クラウド電話を比較する際のポイントと比較の際にやっておくべきこと
近年、特に企業向けの電話システムとして話題を集めている「クラウド電話」をご存知でしょうか。
クラウド電話とは、複数の外線・内線を一元管理し、複数の電話機で指定の番号宛ての着信に応対できるいわゆる「ビジネスフォン」と呼ばれるシステムの仕組みをそのままに、より利便性を高めた画期的な電話システムです。しかし、便利なシステムではありますが業界としてはまだまだ発展途上にあるので、サービスを提供するベンダーこそ増えましたが、ベンダーによってその品質には大きな差がある状態です。
今回は、クラウド電話のサービスごとに異なる点や、複数のサービスを的確に比較・検討する上で知っておくべきこと、絶対にやっておくべきことを解説していきます。クラウド電話に興味はあるけれどサービスが多すぎてどれを選んでいいかわからないという企業担当者様はぜひ参考にしてみてください。
クラウド電話とは？
「クラウド電話」とは、そもそもどのようなものなのでしょうか。
クラウド電話は、冒頭でも少し説明したように、現状多くの企業に導入されているであろうオンプレミス型の電話システム「ビジネスフォン」の仕組みを改良したものであり、具体的に言えばビジネスフォンの環境をクラウド環境に移し替えたものです。といっても分かりにくいと思いますので、まずはビジネスフォンの仕組みを簡単に説明します。
ビジネスフォンとは、同じ番号宛ての問い合わせに複数の電話機で同時応対したり、社内の電話機同士で内線通話して連絡事項を伝えあったり、発話者が所望する担当者に着信を転送したり、企業において必要な毎日当たり前のようにやっている電話応対全般の機能を担うシステムです。
ビジネスフォンの構造は、主装置（PBX）と呼ばれる機器を会社内に物理的に設置し、主装置に対して複数の電話機と電話回線をまとめて接続・配線することで成り立っており、こうした構造を構築しなければ、先述した電話応対に際する便利な機能は全く使えません。
クラウド電話は、主装置をクラウド上（インターネット回線上）に仮想的に設置し、主装置に対して複数の電話機、携帯電話やスマートフォン、パソコンなどの端末をインターネット回線で接続して成り立っています。
ビジネスフォンの場合は主装置を社内に物理的に設置したうえで、その主装置に対して電話機や回線を有線で繋がないといけないので、どうしても拠点に縛られた運用しかできません。たとえば、会社の電話番号を使って通話するには会社内にいなければなりませんでした。
それに対してクラウド電話では、主装置がクラウド上、文字通り雲の上に設置されているかのような感覚で、インターネット回線につながる場所であればどこででも運用ができるので、場所の制限を受けない自由な運用が可能になります。
たとえば、外出している担当者宛ての電話を会社で受けたとしても、会社からそのまま担当者のスマホや携帯電話に取次ぎできるのです。場所の制限を受けないので、東京や大阪といった異なる拠点間でも内線を構築できますし、設定をきちんと行えば海外拠点との連絡も国際電話を使わず内線通話でやり取りができます。
クラウド電話を比較する際のポイント
このように、場所の制限を受けないクラウド電話は、ビジネスフォンと比べると遥かに自由で柔軟な運用が可能となり、色々なシチュエーションでの活用が思い浮かびます。
しかし、冒頭でも説明した通り、便利である一方でサービス品質に関してはサービスを提供するベンダーによって差が出てしまうのが現状です。便利だからと適当に選んだベンダーと契約してしまうと、導入後に不都合が生じてしまう可能性があります。
ここでは、クラウド電話のベンダーのサービスはどのような面で違いが大きいのかを解説していきます。
サービスによって機能が異なる
クラウド電話と一口に言っても、基本機能としてどのような機能を持っているのか、オプションには何があるのかはサービスによって大きく異なります。
代表的な基本機能例としては、「代表番号での発着信」「着信保留転送」「ウェブの管理画面で履歴や利用状況が確認可能」といったものがありますが、これは比較的多くのベンダーが基本機能として提供しているものです。
このほかにも会社によっては「キューイング（待ち呼）」「フリーダイヤルの取得と発着信」「非通知着信や特定番号をブロック」などの機能を基本機能として設けているところもあります。より高度な機能、たとえば「自動音声応答（IVR）」や「モニタリング・ウィスパリング」などはオプション機能として選択でき、必要な機能をユーザー側が適切に選ぶ必要があります。
サービスによって利用できる電話番号が異なる
これはクラウド電話を比較する上で非常に盲点になりやすいのですが、「サービスによって利用できる電話番号が異なる」ことは必ず知っておきましょう。
クラウド電話には、既存の固定電話番号が使えるものと使えないものがあります。現在、ほとんどの企業は「03」や「06」で始まる固定電話番号を持っているはずですが、クラウド電話のサービスにはそうした固定電話番号を引き継いで利用できないサービスもあります。それはIP電話を利用したクラウド電話で、そのサービスを選んでしまうと会社代表番号を固定電話番号から「050」で始まるIP電話専用番号に替えなければならなくなります。
IP電話を最初から導入していれば問題ないですが、まだまだ電話が重要なコミュニケーションツールとなっている日本で、特に企業においては、市外局番付きの固定電話番号を持っていればそれだけで信頼度が大きく上がります。会社の代表番号がもし携帯電話やIP電話であったらなんとなく「大丈夫かな」と思ってしまうのが普通の感覚だと思います。それに加えてIP電話を使ったクラウド電話では、110・119など緊急通報用番号も使えません。そのため、せっかく持っている固定電話番号をみすみす捨てるのはあまり良い判断とは思えません。
そうしたサービスと違い、「ひかり電話」や「FMCサービス（固定電話と携帯電話の融合）」を利用したクラウド電話であれば、固定電話番号を使えるだけでなく、緊急通報用番号にもちゃんとつながります。そうしたサービスが存在する以上、現在使っている固定電話番号が引き継いで利用できるサービスを選ぶのが最善といえるでしょう。
サービスによって料金体系や契約期間が異なる
クラウド電話の料金体系は基本的にはシンプルで、多くのサービスでは「初期費用＋月額費用」となっています。しかし、サービスによっては、回線数や内線数、デバイス数（ID数）に一定数の区切りを設けて「プラン料金」としてまとめて金額を設定している場合もあり、統一されてはいません。
クラウド電話の話題でよく取り上げられるのは初期費用の安さですが、それだけに囚われて契約してしまうのはあまりよろしくありません。単純に安いだけのサービスは必要な機能がオプションになっていて別途契約が必要であることも考えられます。
クラウド電話を比較検討する際に絶対にやっておくべきこと
以上のように、クラウド電話はサービスによっていろいろと異なる面があり、クラウド電話を導入する際には、こうした異なるサービスの中から自社に最適なものを選ぶために比較・検討することが必須になります。面倒に思うかもしれませんが、導入してからサービスの質に後悔してまた提供ベンダーを変えるほうがむしろ面倒です。余計な時間と手間をかけてでも、最初に契約するサービスは慎重に選びましょう。
ここでは、クラウド電話サービスを比較検討する上で絶対にやっておくべきことを解説していきます。
基本機能で比較
先ほども説明した通り、サービスによって使える機能は異なりますが、より意識するべきは、「使いたい機能が基本機能に含まれているかどうか」でしょう。
クラウド電話には、契約すれば追加料金なしで使える基本機能と、使うにはオプション料金を月額で支払わないといけないオプション機能の2種類があります。どうしても使いたい機能であればオプション料金を支払ってでも使うべきというのも正解ではありますが、どうせなら同じ機能が基本機能に含まれていれば懐的には嬉しいですよね。
追加料金なしで使える基本機能はあればあるほどいいので、契約前に必ずどのようものが基本機能にあるのかを確認しましょう。なんとなく使えるとイメージしていた機能が契約後に実は使えなかったり、オプション機能だったりすることはよくあります。また、あるサービスではオプション料金を払わないと使えないオプション機能が、他のサービスでは基本機能に含まれていた、ということもあります。
もちろん初期費用や通話音質など他にも比較するべき項目がありますので、機能だけにとらわれず、そうした他の面も含めトータルコストで判断することをおすすめします。
料金シミュレーションは複数パターンで
新しいインフラを導入する際にはどんなものでも必ず料金シミュレーションを行うのは、特に営利組織である企業運営においては非常に重要なことです。しかし、そうしたシミュレーションを行う際に、たとえば、成長や規模の拡大だけを想定してシミュレーションするなど、1つのパターンだけを想定してシミュレーションするのは危険です。
会社というものは想定通りにうまくいくとは限らないもので、特に今の新型ウイルスの蔓延といった到底予想不可能なことが業績を左右することも当たり前のようにあります。手元にあるプランは多すぎてもいけませんが、複数あると機軸をより柔軟に変化させることが可能になるので、数か月先の目標を設定しつつ、規模の拡大・縮小どちらにも対応できるよう、複数のパターンで料金シミュレーションを行っておくことが大切です。
ベンダーの対応をしっかり見ておく
先ほども説明した通り、クラウド電話はベンダーによってそのサービス品質や通話品質が異なるのが現状です。ホームページに載っている営業文句や料金プランなどからそうした品質を見極めるのはなかなか難しいですが、特にサービス品質に関しては契約前に見極めることができるところがあります。それが、「問い合わせに対するベンダーの対応」です。
普段から問い合わせに対するレスポンスが遅かったり、答えが曖昧でよくわからないベンダーは、いざ契約して緊急のトラブルが起きた場合の対応も杜撰でいい加減な可能性が高くなります。優良ベンダーを見極めるのに必要なコツは、契約前から頻繁に問い合わせをすることで、きちんと質問に対しわかりやすく答えてくれるのか、都合の悪い質問も無視せずきちんと答えてくれるかなど、ベンダーの対応力を見極めることです。
普段対応がいい加減な人がいざというときに素晴らしい対応を実現してくれるのは映画の世界だけです。特に通信インフラのような長期契約が前提のサービスでは、普段の態度が如実にサービス品質に表れるものだと考えるべきでしょう。
クラウド電話なら「ナイセンクラウド」
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比較ポイントを参考にクラウド電話を選ぼう
クラウド電話のサービスによる違いはどこにあるのかを解説したうえで、サービス選びを検討する上で大切になる比較のポイントを解説しました。
クラウド電話は便利なサービスですが、品質の差が大きいためにどうしても事前の慎重な比較検討が必要ということだけがネックです。本記事では本当によくある差にスポットを当てて比較ポイントを解説していますので、これからクラウド電話の導入を検討している場合には大いに参考にしていただけることを願っています。
クラウド電話に関しては他にも記事を沢山発信していますので、そうした記事も読んでいただきつつ、しっかりと比較検討して最適なクラウド電話を選んでください。