内線の着信履歴を確認する方法｜社外でも内線を確認するには？
従来、企業に一般的に導入されているビジネスフォンでは、デスクの電話機を使って内線の着信履歴を確認できる機能があります。しかし、ビジネスフォンの着信履歴確認機能は、当然ながら社内からしか確認できません。
出先にいたり出張で出社できない時などに、着信履歴が気になって、社外からでも確認できればいいのにと思ったことのあるビジネスマンの方は多いのではないでしょうか。そうした時に役に立つのが近年話題の画期的な電話システム「クラウドPBX」です。
今回は、社外から内線の着信履歴を確認する方法の1つとしてのクラウドPBXを紹介しつつ、クラウドPBXを活用することで得られる様々なメリットについて解説していきます。
内線の着信履歴は確認できる？
通常、携帯電話やスマートフォンを含めて電話に出られなかった場合に残る着信履歴について、確認できるのは外線が一般的です。しかし、企業内であればかかってくる電話は必ずしも外線ばかりではなく、内線からかかってくることも多くあります。内線からかかってきた着信履歴というのは、果たして確認できるのでしょうか。
内線着信履歴の機能があるビジネスフォンなら可能
結論から申し上げますと、「内線着信履歴の機能を搭載したビジネスフォンならば確認可能」です。当然といえば当然の話ではありますが、必ずしもすべてのビジネスフォンにこの機能がついているわけではありませんし、内線の着信履歴を確認するために特殊な設定をあらかじめしなければならないビジネスフォンも存在します。
また、ビジネスフォンは1個1個の電話機が独立しているものではなく、配線によって主装置（PBX）に繋がっているものですから、別の電話機の着信履歴をまとめて確認できる機能もあり、内線の着信履歴もそうした全体の履歴として確認できる場合もあります。
しかし社外から確認することは不可能
しかしながら、ビジネスフォンの大きな弱点として、着信履歴の確認を含む電話運用に関するすべての機能を社内からしか使えないというものがあります。ビジネスフォンのシステムの中枢を担うのは主装置（PBX）であり、主装置も電話機も電話回線も、すべてが社内に設置され固定されているため、運用に必要なすべての設備が社内に存在してしまっているからです。そのため、どう頑張っても社外から着信履歴を確認することはできないのです。これは内線だけでなく、外線も同じです。
例外は社外での通話用に持ち歩いている携帯電話宛てに着信を転送するように設定している場合くらいでしょう。それでも、携帯宛に転送するためには転送サービスの利用手続きが必要になりますし、ビジネスフォンの運用では携帯への転送は外線転送になってしまうので、転送分の通話料が余計にかかってしまいます。そのため、内線の着信履歴を確認するためだけに転送サービスを利用するのは合理的ではありません。
社外から内線の着信履歴を確認するには？
内線通話というのはビジネスフォンの仕組みがないと行えないものなので十分に便利なものではあるのですが、社外から内線の着信履歴が行えないというのは歯がゆいものです。何とかして、内線の着信履歴を確認する方法はないのでしょうか。
内勤者に確認してもらう
ビジネスフォンの電話運用を維持したまま、社外から内線の着信履歴を確認する方法としては、半ば力業にはなりますが、内勤者に確認してもらい、どの内線番号から何時に着信があったかを携帯電話等に連絡してもらうという方法があります。
これなら、余計な転送費用はかかりませんが、その代わりに結局は社内から携帯電話宛ての通話料は別途外線の通話料として発生してしまいます。電話でなくメールを使う場合にも所定のパケット通信料が発生しますし、何より内勤者にとって余計な負担を与えてしまう結果にしかなりません。
クラウドPBXを活用する
上記の力業の方法もちょっと微妙だなと思われたら、ビジネスフォンの運用を根本から見直すしかありません。
ビジネスフォンは社内に「主装置（PBX）」と呼ばれる、電話回線と電話機を一元管理する装置を物理的に設置し、外線・内線の電話回線と、社内のデスクに設置している固定電話機をすべて有線接続する仕組みです。このように電話運用に必要な設備すべてが会社などの拠点内にすべておさまっているからこそ、社外から内線の着信履歴を確認することができないのです。
この限界を突破したうえでビジネスフォン的な仕組みを維持していくためには、ビジネスフォンの仕組みを踏襲しつつも大きく改良して利便性を引き上げた「クラウドPBX」しかありません。詳細は後述しますが、クラウドPBXを活用すれば、社内外を問わずどこでも内線をはじめとしたビジネスフォン的な運用が行えますので、内線の着信履歴も社外から確認することができるようになります。
クラウドPBXとは？
このように、内線が使えるビジネスフォンは便利ではあるものの会社内でしか使えないという限界がどうしてもありました。そして、企業向けの電話運用として画期的であり近年大きな話題になっている「クラウドPBX」であればこの限界を突破することができる、と書きました。クラウドPBXとは一体どのようなものなのでしょうか。
クラウドPBXとは、簡潔に説明すれば「従来のビジネスフォンの仕組みをクラウド環境に置き換えたもの」です。
従来のビジネスフォンは上述した通り、会社内に電話機と回線を一元管理する「主装置」を設置し、主装置と電話機と電話回線をすべて有線接続することで成り立っています。このようにすべての設備を有線接続して主装置に集約させることで、主装置を頂点とし、主装置の半自動的な判断によって回線を所定の電話機に割り当てたり、切り替えたりすることが可能になります。もちろん電話機側の操作によって主装置を操作し、所定の電話機に着信を転送（取次ぎ）することも可能ですし、社内の電話機同士の内線通話も可能です。
これに対してクラウドPBXは、電話機と回線を一元管理する主装置を社内に設置せず、クラウド上（インターネット回線上）に設置し、クラウド上の主装置と、携帯電話やスマートフォンなど持ち運び可能なデバイス、IP電話機、パソコンなどを、インターネット回線を介して相互接続することで、ビジネスフォンと同じような仕組みを成立しています。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXの持つ最大のメリットは、主装置を社内ではなくクラウド上に設置することで実現できる「場所を問わない電話運用」です。クラウド上にシステムの要を置き、携帯電話やスマートフォンを使って通話することで、必ずしも会社内にいなくても、内線や会社番号での発着信など従来社内で行っていた電話業務のすべてを行えます。つまり、ビジネスフォンの仕組みをまるごと、どこへでも持ち運び可能となったわけです。
このようにクラウドPBXは場所を問わずに従来のビジネスフォンと同じ機能をどこででも使える点が特徴となっていますが、もっと具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、クラウドPBXの持つ様々なメリットを解説していきます。
どこでも内線が使える
以上に説明したように、クラウドPBXを導入すれば、主装置を社内に設置しておらず、主装置との接続もインターネット回線を介して行うので、会社外でも内線を利用できるという事になります。
「会社内で利用するから内線」というこれまでの常識は、いったん頭から追い出しましょう。会社の外、たとえば得意先へ商談に出ている最中でも、出張中でも、営業の移動中でも、会社の外から内線を発信することも着信することもできます。内線を掛ける側も受ける側もどちらも会社にいる必要がなく、社外→社外のやり取りでも内線が適用されて通話料が無料になるというのは、これまでの常識からは考えられない事です。
どこでも会社の番号で発着信できる
上記のように内線が会社外でも受けられるという事は、会社用電話番号を利用した外線の発着信も会社外で行えるという事です。会社の電話番号を会社外でも利用できるというのはあまりにもこれまでの常識からは外れているので、慣れるのが大変ではありますが、いったん慣れてしまえばこれほど便利なことはありません。
これまでは会社の電話番号は会社内のデスクにある電話機でしか使えませんでしたから、外出していても会社の電話番号を使うためにはいったん会社に帰社しなければなりませんでした。しかしクラウドPBXなら、運用に際し場所の制限を受けないので、出先や出張先にいても、移動中でも、会社代表番号での受発信が可能なのです。
コストを削減できる
もしかしたら、会社外でも内線が使えると聞いてピンときた方もいらっしゃるかもしれませんが、クラウドPBXであれば、地方の支社など遠く離れた別拠点とも内線ネットワークを構築できます。それどころか、別途設定することで海外拠点とも内線通話ができるので、従来のビジネスフォンで使わなければならなかった外線や国際電話を使う必要がなくなり、通話料が大幅に節約できます。
また、それ以外にも手持ちの設備が携帯電話やスマートフォンだけで済むという仕組み自体が大きなコスト削減につながります。たとえば従来のビジネスフォンの場合では主装置や固定電話機を社内に設置するために購入またはリースする必要があり、主装置や電話機の購入費用だけでなく設置工事費や、設置後の保守管理費用も会社が持たないといけなくなっていましたが、主装置の設置が不要なクラウドPBXでは主装置購入費や工事費、メンテナンス費用も一切発生しません。
しいていえばインターネット回線環境の構築費用やスマートフォン等の購入費用は発生しますが、それらはクラウドPBXを使わなくても必要なものですし、既に社用スマホや社用携帯を配っていればそれらを転用するだけでクラウドPBXの導入ができるので、全くゼロから設備を整えるのでもない限り非常に低コストかつスムーズに導入ができます。
テレワークが導入しやすくなる
クラウドPBXは場所を問わずに運用ができます。これも同じく勘の鋭い方はもう察していらっしゃることだと思いますが、会社外であっても移動中であってもどこでも会社内と同じような電話運用ができるということは、社員が自宅にいても仕事上の電話が可能という事です。つまり、昨今パンデミックの世の中において大きな話題となっている「テレワーク」や「在宅勤務」など新しい働き方の導入が、少なくとも電話業務においては何の支障もなくなります。
電話業務以外の障壁がある業種もあるでしょうが、少なくとも「在宅勤務を導入したいが会社に電話番が必要だから」と電話運用が支障となってテレワーク導入に踏み切れない企業にとっては、クラウドPBXを導入することで電話番が不要になり、在宅勤務の導入がスムーズにいきます。
どこからでも着信履歴の確認・内線通話が可能！クラウドPBXなら「ナイセンクラウド」
ナイセンクラウドは、その名の通り、ナイセンをクラウド化し、場所を問わずに利用できるクラウドPBXです。パソコン、IP電話機、スマホなどに対応しています。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しています。
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内線の着信履歴を確認するならクラウドPBXが1番便利！
内線着信履歴を社外から確認する方法を起点に、クラウドPBXの導入と活用のメリットを解説しました。
社外から内線の着信履歴を確認する方法としてもクラウドPBXが一番便利ですし、それ以外にもクラウドPBXにはメリットが沢山あります。特に社員の出入りが多い会社や、出張が多い会社、拠点が沢山ある会社にとってクラウドPBXの導入はコスト削減や業務効率の向上など、必ずや良い効果を生むはずです。また、社員の在宅勤務率を上げることにもつながり、昨今の感染症対策にも役立ちます。
内線着信履歴を外から確認したいという需要は一定数あるはずなので、そこからでもクラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。