シェアオフィスでクラウドPBXを利用するメリット・注意点とは？
近年、シェアオフィスは、コスト削減や利便性の高さから、多くの企業で注目されています。しかし、シェアオフィスで働く場合、従来のオフィスとは異なる環境で電話システムを利用する必要があります。そこで注目されているのが、クラウドPBXと呼ばれるクラウド型の電話システムです。本記事では、シェアオフィスでクラウドPBXを利用するメリット・注意点などを紹介します。
シェアオフィスで固定電話を使うには？
シェアオフィスで固定電話を利用するには、いくつかの方法があります。
レンタルオフィス・シェアオフィスの固定電話設備を利用する
多くのシェアオフィスなどでは、固定電話設備をオプションサービスとして提供しています。電話機や回線の設置工事は不要で、すぐに利用を始められるというメリットがあります。ただし、利用料金は月額数千円から数万円程度と、他の方法に比べて高額になる場合があるため注意しましょう。
自分でNTTと契約する
従来の方法として、NTT東西と直接契約して固定電話回線を設置する方法があります。ただし、新規契約には数万円の初期費用がかかり、工事にも数週間～1ヶ月程度かかるというデメリットがあります。また、解約する場合にも手数料がかかるので注意しましょう。
IP電話を利用する
近年、インターネット回線を介して利用するIP電話が普及しています。IP電話であれば、工事は不要で初期費用も比較的安価に利用できます。また、電話番号の転用も容易です。ただし、通話品質はインターネット環境に左右されるという点に注意が必要です。
クラウドPBXを利用する
クラウドPBXは、クラウド型の電話システムです。PBX本体を購入・設置する必要がなく、初期費用を抑えられるというメリットがあります。また、場所やデバイスを選ばずに利用できるという点も魅力です。
電話代行サービスを利用する
電話代行サービスを利用すれば、電話受付や顧客対応を外部に委託できます。固定電話回線の設置や運用は不要で、電話対応にかかる時間とコストを削減できます。ただし、利用料金が発生するため注意が必要です。
シェアオフィスの固定電話サービスはデメリットが多い
シェアオフィスで提供される固定電話サービスは、一見便利そうに見えますが、実はいくつかのデメリットがあります。以下で主なデメリットを解説します。
・高額な料金
シェアオフィスの固定電話サービスは、NTTやKDDIなどの大手通信会社が提供する固定電話サービスよりも割高なことが多いです。これは、シェアオフィス側が電話回線の設置や管理、保守にかかる費用を上乗せしているためです。
・機能制限
シェアオフィスの固定電話サービスは、機能が制限されている場合があります。例えば、以下のような機能が利用できない場合があります。
- 転送機能
- 留守番電話機能
- ナンバーディスプレイ
- 着信拒否
- 発信者番号通知
これらの機能は、ビジネスにおいて必要不可欠なことも多いです。
・拡張性の低さ
シェアオフィスの固定電話サービスは、拡張性が低い場合があります。例えば、社員数が増えた場合に、すぐに電話回線を増設できない場合もあるでしょう。これは、シェアオフィスの設備や回線の容量に制限があるためです。
・停電時の利用不可
シェアオフィスの固定電話サービスは、停電時に利用できなくなる場合があります。これは、シェアオフィスの電源が停止すると、電話回線も利用できなくなるためです。
・セキュリティリスク
セキュリティリスクも懸念されます。これは、複数の企業が同じ電話回線を利用しているため、情報漏洩などのリスクがあるためです。
シェアオフィスでクラウドPBXを使うメリット
シェアオフィスでクラウドPBXを利用するメリットは、大きく以下の5つが挙げられます。
固定電話番号を取得できる
クラウドPBXを利用すれば、03や06などの固定電話番号を取得可能です。シェアオフィスによっては、電話番号の取得が難しい場合もありますが、クラウドPBXであれば問題なく取得できます。固定電話番号を持つことで、お客様からの信頼感を得やすくなり、企業イメージの向上にもつながるでしょう。
導入しやすい
クラウドPBXは、インターネット回線とスマートフォンやパソコンなどの端末があれば、すぐに利用可能です。工事不要で、初期費用も抑えられるため、導入の手間が少なく済みます。シェアオフィスのようなワークスペースの環境変化にも柔軟に対応できます。
運用にかかるコストが安い
クラウドPBXは、従来のPBXと比べてランニングコストが安いというメリットがあります。月額料金で利用でき、初期費用や保守費用などの追加費用もかかりません。また、利用人数に合わせてプランを変更できるため、無駄なコストを抑えることができます。
オフィスを移転しても番号が変わらない
クラウドPBXは、インターネット回線さえあれば利用できるため、オフィスを移転しても電話番号を変える必要がありません。電話番号が変わらないことで、お客様とのやり取りもスムーズに行えます。また、移転に伴う電話回線の移設工事などの手間も省けます。
外出中でも使用できる
クラウドPBXは、スマートフォンやパソコンなどの端末があれば、場所を選ばずに利用できます。外出先でも会社宛ての電話を受けることができ、仕事に集中しやすくなります。また、営業先への訪問時なども、スムーズに連絡を取れるでしょう。
シェアオフィスでクラウドPBXを利用する際の注意点とは？
シェアオフィスでクラウドPBXを利用する際は、以下の点に注意する必要があります。
取得できる電話番号はサービス次第
クラウドPBXサービスによって、取得できる電話番号の種類が異なるので注意が必要です。050のみのものもあれば、市外局番が取得できるサービスもあります。
・050番号のみ
多くのサービスで提供されており、初期費用が安く、取得手続きも簡単です。ただし、03などの市外局番に比べて知名度が低く、お客様からの印象が薄くなってしまう可能性があります。
・市外局番
03などの市外局番を取得できるサービスもあります。050番号に比べて知名度が高く、お客様からの信頼感を得やすくなります。ただし、初期費用が高額になる場合や、取得手続きが複雑になる場合があるでしょう。市外局番を取得するメリットには以下が挙げられます。
市外局番を取得するメリット
・お客様からの信頼感を得やすい
03や06などの市外局番を持つことで、お客様からの信頼感や信用度を高められるでしょう。特に、03などの東京の市外局番は、大企業のイメージがあり、地方の番号よりも信頼しやすいと感じる人が多い傾向があります。また、固定電話を持っていることで、安定経営や誠実な企業という印象を与えられるでしょう。
・電話番号による地域性のアピールが可能
市外局番は、企業の所在地や拠点地域をアピールするのに役立ちます。例えば、大阪に本社を置く企業であれば、06の市外局番を持つことで、大阪で事業を展開していることを明確に示せます。また、複数の拠点を持つ企業であれば、それぞれの拠点に合った市外局番を取得することで、地域密着型のサービスを提供していることをアピールできるでしょう。
・番号ポータビリティによる電話番号継続
オフィスを移転した場合でも、番号ポータビリティを利用することで、電話番号を変えずに移行できます。番号ポータビリティに対応しているサービスであれば、手続きも比較的簡単に行えます。電話番号が変わってしまうと、お客様や取引先への連絡先変更の作業が必要となり、業務に支障をきたす可能性があるでしょう。
現在使っている電話番号の移行について
現在利用している固定電話番号をクラウドPBXに移行したい場合は、以下の点に注意する必要があります。
・番号ポータビリティ対応のサービスを選ぶ
番号ポータビリティとは、電話番号を別の通信事業者に乗り換える際に、電話番号を変えずに移行できる制度です。番号ポータビリティに対応していないサービスを選んでしまうと、電話番号を変える必要が出てきます。
・移行手続きに時間がかかる
番号ポータビリティの手続きには、数週間～1ヶ月程度かかる場合があります。移転時期を考慮して、早めに手続きを進めましょう。
・移行に伴う費用が発生する
番号ポータビリティの手続きには、数千円程度の費用が発生します。
クラウドPBXなら「ナイセンクラウド」
シェアオフィスで働くなら、初期費用を抑えながら、場所やデバイスを選ばない柔軟な電話システムを導入したいのではないでしょうか。そこでおすすめなのが、クラウドPBXサービス「ナイセンクラウド」です。ナイセンクラウドは、以下の理由でシェアオフィスに最適なクラウドPBXサービスと言えます。
ナイセンクラウドの特徴
・03や06、0120局番で発着信可能
03、06、050、0120、0800などの番号が使用可能です。シェアオフィスで登録している端末すべてから、会社電話として登録している電話番号で発信できます。発着信時の通話料金は、固定電話への発信であれば3分8円から対応可能です。
・複数端末で一斉着信
複数の端末で同時に着信を受けられるため、チームでの電話対応もスムーズです。
・PC・スマホ・IP電話機が使える
場所やデバイスを選ばずに、PC、スマホ、IP電話機など、さまざまな端末で利用できます。
・複数の電話番号を一括運用
複数の電話番号を一括で管理できるので、営業用、サポート用など、用途に合わせて使い分けられます。
・内線通話はどこでも無料
シェアオフィスの内外問わず、内線通話は無料で利用できます。
・初期費用1万円・月額2,000円から
初期費用は1万円から、月額利用料金は2,000円からと、低価格で導入できます。
・工事不要で簡単導入
工事不要で、すぐに利用を開始できます。
・留守番電話・発着信履歴・自動録音機能
留守番電話、発着信履歴、自動録音など、便利な機能が標準搭載されています。
・テレワークにも最適
自宅や外出先でも、会社電話として利用できます。
ナイセンクラウドは、日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
まとめ
シェアオフィスでクラウドPBXを利用すれば、固定電話番号の取得、導入の容易さ、運用コストの低減、オフィス移転時の電話番号継続、外出先での利用など、さまざまなメリットを得ることができます。シェアオフィスで働くなら、クラウドPBXサービス「ナイセンクラウド」がおすすめです。初期費用を抑えながら、場所やデバイスを選ばない柔軟な電話システムを導入できます。豊富な機能とテレワークにも最適な環境で、快適な仕事を実現しましょう。