リモートコールバックとは？ビジネスフォンの便利な機能をつかいこなそう！
外出先から携帯電話でオフィスに電話をする際、「通話料がかかる」「番号を知られたくない」と考える人は多いのではないでしょうか。そうした場合に便利なのが、リモートコールバック機能です。リモートコールバック機能は、ビジネスフォンの電話帳に設定してある携帯電話番号から、会社の電話番号に電話をかけると、自動的にコールバックしてくれる機能です。本記事では、リモートコールバックの概要やメリット、利用方法、リモートコールバックが向いている業種や導入方法などをご紹介します。
リモートコールバックとは
リモートコールバック機能とは、外出先から携帯電話などで会社の電話番号に架電すると、自動でコールバックしてくれる機能です。コール応答後に、発信したい電話番号を入力することで、会社の電話回線を使用して通話ができます。外出先から携帯電話を使う場合に、通話料金が発生するなどの問題を解決できます。
また、発信番号は会社の固定電話番号が相手に表示されます。また通話料も会社の固定電話からの発信となるため、携帯電話の通話料がかかることもありません。
リモートコールバックのメリット
リモートコールバック機能には、以下のようなメリットが挙げられます。
固定回線の通話料金で話せる
リモートコールバック機能を使えば、会社の固定電話回線の通話料金で話すことができます。個人の携帯電話から電話をかける場合でも、会社負担の料金で通話が可能です。「通話料金がかかるから会社に帰ってから電話をしよう」というケースがなくなり、顧客に早く応対することができます。その結果、ビジネスチャンスを逃すことがなくなったり、顧客満足度の向上が期待できたりなど、さまざまなメリットにつながります。また、IP電話サービスなどのお得な電話プランを使っている場合は、さらにコストを抑えられるでしょう。携帯電話料金の削減、通信費のコスト削減などに有効活用できます。
外線転送もできる
会社にかかってきたで電話を、外出している社員の携帯電話につなぐ「外線転送機能」もあります。外出先の社員に即座に転送できるため、顧客を待たせることがありません。転送中の料金は、固定電話から発信しているので有料になりますが、すぐに応対ができます。
スマホの電話番号を知られなくてもすむ
リモートコールバック機能を使った場合、発信番号は会社の電話番号が表示されます。そのため、スマホの電話番号を知られなくてすみます。プライベートと兼用でスマホを使用している場合、電話番号を知られたくない方も多いのではないでしょうか。リモートコールバック機能を利用すれば、会社の電話番号が表示されるので、安心して電話をかけられます。
また、顧客側にも安心感を与えることにもつながります。相手側に表示されるのがスマホの電話番号の場合、誰か分からず電話を取ってもらえない可能性も考えられます。会社の電話番号を利用できれば、顧客側も誰から電話がかかってきたのか分かりやすいため、心理的に電話に出やすいでしょう。
リモートコールバックの利用方法
ここでは、リモートコールバックを利用する際の具体的なシチュエーションをご紹介します。
・外出先から会社の電話回線で電話をかけたい
リモートコールバック機能があれば、外出先や出張先からでも、会社の電話回線を使って電話対応ができます。まず携帯電話から会社に電話をかけ、ワンコールで切ります。すると、会社に設置されている主装置が反応し、自動的にコールバックしてくれます。そのコールに応答し、発信したい電話番号を入力することで、会社の電話回線で電話をかけることができます。
・会社にかかってきた電話を外出している社員につなぎたい
リモートコールバックを可能にする主装置をつけることで、転送機能も利用できます。会社にかかってきた電話に対応できる社員が外出中の場合、転送機能がないと、社員が会社に帰るまで顧客に待ってもらったり、一度切ってから社員に電話をかけるように連絡する必要がありました。しかし転送機能なら、会社にかかってきた電話を担当者の携帯電話番号や外出先の電話番号に即座に転送することができます。
リモートコールバックが向いている業種
リモートコールバック機能は、営業マンが多い会社におすすめの機能です。外出や出張が多い営業マンは、電話対応をするために携帯電話を使うことが多くありました。ビジネス用の携帯電話を会社が契約するケースも多いですが、営業マンが多い会社だと多くのコストがかかってしまいます。リモートコールバックは、外出先からでも会社の電話番号に切り替えられるので、コストを大幅に削減できるでしょう。
リモートコールバックの導入方法
リモートコールバック機能を導入するには、オフィスに設置してある主装置を介する必要があります。またビジネスフォン側もリモートコールバック機能に対応していなくてはいけません。自社にすでにビジネスフォンを導入している場合は、リモートコールバック機能に対応しているかどうか確認しましょう。
これからビジネスフォンを導入する場合は、リモートコールバックに対応している電話機と主装置を選ぶ必要があります。どの機能に対応しているか分からない場合は、導入を検討しているベンダーに相談することをおすすめします。
また、リモートコールバック機能を使う際には、事前に社員の携帯電話を電話帳のグループに入れておく必要があります。
クラウドPBXへの切り替えもおすすめ
リモートコールバック機能ではなく、ビジネスフォンをクラウドPBXに切り替える方法があります。クラウドPBXとは、クラウド電話とも呼ばれるシステムで、従来はオフィス内に設置していたビジネス電話の機能をクラウド上のサーバーで再現したサービスです。インターネット環境があれば利用できるため、電話機を設置したりする必要はありません。クラウドPBXは、コストの安さ、手間、便利さなどの点で大きなメリットがあります。ここでは、クラウドPBXのメリットについてご紹介します。
・コストが安い
クラウドPBXは従来のPBXのように自社内に環境を構築する必要がありません。設置費用が不要なため、初期費用を安く抑えられます。さらに、クラウドの料金体系は「使った分だけ支払う」という従量課金制が多いため、最適なコストで利用を続けられます。また、クラウドPBXはランニングコストも安く抑えられます。従来のビジネスフォンの外線の場合は、区域内と区域外によって通話料が変わります。しかし、クラウドPBXであれば、全国どの場所にかけても多くの場合は、一律料金です。そのため、1回あたりの通話料金を抑えることが可能になります。
また従来の物理的なPBX機器は、耐用年数を迎えると交換が必要です。また事務所の移転時やレイアウト変更時にも、新たな電話機の設置が配線の変更、PBXの設置などが再び必要になってきます。クラウドPBXは交換が不要なため、耐用年数ごとに多額のコストをかけなくてもよくなります。
・スマホからも利用できる
クラウドPBXはインターネット回線があれば利用できるため、スマホからでも利用が可能です。従来のビジネスフォンの場合は、社外では電話対応をすることができず、リモートコールバック機能などを使う必要がありました。また、社内の社員が一旦電話を受けたあと、担当者にかけ直すように伝えるか、担当者のスマホまで連絡をするなど、多くの手間が必要となっていました。クラウドPBXは、スマホに専用アプリをインストールするだけで、会社宛の電話に出られます。また、クラウドPBXに登録された端末同士は内線扱いになるため、外線料金が不要です。
さらに、スマホさえあれば外出先、工場や自宅、サテライトオフィスなどどこからでもアクセスができるため、テレワークや外出中の社員も問題なく利用できるようになります。また、社員の増減があった場合でも、プランを変更すれば簡単に対応が可能です。工事をわざわざ依頼しなくても良いため、保守・運用管理のコストの大幅な削減が期待できるでしょう。
・業務効率化につながる
クラウドPBXは、スマホにつなぐことができるため、外出中や出張中の社員に電話がかかってきた場合でも簡単に取り次げるようになります。電話の相手を待たせないため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
また、スマホにかかってきた電話を他の電話に転送する機能もあります。たとえば、保留にして別の担当者に取り次いだり、一旦滞留させておいてその間に別の電話に応対したりすることも可能です。またサービスによっては「通話中」「休憩中」などのステータス表示もできます。また、自動音声応答機能などを用いて通話を適切に振り分けたりすることも可能です。さらに、従来の環境では、災害時やパンデミック発生時など会社に出社できない場合には電話対応が不可能でした。しかしクラウドPBXがあればどこからでも、いつでも電話を受けられるので、ビジネスチャンスを逃してしまうことがなくなるでしょう。
リモートコールバック機能について知ろう
リモートコールバック機能があれば、携帯電話からでも会社の回線を使って電話をすることができます。「携帯電話番号を知られたくない」「通話料が発生する」などの問題を解決してくれます。また相手には会社の固定電話番号が表示されるため、どこから電話がかかってきたのか分かりやすくなるというメリットもあります。また、同じような機能をもっと簡単に使いたいのであれば、クラウドPBXを導入するという選択肢もおすすめです。クラウドPBXは、オフィスに主装置を設置しなくても良いため、初期導入費用を抑えることができます。さらに、自社に合わせたプランを選べるため、ランニングコストも抑えられます。どちらが自社に適しているか検討し、導入してみてはいかがでしょうか。