テレワークの環境を整えるには何が必要？快適な環境を実現するために必要な要素とは
近年、新型コロナウイルス感染症の流行拡大などにより、テレワークという働き方が注目・導入されるようになりました。オフィスでの労働と比較すると、働く時間や場所を柔軟に選ぶことができるようになり、従業員にとってはさまざまなメリットがあります。しかし、テレワークの環境が整っていなければ、業務の効率を落としてしまう結果になりかねません。
本記事では、テレワークを快適に行うための環境整備方法や、必要な要素などをご紹介します。
テレワークを快適にするには環境整備が必要
テレワークを快適かつ円滑に行うためには自宅の環境整備が必要とされています。オフィスと自宅では業務環境が大きく異なるため、まずは環境を整えることから始めましょう。ここではなぜ環境整備が必要なのか、在宅勤務とオフィス勤務では具体的にどのような違いがあるのかなどを解説します。
生産性向上や維持のために環境整備をしよう
テレワークを自宅で行う際には、生産性向上や維持のための環境整備が欠かせないとされています。「パソコンと椅子さえあれば良い」「とりあえず作業ができれば良い」と考えていると、業務に集中できない可能性があります。そのため、自宅で作業する場合でも、快適に作業する環境を整える必要があるでしょう。
在宅勤務とオフィス勤務の違い
在宅勤務とオフィス勤務は、全く違う環境となります。自宅で作業を行う場合、生活の一部であった場所をワークスペースにしなくてはいけません。
自宅は円滑に仕事を進めるためのデスクやインターネット環境が整っていない場合も多く、生産性に影響が出る可能性があります。
また同僚や上司など一緒に働く人が同じ空間にいないため、仕事中という緊張感がなくなってしまいます。通勤時間がないため、オンとオフの切り替えが難しいという人もいるでしょう。そのため、テレワークを取り入れる上では、自宅で働く環境を整えることをまず考慮する必要があるでしょう。
在宅勤務で起こるリスク
テレワークは主に自宅で行うことが多いですが、さまざまなリスクがあることを考慮しておく必要があります。ここでは、在宅勤務で考えておきたいリスクについてご紹介します。
情報漏洩などのセキュリティリスク
テレワークには情報漏洩などのセキュリティリスクがあることを知っておく必要があるでしょう。セキュリティリスクには以下が考えられます。
・家庭内ネットワーク利用による情報漏洩
自宅で仕事を行う場合、自宅のネットワークを利用してインターネットにつないだり、社内のネットワークにつないだりするケースが多いのではないでしょうか。
自宅のネットワークを利用する際に、家庭用のルーターにセキュリティ面で不備などがあると、不正侵入による情報漏洩のリスクが高まります。
・マルウェア感染のリスク
プライベート用のパソコンを利用する場合、業務に無関係なWebサイトを閲覧したり、個人で利用したりするソフトウェアをインストールすることもあるでしょう。こうした行為はマルウェア感染のリスクが高いため注意が必要です。
マルウェアに感染してしまうと、情報漏洩や業務停止などのさまざまなリスクが考えられます。
健康リスク
テレワークは従業員の健康が損なわれるリスクも考えられます。例えば、オフィスのようにデスクワークの環境が整っていない場所で仕事をすることで、腰や肩などを痛めてしまう可能性があるでしょう。またコミュニケーション不足などからくる精神的なストレスも挙げられます。
こうした状態が長期間にわたって続くことで、従業員の多くが健康を害してしまうこともあるでしょう。そのため、企業は従業員の健康リスクについても留意しておく必要があります。
テレワークを行うために作業環境を整備しよう
ここでは自宅で快適にテレワークを行う作業環境例をご紹介します。
セキュリティ面
テレワークを行う際には、セキュリティ対策について明確なルールを設けておきましょう。ルールを従業員へ周知し、啓蒙するための教育も重要です。さらにそれぞれのケースに応じてセキュリティソフトの導入や通信の暗号化、パスワードのついたUSBメモリやWi-Fiルーターの貸し出しなど、セキュリティ対策などを行います。
またリモートアクセスサービスなどを利用すれば、自宅のパソコンから会社のパソコンにアクセスでき、データを残さずに作業が可能です。さらにVPN回線を利用すれば通信の暗号化もできます。
部屋
作業を行う部屋の環境も整えましょう。部屋は作業を行うのに充分な空間が確保されているか、万が一転倒する危険がないように整理整頓されているかをチェックします。また、作業に適した温度や湿度を保ちましょう。厚生労働省が作成したガイドラインによると、作業に適した室温は17～28℃、相対湿度は40～70％が目安とされています。
机や椅子
長時間作業する机や椅子にも気を配りましょう。無理のない姿勢で作業を行えるような環境を整えることが大切です。厚生労働省のガイドラインによると、以下のような環境が推奨されています。
机
・必要なものが配置できるスペースがある
・作業中に脚が窮屈でないスペースがある
・体型に合った高さ、または高さの調整が可能である
椅子
・安定しており、容易に移動できる
・座面の高さを調整可能
・傾きを調整する背もたれがある
・ひじ掛けがある
パソコン
パソコンは会社から支給するケースと、個人で既に所有しているパソコンを使用するケースが考えられます。セキュリティリスクを考えると、企業側から必要な物品として支給する方法がおすすめです。個人で所有しているパソコンを利用する場合は、ガイドラインを作成しましょう。
パソコンも以下の条件を満たすことが推奨されています。
・輝度やコントラストの調整が可能
・キーボードとディスプレイは分離して位置を調整可能
・操作しやすいマウスを使っている
ノートパソコンを使っている場合は、別途キーボードやディスプレイを用意することを考えてみましょう。
またWeb会議を行う場合、Webカメラが必要です。パソコンによって搭載されていないものと搭載されているものがあるため、利用するパソコンを確認しましょう。カメラの画質が悪いと表情が分かりにくいことがあるため、解像度が高いものを選ぶことをおすすめします。
さらに、必要に応じてヘッドセットなども用意しましょう。
出典：厚生労働省「自宅等でテレワークを行う際の作業環境整備」
企業がテレワークの環境整備のために導入したいツール
テレワークの環境をより快適にするためには、ITツールの導入も検討してみましょう。ここでは、整備のために導入したいツールをご紹介します。
クラウドフォン
クラウドフォンとは、交換機（PBX）をクラウド化して提供するサービスのことです。クラウドフォンは、パソコンやスマホなどの機器とインターネット回線があれば、電話機能を利用できます。
クラウドフォンを利用するには、まずサービスを提供しているベンダー（業者）と契約します。そしてベンダーが提供するサービスにアクセスすることで、通話などの機能を利用できるようになります。従来のビジネスフォンのように、電話機やPBXなどの物理的な機器を設置する必要がありません。パソコンやスマホなどに専用アプリをインストールして使用するため、社員の私用のスマホも子機として利用できます。
スマホを子機にできるため、テレワークで社内にいない社員へ電話を取り次いだり、自宅でも電話業務を行ったりすることが可能になります。さらにスマホであれば、Wi-Fi環境がない場所でも、4G・5G回線があれば電話として使用できます。オフィスにいなくても電話対応ができるようになるため、業務効率化につながるでしょう。
Web会議ツール
Web会議ツールとは、オンライン上で会議を行えるツールです。パソコンやスマホなどのデバイスとインターネット回線があれば利用できるため、テレワーク中のコミュニケーション不足解消のために、適しているツールといえるでしょう。Web会議ツールであれば、場所を問わず社内やチーム全体の情報共有が可能になるため、業務を円滑に進められます。
ツールには無料のものもありますが、セキュリティ面などの問題から有料のツールを使う企業も増えています。ツールによって機能や料金が異なるため、自社に必要な機能やコストを考えて選びましょう。
ビジネスチャットツール
社員同士で気軽に連絡が取れるツールとしておすすめなのが、ビジネスチャットツールです。SNSのように使うこともでき、ファイルの共有が可能なツールもあります。
ファイル共有ツール
クラウドを利用したファイル共有ツールを利用すれば、業務を効率的に行えるでしょう。
ファイル共有ツールがあれば、わざわざ資料を見るためだけに出社する必要はありません。共有ツールにあらかじめ資料をアップロードしておき、必要に応じてアクセスをするだけで閲覧することができます。
またツールがあれば資料を複数人で閲覧する際にも便利です。成果物を納品する際にも、ファイルをツール上にアップロードするだけです。スムーズにテレワークを行いたいなら欠かせないツールといえるでしょう。
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テレワークのための環境を整えよう
テレワークを快適に進めるためには、環境整備が大切です。自宅はオフィスとは異なり、もともとワークスペースに適した空間ではないため、生産性が低下してしまう可能性があります。従業員が自身で整えるだけでなく、企業側も従業員がテレワークで円滑に働けるような支援が必要でしょう。
例えば、業務を効率的に進められるようなITツールの導入が求められます。クラウドフォンなどのツールがあれば、テレワーク中でもスムーズに電話対応が行えるでしょう。ぜひ有効なツールの導入も検討してみてはいかがでしょうか。