ビジネスフォンの代替手段とは？固定電話機を使わない電話環境の選び方
オフィスの電話環境を整える方法として、従来は主装置と専用電話機を組み合わせたビジネスフォンが広く使われてきました。しかし、スマートフォンやパソコンを業務に利用する企業が増えた現在では、固定電話機を各デスクに設置しない運用も可能です。
ビジネスフォンには、代表番号への着信を複数の電話機で受けたり、内線や保留転送を利用したりできる利点があります。一方で、主装置や専用機器の設置、配線工事、設定変更への対応などが必要です。オフィスの移転や人員の増減が多い企業では、従来型の設備が負担になる場合もあるでしょう。固定電話機を使わずに会社の電話番号を運用したい場合は、クラウドPBXやIP電話などが候補になります。本記事では、ビジネスフォンの課題点と主な代替手段、それぞれの違いを解説します。
スマホで使えるクラウドPBXナイセンクラウド
ビジネスフォンの課題点とは？
ビジネスフォンは、複数の外線と内線を管理するための電話システムです。一般的には、オフィス内に設置した主装置が外線と内線を制御し、各席の専用電話機へ接続します。複数の電話機で代表番号への着信に対応できるほか、保留転送や内線通話などを利用できる点が特徴です。
業務用の電話環境として便利である一方、次のような課題もあります。
| 課題 | 主な内容 |
| 導入時に設備が必要 | 主装置、専用電話機、配線などを用意する必要がある |
| 工事が発生しやすい | 新規導入や移転、レイアウト変更時に配線工事が必要になる場合がある |
| 増設に手間がかかる | 従業員の増加に合わせて電話機や配線、主装置の設定変更が必要になる |
| 利用場所が限られる | 基本的に主装置と接続されたオフィス内の電話機で利用する |
| 保守管理が必要 | 主装置や電話機の故障、老朽化に備える必要がある |
主装置は、複数の外線を制御するとともに、電話機同士の内線通話を可能にする設備です。利用する回線数や電話機数、FAXなどの接続機器に応じて、主装置内部の構成や設定も変わります。特に、テレワークや外出の多い働き方では、オフィスに設置された電話機だけで着信に対応する運用が難しくなります。担当者が不在の場合、折り返しの連絡が増えたり、出社している従業員に電話対応が偏ったりする可能性もあります。そのため、電話機を買い替えるだけではなく、電話を受ける場所や端末を含めて仕組み全体を見直す視点が必要です。
ビジネスフォンの主な代替手段
ビジネスフォンの代替手段には、クラウドPBX、IP電話、家庭用電話機などがあります。ただし、それぞれ利用できる機能や適した規模が異なるため、単純に導入費用だけで決めるのは避けたほうが良いでしょう。主な違いは次のとおりです。
| 代替手段 | 使用する端末 | 内線・転送 | 複数人での対応 | 向いているケース |
| クラウドPBX | スマートフォン、パソコン、IP電話機など | 対応しやすい | 対応しやすい | 複数人や複数拠点で電話を使う企業 |
| IP電話 | IP電話機、アプリなど | サービスによる | サービスによる | 通話機能を中心に利用したい事業者 |
| 家庭用電話機 | 一般的な固定電話機 | 限定的 | 対応しにくい | 電話対応が少ない小規模事業者 |
クラウドPBX
クラウドPBXは、従来の主装置に相当する機能をクラウド上で提供するサービスです。インターネットを通じてPBXへ接続し、外線や内線、転送などを利用します。物理的な主装置をオフィスに設置せず、スマートフォンやパソコンを電話端末として使えるサービスもあります。従業員はオフィスだけでなく、自宅や外出先から会社の電話に対応できます。拠点の異なる従業員同士を内線でつなげられるサービスもあり、テレワークや複数拠点での運用と相性の良い方法です。ただし、利用できる電話番号、通話録音、着信ルール、既存番号の継続利用などはサービスによって異なります。契約前に必要な機能を整理しておきましょう。
IP電話
IP電話は、インターネット回線を使って音声を送受信する電話サービスです。050番号を使用するサービスのほか、一定の条件を満たすことで市外局番付きの番号を利用できるサービスもあります。比較的シンプルな電話環境を構築しやすい一方、全てのIP電話がビジネスフォンと同等の機能を備えているわけではありません。代表番号への同時着信、内線、保留転送、営業時間別の着信設定などが必要な場合は、対応状況を確認する必要があります。
家庭用電話機
電話を受ける人数が少なく、高度な内線機能を必要としない場合は、家庭用電話機を使う方法もあります。主装置を設置しないため、比較的簡単に導入できます。ただし、家庭用電話機は基本的に一つの回線を一台または親機と子機で利用する仕組みです。複数の外線を管理する、担当者別に着信を振り分ける、離れた拠点へ内線転送するといった運用には向いていません。将来的に従業員が増える予定がある場合や、電話対応を複数人で分担したい場合には、拡張性も踏まえて検討しましょう。
ビジネスフォンの代替でクラウドPBXが選ばれる理由
クラウドPBXがビジネスフォンの代替として選ばれる理由は、固定電話機やオフィスの場所に縛られにくい点にあります。
クラウドPBXでは、スマートフォンやパソコン、IP電話機などを内線端末として利用できます。従業員が社外にいても会社の電話を受けられるため、電話番を目的に出社する必要がありません。担当者への取り次ぎも、同じオフィス内にいる場合に限らず行えます。また、従業員の入社や退職、部署異動に合わせて端末や内線を追加・変更しやすい点も特徴です。
従来型のビジネスフォンでは、電話機の増設に伴って配線や主装置の設定が必要になる場合があります。クラウドPBXでは、管理画面から設定を変更できるサービスもあり、人員や組織の変化へ対応しやすくなります。
クラウドPBXの主な利点は次のとおりです。
- スマートフォンやパソコンを電話端末として利用できる
- 自宅や外出先でも会社宛ての電話に対応できる
- 離れた拠点や従業員同士を内線でつなげられる
- 主装置をオフィス内に設置せずに済む
- 内線や利用端末の追加・変更を行いやすい
- オフィス移転やレイアウト変更の影響を抑えやすい
固定電話機を全て撤去する必要はありません。受付や共用スペースにはIP電話機を置き、外出する従業員はスマートフォンを使うなど、業務に合わせて端末を組み合わせる方法もあります。現在の業務フローを維持するだけでなく、今後の働き方や人員構成まで考えて電話環境を選ぶと、移行後の負担を抑えやすくなるでしょう。
ビジネスフォンからクラウドPBXに移行する際の注意点
クラウドPBXへ移行する前には、電話番号、通信環境、必要な機能などを確認する必要があります。まず確認したいのが、現在使用している電話番号を引き続き利用できるかどうかです。同じ市外局番やフリーダイヤルであっても、契約中の回線や移行先のサービスによって継続利用の可否が異なります。番号を変更すると、Webサイトや名刺、取引先への案内なども修正しなければなりません。既存番号を残したい場合は、契約前に事業者へ相談しましょう。
次に、インターネット回線の安定性も重要です。クラウドPBXはインターネット経由で音声を送受信するため、回線やWi-Fiの状態が通話品質に影響します。通信状況が悪い環境では、音声の遅延や途切れ、ノイズが発生する場合があります。
導入前には、実際に電話を使う場所で通信状態を確認してください。通話量が多いオフィスでは、有線LANの利用やネットワーク機器の見直しも検討する必要があります。
そのほか、次の項目も確認しておきましょう。
| 確認項目 | 確認する内容 |
| 電話番号 | 既存番号を継続できるか、新しい番号が必要か |
| 同時通話数 | 同時に何件の発着信へ対応するか |
| 利用端末 | スマートフォン、パソコン、IP電話機のどれを使うか |
| 必要な機能 | 内線、転送、録音、留守番電話、着信振り分けなど |
| FAXや周辺機器 | 現在の機器をそのまま利用できるか |
| 通信環境 | 利用場所の回線速度やWi-Fiが安定しているか |
| 管理方法 | 設定変更を自社で行うか、事業者へ依頼するか |
現在のビジネスフォンをすぐに撤去せず、一定期間は併用しながら移行する方法もあります。電話対応を止められない企業では、切り替え手順や不具合発生時の連絡先まで事前に決めておくと安心です。
ビジネスフォンの代替におすすめ「ナイセンクラウド」
ビジネスフォンを使わず、スマートフォンやパソコンで会社の電話に対応したい場合は、「ナイセンクラウド」が選択肢になります。
ナイセンクラウドは、ビジネスフォンの主装置やPBXに相当する機能をクラウド上で提供するサービスです。インターネット環境があれば、スマートフォン、パソコン、IP電話機を使って会社の電話番号による発着信や内線通話を行えます。オフィス、自宅、外出先など、離れた場所にいる従業員を内線でつなげられるため、テレワークや複数拠点での電話対応にも活用できます。複数の電話番号をまとめて運用する機能にも対応しています。
ナイセンクラウドの主な特徴は次のとおりです。
- スマートフォン、パソコン、IP電話機に対応
- オフィス外でも会社の電話番号で発着信できる
- 離れた拠点間で内線通話や電話の取り次ぎができる
- 複数の電話番号を一つの環境で管理できる
- 時間帯や着信元に応じた着信ルールを設定できる
- 発着信履歴をWeb上で確認できる
営業時間外に案内を流したり、特定の電話番号からの着信を指定した内線へ接続したりする設定にも対応しています。固定電話機を置かない運用だけでなく、必要な場所にIP電話機を設置し、外出する従業員はスマートフォンを利用する構成も可能です。現在の電話番号や回線を活用したい場合には、既存環境との接続を含めて相談できます。ビジネスフォンの老朽化やオフィス移転をきっかけに電話環境を見直す企業はもちろん、少人数で事業を始める場合や、テレワークへ対応したい企業にも検討しやすいサービスです。
ナイセンクラウドの詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
まとめ
ビジネスフォンの代替手段には、クラウドPBX、IP電話、家庭用電話機などがあります。電話対応が少なく、一人または少人数で利用する場合は、IP電話や家庭用電話機でも対応できる可能性があります。
一方、複数人で代表番号への着信を受けたい場合や、内線、転送、複数拠点での利用が必要な場合は、クラウドPBXが有力な選択肢です。クラウドPBXを利用すれば、主装置や各席の固定電話機を設置せず、スマートフォンやパソコンを使って会社の電話に対応できます。ただし、電話番号の継続利用や通話品質、同時通話数、必要な機能はサービスごとに異なります。現在の電話対応を整理したうえで、自社に必要な条件を確認しましょう。
「ナイセンクラウド」は、スマートフォン、パソコン、IP電話機を利用し、場所を問わず会社の電話を発着信できるクラウドPBXです。ビジネスフォンの更新や移転を予定している場合は、従来の設備をそのまま入れ替えるのではなく、固定電話機を使わない柔軟な電話環境も含めて検討してみてください。