【フリーダイヤルの導入方法】初めて導入するなら必見！フリーダイヤルについて徹底解説
規模の大きな企業では以前から導入される例が多かったフリーダイヤルですが、現在では中小規模の企業でも導入が検討される機会が増えています。インターネットやスマホの普及によって企業の電話環境が大きく変容し、テレアポやコールセンターなどにおいてより効率よく電話を活用できる環境づくりが求められています。フリーダイヤルはそのような現代ビジネスシーンにおける電話環境に適した面を持ち合わせています。
その一方で、フリーダイヤルだけでなく、ネット回線を使ったサービスとの連携・併用も重視されるようになっており、どのようなサービスとどういった組み合わせをするのかで電話環境に大きな差が出てくるケースも増えています。そのため、単にフリーダイヤルの導入を検討するだけでなく、そのメリット・注意点を踏まえつつ、メリットをうまく活かすにはどうすればいいのかをしっかり考えていくことが必要です。
この記事ではフリーダイヤルの導入について、そのメリットや方法、ポイントをなどを説明しています。
＞＞漫画でわかるナイセンクラウド＜＜
フリーダイヤルとは？
そもそもフリーダイヤルとはどのようなものでしょうか。多くの人がごく自然に一般名詞として使っている印象もありますが、フリーダイヤルは実は固有名詞です。NTTコミュニケーションズ社が提供しているサービスの名前で、電話をかけた側ではなく着信した側が通話料金を負担する「着信課金番号サービス」を指します。そもそも日本で最初にこの着信課金番号サービスを導入したのがNTTなので、すっかりその商品名である「フリーダイヤル」が着信課金番号サービスそのものを指す言葉になってしまいました。
注意したいのは、現在ではNTTコミュニケーションズ社以外にも着信課金サービスを提供している通信会社が複数存在していることです。これから着信課金サービスを導入する場合には、フリーダイヤルにこだわらず、いろいろなサービスにも目を向けて比較検討していくべきです。
なお、この記事では便宜上、フリーダイヤルを着信課金番号サービスの総称として使用します。
フリーダイヤル導入のメリット
電話を受けた側が通話料を負担するフリーダイヤルは、ビジネス目的に導入することで具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。フリーダイヤルを導入することで、取引先や顧客からかかってきた電話の通話料金を自社が負担する必要が出てくるため、そのコストを上回るメリットがあるかどうかがポイントとなってきます。
消費者・顧客からの企業イメージの向上
まず企業イメージや信用度の向上です。これまで大手企業が導入しているイメージもあるため、フリーダイヤルを導入していると「この会社はしっかりした企業だ」という印象を持たれる傾向があります。
利用する側のマインドから見ても、安心して利用できる点は見逃せません。電話をかけてみたら後日、高額の通話料金が請求された、といった不安がなく利用できるわけです。特にカスタマーセンターやコールセンターがフリーダイヤルを導入していると、「この会社は真剣に顧客からの問い合わせに対応する気があるから、そのための環境を整えているんだな」という印象を持ってもらうことができるでしょう。
消費者・顧客の電話問い合わせの増加
こうした企業イメージと信頼度のアップは問い合わせの増加にも結びつきます。安心して問い合わせができるならちょっとした理由でも電話をかけることができますし、何しろかける側は通話料の負担が必要ないのですから、とりあえずかけてみようという気にもなります。消費者からの問い合わせの場合はその内容をデータとして蓄積していくことで製品・サービスの向上にフィードバックすることができますし、顧客の場合は折返し電話をもらえる機会が増えますから、成約率のアップや継続的な関係づくりに役立ちます。
さらに、問い合わせが増加すればそれだけ対応する側のスキル・ノウハウが向上します。しっかりとした対応ができるようになれば「この会社は対応がとてもよい」と感じてもらえ、ますます多くの問い合わせがくるようになり、企業のイメージもアップしていくという好循環を生み出すこともできるでしょう。
オフィス移転による番号変更の必要がない
オフィスが移転したときの番号変更の必要がない点もメリットです。オフィスを移転した場合に固定電話の番号が変わってしまうと、変更の事実を取引先に通知したり、ネットやチラシなどで広く知らせる必要があります。そうなるとコストも時間もかかりますし、必ずしも広く認知されるわけではないため、せっかくかつての顧客や取引先からよい仕事の連絡があっても、旧番号にかけてきたので対応できないといった問題も起こります。
この移転による電話番号の変更は、市町村をまたいで引っ越すなど市外局番を変更する必要があるのが大きな理由です。しかし、0120や0800から始まるフリーダイヤルの場合はそうした問題が起こりませんから、移転したからといって番号を変更する必要がないわけです。
全国から受注しやすくなる
03や06のような地域が特定できてしまう電話番号だと、その近隣からの問い合わせは受けやすいのですが、遠い地域からの問い合わせを得られにくくなってしまうことがあります。BtoBだと直接顔を合わせられる距離の会社に依頼したいと考える人がいたり、BtoCでは遠距離だと商品の発送が遅くなってしまうと考える人がいたりするためです。
フリーダイヤルなら場所をイメージされることがないため、全国広い範囲から受注しやすくなります。
フリーダイヤル導入に必要なもの
では、フリーダイヤルを導入するためにはどんな準備が必要なのでしょうか。いざ導入する段階になって「あれが足りない」「これはどうしよう」といったことにならないためにも基本的な知識は踏まえておきましょう。
フリーダイヤルの番号
当然のことながらフリーダイヤルの番号が必要になります。よく知られているようにフリーダイヤルの番号は0120から始まるものが多く、基本的にはこのタイプの番号になるわけですが、現在では0800から始まる番号も増えています。かなり広く0120が普及したことで番号が枯渇してきているため、後発の0800の方が希望する番号をゲットしやすい面もあるのです。
フリーダイヤルを企業が導入する場合、その番号がある意味会社の表看板になるわけですから、できるだけ覚えやすい番号、あるいはうまく語呂合わせができる番号のほうがよいと考えるでしょう。しかし、そうした番号ほどすでに利用している人がいるというのが0120の現状です。よって、番号にこだわる場合には0800から始まる方を選んだほうが希望が通りやすくなるのです。
ただ、この希望の番号についてはフリーダイヤルを提供している通信会社によって事情が異なります。0120と0800の両方を扱っているところもあれば、0120のみのところもあります。希望の番号をゲットしやすいかどうかにも違いがあり、一切指定できないところや候補を提案してもらった上でその中から選べるものなどがあります。これはフリーダイヤルの会社を選ぶ上でのひとつのポイントになるかもしれません。
固定電話番号と固定電話の回線
フリーダイヤルは独自の電話回線を引くのではなく、あくまで通常の固定電話に紐付ける形で導入されます。よって、大前提としてフリーダイヤルの紐付け用として固定電話とその番号が必要になります。もしフリーダイヤル用に利用できる固定電話がない場合には、まずこちらを新規導入する必要があります。
フリーダイヤルの導入方法
固定電話の番号と回線を用意した上でフリーダイヤルを導入するわけですが、その際には工事も必要なため、一般的にどのような手順を踏むのかも把握しておきましょう。なお、具体的な導入の手順は提供する企業や状況によって異なるケースもあるので、必ずしも後述の手順通りに進むわけではありません。フリーダイヤルの導入前に提供会社にしっかり確認をとっておきましょう。
フリーダイヤルの提供企業に申し込む
まずはフリーダイヤルを提供する企業を選んで申し込みます。それぞれの公式サイトから手軽に申し込むことができるので、それほど面倒ではありません。
フリーダイヤルの番号を決める
フリーダイヤルの番号を決めます。希望の番号を選べる場合には、どれがいいのかよく吟味した上で判断しましょう。語呂合わせができるか、覚えやすいかなど、複数の視点でチェックしましょう。
工事日程の調整
最大のポイントともいえるのが工事日程の調整です。ネット回線の工事と同様、申し込みが多い場合には申し込んでから実際に工事に来てもらえるまでにかなり日数が空いてしまう場合があります。例えばコールセンターの開通予定日が決まっているのに工事日程の調整に時間が掛かってしまえば、予定日に開通ができない可能性があるため注意が必要です。
できるだけ早く工事を実施してもらおうとすると日時を選べないことも多く、都合も考慮した上で日程を調整していくことが大切です。提供企業によって異なりますが、申し込んでから4～5営業日程度で対応してくれるのが一般的です。
正式に契約する
工事日程が決まったら正式に契約を交わします。フリーダイヤルの番号や工事日程が決まっても、正式に契約するまでは作業が開始されませんので注意しましょう。
工事の実施
指定した日時に工事が実施されます。工事の内容は状況によって異なりますが、基本的には工事スタッフが直接赴いて工事を行うのではなく、電話会社のシステム内での工事となるため、特に気をつけなければならない部分はありません。
導入完了
試しにフリーダイヤルを使ってみた上で問題がないかどうかを確認しましょう。問題がなければすべての工程が完了したことになります。これでフリーダイヤルを導入できたので、実際に運用を開始できます。
フリーダイヤルをスマホで発着信するなら「ナイセンクラウド」
このように導入もそれほど難しくなく、電話営業からコールセンターまで幅広く利用できるフリーダイヤルですが、クラウドPBXと併せて導入するとメリットがさらにアップします。
クラウドPBXとはクラウド上で会社の電話を内線化したり、複数の端末を外線につないだりすることができるサービスのことで、これを導入することであらかじめ登録しておいたスマホやPCなどを含む端末すべてで、フリーダイヤルを利用できるようになります。通常、オフィスに設置するPBXを使って、内線・外線を使用するのですが、このPBXの機能をクラウド化することでオフィス外の電話でも内線・外線が使用できるようになります。複数の拠点で同一のフリーダイヤルを共有して、広い電話ネットワークを構築していくことができます。
フリーダイヤルをスマホで発着信するメリット
クラウドPBXを利用することでスマホでフリーダイヤルを利用することができます。スマホ・携帯電話から電話をかける場合、先方に通知される番号はそれぞれの端末のものになるため、相手に出てもらいにくいといった問題があります。しかし、クラウドPBXを利用してスマホでもフリーダイヤルからかける形にすれば、相手にフリーダイヤルが通知され、企業からだと判断してもらいやすくなり、スマホの電話番号が通知される場合よりも電話に出てもらいやすくなります。
逆に、フリーダイヤルにかかってきた番号をスマホで受けることも可能です。コールセンターなどもわざわざ社内に特別なスペースや部署を用意する必要がなく、テレワークやリモートワークで対応することができます。本社のフリーダイヤルにかかってきた問い合わせの電話を在宅勤務のスタッフがスマホで出て対応する、そんなフレキシビリティな環境も実現できます。
また、テレワークの実施中や担当者が不在のところに電話がかかってきたとき、電話転送サービスを利用することなく、電話に出られるのも大きなメリットです。電話転送サービスを利用すると、フリーダイヤルの着信時の課金に加えて転送時の通話料までかかってしまいます。そのコストを軽減できます。
クラウドPBX「ナイセンクラウド」とは？
ナイセンクラウドは、弊社が提供するクラウドPBXです。フリーダイヤルに対応しており、実際にフリーダイヤルの導入とともにナイセンクラウドを導入されるユーザー様もいらっしゃいます。
ナイセンクラウドの機能
外線からの電話を着信した際は登録しておいたすべての端末で着信することができます。表示された番号を見た上で誰が出るべきかを判断して対応することができ、そもそも取次や転送をする必要もなくなり、電話業務の効率化が可能です。一方、発信時には先述のように、すべての端末で同一の番号でかけることができます。フリーダイヤルはもちろん、スマホやソフトフォンから、固定電話の番号でかけることができます。
もちろん登録さえしておけば、海外のオフィスに設置した端末や海外出張中の社員のスマホでも、日本の固定電話番号やフリーダイヤルを使った発着信が可能になります。国際電話を使用している企業は、通話を内線や国内扱いの外線に切り替えることができるため、大幅なコストカットが期待できます。
そのほか留守電電話メッセージをメール送信する、電話履歴をウェブで確認する、対象時間別にアナウンスや電話対応を個別に設定する、といったビジネスに役立つ機能も多数ご用意しております。ナイセンクラウドについて1分でわかる動画を用意しておりますので、ぜひご覧ください。
ナイセンクラウドの料金
料金は利用する内線の数と導入するオプションの内容によって異なります。内線の数が一定数を超えた場合（30内線、100内線、200内線）は割引も適用されます。
具体的にどの程度の費用がかかるのかは、個別見積り・自動見積りをご利用の上でご確認ください。自動見積もりはホームページ上でフォーム入力すると簡単に見積もり可能です。個別見積もりは貴社の状況に合わせてお見積もりいたします。
また、内線数（端末数）が2台のみでお得にフリーダイヤルを利用したいなら、スマフリをご検討ください。スマフリは月額2,480円で0120、0800、050番号をご利用いただけます。ナイセンクラウドの標準機能をスマフリでも利用可能です。
個人事業主の方や少数の従業員が電話を特に利用することの多いケース、また、ナイセンクラウドの導入を検討中で小規模導入から始めてみたい場合におすすめです。
＞＞スマフリの詳細をチェック！＜＜
フリーダイヤルの導入をご検討中ならナイセンクラウドもご検討ください
企業の電話環境の構築にフリーダイヤルを検討されている場合は、ぜひナイセンクラウドの導入もご検討ください。スマホ・ソフトフォンのビジネスへの有効活用、テレワーク・リモートワークの推進など、現代ビジネスの課題解決に役立つはずです。