フリーダイヤルとソフトフォンの相性は最高!?ソフトフォン活用のメリット

2020年10月2日着信課金電話番号(フリーダイヤル)

顧客からの問い合わせを受けやすくするため、多くの企業がフリーダイヤルを導入しています。カスタマーセンターを設置してフリーダイヤル宛の電話に対応したり、フリーダイヤルを使って営業電話を掛ける企業は多く、フリーダイヤルは顧客と企業の接触において重要な役割を果たしています。カスタマーセンターでは、電話業務とパソコン作業が主な業務になります。ソフトフォンを使って、電話しながらパソコン作業ができる環境を整えているケースがほとんどでしょう。

フリーダイヤルの利用を検討中の企業は、電話の内容に集中するためにも相性のよいソフトフォンの導入も検討してみましょう。この記事ではフリーダイヤルとソフトフォンについて、また、より便利に電話を利用できるクラウドPBXについてご紹介します。

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フリーダイヤルとは?

そもそもフリーダイヤルとはどのようなものでしょうか。フリーダイヤルの「フリー」とは無料の意味です。コールセンターでは「通話料無料でご利用いただけます」といった文句を見かけますが、これは掛ける側の通話料が無料という意味です。通常の電話では掛けた側に通話料金が発生します。そのため、コールセンターやカスタマーサービスセンターを設置する場合、通常の電話番号では問い合わせをした顧客側が通話料金を支払わなければなりません。それでは顧客の理解が得られない、または不満を持たれてしまうため、着信する側が通話料を負担するためにこのフリーダイヤルを導入することが多いのです。

 

なお、フリーダイヤルを一般名詞で表現すると「着信課金番号サービス」で、フリーダイヤルとはこのサービスを古くから提供しているNTTコミュニケーションズ社のサービス名、つまり固有名詞です。着信課金番号サービスにはその他にも様々な種類がありますが、フリーダイヤルの名前がもっとも浸透しています。この記事では便宜上、着信課金番号サービスをフリーダイヤルと呼んで説明していきたいと思います。

ソフトフォンとは?フリーダイヤルとの相性

フリーダイヤルの特徴を活かせる選択肢として、近年注目されているのがソフトフォンです。ソフトフォンを使用すれば、簡単にコールセンターやカスタマーサービスセンターを導入できます。フリーダイヤルと組み合わせることで柔軟な電話環境の構築が可能になります。

ソフトフォンとは?

ソフトフォンとは従来のように電話機を設置して通話するのではなく、インターネット回線を利用する電話のことです。インターネット回線を使った電話といえばIP電話が有名ですが、これをパソコンやスマホ、タブレットで行うものです。「パソコンやタブレットで電話ができる」「スマホで固定電話の番号を使って電話ができる」のがソフトフォンの最大の特徴です。特に高価な機器を購入する必要はなく、専用のソフトウェアを購入・インストールするだけで利用できます。例えば、ビジネスでもよく利用されているスカイプなどもソフトフォンの一種です。

年々ソフトフォンの機能も向上しており、通話を録音できる、複数の人が参加できる会議に利用できる、といったビジネス向けの機能を搭載したものも登場しています。

ソフトフォンとフリーダイヤルの相性

ソフトフォンとフリーダイヤルを組み合わせるメリットとして、先述したようにコールセンターとして利用する際に増設しやすい点がまず挙げられます。パソコンの数だけフリーダイヤルの窓口を設置でき、非常に簡単に増やすことができます。

 

もうひとつ見逃せないメリットが、ソフトフォンの場合、パソコンにヘッドセットをつなげた上で利用する形になり、電話の受話器や携帯・スマホを使う場合と異なり、両手が完全に空いた状態で通話ができる点です。顧客や取引先からの問い合わせに対して、パソコンで情報を調べながら対応でき、電話の内容に集中しやすくなります。この点は、特にコールセンターにおいて大きなメリットになるでしょう。

さらに、ヘッドセットは受話器に比べて軽く、片側だけに重さが加わるわけではないので、首や肩に負担がかかりにくい点も見逃せない魅力です。長時間のコールセンター業務は首・肩のコリの原因になりやすいだけに、従業員が働きやすい環境を築いていく上でのメリットがあります。

ソフトフォンでフリーダイヤルの番号を使用するならクラウドPBXを活用しよう

ソフトフォンとフリーダイヤルだけでなく、クラウドPBXも組み合わせることで電話環境を大幅に改善することができます。このクラウドPBXとはどのようなものなのか、具体的にどのようなメリットを得られるのかをご説明します。

クラウドPBXとは

もともとオフィスの電話環境の構築において、多くの企業がPBXという機器を導入しています。このハードウェアを設置することで、オフィス内の電話を内線化し、電話番号を共有して外線の発着信が可能になります。例えば、開発部門にかかってきた電話を製造部門に取り次ぐ、といったことが可能にしているのがPBXです。

クラウドPBXとは、そのPBXの基本的な機能をクラウド上で行えるものです。機器を導入・設置する必要がなく、設定はすべてインターネット上で行います。従って、通常のPBXを導入するのに比べて、導入に掛かるコストを削減することができます。

さらに、内線化できる範囲はオフィス内だけに限定されず、本社・支社など異なる営業拠点同士、さらにテレワークをしている従業員の自宅、出張・外出中の従業員のスマホの回線もまとめて内線化することが可能です。東京の本社にかかってきた電話を北海道の支社に取り次ぐことができますし、外出中でも取り次げます。

フリーダイヤル、ソフトフォン、クラウドPBXを組み合わせることで、ますます企業の電話の利便性と効率を向上させることができます。

クラウドPBXのメリット

クラウドPBXはクラウドサービスであるからこそ、様々なメリットをもたらしてくれます。

ソフトフォンだけでなくスマホでもフリーダイヤルが利用できる

クラウドPBXでは、固定電話、ソフトフォン、スマホのいずれも利用可能です。あらかじめ従業員用のスマホを登録しておけば、スマホでフリーダイヤルを利用することができます。例えば、通常スマホから電話をかける時には先方にはそのスマホの番号が通知されます。そのため、誰からかかってきたのかよくわからずに警戒されて出てもらえない、といった問題も発生します。しかし、クラウドPBXを利用すればスマホでフリーダイヤルの番号を使ってかけることができ、電話に出てもらいやすくなります。

もちろんリーダイヤルにかかってきた電話をスマホで受けることもできます。従業員が自宅にいようと外出先にいようと、コールセンターの問い合わせに対応することが可能になります。コールセンターのテレワーク化も夢ではありません。

電話にかかわる各種コストを削減できる

先述したように、従来のPBXとは違い、特殊な機器・ハードウェアを購入する必要はなく、工事の必要もないため、導入コストを低く抑えることができます。そして、ソフトフォンと組み合わせることで電話機を購入する必要もありません

さらに場所を取ってコールセンターを設置する必要さえもなく、自宅で勤務しているスタッフや複数の営業所でそれぞれ担当するスタッフを配置するだけで、コールセンターを開設することもいできます。中小規模でコールセンターの環境を導入することがコスト的に難しい企業にとって、これは非常に魅力的なポイントとなるでしょう。

そして、異なる営業所でも、自宅でも、外出先でも、フリーダイヤル宛に掛かってきた電話を受けたり、取り次いだりすることができるため、電話転送サービスは必要なくなります。フリーダイヤルと電話転送サービスを併用すると、リーダイヤルの通話料金に加えて転送時の通話料までかかるため二重のコストが発生してしまいますが、そんな無駄な出費を減らすこともできるのです。

電話業務の効率化にも役立つ

かかってきた電話をすぐに離れた拠点の担当者や外出中の担当者に取り次ぐことができるため、電話業務の効率化を図れます。「現在担当者が不在ですので折返しお電話を差し上げます」といった対応をする機会を大幅に減らすことができます。折り返しの電話を掛ける場合はすれ違いにより何度か電話を掛けることになることもありますが、それだけ時間も労力も通話料もかかってしまいます。折り返し対応の回数を減らすだけで、それらをぐっと少なくすることができます。

出社しているスタッフと在宅で勤務しているスタッフ同士の連携もスムーズに行えるため、電話業務の範囲を超えて、職場全体の業務効率もアップさせることができるでしょう。出張先でなにか困ったことが起こった場合でも、わざわざ何度も電話をかけ合いながら対応する必要がなくなり、よりスムーズな検討と対応ができるようになるはずです。

クラウドPBX「ナイセンクラウド」のご紹介

前述したクラウドPBXのメリットを備えつつ、その他にも企業の業務に役立つ機能を搭載しているのが「ナイセンクラウド」です。

ナイセンクラウドの特徴・機能

ナイセンクラウドはクラウドPBXの機能をひと通り備え、外線からの電話を着信した際にはあらかじめ登録しておいた回線すべてに通知がいくクラウドPBXです。国内・国外を問わず、複数の営業所、テレワークをしている従業員の自宅、外出中のスマホなどでも着信可能です。番号通知を見て誰が出たほうがいいかを判断した上で出ることもできるため、この段階で転送や取次といった面倒を省くことができます。

発信の際はフリーダイヤルや会社の固定電話の番号でかけることができます。スマホでも会社の固定番号でかけることができるようになるため、取引先や顧客からの問い合わせへの対応にも便利です。海外にいても日本国内の電話番号で発信ができるため、割高な国際電話を使用せずに通話が可能です。

さらに、ビジネスに役立つ機能として電話履歴をウェブ上で確認できる機能、対象時間別の着信アナウンス・ルールを設定する機能なども用意しています。後者では、営業時間外にかかってきた電話にはそのことを告げるアナウンスを流すことができる他、営業時間外でも特定の電話番号からかかってきた電話のみを特定の内線に通知する機能なども利用可能です。

 

ナイセンクラウドの機能や特徴については次の動画でもご紹介しています。1分の短い動画ですので、ぜひご覧ください。

ナイセンクラウドの導入事例

実際にナイセンクラウドを導入した事例をご紹介します。

とある企業では、当初、従来のPBXの導入を検討していましたが、ハードウェアの環境を整えるのに最低でも50万円以上のコストが必要ということになり、クラウドPBXの導入に切り替えることにしました。ナイセンクラウドなら初期費用が数万円程度で済む上に工事なども必要ないため、大幅なコストの削減に成功したと喜んでいただけました。

また、海外に拠点をお持ちの企業が、電話環境を改善するためにナイセンクラウドをご利用いただく例も少なくありません。ナイセンクラウドでは海外拠点と国外拠点の両方を内線化することができるため、簡単に連絡がとれるようになります。国内の拠点にかかってきた電話をすぐに海外の拠点に取り次ぐこともできます。しかも内線同士の通話は無料ですから、海外のスタッフと頻繁に連絡を取り合っても高額の通話料金が発生するようなこともありません。実際に年間300万円以上かかっていた国際電話の料金を、ナイセンクラウドの導入後、100万円以下に下げることができた事例もあります。

ナイセンクラウドの料金プラン

ナイセンクラウドの利用料金は利用する内線の数とオプションの種類によって決まります。例えば、1~2回線のシンプルなプランでは初期費用が1万円、月額費用が5千円、これが5内線以上になりますと初期費用が1万円、月額費用が1万円(6内線以上になると1内線を増やすごとにプラス千円)となります。30内線以上では5%、100内線以上だと10%、200内線以上だと20%の割引が適用されます。

 

具体的にどれだけの費用がかかるのかについては、個別見積り・自動見積りでご確認ください。

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フリーダイヤル・ソフトフォンとクラウドPBXを一緒に活用しよう

フリーダイヤルとソフトフォン、クラウドPBXを併用することで、企業の電話環境だけでなく、業務効率全般を大幅に改善することができます。コールセンターの導入・改善はもちろん、テレワーク・リモートワークの推進を検討している企業にとっても心強い味方となってくれるはずです。ぜひ一度ナイセンクラウドの導入をご検討ください。