クラウドPBXで固定電話に縛られない!クラウドPBXのメリット

電話業務の効率化

従来から企業向け電話システムとして広く導入されているビジネスフォンは、拠点内に設置された固定電話での運用なので、会社などの拠点へ社員が出勤するという従来のオフィスワークが前提となっているシステムです。

しかし、現在情勢的に求められているのは在宅勤務やテレワークなど多様な場所での新たな働き方です。それにもかかわらず、「ビジネスフォンの設備が会社にあるせいで、そうした新たな働き方を柔軟に取り入れられない」、そんな企業がまだまだ多いのが現状です。

1か所の拠点に密集するオフィスワークはもちろんのこと、そのオフィスワークを前提としているビジネスフォンという電話システム自体が、もはや時代に沿わなくなってきています。そうした新たな時代に即した電話システムこそ、昨今話題になっている「クラウドPBX」です。

今回は、従来のビジネスフォンの仕組みを応用した画期的な電話システムである「クラウドPBX」とは何なのか、固定電話に縛られないクラウドPBXならではのメリットを解説していきます。また、固定電話からクラウドPBXに乗り換える際の注意点も併せて解説していきますので、新時代に合わせた電話システムの導入を検討されている企業担当者の方も是非参考になさってください。

クラウドPBXとは

「クラウドPBX」とは、従来型のいわゆるビジネスフォン(オンプレミス型PBX)の仕組みを基本的には踏襲しつつ、システムの根幹をクラウド環境に移し替えることで大幅に改良したサービスです。

ビジネスフォンは、いつも会社で使っている電話業務の根幹を担うシステムです。他部署の担当者へ電話を取り次いだり、複数の電話機で会社代表番号宛ての着信を並行して受けたり、社内の固定電話機同士で内線通話をしたり、そうした機能が使えるのはビジネスフォンの仕組みがあるからです。

ビジネスフォンの仕組みは、主装置(PBX)を会社内に物理的に設置したうえで、複数の電話機と電話回線をまとめて主装置に有線接続することで成り立っています。つまり、主装置を司令塔として回線と電話機を一元的に管理する仕組みということです。

これに対してクラウドPBXは、システムの司令塔たる主装置を会社内には設置せず、クラウド上(インターネット回線上)に仮想的に設置します。そして、そのクラウド上の主装置に対して、固定電話機やスマートフォン、パソコンなどをインターネット回線を介して接続することで、複数のデバイスを一元管理する仕組みです。

クラウドPBXでなら固定電話に縛られない

ビジネスフォンでは、拠点内に主装置も電話機も固定的に設置しなければならないので、どんなに便利であっても会社内の、しかも特定の拠点内でしか運用ができません。

それに対してクラウドPBXは、主装置をクラウド上に置き、通話デバイスとインターネット回線で接続するという仕組みをとることで、クラウド上の主装置にアクセスできる場所であれば場所の制限を受けることなく、どこにいてもビジネスフォン的な仕組みを維持できます。そのため、クラウドPBXであれば、固定電話に縛られることなく、多様な環境での柔軟な運用が可能になります。

ここでは、そうした固定電話に縛られない、運用場所に縛られないクラウドPBXだからこそ生まれるメリットを紹介していきます。

オフィスのレイアウトは自由自在

固定電話機での運用となるビジネスフォンでは、「席順」を決めねばなりませんでした。特に電話対応が多く、1デスクに1台の固定電話機を置く場合、内線番号は固定電話機を基準とした割り振りとなり、すなわち個人の席もデスクに固定されることになってしまいます。

これでは、毎日同じ席で仕事をしなければならないことはもちろん、内線や取次ぎ電話に出る場合に備え、できる限りデスクにい続けなければなりません。また、会社の電話を使うために出先から帰社し、自分のデスクまで戻らないといけなかったり、移動しながらの通話ができないなど、効率があまりよろしくありません。

それに対し持ち運び可能なデバイスで運用できる、場所に縛られないクラウドPBXであれば、オフィスのレイアウトを席固定、電話固定にする必要がなく、デスクを整然と並べる従来の形に制限されません。誰もが自由に席を変えられますし、テーブル席・ソファ席・デスクなど作業内容によって色々な席を自由に移りながら仕事が可能になります。いわゆる「フリーアドレス制」を導入しやすくなるのです。

また、フロア間を移動しながらでも電話が使えるので、資料がないと答えられない質問に対し、折り返しをすることなく、資料室などで資料を閲覧しながらの対応も可能になります。

外出中、出張中でも会社の電話が使える

固定電話機と会社内に設置された主装置によって運用しているビジネスフォンでは、会社代表番号での受発信や、内線通話、電話の取次ぎなど普段行っている仕事に必要な電話応対をする際に、「会社にいること」が必要になります。

たとえば、営業先・取引先など外出先にいる場合や出張中には、会社の電話番号を使った電話が一切使えない状態なので、会社番号での折り返しが必要な場合はわざわざ帰社しなければなりませんし、内線通話もできません。

しかし、クラウドPBXであれば、場所の制限を受けない運用が可能なので、外出中であろうと、出張中であろうと、まして移動中であろうと、インターネット回線さえ繋がればどこにいても会社代表番号での電話対応や電話の取次ぎ、内線通話などが会社にいるときと同じように行えます

また、クラウドPBXを導入していれば、担当者が外出先にいても会社から担当者の携帯電話等に直接電話の取次ぎが可能なので、内勤者の負担も減ります

在宅勤務・テレワークを導入しやすい

場所の制限を受けない運用が可能という時点である程度察しはついているかもしれませんが、クラウドPBXを導入すれば、少なくとも電話応対に関して言えば、「会社にいること」そのものが不要になります。

近年、サテライトオフィスなど多様な働き方が叫ばれはじめた矢先に起きた世界的な感染症の流行。この未曽有の事態に、日本はもちろん、世界中で急な「在宅勤務」や「テレワーク」の対応を余儀なくされました。しかし、「台風でも出社するのが当たり前」の日本の企業文化では、今もなおテレワーク率は伸び悩んでいます。

その大きな要因の1つが、「電話応対の際に出社しなければならない」という、従来のビジネスフォンが抱える問題でした。出社率は減らしたとしても、「電話番は必要」という考え方です。

しかし、クラウドPBXを導入すれば、その「電話番」という考え方そのものが必要なくなります。なぜなら、どこにいてもインターネット回線さえ繋がれば電話機は主装置に接続されているわけですから、外出先・出張先だけでなく、何なら「自宅」にいても問題ないというわけです。

クラウドPBXを導入すれば、自宅に居ながらにして会社番号での電話応対や取次ぎ、内線電話まで可能になります。また、自宅に限らず、サテライトオフィスやコワーキングスペース、・カフェ、地方のワーケーション先等、働く場所を自由に変えてリフレッシュしながら仕事をすることで生産性向上も期待できます。

社用携帯、社用PC、社員の私用スマホなどで通話が可能

このように「場所の制限を受けない」というだけでも十分便利ですが、クラウドPBXの強みはこれだけではありません。

クラウドPBXは、主装置に対応した純正の固定電話機が必要なビジネスフォンと違い、ハードウェアに制限がなく、色々な端末に対応しています。携帯電話やスマートフォン、デスクトップ・ノートPC、タブレット端末など、持ち運び可能・不可能を問わず多様な端末での通話が可能なので、すでに社用携帯・社用PCを支給している会社であれば、それらを転用するだけでクラウドPBXが導入できてしまいます

何なら、社員の私用スマホを仕事用に転用(BYOD)して、クラウドPBXの運用にもちいることだってできるのです。こうした対応端末の幅広さから、導入コストを大幅に削減できることもまたクラウドPBXが大きく注目されている理由です。

固定電話からクラウドPBXに乗り換える際の注意点

以上のように、固定電話に縛られることのない、場所の制限を受けない運用ができるクラウドPBXはメリットが非常に大きく、すぐにでも導入したいと思った企業担当者の方も多いかもしれません。

しかしながら、現在すでに会社が導入しているサービスの状況によってはすぐに乗り換えられない場合もありますし、多少のコストやリスクがある場合も少なくありません。

ここでは、ビジネスフォンなど固定電話での運用からクラウドPBXに乗り換える際の注意点を解説していきます。

リースした固定電話の場合は契約期間に注意

クラウドPBXを導入する前にまず確認しないといけないのは、現在すでに会社が導入しているビジネスフォンの契約がどうなっているかです。

ビジネスフォンが買い切りでの契約になっていて、主装置や固定電話機などが会社の資産になっている場合はいいのですが、もしリース契約だった場合は契約期間に注意しなければなりません。なぜなら、リース契約は5年~7年が主流で、その契約期間を満了しないうちに解約してしまうと、違約金が発生するからです。そればかりか、残債分のリース代の一括支払いが必要になるうえ、リースした主装置や固定電話機の所有権は会社にはないので、解約の際にはすべての機材を撤去し、リース会社に返却しなければならないのです。

つまり、契約期間によっては、クラウドPBXに乗り換えることで、むしろコストが削減できるどころか増大してしまう可能性があります。できる限り円満かつスムーズに乗り換えられるよう、契約期間満了を待っての導入を計画するといいでしょう。

固定電話機が使用できるクラウドPBXもある

現在、わかりやすく違いを伝える意味もあって、あえて「固定電話=ビジネスフォン」と「クラウドPBX」を全くの別物として語っていますが、実は、クラウドPBXには固定電話機(据え置き型IP電話含む)が使用できるクラウドPBXもあります。PCやスマートフォンなどのデバイスのみならず、従来の電話設備も使える場合がある、ということです。

そのため、「クラウドPBXを導入したのだからもう従来設備はいらないよね」と完全に捨てたり手放すのではなく、どうせなら使える設備はいざという時のために残しておいて、無駄なく使っていきましょう。

現在使用中の固定電話番号を使用できるか要確認

クラウドPBXはベンダーによって違う種類の回線を使っている場合があります。

現在ビジネスフォンの場合、たとえば「03」「06」「042」などの市外局番がついた、会社名義の固定電話番号を利用しているはずです。こうした固定電話番号は「0ABJ型」といって、基本的にはNTTとのアナログ回線契約によって払い出されるものですが、ベンダーが使う回線の種類によっては、こうした番号が使えない場合もあります。

たとえばIP電話専用回線を利用したクラウドPBXの場合、この固定電話番号を引き継いで使用できないため、会社代表番号を変えなければならなくなることもあります。固定電話番号は単なる番号ではなく、少なくとも日本では一定程度の信頼性をも担保する存在です。そうした大切な番号を失いたくない場合は、現在利用中の電話番号でも利用可能なクラウドPBXベンダーと契約するようにしましょう。導入前にベンダーに電話番号について確認しておくことをおすすめします。

固定電話やその他デバイスで使用可能なクラウドPBX「ナイセンクラウド」

ナイセンクラウドは、固定電話機、スマホ、パソコン、タブレット、iPodなどの多種多様なデバイスで使用できるクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800の着信課金型番号にも対応しています。

登録した端末すべてで着信することもできれば、条件を指定して鳴らしわけすることも可能です。また特定の電話番号や非通知着信をブロックする機能や留守電の音声データをメール送信する機能も基本機能として利用できます。

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固定電話を利用中ならクラウドPBXを是非検討しましょう

固定電話に縛られないクラウドPBXの仕組みとメリット、固定電話からクラウドPBXに乗り換える際の注意点を解説しました。

固定電話には固定電話なりの強みもあるのですが、少なくとも今の時代においては、そうした強みよりも、場所の制限を受けない運用ができるという強みのほうがより便利で快適です。電話番が必要だというだけで在宅勤務やテレワークの導入が遅れているとしたら、それは日本にとって大きな損失といえるでしょう。

クラウドPBXに乗り換えたいと思った方は、記事で述べさせていただいた注意点を意識しつつ、まずは会社に導入されているビジネスフォンの契約内容を調べてみましょう。買い切り契約であれば特にスムーズに導入できるかと思うので、他の記事も参考にしていただき、少しでもクラウドPBXに対する知識を深めていただければ幸いです。