テレワークを導入するならクラウドPBXは必須？クラウドPBXのメリット
2020年より世界的に広がった新型コロナウイルス感染症。2021年度になっても収束の目途が立たない中で、今もなお毎日のように地域を問わずテレワークや時差通勤の必要性が叫ばれていますが、日本では未だにテレワーク普及が進んでいない印象があります。
その大きな要因として挙げられるのはやはり「電話の必要性」でしょう。現在、日本で多く導入されている企業向け電話システム「ビジネスフォン」では、拠点内でしか使えないシステムである以上、どうしても誰かが出社しなければ電話を受けることができません。しかし、そうしたビジネスフォンの限界を解決してくれる画期的な電話システムがあることをご存知でしょうか。それが近年話題の「クラウドPBX」です。
今回は、日本におけるテレワークの重要性を鑑みつつ、新たな電話システムである「クラウドPBX」がテレワーク普及に向けて果たすであろう役割を解説していきます。テレワーク導入に際する注意点も併せて解説しますので、テレワーク導入自体を迷っている企業担当者様も参考にしていただければ幸いです。
テレワークの必要性と課題
2020年より新型コロナウイルスが日本だけでなく世界中で猛威を振るっています。いわゆる「コロナ禍」に突入してからというもの、感染拡大防止策として世界的に「テレワーク」「在宅勤務」の重要性が叫ばれるようになりましたが、2021年になってもまったく収束の目途が立たず、2021年4月末には再び東京をはじめ各地で「蔓延防止等重点措置」や3度目の「緊急事態宣言」が発令されているのが現状です。
日本におけるテレワーク実施率は、いわゆる第3波が騒がれた昨年（2020年）11月末の調査においても全国平均で24.7％と3割にも満たない状況で、今もなお伸び悩んでいる状態です。ゴールデンウイークを控え緊急事態宣言が出されたばかりの2021年4月26日（3度目の緊急事態宣言が出されて初めての平日）には、「むしろ通勤する人は増えている印象がある」という街頭インタビューの声もありました。
日本特有の企業文化として「みんなが一斉に同じ場所で同じことに取り組まないと良いパフォーマンスが得られない」というものがあり、そうした幻想が出勤を強制している側面もありますし、セキュリティ対策や会社や仕事場でしか使えない特別な設備など物理的な問題もあるでしょう。
しかし、政府が言うように「何としてでも感染拡大を抑えていく」とするならば、満員電車を生む一斉通勤を取りやめ、時差出勤やテレワークを積極的に取り入れていくべきです。
テレワークを導入すべき理由
テレワークを何故導入するべきなのか、それには大きく分けて4つの理由があります。
まずは昨今の新型コロナウイルス感染症などの世界的な感染症拡大という未曽有の事態に対する純粋な感染拡大防止策として効果があることです。基本的に、感染拡大防止に役に立ついわゆる「3密の回避」において、少なくとも「密集」「密接」を生むオフィスへの出勤を減らすことで、人と人が接触するリスクを純粋に減らすことができます。また、感染経路不明の大きな要因となっているという意見もある満員電車の密集・密接を防ぐ意味合いもあります。
そして、「災害や悪天候等で会社の拠点に被害があっても事業を継続できる」ことです。これは1番目の理由とも近い理由ですが、いわゆる緊急時に際しても問題なく業務を継続する上で、拠点に囚われないテレワークという働き方は災害に強いという特性があります。今ではすっかり忘れられていますが、2011年の東日本大震災で東京でも数多くの帰宅困難者を出したときにも、実はテレワーク推進の動きはあったのです。しかし、「地震でも台風でも会社に出勤するのが常識」という日本の企業文化がそれを阻んでしまいました。
3番目の理由としては「コスト削減」が挙げられるでしょう。テレワークが普及すれば、出勤する人が減り、備え付けの設備も減らせるので、都心に大きなオフィスを持たなくても良くなりますので、オフィス維持に係るコストを大きく削減できます。通勤や出張など人の移動に係る時間や手間もなくなりますので、通勤費用・出張費用も節約できます。もちろんテレワーク導入のための設備投資にお金はかかりますが、それは一過性のものです。
そして最後の理由は「業務効率改善・ワークライフバランスの向上」です。テレワークによってオフィスに出勤する必要がなくなりますし、在宅・カフェ・コワーキングスペース・サテライトオフィスなどより自分にあった環境を選んで働けるので、生産性も業務効率も改善されます。一方で、全員が顔を突き合わせて働くのが美徳とされている日本の企業文化には馴染まず、逆に生産性が悪くなったと感じる人も多いようです。
テレワーク導入を阻む「電話」の問題
冒頭でも少し触れましたが、やはり日本でのテレワーク導入を阻んでいるのは「電話」でしょう。
日本は、世界的に見ても電話でのコミュニケーションを大事にしている印象です。電話応対は社会人の基本中の基本として、新人研修でみっちり叩き込まれたという方も多いのではないでしょうか。電話以外にも、電子メールやLINE、チャットワークやSlackなど、既に世界的に色々な代替ツールがあるにもかかわらず、日本のビジネスシーン、特にB to Cの顧客対応の殆どが電話であり、取引先との連絡なども含めてほとんどが電話での応対となっています。メールはある程度日常的になっていますが、「重要事項は電話で」というのは今も変わりありません。
日本で一般的に導入されている「ビジネスフォン」などの企業向け電話システムは、会社などの拠点への出勤を前提として設計されています。ビジネスフォンの運用をつかさどる「主装置」を会社内に物理的に設置して、拠点内の主装置に対し複数の固定電話機と電話回線をまとめて接続・配線するという仕組みになっていますので、主装置も電話機も回線も固定となってしまい、移動ができないのです。そのため、会社の電話番号を使って通話をしようと思うとどうしても会社への出勤や、出先からの帰社が必要です。
こうした企業における電話システムの限界がテレワーク導入を阻んでいるのは、まず間違いないでしょう。
テレワーク時に便利なクラウドPBXとは？
日本においてテレワークが完全普及するには、少なくとも企業文化において電話が完全に不要となるか、ビジネスフォンのような拠点に縛られた電話システムが無くならなければ、こうした電話の問題は常に付きまとうこととなるでしょう。とはいえ、前者のように電話コミュニケーションを完全になくすのは不可能でしょうし、少なくともむこう数十年は経ないと難しいでしょう。
となると後者に希望を見出すしかありません。実は後者については既に実用化されていて、徐々にサービスも普及しつつあるのです。その大きな立役者となっているのが「クラウドPBX」です。
ここでは、テレワークに必須ともいえる画期的な電話システム「クラウドPBX」がどういうものなのか、そのメリットや実際の使用におすすめのシーンも含めて解説していきます。
クラウドPBXとは？
先ほどからもちょくちょく話題に出していますが、従来、企業の電話システムといえばビジネスフォンが主流でした。
ビジネスフォンは、先述した通り、「主装置（構内交換機・PBX）」を社内に物理的に設置し、その装置に電話回線と固定電話機を有線接続することによって、会社代表番号などの電話番号を複数の電話機で共有したり、社内の電話機同士で内線通話が可能となる仕組みです。
「クラウドPBX」は、そうしたビジネスフォンの仕組みをクラウド環境に置き換えたサービスです。具体的にどういう構造をしているのかというと、上記の主装置を社内に物理的に設置するのではなく、クラウド上（インターネット回線上）に仮想的に設置された主装置を遠隔で使い、複数の外線・内線とインターネットにつなぐことが可能なデバイスを接続しています。つまり固定電話機だけでなく、パソコンやスマホ、タブレットなどのデバイスでも内線・外線を利用できるのがクラウドPBXです。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXでは持ち運びが可能なスマホなどのデバイスを利用可能です。クラウドPBXのメリットを語るうえで外せないのがまさに「有線環境から無線環境への置き換え」なのです。その理由は、無線環境へ変えることで「場所の制限を受けることなくビジネスフォン的な環境を維持できる」からです。
先ほども説明しましたが、会社など拠点内への主装置の物理的設置が必須であったビジネスフォンでは、社内に主装置が存在し、その主装置と回線と電話機がすべて有線接続されている以上、ビジネスフォンの便利な機能を使えるのは会社内だけです。電話回線も有線なので、電話機を全部持って主装置も抱えてまとめて移動することもできません。設備が移動できない以上、会社で使う電話番号での受発信の際には会社への出社や、出先からの帰社が必要でした。
しかしクラウドPBXであれば、クラウド上に仮想的に設置されている主装置に対してデバイスをインターネット回線で接続しているので、インターネットにさえ繋がればどこにいてもビジネスフォンの仕組みを維持できるのです。すなわち、会社にいなくても会社の電話番号での発着信が可能ですし、担当者が出先・出張先・自宅どこにいても内線経由で着信の取次ぎも可能です。つまり、テレワークで社員全員が自宅にいたとしても、ネットさえ繋がればまるで会社内にいるかのような電話コミュニケーションが成立してしまうのです。
物理的に会社内に縛られるビジネスフォンから、場所を問わずにビジネスフォンの仕組みが使えるクラウドPBXに変える。たったこれだけで、テレワーク普及への大きな前進となるのはまず間違いありません。
テレワーク以外にクラウドPBXがおすすめなシーン例
このように、クラウドPBXは「場所の制限を受けない」ことが最大の強みとなっているサービスであり、その限界はおそらく皆さんが思っている以上に広く、果てしないものです。
テレワークをする以外にも、クラウドPBXがおすすめなシーンはたくさんあります。たとえば、地方拠点が沢山ある規模の大きな企業の場合、ビジネスフォンでは各拠点を跨いだ通話の際は外線を使う必要がありましたが、クラウドPBXなら、東京と大阪、名古屋と九州といったように何百kmも離れた拠点同士であっても内線を構築できます。そして驚くべきことに、設定をすればなんと海外拠点とも内線が構築でき、国際電話を使わずに通話ができるのです。
クラウドPBXであれば、インターネット回線が繋がるところであればどこででもクラウド電話の運用は可能なので、たとえ電話を取り次ぎたい担当者が出先にいても出張先にいても自宅にいても、どこにいても担当者の手持ちのデバイスに電話を取り次げます。そのため、外回りや出張など社員の移動が多い企業の場合にも向いています。
そして、コールセンターを持っている企業にもクラウドPBXは向いています。クラウドPBXの場合、コールセンター業務に必須の「自動音声ガイダンス」や「モニタリング」「ウィスパリング」といった機能も使えますし、たとえパソコン上で管理が必要なコールセンターシステムであったとしても、クラウドPBXはパソコンやタブレット端末にも対応しているので問題ありません。自宅のパソコンやノートパソコン、Surface等でログインして、パソコンにヘッドセットを接続すれば問題なくコールセンター業務が行えます。
テレワークのためにクラウドPBXを導入する際の注意点
このように、テレワークの普及に役立つだけでなく、海外拠点との内線通話や場所を問わずに電話取次ぎができるなど企業に役立つ便利な機能がいっぱいのクラウドPBXですが、便利なサービスであるからこそ、導入に際しては組織側でも注意しなければならない点があります。
ここでは、テレワークに必須ともいえる画期的な電話システム「クラウドPBX」を導入する上での注意点、導入前に整える必要があることについて解説していきます。
利用ルールを定める
クラウドPBXは場所を問わずにどこからでも社員と外線を共有したり内線通話ができたりする便利すぎるサービスです。だからこそ、運用するにはリスクが大きいものです。
特に管理面でのリスクはどこにでも持ち運べる以上はどうしても大きくなってしまい、特に紛失・盗難をきっかけとした機密情報漏洩リスクなどが問題となってきます。場合によっては使うとき以外は所定の場所に閉まっておき、テレワークの場合は全端末のGPSを使って未使用の際の位置情報が動かないかを定期監視するなどの対策も必要になるかもしれません。ある程度コアタイムが決まっていれば使用可能時間を明確に決めるなど、使用方法やルールをしっかり規定して、社内にしっかり周知することをおすすめします。
セキュリティ対策を講じる
クラウドPBXで最も注意しなければならないのは、セキュリティ対策でしょう。固定回線よりも無線を飛ばすほうがセキュリティ的にはどうしても弱くなってしまうというのもありますが、先述した盗難・紛失リスクもありますし、セキュリティ規定を設けることは必須といえるでしょう。
通信に関してはベンダーの方でもある程度の対策を行ってはいますが、それでもフィッシングメールやマルウェア感染などで不正アクセスの余地を許してしまうこともあります。特に業務に関係ない利用も想定されるBYOD（個人の私用デバイスを仕事用に転用すること）を導入している場合は、しっかりとしたセキュリティ研修も実施して、常に高いセキュリティ意識を持ってもらうことが重要です。
紛失防止対策に関しても、スマホはパスコードを掛けておけばある程度リスクは防げますが、ノートPCやタブレットだとその辺りのセキュリティがどうしても甘くなってしまうでしょう。特に社用スマホを支給している場合では、MDM（モバイル端末管理）も併用することをおすすめします。MDMを使うことで管理者がデバイスの位置情報や使用状況を管理コンソールで一元管理できますし、遠隔で機能制限を加えたり、危険性が高い場合にはスマホ内のデータの全消去などを遠隔で行えたりもします。
テレワークを導入するなら「ナイセンクラウド」
ナイセンクラウドは、今、多くの企業様においてテレワーク化を機に導入が進んでいるクラウドPBXです。東京03や大阪06などの全国の局番や0120・0800のフリーダイヤル、050番号と、企業が利用している大抵の電話番号に対応しており、既存の電話番号を引き継ぎながらクラウドPBXを導入したい場合におすすめのクラウドPBXです。
基本機能・オプション機能についてはサービスサイトや動画で詳しく解説していますが、どれも企業活動に不可欠ともいえる電話補助機能です。実際に複数の拠点を持つ企業様や個人クリニック様、在宅勤務者の多い企業様などで広く利用されています。
内線数に応じて3つのプランがあり、最低契約期間が1ヶ月であることから、電話業務の多い時期は一時的に内線数を増やすなど柔軟なプラン選択が可能です。なお内線数が増えるとお得な割引も適用されます。詳しくは自動見積もり機能や個別見積もりでお確かめください。
テレワーク導入と一緒にクラウドPBXも導入してみよう
日本におけるテレワークの課題、日本においてテレワークが普及しない理由に言及しつつ、少なくとも電話という側面でテレワークへの障壁を無くしてくれる「クラウドPBX」という画期的な電話システムの仕組みやメリット、導入の際に意識するべきことも含めて解説しました。
テレワークを躊躇する理由の1位が「電話」としたら、2位はおそらく「設備・人材の管理の手間」が挙げられるでしょう。どうしてもテレワークなどの場所を選ばない働き方は仕事用端末の紛失・盗難による機密情報流出が課題となってきます。しかし、記事内で多数の方法を紹介したように、使用状況や位置情報をある程度遠隔で監視できますし、高いレベルのセキュリティ研修やコンプライアンス研修、場合によってはMDMなどの管理ツールも併用することで防げる問題かもしれません。
感染拡大により収束が見えない中でも、電話やセキュリティを課題にテレワークをためらっていらっしゃる企業の担当者様は、ぜひ本記事を参考に、クラウドPBXの導入やセキュリティ対策を検討してみましょう。