法人スマホ・携帯を利用するメリットと選び方を徹底解説
仕事で電話を使用する際、オフィス内だけでなく外出先で発着信することも多いでしょう。特に外回りの営業をしている社員は、外出先で電話を使用する機会が多いです。
ただ、仕事の電話で社員個人のスマホや携帯電話を使用すると問題が生じることもあります。そのため、仕事でスマホや携帯電話を使用する際は、法人スマホ・携帯を使用するのがおすすめです。本記事では法人スマホ・携帯について、メリットや選び方などを中心に解説していきます。
法人スマホ・法人携帯とは？
法人スマホ・法人携帯は、法人名義で契約するスマホや携帯電話のことです。仕事で使用するために、会社で購入・契約して社員に支給します。
スマホや携帯電話の機種に関しては、法人専用のものが用意されているわけではありません。個人用に販売されている機種と同じものを法人用として使用します。外見も個人のスマホとは見分けがつかないでしょう。ただし、次のような点で個人のスマホとは異なります。
個人のスマホ・携帯との違い
法人スマホ・法人携帯は個人向けのものとは料金形態が異なり、法人のみに対応しているプランもあります。1つの法人で複数台の法人スマホ・法人携帯を契約することが多いです。規模の大きな法人だと大量に契約します。
契約名義が法人であるため、料金も会社が支払います。実際に法人スマホ・法人携帯を使用している社員個人に料金の負担はありません。ただし、社員は仕事の用事で電話をかけるときのみ法人スマホ・携帯を使用できます。私用で法人スマホ・法人携帯を使うことはできません。
また、現在では個人でフィーチャーフォンを使用している人はほとんどいませんが、法人ではまだ使われているところもあります。
法人スマホ・法人携帯を利用するメリット
企業が法人スマホ・法人携帯を利用するとどのようなメリットが得られるのか見ていきましょう。
リーズナブルな料金設定
法人スマホ・法人携帯で利用できる料金プランは、個人向けとして契約する場合と比べてリーズナブルなのが特徴です。特に契約台数が多いとトータルで見た場合の金額差は大きくなります。
また、契約名義が同じ端末同士の通話に関して割引が適用されることが多いです。顧客との連絡だけでなく、社員同士で連絡を取り合う際にもお得に感じられます。
多くの台数を1つの契約でまとめて利用できる
個人契約の場合、1人で契約できる台数に限りがあります。そのため、代表者が個人的に契約して社員に貸与するといったことは現実的にできません。
一方、法人スマホ・法人携帯であれば多くの台数を1契約にまとめられます。大規模な企業でも、問題なく社員ひとりひとりのスマホ・携帯を契約することができます。
経理処理が楽になる
社員個人のスマホを業務用の通話で使用している場合には、経理処理が非常に大変です。通話明細を提出してもらい、その中から仕事の用事で使用した分だけピックアップして計上しなければなりません。時間と労力を要し、ヒューマンエラーのリスクも大きいです。
法人スマホ・法人携帯を導入すれば、個人のスマホを仕事で使うことはなくなります。仕事で必要な通話は全て法人スマホ・法人携帯で行うため、通信費はまとめて計上可能です。振り分け作業が不要になるため、経理処理にかかる時間を短縮できて、ヒューマンエラーも減らせるでしょう。
セキュリティを強化できる
個人のスマホを仕事でも使用する場合、アドレス帳に顧客の情報を登録するでしょう。ビジネスチャットアプリなどを使用する場合には、やり取りの内容も個人のスマホに残ってしまいます。セキュリティの観点から、あまり好ましい状況ではありません。万が一紛失したり盗難に遭ったりした場合には、情報漏えいのリスクがあります。会社としての対応もできません。
その点、法人スマホ・法人携帯を導入すれば、個人のスマホに仕事で必要なデータを保存しなくて済みます。紛失や盗難などに遭っても、法人スマホ・法人携帯なら、会社側で遠隔操作してロックをかけるなどの対策が可能です。被害を最小限に抑えられます。
社員のプライバシーを守れる
法人スマホ・法人携帯の導入は社員にとってのメリットも大きいです。例えば、顧客から連絡先を尋ねられることがあるでしょう。社員個人のスマホを業務で使用していると、個人の電話番号を教えることになってしまいます。プライバシーが気になり、抵抗を感じる社員も多いでしょう。
法人スマホ・法人携帯なら、個人のスマホとは完全に切り離されているため、個人の電話番号を知られることはありません。社員のプライバシーを守れます。
業務効率化につながる
法人スマホに、ビジネス用途のアプリをインストールして使用している企業も多いです。ビジネスチャットアプリなどを使用すれば、社員同士で手軽に連絡を取り合えますし、スケジュールの進捗状況などをクラウドで共有して確認し合うことも可能です。
スマホがあれば外出中でもこれらを簡単に確認でき、業務の効率アップにつながるでしょう。
利用状況を管理しやすい
法人スマホ・法人携帯の中には、契約中の全ての端末の利用状況をまとめて確認できるものもあります。通話やデータ使用量が通常よりも多い端末があれば、どのような使い方をしているのか確認可能です。社員が隠れてプライベートの用途で使用していても発見しやすいでしょう。
法人スマホ・法人携帯の選び方
法人スマホ・法人携帯を導入する際の選び方について見ていきましょう。
端末の選び方
法人スマホ・法人携帯の端末を選ぶ際には、主に次のような点をチェックしておく必要があります。
スマホとフィーチャーフォン
まず、スマホにするのかフィーチャーフォンにするのか決めましょう。基本的にフィーチャーフォンの方が価格は抑えられます。用途が通話のみであれば、フィーチャーフォンでも十分でしょう。
通話以外の用途でも使用する予定があれば、スマホの方がおすすめです。スマホならビジネスチャットアプリやタスク管理アプリなどを使用できます。文書ファイルの閲覧もできて便利です。
なお、古いフィーチャーフォンで使用する3G回線は、ドコモのみ使用可能で2026年3月に終了予定です。フィーチャーフォンを選ぶ場合は、4G回線に対応した機種を選びましょう。
iPhoneとAndroid
スマホの場合にはiPhoneとAndroidのどちらかを選ぶ必要があります。基本的にiPhoneは操作が簡単でセキュリティ面が優れており、スペックも高めです。ただし価格も高いのが難点です。これに対して、Androidはカスタマイズ性に優れており、安価な機種からハイスペックな機種まであります。予算や用途を考慮して決めると良いでしょう。
販売業者の選び方
販売業者の選び方について見ていきましょう。
直営店と代理店
法人スマホ・法人携帯の販売業者はキャリアの直営店と代理店があり、それぞれサポート内容や割引などが異なります。内容をチェックして自社に合っているところを選びましょう。
一般的に直営店はサポートが手厚く、代理店は割引が多い傾向にあります。
取り扱いキャリア
販売業者によって取り扱っているキャリアが異なります。自社で利用したいキャリアが決まっているのであれば、販売業者側でそのキャリアを取り扱っているかどうかチェックしましょう。
また、販売業者によってはキャリアではなく格安SIM業者を取り扱っているところもあります。
プラン
利用用途に合ったプランがあるかどうかチェックしましょう。
通話がメインならかけ放題プランのあるところがおすすめです。
データ容量に関しては1ヶ月でどのくらい使うか社内で調査し、ちょうど良い容量のプランを選択しましょう。
サポート・保証
紛失や盗難に遭ったときや、故障したときのサポートや保証についてチェックしておきましょう。法人スマホ・法人携帯の場合には顧客情報が入っているため、遠隔操作でロックをかけられるものが安心です。
法人スマホ・法人携帯を導入する方法
法人スマホ・法人携帯を導入する際の手順について見ていきましょう。
販売業者へ問い合わせる
販売業者に問い合わせて、希望するプランやキャリア、機種、台数などを伝え、見積もりを作成してもらいましょう。自社に合うプランが分からなければ、予算や用途などを伝えて相談も可能です。
申し込み手続きを済ませる
見積もりの内容に納得できたら、申し込み手続きに入ります。販売業者から申込書を渡されるので必要事項を記載しましょう。申込書の他に、法人の確認書類と担当社員の確認書類が必要です。
法人の確認書類は登記簿謄本や印鑑証明書、登記事項証明書などです。登記簿謄本と登記事項証明書は法務局で、印鑑証明書は市役所で発行してもらえます。
担当社員の確認書類は、本人確認書類と在籍確認書類です。本人確認書類は運転免許証やマイナンバーカードで問題ありません。在籍確認書類は、社員証や名刺などを用意しましょう。
2台持ちを避けたい場合は「ナイセンクラウド」もおすすめ
法人スマホ・法人携帯を導入すると、社員は、自分のプライベート用のスマホと2台持ちすることになります。管理が大変だという声が上がることもあるかもしれません。また、2台のスマホや携帯電話を持ち歩くのはかさばります。
このような2台持ちの煩わしさを避けたい場合には「ナイセンクラウド」の活用もおすすめです。ナイセンクラウドを導入すると、スマホやパソコンなどのデバイスを全てまとめて内線化できます。
例えばスマホでは専用のアプリをインストールして利用する仕組みです。アプリでの発着信には、すべて会社の電話番号が使用されます。
一方、同じスマホの電話アプリでは、これまで通りのプライベートの電話番号での発着信が可能です。そのため、1台のスマホで仕事とプライベートを電話番号で明確に分けられます。
なお、内線化された端末同士での通話は内線電話として扱われ、通話料金がかかりません。社員同士の通話や社員とオフィスの電話との通話は無制限にできます。
通話がメインの場合は、法人スマホ・法人携帯の代わりに「ナイセンクラウド」も検討してみましょう。
まとめ
法人スマホ・法人携帯は、会社名義で契約して社員に支給するスマホやフィーチャーフォンです。法人スマホ・法人携帯を導入すれば、経理処理が楽になり、セキュリティも強化できるなどのメリットがあります。
導入の際は、取り扱いキャリアやプラン、サポート体制などをチェックして選びましょう。端末は個人用に販売されているものと同じものを使用します。いずれも用途に合わせて選ぶことが大切です。本記事の内容を参考に、ぜひ導入を検討してみましょう。