クラウドフォンは安い？既存の電話システムとの違いは？
クラウドツールが進化している近年、ビジネスフォンのクラウド化も注目されています。クラウドフォンには様々なメリットがありますが、「従来のビジネスフォンと同乗の機能があるのか」「コストはどれくらいなのか」と気になっている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、クラウドフォンの概要や既存の電話システムとの違い、メリットや選び方などをご紹介します。
クラウドフォンとは？
クラウドフォンと呼ばれるシステムはいくつかの種類がありますが、ここではクラウドPBXを使ったクラウド化について解説します。クラウドフォンとは、交換機（PBX）をクラウド化して提供するサービスを指します。パソコンやスマホなどの機器とインターネット回線があれば、電話機能を利用可能です。
クラウドフォンは、まずサービスを提供しているベンダー（業者）と契約します。その後、ベンダーが提供するサービスにアクセスして通話などの機能を利用できます。従来のビジネスフォンのように、電話機やPBXなどの物理的な機器を設置する必要がありません。パソコンやスマホなど専用アプリをインストールして使用するため、社員の私用のスマホなど様々な端末を子機として利用できます。
既存の電話システムとの違い
従来の電話システム（ビジネスフォン）は、オフィス内に物理的な機器を設置して利用していました。PBXは電話交換機と呼ばれる機器で、オフィスやコールセンター内にある電話回線を集約させて内線同士の接続や内線と外線の接続などを制御します。
クラウドフォンはこのPBXの機能をクラウド上に置いたシステムです。インターネット回線を利用するため、従来のビジネスフォンでは難しかった機能（スマホの子機化など）を利用することができます。
インターネット回線さえあれば、電話機などの物理的な機器の購入や導入工事が不要です。オフィス内に設置された電話機を使わなくても良いため、社員が外出中でもテレワーク中でも問題なく電話業務が可能です。そのため、社員に多様な働き方を提供することができるのも大きなメリットといえます。
また会社で受けた電話を一旦保留し、外出中の社員にすぐに転送するなどの使い方もできます。社員が持つスマホは子機化されているため、内線同士の通話となり、電話料金が無料になります。
クラウドフォンの費用内訳
クラウドフォンは従来のビジネスフォンよりコスト削減が可能ですが、具体的にどのような費用が必要なのでしょうか。ここではクラウドフォンの導入や運用に必要な主な費用をご紹介します。
初期費用
初期費用は、クラウドPBX導入時に必要な費用です。従来の電話システムのような回線工事は不要ですが、サーバーの登録やインターネット回線の取得などが必要です。利用人数などによって費用は変化しますが、1〜5万円が相場です。新たにインターネット回線を整備する場合や利用人数が多い場合はもっと費用が必要な場合があります。
またクラウドPBXに対応した電話機を新たに導入する場合はさらに別途費用が必要です。既存のIP電話機やパソコン、タブレット、スマホなどを利用すれば費用を削減できるでしょう。
月額利用料
ベンダーが構築した環境を利用するための費用です。利用人数や利用する機能に応じて月額料金が変わります。回線や端末の数などによって料金は変動しますが、相場は1回線あたり1,000〜3,000円ほどとされています。
「03」などから始まる地域局番や、「0120」などから始まるフリーダイヤルなど、取得する電話の種類によって料金が変動するケースもあります。
オプション料金
クラウドPBXの大きな特徴がオプション機能です。様々なオプション機能がありますが、利用には別途オプション費用が必要なケースが多いです。オプション機能には以下が挙げられます。
・自動録音機能
・Web電話会議機能
・IVR機能
どのような機能が標準装備で、どの機能がオプションとなるかはベンダーごとに異なります。そのため、あらかじめ必要な機能を明確にし、見積もりを取ることが大切です。
通話料
クラウドPBXは内線同士の通話は無料ですが、外線通話は通常の電話と同様に料金がかかります。外線通話料金は通常の固定電話よりも安く設定されているケースが多いです。
以下のような価格が相場とされています。
・固定電話
8円/3分～
・フリーダイヤル
10円/1分～10円/3分
利用する回線によっても料金が変動するため、事前にしっかりチェックしておきましょう。
クラウドフォンのメリット
クラウドフォンには以下のようなメリットがあります。
コスト削減につながる
クラウドPBXを導入すれば、様々なコストの削減が期待できます。
1つめは導入コストです。クラウドPBXは新しく電話機などの導入が不要なので、高い導入コストを支払わなくても済みます。また配線工事なども不要になるため、工事のコストも不要です。
2つめは通話にかかるコストです。従来の電話システムの場合、会社にかかってきた電話を外出中の社員などに取り次ぐためには、一旦電話を切った後に外線でスマホにかけ直す必要がありました。クラウドPBXなら内線同士の通話は無料になるため、通話コストの削減につながります。
さらにスマホを有効活用すれば、コストパフォーマンス向上も期待できます。
例えば、テレワーク中の社員でも無料通話が可能になるため、自宅でも電話業務が可能になります。さらに専用のアプリをインストールして利用する形態のため、個人のスマホでも、社員が料金を支払う必要はありません。
利便性が高い
クラウドPBXはインターネット回線があればどこからでも利用できます。またタブレットやスマホなど多様なデバイスを子機として利用できるため利便性向上につながるでしょう。
さらにスマホを子機にできるため、外出中や出張中で社内にいない社員へ電話を取り次ぐことが簡単になります。さらにスマホなら、Wi-Fi環境がない場合でも4G・5G回線があれば電話として使用できます。電話の相手を待たせることなく対応ができるため、相手からの印象も良くなるでしょう。
スマホでも利用できる
クラウドPBXの大きな特徴は、スマホやタブレットなども子機として利用できる点です。専用のアプリをインストールすれば、スマホでも会社の電話番号で発信・受信が可能になります。
通常、私用や会社用に関わらずスマホを仕事で利用する場合は、相手側に表示されるのがスマホの電話番号になっています。会社の電話番号ではないため、誰か分からずに電話を取ってもらえない可能性もあるでしょう。会社の電話番号を利用できるようになれば、電話相手にも安心感を与えることができます。
さらに、PBXのベンダーによっては0210や0800などのフリーダイヤルも番号をスマホから利用することもできます。フリーダイヤルはECサイトや問い合わせ窓口などの開設に適しているとされているため、これらの業種の方には大きなメリットがあるでしょう。
安いクラウドフォンと高いクラウドフォンとの違い
クラウドフォンの価格は主に主に機能や形態によって変化します。では価格の違いはどこに表れるのでしょうか。ここでは安いクラウドフォンと高いクラウドフォンの違いについてご紹介します。
マルチテナント型とシングルテナント型
マルチテナント型は複数の企業で同じサーバーを利用する形態のことです。複数の企業が利用する分コストが安いですが、セキュリティ面ではやや不安が残ります。またシングルテナント型と比べて、カスタマイズの自由度は劣るとされています。
シングルテナント型は、自社専用のクラウドPBXを構築する形態です。1社だけで利用するため、マルチテナント型と比べるとコストが上がります。ただし、その分セキュリティ面の安心感があります。またカスタマイズもある程度自由に行えるでしょう。
どちらの形態にもメリット・デメリットがありますので、自社に合ったものを選択しましょう。
利用できる機能
利用できる機能の豊富さもマルチテナント型とシングルテナント型で異なります。
マルチテナント型は安価で利用できる分、利用できる機能が限定されていることが多いです。自社に必要な機能が基本プランやオプションに含まれているか確認しましょう。
シングルテナント型はマルチテナント型と比較して高価ですが、機能やオプションが豊富な傾向にあります。
まずは自社が必要な機能を明確化し、その機能が含まれているサービスを選択するようにしましょう。
音声品質
クラウドPBXの音声品質は、現在では固定電話と遜色のない品質が実現されています。
音声品質が悪いとサービスを利用してもらえなくなるため、各ベンダー共に音声品質には力を入れていることが多いです。また今後は5Gなどが普及することにより、まずます音声品質向上が期待できるでしょう。
ただし、利用しているインターネット環境に問題があれば音質に影響が出る可能性があります。特に回線によっては周囲の影響を受けやすい傾向にあるマルチテナント型は、導入前に入念にチェックしましょう。無料トライアル期間が設けられている場合は、積極的に利用することをおすすめします。
またデバイスとの相性によっても、音質が下がってしまう可能性が考えられます。スマホに対応しているか、対応している場合どの機種に対応しているのかなどをしっかり確認する必要があるでしょう。
自社にぴったりのクラウドフォンを選ぼう
クラウドフォンは、スマホやタブレットなどのデバイスを子機として利用できるようになります。インターネット回線があればどこからでも利用できるため、回線工事や設置工事などの高額な導入コストなどを抑えられるのも特徴です。
自社に導入する際には必要な機能が揃っているか、適切なコストであるかを見極めて導入しましょう。