電話の転送先を携帯に。外出先でも会社の電話が使えるメリット
働き方が多様化した現代では、メールやSNSを使って連絡を取り合うことが当たり前になり、直接対面することなく仕事をしたり、在宅で勤務したりするのも珍しくなくなりました。しかし、メールやSNSを介して仕事をしたり、在宅で勤務したりするにはそれなりの準備が必要です。リモートワークは時間と場所を選ばないというメリットがありますが、電話対応に関わる課題は残ります。
個人事業主の方や小規模オフィスでは、日中は出払っていて事務所を空にするケースや、在宅勤務のため事務所の固定電話に掛かってきた電話に出られないケースも少なくありません。
そのような方に役立つものに、固定電話の着信を携帯に転送するサービスがあります。本記事では電話を転送するメリットと、インターネットを介して電話転送が可能なクラウドPBXをご紹介します。
携帯に電話転送するメリット
固定電話の着信を携帯電話に転送するメリットとしては、どこにいても電話に出られること、伝言による伝達ミスを防ぐこと、折り返し電話までのタイムラグを省くことの3点が挙げられます。以下にそれぞれ詳しく解説します。
どこにいても電話に出られる
個人事業主や小規模オフィスでは1人または数名の従業員で仕事をしていて、常に固定電話の前にいることができず、掛かってきた電話に出られないこともあります。こうした電話の取りこぼしによって、ビジネスチャンスを逃すのは避けたいものですよね。
しかし、固定電話への着信が携帯電話に転送されれば、どこにいても電話に出られ、機会損失のリスクがありません。外出の多い営業担当者でも、在宅勤務者でも、出張中の担当者でも、電話に出ることができるのです。
最近ではメールやSNSで用事を済ませることが増えてきたものの、電話で直接話をする安心感は捨てがたいものがあります。電話に出られなければ、相手はメールやSNSのチャット機能を通じて連絡を取ってくれるかもしれませんが、急ぎの用件や重大な内容だと、やはり電話で連絡を取りたいと思うものです。そのようなときに携帯に電話転送していつでも連絡が取れる状態であると、相手も安心します。
伝言による伝達ミスを防ぐ
従来の電話の取次ぎでは、上司や同僚に伝えたことがきちんと伝わっていなかったという苦い経験をされた方も多いでしょう。単純な伝言であれば問題ありませんが、仕事に関する複雑なことは、なかなか伝わりにくいものです。
また、取次ぎの情報伝達では、先方のニュアンスや話し方、温度感が伝わらず大きな齟齬が生まれることもあるでしょう。加えて、時間が経つと伝達がますます不正確になります。要件の場合は口頭だけで伝達するのではなく、メールや書面で残すのも1つの手です。
しかし、伝達ミスによるトラブルを避けるためには、やはり本人同士が直接話すことに勝るものはありません。電話を転送して携帯電話で取れるようにしておけば、又聞きよる思い込みや早とちりを防ぐことができます。
折り返し電話までのタイムラグを省く
多くの固定電話には留守番電話機能が付いていて、外出時は利用する方も多いでしょう。しかし、リアルタイムでの対応ができず、対応が後手に回ってしまっては、せっかくのビジネスの機会を逃しかねません。折り返しをしても相手の都合が悪く、電話に出てもらえないこともあります。とはいえ、固定電話の前に1日中いるわけにもいきません。電話番を雇うとなればコストもかさみ、前述のように伝達ミスも起こることがあります。
対して、固定電話への着信を携帯電話に転送するようにしておけば、大事なお客様からの問合せ対応が遅れることもなく、電話番の人員コストや伝達ミスの心配もなくなります。
会社の電話を携帯に転送するには？
会社に掛かってきた電話を携帯に転送するには、電話転送サービスを活用するのが一般的です。しかし、従来の電話転送サービスでは転送先が1件にしか絞れないなどの不便もありました。
また、近年はリモートワークといった柔軟な働き方がさまざまな企業で積極的に取り入れられるようになってきました。しかし、企業によってはオフィスで勤務している人への電話業務負担が増すのでリモートワークの導入に踏み切れないといった事情を抱えているケースもあります。しかし、求職者は働く環境を重視して就職先を選ぶ傾向も強まっているため、リモートワークを導入していない企業は今後ますます働き手の確保が厳しくなることは想像に難くありません。
そこで、ここでは従来の電話転送サービスよりも便利な「クラウドPBX」をご紹介します。
クラウドPBXを使おう！
クラウドPBXは、企業で使用しているPBX（Private Branch Exchange：構内交換機）という社内に置いていた装置をクラウド化したものです。インターネットを介した通話・通信のサービスが利用できます。
従来のPBXは装置を購入する必要があり、事務所ごとに設置する必要がありました。そして、PBXの適用範囲は設置した事業所内に限定されるため、外出先や在宅勤務者と電話でやり取りを行う場合は、携帯電話などの端末は外線扱いとなり通話料金が掛かってしまいます。また、回線を増やすには、ケースによっては業者による作業が必要でした。
対して、クラウドPBXはインターネット上からサービスの提供がされるため、わざわざ装置を購入・設置する必要がなく、事務所が分散していても利用できます。クラウド化されているので、インターネットにつながる環境さえあれば、回線の増設や設定もブラウザ上で行えます。加えて、保守作業も必要なく、利用者はメンテナンスフリーです。
会社の固定電話に掛かってきた電話を、外出先の携帯電話で受電することもできます。電話を転送するサービスは他にありますが、その多くは転送した際の電話料金が掛かり、転送先の電話番号も1つしか登録できません。
一方でクラウドPBXでは、携帯電話を社内の据え置き電話機と同様に扱うことができるため、携帯電話で電話を受けることで転送サービスを利用したときの通話料が掛からず、複数の携帯電話で受電できます。会議中や電車など移動中で電話に出られない場合は他の人に対応してもらうことができるので、迅速な対応が実現します。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXには、電話転送サービスを利用せずとも携帯電話で会社の電話を受電できるだけでなく、様々なメリットがあります。いくつかご紹介しましょう。
クラウドPBXでは、掛けてきた相手の電話番号が携帯電話に表示されるので、誰からの電話かすぐに分かります。瞬時に着信を判別できるので、応対時に相手を確認する手間が省けます。外出先で電話に出られず折り返しで電話する場合、携帯電話の番号ではなく、会社の固定電話の番号で発信することができます。折り返しの電話を受けた側も知っている電話番号ということで、安心して電話に出られます。
また、クラウドPBXは、これから新しく事業を始める会社で小規模から始めたいというケースにも適しています。従来のPBXのように装置を購入・設置する必要がなく、設置工事も不要なのでスピーディーに導入可能で、利用申し込みからおおむね5日ほどでクラウドPBXが使用可能になります。リーズナブルな料金設定も魅力の1つです。
さらに、クラウドPBXは事務所が複数にわたっても、電話環境が容易に構築できます。従来のPBXのように設置や配線といった工事が不要で、インターネットにつながる環境さえあればどこでも利用可能です。ブラウザから設定を行えるので、新規事務所の開設や事務所の移転といった場面でも円滑な運用が可能です。海外の拠点でも同様に利用できるので、国際電話の高額な通話料を削減することができます。
クラウドPBXのデメリット
クラウドPBXのデメリットとして、サービスによっては音質が悪い可能性がある、利用するインターネット環境に左右される点があります。実績のあるサービス提供会社を選べば問題はありませんが、料金が安いからといって実績のない会社を選んでしまうと、使いにくいケースもあります。なお、回線による不調の場合は、回線速度の速い会社に変更したり、高性能のルーターを導入したりすることで改善されることがあります。
また、セキュリティに関する課題もあります。クラウドPBXはインターネットを介したサービスのため、外部から侵入された場合は個人情報の漏洩の恐れがあります。
ただし、クラウドPBXを導入したからセキュリティリスクの問題が生じるわけではありません。クラウドPBXに限らず会社内のネットワークは不正アクセスを防止する対策が必要です。そのため、適切な管理・運用を徹底することが重要です。
最後に挙げられる点としては、月々の利用料が掛かるということです。しかしながら、数十万円の導入費用が掛かるビジネスホンと比べれば低コストと言えるでしょう
携帯に電話転送するなら「ナイセンクラウド」
ここで弊社が提供するクラウドPBX「ナイセンクラウド」をご紹介します。ナイセンクラウドはその名の通り、内線をクラウド化することができます。例えば、社内では固定電話、外出先では携帯電話、コールセンターではパソコンといったように、全ての端末を内線化して運用することができます。
内線電話は外出先や海外からでも無料で、かつ外線通話も3分8円と安価なので電話に関わるコストを大幅に削減できます。
通常の電話転送サービスと違うのは、1対1対応ではなく1対多対応が可能な点です。固定電話に着信があると同時に複数の携帯電話が鳴り、1人が出られなくても他の人が出てフォローすることができます。また、国内外や拠点など、場所による制約を受けません。
さらに、携帯電話での着信、発信ともに東京03、大阪06など全国の固定電話番号を利用でき、フリーダイヤル0120、0800にも対応しています。この機能は、在宅による携帯での電話対応時だけでなく、複数の拠点を持つ企業にとっても統一した代表番号を利用できるという利点をもたらします。
設定や変更もWeb上で行うことができ、端末ごとの発着信制御、非通知や特定の電話番号の着信をブロックすることもできます。発信・着信履歴をWebで確認することもできるため、運用管理や改善のチェックフローに役立ちます。
ナイセンクラウドは1人から数千人まで対応可能で、事業規模に合わせた運用が可能です。諸手続きはWeb上で行えるので、繁忙期のみ電話回線を増設したい、新たな機能を追加したいといったニーズにも柔軟に対応できます。また、リースではなくサービスの契約なので、いつでも利用開始・解約が可能で気軽に導入できる点もお客様から評価されています。
動画でナイセンクラウドについてまとめています。ぜひご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
「複数の携帯電話で会社の電話を受電したい・発信したい」、「今よりも電話にかかる費用を抑えたい」という企業の方は、ぜひ「ナイセンクラウド」をご検討いただけますと幸いです。
電話の転送先を携帯にしてみよう！
この記事では、固定電話を携帯電話に転送することのメリットや転送サービスの代わりになるクラウドPBXについてご紹介しました。
電話の転送がスムーズに行えないことは、社員の負担を増大させ、余計なコストが掛かるというデメリットがありました。そのような悩みを瞬時に解決してくれるクラウドPBXは、ビジネスにおける機会損失を防ぎつつ、業務効率も改善できる心強いビジネスツールの1つです。工事が不要なので導入のハードルも低く、「受電人員を削減したい」「伝言による伝達ミスを防ぎたい」「折り返しの電話で相手を待たせたくない」「電話に関わるコストを抑えたい」といった課題も解消できるため、多くの方におすすめです。
運用もWeb上で簡単に設定できますので、外出先でも在宅勤務でも携帯電話で会社の電話を受けられるように、ぜひクラウドPBXを活用してみましょう。