電話をクラウド化するときFAXはどうすればいい？電話とFAXのクラウド化

2021年10月10日電話業務の効率化

電話は、ビジネスシーンでは今も重要なコミュニケーションツールですが、近年、企業向けを中心とした「電話のクラウド化」が話題になってきています。しかし、特に企業では電話の他に電話回線で文書を送ることができるFAXを併用していることも多いはず。電話のクラウド化の際、FAXは利用できるのでしょうか。

今回は、電話のクラウド化の仕組みや、電話をクラウド化した場合にFAXを利用する方法の他、電話のクラウド化と共におすすめできるFAXのクラウド化とそのメリットなど、「電話のクラウド化とFAX」をテーマに解説していきます。

1. 電話をクラウド化するには？
- 1.1. クラウドPBXとは
- 1.2. クラウドPBXのメリット
2. 電話をクラウド化した場合FAXは利用できる？
3. 電話とFAXをクラウド化するメリット
4. FAXと一緒にクラウド化するなら「ナイセンクラウド」
5. クラウド化で電話もFAXも使いやすくなる！

電話をクラウド化するには？

まずは、「電話のクラウド化」というのはそもそもどういうものなのかを軽く解説します。電話をクラウド化する方法として近年よく知られるようになったのは、企業向けの電話運用を劇的に便利にした「クラウドPBX」です。ここでは、電話のクラウド化、すなわちクラウドPBXの仕組みやメリットについて説明していきましょう。

クラウドPBXとは

クラウドPBXは、普通の電話ではなく、企業向けに特化した電話システムの1つです。企業向けに広く導入されていた固定電話による運用「ビジネスフォン」の仕組みを基本的には踏襲したもので、そうしたビジネスフォンの仕組みによってできることをほぼそのままできるだけでなく、クラウド化によってそれ以上の利便性を獲得した、まさに新世代の画期的な電話システムとなっています。

従来のビジネスフォンでは、「主装置（PBX）」と呼ばれる電話システムを一元管理する機械を会社内に設置したうえで、外線・内線といった複数の電話回線と、社内のデスクに設置している固定電話機を全て主装置へ有線接続するという仕組みになっています。

こうした仕組みによって、会社代表番号宛ての複数の問い合わせに対し、社内の複数の固定電話機で同時並行的に電話応対したり、離れた部署の担当者へ電話を取り次いだり、社内の固定電話機同士の間で内線通話をしたりと、普段何気なく会社内で行っている電話業務が行えるようになります。

クラウドPBXは、先述の通り企業向けの「電話をクラウド化」、すなわち、「ビジネスフォンをクラウド化」したものと説明できます。とはいっても、「主装置を用いて電話機と回線を管理する」というおおまかな仕組みはビジネスフォンと変わりません。

違うのは、主装置を社内に設置するのではなく、クラウド上、すなわちインターネット回線上に設置している点と、通話用の電話機として電話機だけでなく携帯電話やスマートフォンといった無線通信が可能なデバイスを使っていることです。主装置とデバイスとをインターネット回線経由で相互接続することによって、必ずしも有線接続である必要がないので、どこへデバイスを持ち運んでもビジネスフォン的な電話運用を管理・維持できます。

クラウドPBXのメリット

従来のビジネスフォンは、先述の通り、主装置・電話回線・固定電話機といった電話運用に必要な設備が、全て会社拠点内に存在しており、かつ相互に有線接続されていることで、ビジネスフォンという構造自体が拠点に固定されています。そのため、会社内でないと電話を使うことはできません。

それに対してクラウドPBXは、主装置はクラウド上、回線はインターネット回線で電話機は持ち運び可能なデバイスというように、クラウドPBXの運用に必要な設備すべてが拠点に縛られることなく独立しています。

そのため、「場所に縛られることのない運用」が可能であり、ビジネスフォンと同様のシステムを、会社にいなくても、もっと言えばどこにいても使えます。これこそが、クラウドPBXの最大のメリットです。

つまり、これまで会社内でしかできなかった、別の社員への電話の取次ぎや内線ネットワークの構築、会社用の電話番号での通話（発着信）といったビジネスフォンの機能を、会社にいなくても使えるということです。これによって生まれるメリットは非常にたくさんありますが、中でも以下のようなメリットが代表的です。

これまで外線で連絡を取るしかなかった別拠点や海外拠点とも内線通話が可能
会社内から外出先の担当者へ電話を直接取次ぎできる
外出中や出張中、移動中、在宅勤務中でも会社用の電話番号を使った発着信や内線通話ができる

つまり、得意先に営業に出ていても、その後会社用の電話番号を使って先方と連絡を取るためにわざわざ会社に帰社する必要がなく、また出勤をしなくても在宅勤務で電話業務が可能になって感染症対策にもつながるなど、より合理的でシームレスな業務が可能になります。

電話をクラウド化した場合FAXは利用できる？

さて、ここで冒頭に掲げた疑問に立ち返ってみましょう。以上のように様々なメリットを持ち、便利な運用として注目されているクラウドPBXですが、普段会社の電話運用で併用している「FAX」は今まで通り使えるのでしょうか。ここでは、いまさら聞けないFAXの基本に立ち返りつつ、電話をクラウド化してもFAXを使えるのかを解き明かしていきます。

FAXには電話回線が必要

FAX（ファクシミリ facsimile）とは、通信回線を使って離れた拠点同士で画像を送受信するシステムのことで、特に私たちが使っているFAXは電話回線を使うものが一般的です。仕組みとしては、専用のFAX機を接続して送信したい書類などの原稿をスキャニングしてデジタルデータに変換後、データを音声信号に変えて電話回線を経由し、相手のFAX機に送信し印刷します。

電話をクラウド化してもFAXを使う方法はある

一般的には電話回線をFAX機につないで使うイメージがあります。そのため、電話をクラウド化、すなわち電話回線を使わないクラウドPBXを導入すると、FAXが使えなくなるのでは、と不安に思われる方も多いかもしれません。

しかしご安心ください。以下のような方法でFAXを使うことができます。ここでは、電話をクラウド化してもFAXを使うための方法をご紹介します。

変換アダプターを利用する

まずは、単純に「変換アダプター」を使う方法があります。既存のFAX機（複合機）では光学式スキャナーで原稿を小さな点の集合体として読み取り音声信号に変える、すなわちアナログデータを使った伝送を行いますが、このアナログデータを、変換アダプターを噛ませることで音声信号を数値情報であるデジタルデータに変換できます。変換アダプターを使用すれば、これまで使っていたFAX機が使えますし、FAX用の電話番号を変えることなく使い続けられます。

FAX番号をアナログ回線に戻す

従来一般的だったFAXは、アナログ回線（銅線）を前提に作られていて、FAXを受信する時に電話機の受話器を取ると「ピーガガガ」といういわゆるピーガー音が流れてきます。これがFAXで画像や文書を送る時に使われる音声信号で、この音声信号が復号されてFAXが印刷されます。

もし、FAX番号がひかり電話やIP電話となっている場合には、FAX番号だけをアナログ回線に戻して、FAX機に接続するとFAXが使える、という方法があります。FAX番号だけをアナログ回線に戻すというのは「アナログ戻し」といって、FAX番号が元々NTTの固定電話で取得したものであれば、「アナログ戻し」が可能です。

「アナログ戻し」は元々、光コラボ系の事業者から別の通信事業者に乗り換える際に、今までの電話番号を引き継ぐ際によく利用される方法でもありますが、現在では電話番号の引継ぎには番号ポータビリティが一般的となったことから、ほとんど使われることはなくなりました。しかし、この例のように回線そのものをアナログに戻したいときには、検討してもいいでしょう。

新規取得した番号に転送する

既に持っているFAX番号から、新たに取得したFAX番号に転送してFAXを受信する方法もあります。これは、FAX機（複合機）に接続するのは新しい番号で、既存の番号は番号ポータビリティで維持しておいて、既存の番号で受けたFAXを新しい番号に転送して受信・印刷するというある種原始的な方法です。

その代わり、複合機を変えなくて済むことで慣れた操作性のFAX機を維持できる点が魅力です。しかしながら、転送をする際に別途転送にかかる通話料（1通信につき8円程度）を負担することになります。頻繁にFAXを受信する場合にはコスト的にあまりおすすめできない方法といえるでしょう。

インターネットFAXを導入する

いっそ、電話のクラウド化を機に、インターネット回線を使用して送るFAX＝「インターネットFAX」を導入するというのも1つの方法です。

先ほど、一般的にはFAXは電話回線を利用すると書きましたが、あくまでも電話回線を使うものが一般的と言うだけで、近年ではFAXも多様化が進んでいます。たとえば、インターネットFAXの場合、デジタルデータとして生成されたファイルのみを伝送し、従来のように紙への印刷として出力は行いません。環境資源としての紙を無駄遣いしないいわゆる「ペーパーレス化」も進む中、従来のFAXは前時代の産物となる日もそう遠くないと言われています。

また、インターネットFAXはスマホやPCに専用のアプリケーションをインストールだけで簡単に利用でき、ブロードバンド回線が通信インフラとなるくらい普及しきった今では、導入が簡単というのも魅力です。また、デジタルデータとしてFAXを受け取ることで紙のように劣化することもないですし、メールアドレスを複数登録することで、チーム内でFAXを簡単に共有できます。

電話とFAXをクラウド化するメリット

以上のように、電話と一緒にFAXもクラウド化してしまうことで、通話・メール・チャットに加えてFAXまで、すべてがインターネット回線で事足りるようになります。このようにワンストップで運用するのは、いざサーバーが落ちた時にリスクはありますが、少なくとも普段の連絡の範囲での通話やFAX程度では、4G時代の今でも災害時を除けば滅多に落ちることはないですし、5Ｇ時代の到来も近い中でますますインターネット回線で扱えるデータ量は増えていきます。

ここでは、こうした中で電話もFAXもまとめてクラウド化することのメリットを紹介していきます。

複数の拠点間で共有できる

電話もFAXも、複数の拠点間で回線を共有できます。どちらもメインとなるシステムがクラウド上にあるので、電話の場合はスマートフォン等のデバイスが手元にあれば、またFAXの場合ではノートパソコンやデスクトップパソコンがあれば、複数の拠点それぞれからインターネットへアクセスして同じシステムにログインすることで、複数の拠点間でFAXの送受信データを共有できたり、電話番号を共有できたりします。

導入コスト・運用コストを抑えられる

これは特に電話において顕著ですが、導入コスト・運用コストを抑えられる点もクラウド化の魅力です。

電話の場合、特に社内に大型設備の設置および配線工事が必須となるオンプレミス型のビジネスフォン運用に比べて、手元にスマートフォンさえあれば導入できるクラウドPBXのほうが大幅に導入コストを抑えられます。また、社内に導入した主装置などの大型設備の保守管理の費用やメンテナンス・修理の手間も考えると、社内に設備設置が不要でユーザー自身が保守管理する必要がないクラウドPBXのほうが、運用コストも大幅に抑えられます。また、クラウドPBXでは国内外の多くの拠点間と内線ネットワークを構築できるので、通話料も大幅に削減できる点も魅力です。

FAXの場合でも、アナログ回線とFAX機を使って紙で出力するというのは諸々専用機の購入や紙の購入費が嵩んでいきますし、何より劣化リスクの大きな資源を消費してしまうことに繋がり、あまりにも非合理的です。そして、仮にインターネットFAXでそれを解決するにしても、オンプレミス型のFAXサーバーを使用するのはあまりにも導入コストが大きく運用に手間もかかります。クラウドFAXであれば、メインシステムがクラウド上にあるので手持ちの設備が最低限で済み、電話の場合と同じく低コストでの導入・運用が可能です。

テレワークや出張中でも利用できる

先ほどからも言及している通り、電話やFAXをクラウド化するということは、メインシステムをクラウド上に置くということです。メインシステムがクラウド上にあることで最も便利なのは、自身がどこにいてもインターネット回線さえ繋がればシステムが運用・維持できるということです。

それはつまり、会社にいようが出先にいようが、出張中であろうが、在宅勤務などテレワークをしていようが、電話やFAXが会社にいる時と変わらない環境で利用できるということです。昨今、感染症対策の意味もあって脱オフィスやテレワークの必要性が叫ばれているうえ、SDGsの浸透で環境資源をできる限り節約する流れでもあります。電話やFAXのクラウド化は、既存の慣習から無駄を省き、働き方そのものを大きく変えることにも大きく寄与するものなのです。