クラウドPBXは無料で利用できる?クラウドPBXの選び方

ビジネスフォン

企業の電話サービスとしてある程度定着しているビジネスフォンは、固定電話機をたくさん購入したり、主装置と呼ばれる構内交換機を実際に購入・設置したりして有線で便利な電話環境を整えていくものです。しかし近年話題になっている「クラウドPBX」は、ビジネスフォンの便利な機能をそのまま使えるのに、固定電話機や主装置といった設備をほぼ設置する必要なく、対応したデバイスさえ持っていればすぐに使い始めることができます。

物理的なハードウェアを設置する必要がない、無線環境でも利用できるサービスというところから、なんとなく無料で使えると思っている方も少なくないのではないでしょうか。実際にはクラウドPBX自体は無料ではありませんが、ビジネスフォンだとかかってしまう多くの費用を無料にすることは可能です。

今回は、クラウドPBXは無料で使えるのか、という疑問に答えながら、クラウドPBXがどういうものなのか、選び方についても解説していきます。

クラウドPBXは無料?

「そもそもクラウドPBXって何?」と思っていらっしゃる方の為に、軽くどういうものなのか解説します。

クラウドPBXは簡単に言うと、「ビジネスフォンの仕組みを丸ごとクラウド環境に置き換えたもの」と定義できます。ビジネスフォンの仕組みというのはどういったものなのかというと、複数の外線・内線、固定電話機をまとめて、社内に設置した「主装置(構内交換機・PBX)」と呼ばれるビジネスフォンのブレーンとなる精密機械に有線接続することで、たとえば会社の代表電話番号宛ての複数の着信を社内の複数の電話機で同時に応対できるなど、1つの回線を複数の電話機で共有できるものです。

また逆に会社の代表番号からの発信を複数の電話機で行うこともできたり、内線で繋がっている社内の電話機同士での通話も可能になります。これがビジネスフォンの便利なところで、会社内の違う場所にある電話機で受けた着信を、相手が求める担当者のデスクにある電話へ「転送」することもできます。

クラウドPBXの場合は、この「主装置」を会社内に物理的に、ではなく、インターネット回線上に仮想的に設置し、仮想的に設置した主装置に対して電話機や複数のスマートフォン・携帯電話などの端末を無線で接続することで、ビジネスフォンと同様の仕組みを実現する画期的なシステムです。

ビジネスフォンの場合は社内に主装置や固定電話機、固定電話回線など目に見えるものが沢山設置されています。しかしながら、クラウドPBXの場合は見た目には手元にスマートフォンや携帯電話しかない状態で、ビジネスフォンと同じことができるようになっています。

目の前に物理的な設備がないことから、実際に使う側からしてみると「アプリをインストールして使うだけ」というイメージがあり、「それなら無料で使えるのでは?」と思ってしまうのも仕方がないかもしれません。

クラウドPBX自体は無料ではない

最初に、「クラウドPBXは無料なの?」という素朴な疑問にお答えしましょう。

結論から申し上げますと、「クラウドPBX自体は無料ではありません」という回答になります。ビジネスフォンは企業には欠かせない便利な機能が沢山使える仕組みであり、非常に高額な導入コストがかかっているわけですから、それと同様の仕組みを使うためには、物理的な主装置が存在しなくても、ある程度のお金がかかるのは当然のことです。

無料トライアルや無料デモなら利用できる

クラウドPBXならではの特徴として、物理的な設備設置の手間がない分、「無料トライアル」や「無料デモ」といったお試しサービスが付帯していることが多い点が挙げられます。

ビジネスフォンでは主装置や固定電話機を実際に工事して設置しなければ運用ができないのでお試しというのはなかなか行えませんが、クラウドPBXはクラウド上に主装置があり、場所を問わずに接続できるようになっていますので、提供側で設定すれば気軽にお試し期間を設けることが可能です。

このようにクラウドPBXは「一定期間だけ全機能あるいは一部の機能が無料で使える」というのは確かです。しかしクラウドPBX自体が無料というわけではなく、無料期間には当然ながら期限や制限があるので注意しましょう。一般的には期間は1週間~2週間ほどで、機能は内線のみ使えるところ、全機能が開放されているところなど様々です。

クラウドPBXはその他の費用を無料にできる

前述した通り、クラウドPBXそのものは無料ではありません。しかしながら、殊にビジネスフォンと比較した場合においては、「ビジネスフォンだとかかるはずだった多くの費用を無料にできる」というのもまた事実です。

ビジネスフォンは、社内に物理的な設備を色々と設置する必要があり、その機器の購入と設置両方にお金がかかります。そして、実際に電話を受ける電話機に関しても購入設置する必要のある「主装置」に対応したものを用意する必要がありますし、定期的なメンテナンスや修理の費用も含めると、ビジネスフォンは非常にコストが多く大きいものです。

ここでは、ビジネスフォンでは費用がかかる面に対して、クラウドPBXではその多くが実際に無料になることについてわかりやすく解説していきます。その項目はざっと挙げてみただけでも6項目もありますので、いかにクラウドPBXのコストが安く済むかを確認してみてください。

主装置の本体が無料

まず、先ほども触れた通り、ビジネスフォンの場合では、社内に物理的な「主装置」を設置する必要があります。なぜなら、外線・内線といった電話回線が有線であり、使用する電話機も固定電話機だからです。ビジネスフォンを導入する場合には、まずビジネスフォンの仕組みのブレーンとなる「物理的な主装置」を購入しなければなりません。

この「物理的な主装置」の購入費用こそビジネスフォン導入費用の中でも最も高額なもので、相場としては小規模な数回線程度のものでも新品で20万円~30万円かかります。主装置の価格は回線数や規模が大きくなればなるほど高くなり、大まかな目安としては小規模店舗や事務所程度で20万円~30万円、従業員30名程度の中小企業で80万円~170万円、受発信回数が非常に多い大企業・コールセンター・営業会社などで430万円~670万円となっています。主装置単体でこのコストです。

クラウドPBXなら、主装置は社内に物理的に設置する必要はなく、ベンダー側が提供している仮想的な主装置を使わせてもらえるので、新たに主装置を購入する必要はありません。あくまでもビジネスフォンと比べた場合に、という但し書き付きですが、この時点でクラウドPBXは「数十万円~数百万円分無料」となっているのです。

ビジネスフォンが無料

また、ビジネスフォンの場合、固定電話機に関しても、物理的に設置した主装置に対応した純正の電話機を新しく用意しなければ使えません。固定電話機(ビジネスフォン)1台あたりの購入代金は1.5万円~4万円となっており、必要な台数分のコストがのしかかってきます

クラウドPBXの場合は、そもそも主装置がクラウド上にあるので、主装置に対応した電話機を買う必要はありませんし、固定電話ではなく携帯電話やスマートフォン、ノートPCやタブレットといった携帯端末でも使用できます。既に社用PCや社用タブレット・社用スマホ等を配布していれば、それを再利用するだけでいいので、「電話機(ビジネスフォン)も無料」になってしまいます

ちなみに手元にスマホやタブレットやPCなどが全くない場合にはもちろんデバイスの導入費用が掛かりますので気を付けましょう。導入費用を節約したい経営者の方は、多少のリスクはありますが、従業員のプライベートの端末を業務に使用する「BYOD(Bring Your Own Device)」も検討してみましょう。BYODをうまく活用すれば更に安くなります。

工事費・メンテナンス費が無料

先述の通り、ビジネスフォンの運用には物理的な主装置と、それに対応した固定電話機の購入が必要になります。そして当然ながら購入だけではビジネスフォンの仕組みは実現できませんから、主装置および固定電話機の設置及び配線工事が必要になり、その工事にも当然ながら費用がかかります。

固定電話機の設置工事費は1台あたり1万円~2万円となるので、本体購入費用と合計して「2.5万~6万円×設置台数分」のコストがかかるわけです。ちなみに主装置の設置工事費に関しても電話機の数が大きく関係してくるので、電話機が多ければ多いほど雪だるま式にコストは膨れ上がります

また、物理的に設置してある主装置や固定電話機といったハードウェアは、長期的に安定した運用を継続するためには定期的なメンテナンスが必須です。そして当然のことではありますがメンテナンスにも費用がかかりますし、いざ故障修理となった場合にも保証期間外であれば高額な費用が発生します。

これに対してクラウドPBXの場合では、そもそも物理的に主装置を設置しておらず、ユーザーが設置工事費を支払う必要がありません。そして、ユーザーが設置したわけではありませんので、定期的なメンテナンス費用もユーザーは支払う必要がないのです。

内線通話が無料

クラウドPBXを導入する大きなメリットとして、「場所を問わずに内線環境を構築できる」という点があります。内線は社内の電話網ですから、公衆電話網を使いません。よって、通話料は無料となります。

ビジネスフォンであれば、主装置がなければビジネスフォンの仕組みを維持できませんから、会社の電話番号で応対あるいは発信する電話は会社内でしかできませんし、内線もまた会社内の電話機同士でしか使用できません。同じ会社であっても離れた拠点同士の通話は外線で行わなければなりませんし、海外に拠点がある場合には国際電話を使わないといけません

これに対してクラウドPBXの場合は、主装置も電話機も全て無線で繋げることができるので、場所の制限を受けることがありません。離れた拠点同士であっても同じクラウドPBXで接続している限りは内線通話ができてしまうのです。

そしてもっといえば、海外拠点と国内拠点の間であっても内線が構築でき、内線通話ができます。すなわち、内線に設定した拠点に限った話ではありますが、「国内地方拠点との通話も無料、海外拠点との通話も無料」になるのです。

転送が無料

通常の電話、特に携帯電話やスマートフォンと固定電話を併用している場合は一般的かと思いますが、固定電話宛てにかかってきた電話を携帯電話やスマートフォンに転送する「電話転送サービス」を利用するには所定のオプション料金がかかります。

しかしビジネスフォンやクラウドPBXであれば、既に主装置をブレーンとして取次ぎや転送を行う際の電話機同士は内線ネットワークでつながっているので、電話転送サービスを利用することなく取次ぎや転送ができるのです。

クラウドPBXの取次ぎや転送もまた場所を問わずに行えます。会社で受けた電話を出先の担当者の携帯に直接取り次ぐことも可能ですし、転送も然りです。こうしたところでもクラウドPBXはビジネスフォンよりも便利なのです。

便利な機能も無料

ビジネスフォンやクラウドPBXには、通常のコールだけではない多種多様な便利機能が搭載されています。たとえば、「留守電メッセージを音声ファイルにしてメール送信」といった機能や「時間帯別の着信ルール設定・鳴らし分け」、「発着信履歴のWeb上での確認機能」などです。ビジネスフォンやクラウドPBXでは、こうした便利な機能はベンダーによっては基本機能に含まれており、オプション料金など追加料金をかけずに無料で利用することができます

クラウドPBXを選ぶ際のポイント

このように、クラウドPBXはビジネスフォンと比べた時に「色々な費用が実質無料になる」といってよいくらい非常にコストパフォーマンスに優れたサービスであることが分かりました。「それなら導入しよう!」となる方も少なくないかもしれません。

しかし、いざ導入を検討となったときにコストの安さだけで選んでしまうと、失敗してしまう可能性があります。ここでは、クラウドPBXを選ぶ際のポイントや注意点を4つ取り上げて解説します。導入する際にはぜひ以下を参考に、自社に最も適したクラウドPBXを選ぶようにしましょう。

使用できる電話番号を確認する

クラウドPBXは、大きく分けて2種類存在します。それは、「光電話を利用したクラウドPBX」と、「光電話以外のIP電話回線を利用したクラウドPBX」です。前者では「03」や「06」といった固定電話に割り当てられている市外局番の電話番号(いわゆる「0ABJ型の電話番号」)も使用できるので大きな問題はありませんが、後者の場合ではIP電話に対応した「050」で始まる番号しか使えないので、会社代表番号に多い0ABJ型の電話番号は勿論、「110」や「119」などの緊急通報用電話番号が利用できません。

せっかくクラウドPBXを導入するなら、元々使っていた会社の電話番号を使うべきでしょう。そして自社の拠点を持っているほぼ100%の会社が元々は固定電話回線を引いていると思うので、もしIP電話にしか対応していないクラウドPBXを導入すると、会社代表番号を「050」から始まる番号に変更しなければならなくなってしまいます。

電話番号が「050」でも業務に支障はありせんが、せっかくちゃんとした拠点を持っているのなら0ABJ番号のほうが信頼性は増します。とはいえ会社ごとの条件によってはIP電話でも問題ない場合もあるでしょう。

どちらにせよ使用できる電話番号はしっかりと確認しましょう。特に会社の電話番号を変えたくない場合には念を入れて確認するようにするべきです。

各種機能・オプションを確認する

先ほども述べた通り、クラウドPBXには便利な機能が多く備わっており、「電話保留・転送機能」はその代表的なものです。電話保留・転送機能くらいであればどのクラウドPBXでも基本機能に含まれているとは思いますが、どの機能が基本機能に含まれていてどの機能がオプションなのかは、提供ベンダーによって大きく異なります。

どんな機能が基本機能に含まれているのかを確認することはコスト削減にもつながりますし、どんな機能がオプションで付いてくるのかも確認して、魅力的な機能があれば積極的に使っていきましょう

費用を確認する

いくらビジネスフォンよりクラウドPBXのほうが安いとはいっても、トータルで費用を計算してみると想定していたよりも高額だった、ということもあります。特に、初期費用の安さを売りにしているベンダーの場合、月額基本料金や通話料金、また電話機セット代などの費用に初期費用が安い分を上乗せしているケースもあるので、一面的に見るのではなく全体をしっかり見ながら費用を確認するようにしましょう。

特に初期費用は比較しやすいですし、安いとなんとなく良いイメージが付きがちになるので、そこで判断せず冷静にトータルコストを確認するようにすることを強くおすすめします

無料トライアルや無料デモは必ず活用しよう

クラウドPBXには「費用の安さ」「便利な機能」など魅力的なポイントがたくさんあります。だからこそ、そうした謳い文句に踊らされてついつい「機能は実際に使用に足るレベルに達しているのか」という品質の部分をなおざりにしてしまっては、実際に導入してから困ることになってしまいます。

幸い、クラウドPBXには無料トライアルや無料デモといった、一部機能または全機能を一定期間無料で使える「お試し期間」を設定しているベンダーが多いです。安さだけに飛びつかず、無料デモなどを必ず活用して実際に試してみないとわからない品質的な部分も併せて確認するようにしましょう

クラウドPBXならナイセンクラウド

ナイセンクラウドはテレビや新聞の取材を受けたことのあるクラウドPBXです。海外でも利用でき、海外拠点含め内線は通話料無料で利用できます。対応している電話番号は、03や06などの全国の局番、0120や0800の着信課金型番号(フリーダイヤル)、050番号で、多くのケースで現在利用中の電話番号のままナイセンクラウドを利用することができます。

機能については次の動画をご覧ください。

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複数端末での一斉着信や鳴らしわけ、着信ルールの設定などが基本機能で、自動録音機能やIVR機能などはオプションとなっています。具体的な料金については自動見積り・個別見積りでご確認いただけます。お得な割引もありますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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クラウドPBXで様々な費用を無料にしよう!

クラウドPBXを使うとビジネスフォンと比較した場合にどれだけ安く済むのかを「こうした費用が無料になる」という切り口で解説しました。少なくともビジネスフォンと比べると、場合によっては数百万円単位でコストが安くなるのは間違いありません。クラウドPBX自体は無料ではありませんが、「ビジネスフォンと同じ機能が使えて色々無料になるのなら」とクラウドPBXの導入を検討するいいきっかけになれば幸いです。