという働き方が主流です。とはいえ、一部の大手企業が都心の広々としたオフィスビルを手放すなど、着実に変化は起きています。
働き方改革は、従来の働き方を見直し、オフィスだけにとどまらず社員それぞれが最も働きやすく最もパフォーマンスを発揮できる環境で働いてもらおうという動きのことで、オフィスだけにとどまらずどこでも電話運用が可能な企業向けの電話システム「クラウドPBX」は、そうした働き方改革と非常に相性が良いのです。それだけでなく、働き方改革実現のための大きな助力になるとすらいえます。
今回は、「クラウドPBXが生み出す働き方改革」をテーマとし、クラウドPBXの仕組みや働き方改革につながるメリットを解説していきます。また、クラウドPBXを実際に導入する上でどういったことに意識すればいいのかというポイントも解説しますので、既に導入を検討されている企業様もぜひ参考にしてみてください。
クラウドPBXとは？
クラウドPBXは、従来広く企業に普及していた電話運用「ビジネスフォン」の仕組みを、クラウド環境に置き換えたものです。
ビジネスフォンやクラウドPBXのような企業向け電話運用は「電話回線を複数台の電話機で共有する仕組み」を実現するために構築されています。そして、ビジネスフォンの仕組みは、会社内に「主装置（PBX）」と呼ばれる構内交換機を物理的に設置し、電話回線と社内の固定電話機を主装置と有線接続するといった形になっています。こうすることで、主装置が半自動で判断し、接続された電話機に対して回線を通してやってきた着信を割り当てたり、切り替えたりします。実際の業務として電話の取次ぎや内線通話が行えるのも、主装置が回線と電話機を繋いでいるからです。
クラウドPBXも以上のような「主装置を使って回線と電話機を制御する」という仕組みはそのまま踏襲しています。しかし、クラウドPBXでは、ビジネスフォンのように社内に主装置を設置する必要はありません。社内ではなく、クラウド上に主装置を設置しているからです。そして、スマートフォンのようにどこへでも持ち運べる端末を電話機として使い、クラウド上の主装置とインターネット回線を介して相互接続するという、全く別の形でビジネスフォンの仕組みを再現しています。
「会社の電話番号を使って運用するのに、主装置を会社に設置しない」という斬新な仕組みにすることで、クラウドPBXはビジネスフォンのように会社という拠点に縛られることなく、場所に関係なくどこででも使える電話運用として大きく進化を遂げました。こうした進化によって更に柔軟で便利な運用が可能となり、それゆえに今、働き方改革に向けた旗手としても大きく注目を集めているのです。
クラウドPBXでどのように働き方改革が実現する？
冒頭でも触れた通り、クラウドPBXは、働き方改革を大きく後押しする可能性を秘めています。それは、先ほども説明したように、クラウドPBXが「場所を問わずにどこでも運用できる」仕組みであることが大きく関係しています。
突き詰めて考えれば働き方改革とは、「オフィスという働き場所にとらわれない働き方」のことです。そして、クラウドPBXもまた、「オフィスという場所にとらわれない電話運用」であると言えます。それゆえにクラウドPBXと働き方改革の相性は抜群で、働き方改革の為にこそ発展したのではと言えるくらいなのです。
ここでは、クラウドPBXを導入することでどのようなメリットがあり、そのメリットがどう働き方改革に繋がっていくのかを解説していきます。
電話のための帰社が必要ない
クラウドPBXは、重ねて言うようですが「場所にとらわれずどこでも使える電話運用」です。そのため、従来のビジネスフォンでは常識であった「会社の電話は会社内でしか利用できない」という常識、「オフィスにいてこその電話運用」という常識をやすやすと打ち破ってくれます。結論から言えば「電話のために会社にいる必要がない」のです。
従来のビジネスフォンでは、外出中の社員はいったん会社に帰社してから、お客様や取引先に対して会社内の固定電話を使って、会社の電話番号から連絡を発信していました。個人名義の携帯番号まで覚えてもらうのは面倒ですし、会社用の固定電話番号から着信が来る方が相手方としても安心するからです。
しかし、クラウドPBXの場合、どこでも使える電話運用ですから、外出中の社員はそのまま外出先から、手持ちのスマートフォンで同じこと、すなわち会社の電話番号を使った発信が可能です。つまり、わざわざ会社に帰社しなくとも、会社名義の電話番号を使った折り返しができるのです。クラウドPBXのように場所にとらわれない運用に変えることで、無駄な移動を極力減らし、業務効率を劇的に改善できます。
電話の取り次ぎ・伝言の手間が減る
場所にとらわれない運用のメリットは、そのまま電話の取次ぎのシーンでも活用できます。
これまでのビジネスフォンの運用では、会社宛てに外出中の社員への着信が入った場合、着信を受けた内勤者が対応することになりますが、社員が外出中のため、直接的な電話の取次ぎが行えません。そのため、相手方から名前と用件・伝言などを控えておき社員の帰社を待つか、すぐに社員の携帯へその旨を外線で伝えます。そのうえで、外出していた社員は会社にいったん帰社し、きちんと会社の意思での電話ですよというのを示すべく会社のデスクに戻り、会社内から会社の電話番号を使って折り返すのです。
一方でクラウドPBXの場合では、この長々とした面倒なプロセスを丸ごとすっ飛ばし、会社内で受けた着信をそのまま直接、外出中の社員の持っているスマートフォン等に取次ぎができます。また、仮に手が離せず取次ぎが出来なかったとしても、先ほどと同様に外出先から会社の電話番号を使って相手方に連絡を取ればいいだけです。クラウドPBXを導入していれば、会社にいる内勤者の負担も大きく減り、電話以外の業務に集中できます。
テレワークの導入が容易
コロナ禍の騒ぎがある程度一段落した現在に至っても、従来型の「オフィスワーク」すなわち「オフィスという場所ありき・オフィスへの出勤ありきの仕事」というスタイルから脱却できていません。それには様々な要因が考えられますが、大きな要因の1つが「オフィスには電話番が必要」ということが大きいのではないでしょうか。
従来のビジネスフォンによる固定電話の運用が定着している日本では、会社に出勤しないと会社用の電話番号での受発信ができないという制限が当たり前であるため、社員の大半が在宅勤務であったとしても、誰かが電話応対要員として出勤しなければなりません。
クラウドPBXを導入すれば、こうした面倒な「電話番」は不要になります。自宅にいても、会社以外のサテライトオフィスにいても会社の電話番号を使った発着信が可能だからです。電話業務以外にもオフィスでしか行えない仕事もなくはないですが、「電話番」が不要になるだけでテレワークの導入が遥かに容易になるのも事実です。
働きやすい環境実現による採用力のアップ
働き方改革とは、突き詰めれば「働きやすい環境の実現」を目標としています。以上のような働き方改革を実現できるクラウドPBXを導入することで、テレワークのような多様な働き方への大きな後押しとなるのは間違いありません。そして、そうした多様な働き方が多くの社員にとって働きやすい環境を実現する結果に繋がっていくはずです。
更に言えば、このように働きやすい環境を実現することで、企業としての魅力も高まり、採用力アップにもつながっていくでしょう。企業のブランド価値を高めて優秀な人材を確保し、更に企業を大きくしていくためにも、安定した採用力は重要です。
不要なコストを削減
クラウドPBXを導入することは、不要なコスト削減につながります。
まず大きく削減できるのは導入にかかる初期費用です。クラウドPBXは従来型のビジネスフォンのような大規模な物理的設備の購入および設置を必要としません。それ故、スマートフォンなど通話用デバイスさえ用意できれば運用開始できる、企業向け電話運用にしては非常にスマートでシンプルなシステムです。
物理的設備の購入・設置が必要なビジネスフォンの場合、運用の主幹となる主装置の購入費だけでも数十万円～数百万円のコストがかかります。更に設置には専門の作業員による工事が必須で、固定電話機の購入及び設置工事も必要ですし、自社に物理的設備の設置をする分、長期間にわたるメンテナンスや故障時の修理などの保守管理費もランニングコストとして必要になってきます。
それに対してクラウドPBXは、1万円～5万円程度の初期費用以外には、デバイス購入費程度のコストしかかかりません。デバイス購入費を込みにしたとしても、ビジネスフォンと比較すれば安くても100万円前後のコストカットになります。そして、そのデバイス購入費すらも、スマートフォンだけでなくタブレット端末やパソコンなど色々な端末に対応しているので、既存の社内資産を転用すればコストカットできます。また、主装置の設置や設定・保守管理はすべてベンダーが代わりにやってくれますので、運用としても非常にすっきりとしています。
また、月々支払う通話料に関しても、クラウドPBXは場所に関係なく複数の拠点同士で内線を構築できるので、そのメリットをフル活用することで大幅な通話コスト削減を実現できます。また、それだけでなく、ベースとなる通話料自体が固定電話の5分の1程度のため、そもそも外線通話を普通に使うだけでもかなりのコストカットになります。
クラウドPBXを導入する際に押さえておくべきポイントは？
以上のように様々なメリットによって働き方改革への大きな後押しを得られるうえ、導入・運用にかかる手間やコストを大幅にカットできるとなれば、すぐにでも導入したい企業は多いことでしょう。
しかし、クラウドPBXは提供するベンダーによって料金や品質のレベル、提供する機能の内容に至るまで差異があるというのが大きなネックです。こうした弱点がある故に、ベンダー選びに関しては慎重に判断する必要があります。また、クラウド環境ならではの制限や環境の違いなどこれまでにない壁も立ちはだかります。
ここからは、クラウドPBXの導入に際し自社に最適なベンダーを選ぶにあたって注意するべき点や、押さえておくべきポイントを解説していきます。
利用可能な電話番号
クラウドPBXを提供するベンダーの使用している回線の種類によっては、「既存の固定電話番号が使えない場合がある」というのがあります。こうした問題は従来の固定電話にはなかった、IP回線を使用しているクラウドPBX特有の問題です。
企業の多くは固定電話番号を取得していますが、それは固定電話番号があることによって企業の社会的信用が高まるからです。しかし、そうした固定電話番号が引き継いで使用出来ないベンダーと契約すると、IP 電話用に払い出される「050」で始まる番号に変更を余儀なくされます。そうなると、折角持っていた固定電話番号を手放さざるを得なくなり、社会的信用が落ち、資料の訂正や周知などに手間が取られ、損しかありません。
利用可能な電話番号の種類、特に既存の電話番号が引き継いで利用できるかどうかについては、特に念入りにベンダーに確認しましょう。
機能・オプション
クラウドPBXはビジネスフォンの仕組みをベースにしていますので、ビジネスフォンで使える機能はある程度使えます。
しかし気をつけなければならないのは、ベンダーによって提供している機能の内容が全然違うということです。また、使いたい機能が基本料金のみで使える「基本機能」なのか、オプション料金が必要な「オプション機能」なのか、その分類もベンダーによって全然違います。
そのため、ベンダーを選ぶ前に、まずはクラウドPBXに搭載されている機能をある程度まとめてリサーチして、自社で使いたい機能を社内で取りまとめておくといいでしょう。できれば、必要な機能やオプションをリストにまとめておくと比較検討の際に大いに役立ちます。出来る限り使いたい機能が基本機能に割り当てられているベンダーを選ぶ方がランニングコストが少なく済むからです。
ベンダーによっては、一度契約したら機能の増減や変更ができないものも存在しますので、機能面では特に慎重な選定が必要になります。
利用できる地域
クラウドPBXはインターネットが繋がる地域であれば大抵日本全国どこでも運用が可能ですが、たとえば山間部など通信インフラが整っていなかったり携帯のモバイルデータ通信が利用しづらかったりする場所では使えないこともあり得ます。
また、クラウドPBXは「複数拠点間で内線を構築できる」という点が大きな特徴で、全国各地に拠点を持つ会社の場合、たとえば東京と大阪など、国内の遠く離れた拠点でも内線が構築できます。また、海外対応のクラウドPBXなら、海外拠点とも内線通話が可能です。
勿論、対応する地域もベンダーにより異なることがあり得ますし、特に海外については対応してないベンダーも少なくないので、ベンダー選びの際はどういった地域に対応しているのかの確認はしっかり行うことをおすすめします。
料金体系
クラウドPBXの導入の際には、長期的視点による料金シミュレーションが必須です。
これはクラウドPBXに限らず、新たな通信インフラを取り入れる際にはどれでも必須になりますが、クラウドPBXは特に料金体系がシンプルで物理的設備の調整も要らないため柔軟に回線数やオプションを変更出来るので、どうせなら契約回線が少しでも無駄にならないよう、今後の事業規模の拡大ないし縮小どちらも想定して、料金体系についてより柔軟なベンダーを選ぶと後に不都合が少なく済みます。
操作のしやすさ
クラウドPBXは長期的に運用するものなので、操作のしやすさ・使い勝手の良さはある意味何よりも大切な要素と言えるでしょう。せっかく導入してもビジネスフォンよりも使いにくかったら、実際に利用する社員たちは疲弊してしまうからです。
クラウドPBXは便利ではありますが、ベンダーによってサービス品質そのものが異なるだけでなく、動かす場所によってアクセス方法が変わる可能性が高い無線環境で動かすものであるために、ユーザーの実際の利用環境によって使い勝手が変わってしまうという弱点があります。これはどんなに評価が高いベンダーでもあり得るリスクであり、少なくとも会社内や得意先など、メインで使う場所については実際の利用環境であらかじめちゃんと動くかどうかを検証しておくと安心です。
そうしたことは優良ベンダーであれば織り込み済みなので、あらかじめ契約前にそうした操作性を検証できる期間として、無料でのデモ機貸し出しや無料トライアルなどのキャンペーンを用意しています。実際の利用環境でどう動くのかがある意味クラウドPBXベンダー選びの要といっていいので、できる限りそうしたキャンペーンを活用できるベンダーを選ぶことを強くおすすめします。
働き方改革につながるクラウドPBXなら「ナイセンクラウド」
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クラウドPBXで働き方改革を推進しよう
「クラウドPBXが生み出す働き方改革」を主題として、クラウドPBXの仕組みやクラウドPBXが持つ働き方改革につながるメリットを解説しました。クラウドPBXは場所を問わずどこでも使える電話運用ということが何よりも重要であり、こうした使い勝手の良さや運用の柔軟性こそ働き方改革に直結するものです。
しかし、記事内でも解説した通り、クラウドPBXならではの問題点や、従来の電話回線とは違う環境や条件での運用となることから起こりうるトラブルを事前に想定し、それを回避するために賢くベンダーを選ぶようにしましょう。
本記事に解説した導入の際のポイントをしっかり意識して、導入を検討してみてくださいね。