「固定電話を安くしたい」企業がコスト削減としてできること
固定電話の維持にかかる費用を削減し安くしたい、と考えている企業は多いでしょう。一方で、固定電話の費用削減方法が分からない、コストダウンできても利便性は損ないたくないといった悩みを抱えている方も多いと思われます。
そこで、この記事は固定電話の導入で費用がかかるものについて説明し、固定電話を安くするために見直すべきポイントを解説します。
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固定電話の導入で費用のかかるもの
ここでは固定電話の導入で費用のかかるものについて何があるのか、7つ説明します。
電話機端末
企業が利用する固定電話であるビジネスフォンの主な販売元は1～2年で新製品を発表しており、最新製品の中には防犯センサーなどの高機能を備えた製品もあります。電話機端末の価格は同時通話できるチャンネル数や機能によって異なりますが、新製品を購入すると1台につき1万5,000円～4万円程度の費用がかかります。
PBX
PBX（構内交換機）は外部からの着信を受け付けてオフィスの複数の電話機端末に割り振ったり、内線の接続を制御したりする装置です。企業で固定電話を利用する時は必須の装置です。
電話機端末とセットで売られていることが多く、PBX単体の価格は10～30万円程度の費用がかかります。Amazonなどの通販サイトから単体で購入することもできますが、PBXと電話機を接続して使用できるようにするためにはPBX内部の基盤を改造する必要があり、専門的な知識が必要です。
工事
固定電話とPBXを導入する時には設置工事が必要です。工事費には3,000～5,000円程度の電話機の搬入・設置費用、2,000円～3,000円程度のPBXの設定費用、ケーブル1ｍあたり500～800円程度の配線工事費用などが含まれ、電話機端末1台につき1～2万円程度の費用がかかります。
電話加入権
固定電話の加入権は施設設置負担金とも言い、NTTの加入電話回線を契約するための権利のことを言います。固定電話の加入権は、戦後のNTTがアナログ回線普及のために必要な電線や電柱などの整備資金を集めるために導入されたものです。
過去の電話加入権はNTTより72,000円で売却されていましたが、2005年3月から36,000円に値下げされています。
サービス利用のための基本料金・月額料金
固定電話を導入すると、電話回線の基本料金・月額料金がかかります。プッシュ式かダイヤル式、また施設負担金の支払い有無によって料金が変化しますが、NTTの基本料金は住宅用の場合は1,450～1,950円、事務用だと2,300～2,750円です。
月々の通話代
通話代は通話時間ごとに課金され、長時間通話すると料金が上がるのは周知の事実です。また、距離が離れている相手と通話すると料金が上がります。
さらに、企業の場合は着信側が通話料を支払う着信課金電話番号（フリーダイヤルなど）を利用していることも多いでしょう。コールセンターなどの顧客向けお問い合わせ窓口を設置している場合は、発信した場合の通話料だけでなく、着信時の通話料も負担しなければなりません。
オプション利用費
電話には、着信相手の電話番号を電話機端末に表示するナンバーディスプレイ機能や番号非通知の場合は自動音声で対応するナンバーリクエスト機能などのオプション機能があります。 また、企業によっては着信した電話を指定した電話番号へ転送する機能の導入が必要なケースもあるでしょう。それらのオプションにも利用料が発生し、基本料金・月額料金に上乗せされます。
固定電話を安くするために見直すべきポイント
固定電話を利用する際、どのような部分に費用が掛かるのかを説明しました。それでは、固定電話を安くするためにはどのような点を見直すべきなのでしょうか。ポイントを4つご紹介します。
電話でなければいけない連絡か
そもそも電話でしなければいけない連絡か考えてみましょう。メールで済む内容であれば、わざわざ電話を掛けなくてもいいかもしれません。また、最近ではビジネス用のチャットツールが普及してきています。チャットであればメール以上にスピーディーなやり取りが可能な上、お互い時間のある際にチェックしてメッセージを送ることができます。
電話機端末は中古品か新品か
電話機端末は中古品を使用するようにしましょう。ビジネスフォンの耐用年数は長く、落雷でもない限り故障することはほぼありません。
中古ビジネスフォンの需要は非常に高く、多くのECサイトやOA機器販売店が販売していますので、1台当たり4,000円～12,000円程度で購入することができます。これは、新品の価格の3分の1から5分の1程度で、古いタイプの電話機端末になると10分の1程度で購入できます。
中古の電話機端末は機能やデザインの選択肢は限られてしまいますが、転送、内線、通話履歴の管理といった基本機能については最新モデルと比較しても遜色なく、事務所やオフィスでの利用に問題を感じることはないでしょう。
さらに、販売元が電話機端末1台ずつクリーニングしているので、中古でも安心して利用できます。アフターサービスを展開している販売元は、保証プランが1年ついており、メーカー保証の代わりになっています。これにより、販売元によっては電話機端末の無償交換もしてくれる場合もあります。
通信事業者やプランは最適か
通話料が安い通信事業者に変更することでコストを削減できます。契約当時にはなかった新プランがあることもあります。特に、短時間通話が多い場合は、課金秒数が少ない通信事業者に変更するのがおすすめです。また、オプションが付くほど高くなります。不要なオプションを外せば月額1,000円以上安くできることもあるため、プランの見直しをしてみましょう。
また、法人向け固定電話のプランは、端末台数やオフィスレイアウトの変更の際に工事費用が掛かるものが多く、人事異動の多い企業ではコストが膨らむ原因となっていることが多々あります。導入時に掛かる費用だけでなく導入後に掛かる費用について、柔軟に対応できるかどうかもよく検討すべきです。
クラウドPBXを使用しているか
クラウドPBXを使用すれば、事務所内にPBXを設置する必要がありません。クラウドPBXはクラウド上にPBXの機能を設置したサービスで、インターネットに接続さえしていれば、端末を登録するだけで、スマートフォンやビジネスフォン、PCなどで固定電話の番号を使用して発着信することができるようになります。
クラウドPBXで安くなる固定電話の費用については次章で詳しくご紹介します。
クラウドPBXで安くなる固定電話の費用
クラウドPBXでどのように固定電話の費用が安くなるのか、ご紹介します。
拠点間の内線が無料
クラウドPBXはインターネット環境があれば、登録された電話機端末間の通話が内線扱いとなり、通話料が無料となります。つまり、複数の拠点がある際に、今まで外線を使って通話していたのを、内線に切り替えることができます。また、テレワークをしている社員との通話も内線通話で無料となるため、テレワークでの勤務体制の構築も飛躍的に進むことでしょう。
外線、特に国際電話の費用が安くなる
国際電話は通常の国内電話より高く設定されています。そのため、海外拠点を持つ企業や海外出張の多い企業では、国際電話を利用する機会が多く、大きなコスト負担となっています。そこで、クラウドPBXを導入すれば、海外拠点でも内線扱いとなり、通話料を削減できます。また、海外の拠点から日本国内の顧客に対して電話を掛ける際も、日本国内からの発信として扱われるため、通話料を安く抑えることができます。実際にクラウドPBXを導入したことで、年間300万円掛かっていた国際電話の通話料を100万円以下に抑えることができた事例もあります。
工事費用・端末代のカット
従来型のビジネスフォンを10台程度導入する場合、工事費用、端末代などの初期導入費用に50万円程度かかります。また、従来型のビジネスフォンの場合は、PBXに対応したビジネスフォン端末を必要な分だけ購入する必要があります。一般の家庭電話のようにどのメーカーのものでも電話回線を繋げば使用できるわけではなく、ビジネスフォンではPBXに対応した電話機しか使用することはできません。
また、PBXを新調した場合はビジネスフォン端末も総入れ替えする必要があります。ビジネスフォン端末は1台3万円程度するうえに、初期費用とは別に初めてNTTと加入する時には電話加入権の3万6,000円がかかります。
一方、クラウドPBXには光電話のシステムを利用するタイプとアプリをインストールするタイプの2種類があります。光電話のシステムを利用するタイプはオフィスに光回線がなければ、インターネット光回線工事を行った後に、クラウドPBXを利用するためのアダプターの設置工事を行い、オフィス用の置き型ビジネスフォンSIPフォンやスマホ、パソコンの簡単な初期設定を行います。これらの作業は3～5万円程度かかります。
アプリをインストールするタイプのクラウドPBXはIP電話のシステムを利用しており、アプリをインストールするだけで使用できるため工事を必要とせず、工事の費用がかかりません。もちろん人事異動やオフィス移転の際に電話機の台数やオフィスレイアウトが変わっても、工事の必要がないため、簡単に対応することができます。
また、クラウドPBXの端末代金はスタッフのPCやスマートフォンをビジネスフォンとして活用できるため、スタッフがもともと所持しているスマートフォンやオフィスのPCを電話機として使用すれば、高価なビジネスフォン端末を購入する必要がありません。
このようにクラウドPBXは工事費用、端末費用、ライセンス費用を入れても合計で5～15万円程度が相場となっており、従来のビジネスフォンの工事費用、端末代の50万円と比較すると大幅にコストが削減できることが分かります。
固定電話を安く利用したい企業におすすめのクラウドPBX「ナイセンクラウド」
クラウドPBXは各社からさまざまなシステムが展開されていますが、電話費用のコストダウンを目指す企業にご検討いただきたいのが弊社が提供する「ナイセンクラウド」です。ここでは、ナイセンクラウドの機能とプラン・費用について紹介します。
ナイセンクラウドの機能
ナイセンクラウドは、03や06などの全国の局番、050、0120や0800に対応しており、外出先や海外拠点でも固定電話の番号での発着信、内線取次ぎができます。
通常のビジネスフォンのように、着信時は設定した電話機端末・PC・スマホが一斉に鳴ります。特定の端末のみ着信する設定にも対応しており、電話番号も複数取得して設定できるため、代表番号、顧客担当窓口で着信させる番号の設定を変えることもできます。また、着信時はどこの電話番号宛に誰からかかってきたかを分かりやすく表示されます。
さらに、留守番電話メッセージをメール送信できます。録音された音声ファイルをMP3形式でメール添付して送信されますので、外出先でも情報をリアルタイムに確認できます。
通話時間や履歴はWebから確認できるので、業務の見える化によって電話業務への最適な人員配置、電話のかけ直しが行えます。
詳細はサービスサイトにてご紹介しています。また、ナイセンクラウドを紹介する1分の動画も用意しています。是非ご覧ください。
ナイセンクラウドのプラン・費用
ナイセンクラウドのプランはライト、ペア、プロの3種類あります。
ライトは1人で運営している会社向けで、電話機端末は1台なので内線機能は使えません。外出先で固定電話利用をしている方におすすめのプランです。
ペアは1～2人で運営している会社向けのプランで、内線機能の利用が可能です。外出が多い起業して間もない企業におすすめのプランです。
プロは中規模以上の会社向けで、内線機能の利用が可能です。基本プランは5内線までですが、5内線以上は1内線1,000円加算で利用でき、追加内線数に応じた割引があります。
初期費用はどのプランも10,000円で、月額費用はライトが2,000円、ペアが5,000円、プロが10,000円です。
サービスサイトで自動見積もり、個別見積もりが可能です。お気軽にご相談ください。
また、2台のスマホで固定電話番号を利用することに特化した「スマコテ」もございます。ナイセンクラウドの機能を小規模に導入できるスマコテで使い勝手や機能を試し、必要に応じてナイセンクラウドに切り替えることも可能です。
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固定電話を安くするなら、いますぐクラウドPBXを導入しましょう
この記事では、固定電話を安くするために見直すべきポイントを解説しました。また、固定電話を安くする手段としてクラウドPBXを説明するとともに、クラウドPBXサービスの「ナイセンクラウド」についてもご紹介しました。
固定電話を安くするならクラウドPBXが有効です。是非ナイセンクラウドを導入して固定電話を安く運用しましょう。