オンライン会議ツール（ウェブ会議システム）8選！何を導入すべき？

2021年2月1日電話業務の効率化

2020年、新型コロナウイルスの猛威によって、一気にオンラインでのやり取りが大きく発展しました。感染拡大防止のためテレワークが推進される中、2020年の流行語大賞にもノミネートされた「Zoom」をはじめ、オンライン会議ツールが新時代・ウィズコロナ時代のビジネスツールとして大きな話題を呼んでいます。

今回は、企業が導入するべき便利なオンライン会議ツール（ウェブ会議システム）を8つ紹介します。また、オンライン会議ツールと一緒に導入するべきハードウェアや、企業に便利な電話システム「クラウドPBX」のメリットについてもあわせて解説しますので、企業のご担当者様はぜひ参考にしてみてください。

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オンライン会議ツール（ウェブ会議システム）8選

オンライン会議ツール（ウェブ会議システム）は、2020年の新型コロナウイルスの感染拡大を機にビジネスシーンだけでなく広く一般にも浸透しました。その勢いは、詳しくない人からすれば未曽有の事態の中で必要性に駆られて一気に技術発展したかのように見えるほどでした。

しかしながら、オンライン会議ツールはSkypeを筆頭としてもっと以前から使われていたもので、IT技術の進化と共に徐々に発展していった、まさにITの技術的結晶というべきものです。特に、クラウドを使用した環境整備が急速に進んだ2010年代後半にその質は一気に上がり、様々な会社からアプリがローンチされ、システムとしてもより一層洗練されていきました。

ここでは、元々需要のあったオンライン会議ツールの老舗にあたるものから、現在進行形で進化し続けている今が旬のオンライン会議ツールまで、おすすめのものを8つ紹介します。それぞれの特徴やおすすめできるポイントも含めて解説いたしますので、オンライン会議ツールを導入しようとしている企業様はぜひ参考にしてみてください。

Zoom

2020年、コロナ時代の到来と共に大きな話題になったオンライン会議ツールが「Zoom」です。

Zoomは、クラウド環境を利用することで、ビデオ会議・Web会議をスマホ・PCなどあらゆるデバイスから行うことができるサービスです。日本では新興のイメージがありますが、全世界では75万人以上のユーザーを抱える世界的に著名なサービスとなっています。

複数人での同時ビデオ会議が可能という特性が話題となりましたが、Zoomの場合、参加者数上限が非常に多いのが特徴で、1つの会議に最大1,000名までの参加が可能。Zoomでのオンライン入社式も、こうした参加者上限数の多さによって可能となりました。

そしてZoomが優れているのは、フルHDに対応した高画質なビデオ出力と高音質な音声出力に対応していること。オンライン・無線通信の弊害ともいえる低画質・低音質という問題を見事に解決しています。

また参加者全員が同時に見られる「ホワイトボード」機能、会議の模様を映像・音声でローカルあるいはクラウド上に記録してくれる「自動記録」も非常に便利です。クラウド上に記録した映像はURL一つで共有することができ、扱いやすい点も素晴らしいです。

Skype

Skypeは、Windows開発元のMicrosoftが提供するオンライン通話サービスです。オンライン会議ツールとしては老舗にあたり、オンライン会議が今ほど浸透していなかった時代には、主に個人間での通話の代替として利用されていました。しかし今では、グループでのビデオ通話も可能となり、インスタントメッセージの共有も簡単に行えます。

元々通話に特化していたSkypeの特徴は、携帯電話や固定電話との通話も可能なことです。料金はかかりますが非常に格安です。また、電話番号を介したSMS（ショートメッセージ）も格安で送信できます。

Teams

Skypeをビジネス利用する際には従来、Skype for Business Onlineというビジネス専用のソフトウェアが必要でしたが、現在ではこれに代わり、Microsoft Teamsというオンライン会議ソリューションがローンチされています。

Microsoft Teamsは、Microsoft365で使えるサービスということもあり、ビデオ会議やビジネスチャット機能以外にも多彩な機能を使うことができます。Office365で作成した資料を共有したり、Excelで作ったスケジュールをTeamsに組み込んだりと、TeamsとOffice365を連携して使うことも可能です。

Teamsを使いこなせば、Officeによる会議資料の共同作成から、ビデオ会議の記録と共有、Formsによるアンケートの実施と集計といったように、ワントップで会議前から会議終了後の取りまとめまでを、チームで共有しながら行うことができるのです。

Google Meet

Google MeetはGoogleが提供するオンライン会議ツールで、元々はG Suiteの一部としてビジネス用途で作成されていたこともあり、セキュリティ性能は非常に高く、情報流出や不正アクセスなどがないよう配慮されています。

Gooogle MeetsはPCで動かす場合に専用アプリを用いず、Webブラウザ上で動作させることが特徴的です。GoogleChromeはもちろん、Microsoft Edge、FireFox、Safariにも対応しています。

ブラウザで動作させるメリットはとにかく動作が軽く起動がしやすいことにあり、Gmailの画面から「会議を開始する」のボタン一発で会議が開始できるシンプルさも魅力です。（ただし、スマホやタブレットなどの携帯端末で動作させるには専用アプリが必要です）

Google Meetのもう一つのメリットは、普段使いに便利なGoogleのあらゆるサービスを連携させることができる点にあります。GoogleスプレッドシートやGoogleカレンダーなど、Googleアプリケーションとの相性は当然ながら抜群です。Googleドライブでの資料や画像の共有も簡単です。

Whereby

Wherebyは非常に独特でシンプルな構造をしているオンライン会議ツールです。何が独特でシンプルなのかというと、「主催者以外の会議の参加者は会員登録やアカウント作成、ログインといった作業を行う必要がない」ことです。

Wherebyでは、オンライン会議の主催者がルームを作成するために簡単な登録を行い、そのルームに入るためのURLを発行します。会議の他の参加者は主催者から発行されたURLをクリックすれば、それだけで会議に参加できてしまうのです。

しかもそのURLは何度でも利用可能なので、定例会議のように何回も行われるような会議であってもURLが変わらないというのは非常に便利です。

手軽に使える分、会議の参加人数上限は4人までと非常に少ないです。しかし有料版にアップグレードすれば5人以上の会議も可能です。

bellFace

bellFaceは、BtoBの営業、つまり法人営業に特化した法人向けオンライン会議ツールです。

お客様側にアプリのインストール・URL発行・ログインなどの準備が必要なく、お客様と瞬時に接続ができるのが大きな特徴です。仕組みとしてはお客様はサイトにアクセスして発行された番号を伝えるだけでよく、その番号があればすぐに接続状態にできます。

特徴的な機能としては、音声通話にはリアルな電話を使うというものです。音声情報を加えると処理が重くなり、音質も落ちてしまうというオンライン会議ツールの宿命的な弱点をすっぱりと切り捨てただけでなく、電話機での音声通話を前提としている法人に特化している合理的なシステムと言えるでしょう。

B-Room

B-Roomは、インターネットブラウザだけで利用できるオンライン商談システムです。

通常使用しているインターネットブラウザ上で動作するので、専用アプリインストールがお客様と自身の双方で不要となります。特に使用端末台数の多い企業の場合、インストールという労力と時間が省けることは大きなメリットになります。スマホでもアプリなしで使えて、オンライン商談の場にお客様を招待するだけでいいので、手間なくすぐに商談がスタートできます。

商談に特化したシンプルなオンライン会議ツールでありながら、ビデオ会議において高画質でのやり取りが可能で、商談内容をわかりやすく伝えてくれるプレゼン機能も搭載しています。自動音声議事録を作成してくれることで商談の振り返りもでき、お客様との認識のずれも最小限に抑えます。

Calling

Callingは、少規模・中規模でのWeb会議やミーティングに特化した、オンライン会議ツールです。

Callingの仕組みは、オンライン会議の場所を提供する人だけがアカウントを登録してルームを作るだけでよく、参加者は主催者から送られてきた会議ルームのURLをクリックすればすぐに参加できます。

つまり、従来のオンライン会議ツールのように双方向型ではなく、SHOWROOMやYouTubeライブなどのライブ配信のように、ある特定のルームに人を集める仕組みです。手間なくアクセス可能でありながら、画面共有や資料やメモの共有、ホワイトボード機能といった、円滑な認識共有に必須の機能も完備されています。

1ルームに無料で最大8名、課金が必要なプレミアム版では12名まで利用可能です。部署単位の研修や小規模なミーティングなど、クローズドなコミュニケーションが円滑に進むツールとなっています。

オンライン会議ツール（ウェブ会議システム）と一緒に導入すべきもの

オンライン会議ツールは、スマホやノートPC、タブレットなどソフトウェアをインストールすればすぐに使えるものも少なくありません。しかしながら、オンラインでのやり取りならではの弱点があるため、できればソフトだけでなくハードウェア的にも一緒に導入しておくと安心できるものが存在します。

ここでは、より快適にオンライン会議ツールを使うために役立つアイテムと、そのメリットについて具体的に解説していきます。

ヘッドセット

オンライン会議において、特にお客様との打ち合わせや商談を行う際にヘッドセットは必須と言ってよいでしょう。何故なら、オンライン会議でヘッドセットを使うことによって、以下のようなメリットが生まれるからです。

お客様の会話が聞き取りやすくなる
お客様も自分の声が聞き取りやすくなるので打ち合わせや商談がスムーズに進む
ヘッドセットで会話を聴くことで周囲に会話内容が漏れない

オンライン会議の際、PCのみやスマホのみで音を拾おうとするとどうしても発している声が聞き取りづらくなってしまいます。

ヘッドセットを用意すれば、ヘッドセットマイクで音が拾えますので音がこもったり遠くに聞こえたりという心配がありませんし、自分も耳を覆っているヘッドホンで相手の声を聴くことができます。聞き返さずともしっかり内容を把握でき、お互いに不快感なくスムーズに会話が進みます。

マイクスピーカーのように会話が外に漏れることも無いので、機密性の高い会話もある程度は出先で行うことができます。

マイク

ノートPCやスマホにデフォルトで搭載されたマイクは、技術の発展により性能こそ上がっているものの、どうしても音をうまく拾うのに限界があるのが現状です。そのため、Web会議用に別売りのマイクを繋げることをおすすめします。

Web会議用のマイクは別売りで色々なタイプのものが売られていますが、Web会議におすすめなのは感度が比較的高い「コンデンサーマイク」で、かつ、オーディオケーブル接続ではなくUSB接続のもののほうが余計なノイズが乗りにくいのでおすすめです。

マイク本体を選ぶうえで意識するべきポイントは「指向性」にあります。1人で発信する場合は「単一指向性の高いマイク」を、複数人いる場合は「全指向性のマイク」を選びましょう。単一指向性のマイクはある特定の範囲や場所から出た音を拾うのに特化しており、全指向性のマイクは大人数でマイクを囲むように話すときにどの方向の音もクリアに集音してくれます。

ライト

これはリアルに顔を突き合わせるときには意識しないので盲点となりやすいのですが、Web会議にはライトがあるといいでしょう。Webカメラの性能にもよりますが、特にテレワーク中の自室などでは、自分の顔が暗く映ってしまうことがよくあります。

リアルであればある程度照明がある室内ならしっかり相手の顔が見えるのでいいのですが、オンライン会議では相手は画面を見ることでしか顔を把握できません。そのため、画面に映った自分の顔が逆光でよく見えないと、相手にはそれをフォローする手段がないので、そのままの状態ではあまり印象が良くありません。

オンライン会議の画面映りを調整するのは、自分（発信側）しかできないので、画面映り的に見栄えが良いに越したことはないのです。特にオンライン商談では、画面の映り具合こそが勝敗を決めるといっても過言ではありません。画面への映り具合の善し悪しで商談の成功失敗に影響を与えることもあり得ます。

クラウドPBX

これまで紹介したオンライン会議ツールは、その多くがインターネット回線を利用したものですが、中にはbellFaceのように音声通話にはリアルな電話機を使うものもあります。これは先ほども説明した通り、無線での音声のやり取りはどうしても音質が落ちてしまいますし、処理も重くなってしまうからです。

特にbellFaceのような法人向けの用途に特化している場合、企業の電話システムとしてメリットの多い「クラウドPBX」を併用することによって、より快適かつ便利なオンライン会議運用を行うことができるでしょう。また、逆にクラウドPBXのオプション機能として電話会議機能があるということも安心できるポイントです。

オンライン会議だけじゃない！クラウドPBXのメリット

以上のようにオンライン会議ツールはとても便利ではありますが、通話音質という意味ではやはりどうしてもネックとなる弱点は否めません。

先ほども説明した通り、クラウドPBXに付帯する様々なオプション機能の中には電話会議機能もあります。やはり映像はともかくとして通話音質というところでいえばPBXシステムに勝るものはないのが現状ですので、PBX（交換機）をクラウド上に置いたクラウドPBXで電話会議するメリットは大きいです。

ここでは、オンライン会議だけに留まらない、企業がクラウドPBXを導入するメリットを解説していきます。

内線の範囲が広がる

クラウドPBXというのは簡単に説明すると、ビジネスフォンをクラウド環境に移したようなものです。ビジネスフォンにおいてPBX（構内交換機）と接続されている固定電話間で内線通話ができるように、クラウドPBXではクラウド上の交換機にワイヤレスで登録されたすべての電話機について内線通話が行えます。

交換機がクラウドにあるということは、場所の制限を受けないということです。そのため、東京と大阪というように異なる地域間でも、場所を跨いで内線設定ができるのです。言ってしまえば、ブラジル支社と日本の本社というように、海外拠点も含めて内線設定が可能なので、これまでの常識と比べると圧倒的に内線の範囲が広がります。

多様な働き方を実現しやすい

クラウドPBXは先ほども述べた通り場所の制限を受けることがありません。そのため、現在社会的に広く求められているテレワークや、地方のサテライトオフィスでのワーケーションなど、多様な働き方にも別段大きく環境を変えなくとも対応可能です。

業務効率が上がる

クラウドPBXの大きなメリットは、会社の代表番号などよく使う会社名義の番号を複数の電話機で共有できることです。これにより、これまで回りくどかった電話周りの大幅な業務効率化が図れます。

これはビジネスフォンにおいても利用可能な機能ではありますが、ビジネスフォンでは交換機が会社にある為に、出先では会社名義の番号は使えず、一旦帰社する必要がありました。

しかし、交換機がクラウド上にあって場所の制限を受けないクラウドPBXなら、わざわざ帰社せずとも出先で会社名義での発信が可能ですし、出先の担当者への取次ぎ、支社間の取次ぎも、切り替えひとつで簡単に行えます。

電話に関する費用を削減できる

クラウドPBXでは、既に持っている社用携帯やPC、タブレットといったあらゆる端末を登録することでクラウドPBX用の受発信端末にセットアップすることが可能です。そのため、従来のビジネスフォンと違い、別途交換機に対応した新しい固定電話機を買う必要がありません。

また、携帯電話を1台1台契約することも不要ですから、その分通信費も安くなりますし、物理的な交換機や電話機の設置も不要ですから、それらの設置工事費も節約できます。もし用途的にみてもクラウドPBXのオプション機能である電話会議で事足りる場合には、オンライン会議ツールを導入するコストも削減可能です。