クラウドPBXは固定電話を無線化できる！使い方やメリット・デメリットとは
クラウドPBXは、インターネット回線さえあれば利用できるため、多くの企業が導入しています。しかしクラウドPBXにはメリットだけでなく、デメリットもあるため、きちんと理解しておく必要があります。本記事では、クラウドPBXの使い方やメリット・デメリット、導入方法などをご紹介します。
クラウドPBXとは？
クラウドPBXとは、オフィスにある交換機PBX（Private Branch Exchange）をクラウド化したものです。インターネット上で通話環境が構築でき、物理的な電話機や配線を必要としません。そのため、導入時のコストやランニングコストを抑えることができます。
クラウドPBXなら固定電話を無線化できる
クラウドPBXは固定電話を無線化することができます。クラウドPBXは、固定電話ではなくアプリで利用することができるため、パソコンやスマホで利用できます。
また機能も、通常のビジネスフォンと同様に基本的なものから便利な機能まで備わっています。例えば、会社にかかってきた電話を内線につないだり、内線同士をつないだりすることが可能です。また保留転送や電話会議など、ビジネスに必要な機能も備わっているのが特徴です。
クラウドPBXのメリット
ビジネスフォンをクラウドPBXに変えることには、さまざまなメリットがあります。ここでは、クラウドPBXのメリットについてご紹介します。
場所にしばられない働き方ができる
クラウドPBXは、インターネット回線があればどこからでも利用が可能です。使用場所が限定されないため、場所にしばられない働き方ができます。またスマホでも利用できるため、外出中や出張中でも問題なく電話対応が可能です。
またクラウドPBXがあればテレワーク業務もしやすくなります。これまで、コールセンターなど電話業務が必要な職種では、テレワークの導入は難しいとされていました。クラウドPBXなら、インターネット環境さえあればどこからでも業務が可能なため、テレワークが導入できます。自宅でも電話対応が可能になるため、テレワークなど多様な働き方に対応できるようになるでしょう。
さらに、クラウドPBXを利用すれば、プライベートのスマホを仕事で使う場合でも公私の切り分けがしやすいでしょう。社員のプライベートなスマホを業務で使用する場合、通常であれば使用した通話料や通信量を毎月経費として申請します。しかしこの方法は公私の区別がつきにくく、また手間もかかるものでした。
クラウドPBXを利用すればスマホアプリで使用状況を確認することが可能です。クラウドPBXアプリから発信した料金は直接企業側に請求されるので、経費精算や通信費の支給なども不要になり、手間も減らせます。
さらに着信があった際に個人宛か会社宛かすぐに分かるのもメリットでしょう。クラウドPBX宛にかかってきた電話はアプリに着信画面が表示されます。そのため、プライベートのスマホを使っていても、仕事の電話なのか、プライベートの電話なのかすぐに判断できます。
電話の取り次ぎがしやすい
クラウドPBXなら電話の取り次ぎがしやすいのもメリットです。クラウドPBXはもちろん内線機能が搭載されており、スマホにつなぐこともできます。そのため、外出中や出張中の社員に電話がかかってきた場合でも、取り次ぎが簡単になります。電話相手を待たせずに対応ができるため、顧客満足度の向上も期待できます。
さらに、スマホなら、Wi-Fi環境がなくても4G/5G回線があれば、インターネットに接続が可能です。
インターネット回線があればどこでも利用できるため、テレワーク中の社員にも電話を取り次ぎやすいのがメリットです。「その社員はテレワーク中なので対応できません」と先方に言う必要もなく、どこにいても会社宛にかかってきた電話に対応することができます。
またスマホにかかってきた電話を他の電話に転送することも可能です。例えば、保留にして別の社員に取り次ぐこともできますし、一旦保留にしておいてその間に別の電話応対をすることも可能です。またサービスによっては「通話中」「休憩中」などのステータス表示が可能なものもあるため、電話対応状況が分かりやすいでしょう。また自動音声応答機能などを使えば、通話を適切に振り分けることもできます。
さらに従来の固定電話の環境では、災害時やパンデミック発生時など、会社に出社できない場合には電話対応が不可能でした。しかしクラウドPBXであれば、どこからでも電話を受けられるので、ビジネスチャンスを逃さなくてすむでしょう。
多拠点利用の会社も向いている
クラウドPBXは、複数拠点を内線でつなぐことも可能です。ビジネスフォン主装置を集約できるため、多拠点の内線化が可能になりました。拠点間の通話が無料になるため、コストを大幅に削減できるでしょう。また拠点ごとにPBXを設置する必要がなくなるため、回線工事のコストも削減できます。
また海外に拠点がある企業にも向いています。クラウドPBXはインターネット回線を用いているので、安定した回線を引ければ海外でも利用できます。これまで海外拠点と同時の通話を行う際には、国際電話料金や転送費用などの料金が必要でした。しかしクラウドPBXは内線端末同士の通話料は無料になるため、外線通話料、国際電話料金、転送料金などのコスト削減が期待できるでしょう。
ただし、各国のインターネット状況によって異なる場合がありますので、あらかじめ確認しておくと安心でしょう。
既存設備との併用もできる
クラウドPBXは既存設備との併用も可能です。いきなり全ての電話機能をクラウド化にすることに抵抗がある企業も、従来の固定電話と併用ができれば安心でしょう。併用ができるため、段階的に移行することができます。
クラウドPBXのデメリット
クラウドPBXにはメリットも多いですが、デメリットもあります。導入の際には、デメリットについてもしっかり理解しておく必要があるでしょう。
インターネット回線の影響を受ける
クラウドPBXはインターネット回線を利用するシステムのため、インターネット回線の影響を受けます。回線のない場所では利用することができません。例えば、社内にWi-Fi環境が整っていない場合、まずインターネット環境を整える必要があるでしょう。そうしないと、スマホから利用する際に不便になる可能性があります。またインターネット回線が不安定だと、音声品質に影響を与えてしまう場合も考えられます。
ただしスマホの場合は、Wi-Fiに接続されていない場合でも、4G・5G回線で利用することが可能です。そのため、外出先や自宅でも利用することができることを知っておきましょう。
発信できない電話番号がある
クラウドPBXは、特殊番号に発信できない可能性があります。例えば、110番や119番には位置情報が取得できないため、発信することができません。こうした番号に発信したい場合は、固定電話かスマホを使う必要があるでしょう。
さらにクラウドPBXのサービスによっては、市外局番の取得ができないケースがあります。また現在使用している電話番号が引き継げない場合があるため注意が必要です。市外局番の利用や電話番号の引き継ぎについては、あらかじめサービスのホームページを確認するか問い合わせをしておきましょう。
月額料金が発生する
クラウドPBXは初期費用が抑えられますが、月額料金が発生します。月額料金が従来の固定電話と比較して安いのか高いのか、あらかじめ検討しておく必要があります。
ただし、社員の出張や外出、テレワークなどがある場合は、コストが少々高くてもメリットの方が上回る可能性があります。さらにクラウドPBXは、回線数やID数によって料金が異なります。自社の規模に合わせて必要な分だけ契約できるため、料金の無駄を抑えることができるでしょう。
クラウドPBXを利用するために必要なもの
ではクラウドPBXを利用するためには、以下の設備が必要とされています。
・インターネット回線
・スマホ
・IP電話機（固定電話が欲しい場合）
・無線LAN環境
クラウドPBXを利用するには、インターネット回線が必須です。そのため、新しくオフィスを作る時など、インターネット回線がない場合は同時に開通する必要があります。また、クラウドPBXを使用する端末を決めます。スマホで利用するのであれば、社員のものを利用するのか、会社でレンタルもしくは購入するのかを決める必要があります。
またオフィスに置く固定電話と併用したいのであれば、IP電話が必要です。
クラウドPBXは一般的には申し込み確定後、3日～1週間で利用が可能になります。しかし、場合によっては導入までに時間がかかる場合もあります。例えば、インターネット回線も同時に開通させる必要があったり、申し込みが多かったりするケースが考えられます。そのため、あらかじめスケジュールをしっかり立てておきましょう。
またいくつかのツールを比較するため、無料トライアルを利用することをおすすめします。無料トライアルなら、実際に業務を行いながら使い心地を試せます。
無料トライアルを利用する際には、期間が定められているため、その間に使い勝手を見極めなくてはいけません。複数のツールを比較する場合は、トライアル期間が重ならないようにしましょう。また頻繁に使うツールが変わると社員に負担をかけてしまいます。あらかじめ導入の意義や無料トライアルを利用する理由などについてしっかり説明しておくことをおすすめします。
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クラウドPBXを無線化するとさまざまなメリットがある
クラウドPBXで固定電話を無線化すると、コスト削減や場所にとらわれずに電話業務ができるなどさまざまなメリットがあります。ただし、デメリットもあるため、導入前には自社に適したサービスなのかしっかり確認することをおすすめします。