社用携帯にガラケーを使っているならクラウドPBXがおすすめである理由
特にキャリアの法人サービスと契約している場合、社用携帯にガラケーを採用している企業は少なくないはずです。ガラケーは機能が絞られている分シンプルで扱いやすく、特にビジネス目的での電話のやり取りとは相性が良いからです。また、扱える情報量も少ないので機密情報漏洩防止などのセキュリティ対策にもなります。
そうしたガラケーと相性がいいのが、実はビジネス用途での画期的な電話サービスとして話題の「クラウドPBX」です。クラウドPBX とガラケーを組み合わせることで、より完璧にビジネス現場に適した運用が可能になります。
今回は、社用携帯にガラケーを採用している賢明な企業様に向けて、ガラケーと組み合わせるならクラウドPBXがおすすめである理由や、クラウドPBXとガラケーを組み合わせるメリットなどを解説していきます。
そもそもクラウドPBXとは？
近年、「クラウドPBX」という言葉を聞く機会が増えています。
クラウドPBXは、主に企業向けの電話システムとして一般に普及しているいわゆる「ビジネスフォン」の仕組みを改良した新たなサービスです。ビジネスフォンというのは簡単に言えば会社でできる電話業務を担う、企業にとって必須のシステムで、ビジネスフォンがあることによって外線の応対や内線通話、電話の取次ぎといった業務が可能になります。
ビジネスフォンがそうした多岐にわたる電話業務をこなせるのは、システムの中枢を担う「主装置（PBX）」を社内に物理的に設置しているからです。主装置というのは、電話回線（外線・内線）と社内の固定電話機を一手に有線接続することで、回線を所定の電話機に割り当てたり、着信を別の電話機に切り替えたり、回線と電話機を一元管理する機械のことです。
クラウドPBXもその主装置をシステムの中枢に据えて、複数の電話回線と電話機を一元管理するという仕組み自体は同じです。しかし、上記のビジネスフォンのように物理的な主装置を社内に設置することをせず、クラウド上、すなわちインターネット回線上に設置します。社内ではなく、遠隔地にあると考えればわかりやすいでしょうか。
その遠隔地にある主装置と、携帯電話やスマートフォンといった持ち運びのできるデバイスやパソコン、固定電話機をインターネット回線を介して相互接続することで、上述のビジネスフォンと同等の仕組みを実現しているのが、クラウドPBXです。
いまだにガラケーを社用携帯としている企業は多い
現在、日本ではほとんどすべての方がスマートフォンへと移行し、スマートフォンの普及率は爆発的に上がっています。固定電話を持つ人も減り、かつて一般に広く普及していたガラケー（フィーチャーフォン）も今や風前の灯火。しかし、それはあくまでも個人使用の携帯の話で、実はビジネスシーンではまだまだ固定電話やガラケーが結構な割合で生き残っています。
これは冒頭でも少し説明したように、ガラケーは用途が「通話」や「メール」などの「連絡・通信」に特化しているからです。スマートフォンほど自由に色々なアプリを入れることもできませんからシンプルに連絡手段として便利に使えますし、ガラケー特有のボタン機能の進化により、ボタン操作によるショートカット機能が追加できたり、より簡単に目当ての連絡先にアクセスできたりするのも合理的です。
また、大容量のデータを気軽に入れられないようになっているので仕事関係の資料を閲覧したり持ち出すのには向いておらず、社外秘の資料などが漏洩するリスクもありません。スマホのような面倒な権限設定なども必要ありませんから、何よりもレスポンスの早さや連絡の効率を優先するビジネスシーンにおいて、ガラケーはまだまだ必要とされているのです。
ガラケーとクラウドPBXを組み合わせるメリット
さて、冒頭でも結論として述べたように、こうしたガラケーを社用携帯として採用している企業は多いものの、多くの企業は社内に固定電話の運用システムである「ビジネスフォン」を導入・構築しているうえで、そのビジネスフォンでカバーしきれない範囲の電話応対を個別の社用携帯に頼っているという状態です。
実はこのようにビジネスフォン運用と社用携帯の個別運用を並行している企業が大多数といっていいのですが、結局は会社内での内線を構築するデスクの固定電話と、社用携帯という形で個別に外線を繋ぐガラケーの「二重契約」のような感じになってしまっています。その運用は確かにある程度は役立っているのですが、結局「クラウドPBX」に比べると非常に合理性を欠く、言うなれば「もったいない」運用なのです。
ここでは、社用携帯として既に使っているガラケーと、近年話題の画期的な電話システム「クラウドPBX」とを組み合わせることでどのようなメリットがあるのかを掘り下げていきます。
社外でも内線が使用できる
クラウドPBXは先ほども説明した通り、遠隔の主装置を用いて、インターネット回線を介することで複数の電話機を一元管理するシステムです。主装置は社内に設置する必要がなく遠隔にあり、電話機はガラケーやスマートフォンでどこへでも持ち運んで運用できるものなので、基本的に運用として「場所の制限を受けない」ものということになります。まさにこれこそが、クラウドPBXが持つ大きなメリットでもあるのです。
従来のビジネスフォンで内線電話ができることも説明しましたが、従来のビジネスフォンでは「社内でしか内線電話が使えない」という大きなデメリットがあります。これは、先述の通りシステムの要となる主装置を社内に物理的に設置しているうえ、内線回線を有線で構築してしまっているからです。
そのため、当たり前のことながら内線電話をかけるために必要な設備すべてが会社内にあることになるので、社内だけでしか内線電話ができない、社内でしか内線ネットワークを構築できないという物理的限界がありました。
しかし、それに対してクラウドPBXは「場所の制限を受けない」運用であり、かつ仕組み自体はビジネスフォンと同じシステムです。ここでもう察した方も多いでしょう、クラウドPBXをガラケーと組み合わせることで、なんと「社外でも内線が使えてしまう」のです。これは、今までの常識を大きく打ち破る画期的なメリットです。
そして、社外でも内線が使えるという事は、「社外に出かけている担当者のガラケーあてに、会社内の固定電話から電話の取次ぎができる」こと、そして「社外の別拠点同士でも内線を構築できる」ことを意味します。
従来のビジネスフォンであれば、社外の担当者宛てに内線で着信を転送する（電話を取り次ぐ）ことも、別拠点との間で内線通話をすることも当然ながら不可能でしたので、外出中の社員や別拠点の社員と連絡を取るのには、外線を使って通話するしかなかったのです。クラウドPBXであればその両方を内線通話で済ませてしまうことができるので、通話料がその分無料になって節約できるということになります。
また、インターネット回線が繋がる環境であればどこででも運用を構築できるのがクラウドPBXですから、国内の別拠点どころか海外の拠点とも、内線を構築できます。海外拠点と内線で通話できるという事はすなわち、国際電話を使う必要がないということです。これで更に通話料を節約できるうえ、短い内線番号を押すだけで海外とも連絡が取れて非常に楽でもあります。
社外でも会社の電話番号で発着信できる
先に何度も強調した通り、場所の制限を受けずに運用できるクラウドPBXでは、当然ながら会社代表番号など会社用の電話番号での発着信が社外でも可能になります。
従来のビジネスフォンでは、会社用の電話番号を使えるのは会社内だけだったので、出先で会社用の電話番号を使うなんてことは到底不可能でしたから、たとえば外出していた社員が先方に改めて会社用の電話番号を使って電話をかけようと思ったら、外出先からわざわざ会社に帰社しなければなりませんでした。
クラウドPBXを導入すれば、わざわざ帰社することなく、出先から直接会社用の電話番号での発信ができますし、出張などで会社に出社していなくとも、会社用の電話番号宛ての着信を手持ちのガラケーで受けて、会社に出勤している社員の電話機宛てに取り次ぐこともできてしまうのです。
在宅勤務・テレワークの導入が簡単になる
社外でも内線や会社用の電話番号での発着信ができてしまうと聞いて、勘の良い方はもう察しているかと存じますが、場所の制限を受けないクラウドPBXであれば、これまで導入が難しかった在宅勤務やテレワークといった新たな働き方を、少なくとも電話業務に関して言えば何の不都合もなくスムーズに導入できます。
昨今、新型コロナウイルス感染拡大が猛烈な勢いで進んでいる中で、日本は異様なくらい従来の会社出勤というスタイルから脱却できていません。それには様々な要因が考えられますが、大きな要因の1つが「電話番が必要」ということでしょう。電話は年々多様化しているものの、従来のビジネスフォンによる固定電話運用がまだまだ一般に定着している日本企業では、会社に出勤しないと会社用の電話番号での発着信ができないので、どうしても誰かが出勤しなければなりません。
クラウドPBXを導入することで、少なくともコールセンターなど電話応対を主とする部署に関しては、完全に在宅勤務やテレワークに置き換えることが可能になります。また、拠点間で同じ電話番号を使い回すことも可能なので、昨今多い自然災害において特定の拠点が被害を受け機能停止したとしても、安全な別地域の社員がその分の電話応対を巻き取ることもできるようになり、それを社員全員在宅勤務で対応するという未来的な体制を構築することすらも可能になるでしょう。
ガラケーとクラウドPBXを組み合わせる際の注意点
以上、ガラケーとクラウドPBXを組み合わせるメリットは従来のビジネスフォンを大きく凌駕する利便性を獲得できることにあるということが理解していただけたのではないでしょうか。こういうメリットを聞くとすぐにでも導入したくなるのが人の性というものですが、しかしガラケーとクラウドPBXを組み合わせるにあたっては、いくつかの注意点もあります。
ここでは、クラウドPBXとガラケーを組み合わせるうえでの注意点について、主なものを3つ取り上げて解説していきます。
そもそもクラウドPBXに対応したガラケーか確認する
クラウドPBXにおいてガラケーを役立てるためには、基本的にはクラウドPBXが標準的に持っている機能である電話転送機能を主に使っていくことが求められます。こうした電話転送機能は大抵のガラケーに対応しており、電話機そのものというよりは電話番号やインターネット回線が大きく関係するので、大きな問題は起こりにくいでしょう。
しかし、ハード的に古いタイプのガラケーだと、Wi-Fiやモバイルデータ通信の規格の違いや対応バンドの違いによって、物理的にインターネット回線が繋がらない場合があります。通信規格が年々進化していく中で、2Gや3Gなど古い通信規格はどんどん淘汰されていきます。そうした古い規格のままだと、既に使えないか、導入しても数年で使い物にならなくなってしまうでしょう。
クラウドPBXは、電話回線ではなくインターネット回線を使った通話システムなので、適宜持ち運ぶ中でインターネット回線の電波を拾ってくれなければ、正直使い物になりません。このようなリスクがあるので、現在社用携帯として使っているガラケーの特にインターネット回線の通信規格が古すぎないか、クラウドPBXに対応したガラケーかというのは必ず確認する必要があります。
ガラケーに対応したクラウドPBXサービスを選ぶ
多くのクラウドPBXでは、ガラケーでも使えるようにシステムが構築されています。しかし、運用の違いや規格の違いなどが影響して、ガラケーには対応していないクラウドPBXも中には存在します。
特に、特定の「ソフトフォン」と呼ばれるスマートフォンやパソコンにインストールして使うIP電話用のアプリケーションでしか使えないクラウドPBXの場合では、そうしたソフトフォンをインストールできないガラケーには対応していないということになります。
ガラケーでのクラウドPBX運用を考えている場合には、クラウドPBXを提供するベンダーにその旨をしっかり伝え、ガラケーでも使えるサービスなのかどうかを念入りに確認しましょう。
クラウドPBXなら「ナイセンクラウド」
ナイセンクラウドは、パソコン、電話機、スマホなどにも対応しており、既にお手元にある端末を活用してクラウドPBXを導入することができます。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しています。
ガラケーで使用する際は、ガラケーあてに電話転送設定すれば利用することができます。
詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
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ガラケーでも機種とサービス次第でクラウドPBXを利用できる！
クラウドPBXとガラケーを組み合わせるメリットや注意点について解説しました。
勿論スマホもビジネスシーンで活躍していますが、ガラケーも今なおビジネス用途では需要が高いですし、クラウドPBXと組み合わせることで、場所を選ばずどこにいても内線や会社代表番号を使った通話が可能になり、もっとガラケーが便利に使えます。
この記事でクラウドPBXに興味を持っていただけましたら、是非ともお使いのガラケーに対応したクラウドPBXを探しながら、導入を検討してみてください。