スマホをビジネスフォンにできるって本当？スマホ利用のメリット
企業活動に欠かせないビジネスツールの1つに、スマートフォンが挙げられるでしょう。今も多くの企業がオフィスにあるビジネスフォンを利用していますが、最近は外出先などからスマートフォンを用いて電話するシーンが増えてきました。
しかし、スマートフォンをビジネス用の電話として活用するにはいくつか課題があります。今回はスマホをビジネスフォンとして活用するメリットやその方法をご紹介します。
ビジネスフォンとは？
ここでは、家庭用電話がビジネスでの活用に向かない理由や、ビジネスフォンのより詳しい仕組みについてご紹介します。
家庭向け電話をオフィスで用いる問題点
小規模な企業や会社を立ち上げたばかりの企業などは、家庭向けの電話機の活用を考えることもあるでしょう。
しかし家庭向け電話をオフィスで用いると、オフィス内で電話を取次ぐ場合にデスクまで来てもらう必要があったり、社内において電話で要件を伝える場合に内線が使えず外線通話になるため通話料金がかさんだりなどの問題があります。
ビジネスフォンの仕組み
さて、先ほどは家庭用電話のデメリットについて触れましたが、これらの問題を解消するのに役立つのがビジネスフォンです。
ビジネスフォンは、オフィス業務において必要な機能を搭載した電話機のことです。複数の外線・内線を共有できる他、保留や転送といった便利な機能が搭載されており、オフィスでの着信・発信・転送を可能にします。。一般的な家庭用電話と違い、電話の取次などが簡単に済むためビジネスにおいてはなくてはならないアイテムです。
家庭用電話と異なるのは、ビジネスフォンは電話機のみでは機能せず、外線と内線とを管理する「主装置」と組み合わせることで、初めて使えるようになる点です。このため、ビジネスフォンは「電話端末」と「主装置」を組み合わせたシステムとも言えます。
ちなみに、外線と内線とを管理する「主装置」は「構内交換機（PBX）」とも呼ばれます。PBXが電話交換機としての役割を果たすことで、外線・内線を社内で共有できるようになるのです。
ビジネスフォンで用いる電話回線数（電話番号）と、実際の電話機の数は同じである必要はありません。「1つの電話回線（電話番号）に、1つの電話機」という家庭向け電話機と異なり、1つの回線で複数の電話機が利用できるのがビジネスフォンのメリットです。
ビジネスフォンを活用することで、取次ぎ業務の簡略化や同時通話など、業務の効率化が可能となります。オフィスに電話機を設置するのであれば、ビジネスフォンを導入するのがいいでしょう。
スマホをビジネスフォンにするメリット
ここまでオフィス業務にビジネスフォンが向く理由についてご説明しました。
便利で役立つビジネスフォンですが、導入コストに悩む方も少なくないはずです。それでは、既にお持ちのスマホをビジネスフォンにできるとしたらいかがでしょう。
ここからは、そんな悩みを抱えている方におすすめの「スマホ」を使ったビジネスフォンについてご紹介します。まずは、スマホをビジネスフォンにするメリットを確認してみましょう。
外出中でも会社の番号で発着信ができる
スマホをビジネスフォンにすれば、外出中でも会社の番号で着信・発信できるようになります。外出の多い営業担当者にとって非常に便利でしょう。「外出中でも重要な電話を逃さずに済む」「バックオフィスによる取り次ぎ・折り返し連絡の手間を減らせる」「バックオフィスとスピーディーに情報共有できる」といったメリットがあります。ビジネスにおける機会損失も減るでしょう。
在宅勤務者も会社の番号で発着信ができる
スマホをビジネスフォンにすれば、オフィスにいなくても会社の番号で発着信ができます。つまり、在宅勤務者でも会社の電話番号を使えるようになるため、顧客と在宅勤務者間でスムーズな電話連絡ができるようになります。
会社の番号で発信できない場合、個人の番号が顧客に知られてしまうリスクや、電話に出てもらえないデメリットがあります。しかし、このようにスマホを会社の番号が使えるビジネスフォンに変えるだけで、在宅ワークの推進や多様な働き方も実現できるのです。
導入にあたって工事が不要
スマホをビジネスフォンとして用いる場合、導入時の工事が不要です。
そもそも「備え付けタイプ」のビジネスフォンは電話機だけでは機能しません。家庭向け電話のような、引き込み口との接続だけでは動かず、主装置の設置が必要になります。つまり、オフィスでビジネスフォンを使うには、電話回線工事・ビジネスフォン設置、2種類の工程が必要なのです。
しかし、スマホであれば工事は要りません。そのため、工事費用を抑えられ、導入も短期間で済みます。
コストを抑えられる
オフィスに「備え付け」となる電話端末と比べ、イニシャルコスト・ランニングコストを抑えることができます。回線導入・電話端末・通信のコストについて、それぞれ詳しく確認してみましょう。
導入時のコストを低減
スマホであれば不要となるビジネスフォンおよび主装置の導入時の工事費用について、一般的な相場をまとめました。
- 電話回線工事：約1万円～／1回線
また、設置工事は、複数作業に分かれます。
- オフィス内ケーブル配線：約500円～／1ｍ
- 電話機搬入設置：約1万円／1台
- 主装置搬入設置：約1万5千円／1台
- データ設定：約3千円／1台
さらに、設置工事の人件費として1人あたり約1万円が発生します。複数台の導入となると、かなりの工事費用が掛かるため、スマホを活用することで大幅なコストカットが期待できます。
電話端末導入コストを低減
次に、電話端末の導入コストです。一般的な備え付け電話機の場合、「購入」「レンタル」「リース」3つの導入方法から選択できます。
◎購入
各種手数料が不要なため、レンタルやリースよりも支払総額を抑えることができます。しかし、ビジネスフォンは高額なため、一時的に多額の現金を用意する必要があります。
◎リース
リース会社が購入した電話端末を、長期間貸し出してもらう方法です。初期費用が不要で、月額料金としてリース代金を支払います。多額の現金を用意する必要がなく、リース代金は経費として計上することが可能です。
ただし、一定期間の利用が前提のため、中途解約は原則認められていません。リース会社への手数料も加わり、長期的には購入よりも支払総額が高くなります。
◎レンタル
レンタル会社が管理する電話端末を貸し出してもらいます。リースのような一定期間の利用条件はありません。レンタルは他の導入方法とは違い、途中解約できる利点があるものの、レンタル会社側は途中解約リスクを見込んでレンタル料金はリース代金よりも高く設定されていて、支払総額は3つの中で最も割高になります。
電話端末1台あたりの相場価格は、約2～4万円とされています。そして、実際の利用者分だけ設備の導入が必要です。しかし、スマホであれば、個人のスマホを活用することができるため、いずれの導入方法よりもコストを抑えることができます。
通信コスト削減
スマホをビジネスフォンに用いることで通信コストを削減できます。
そもそも、ビジネスフォンには家庭向け電話には搭載されていない内線機能があります。異なる部署でも外線通話を使わずに内線で連絡が取れます。スマホを内線化すれば、拠点の異なる従業員とも通話料をかけずに電話ができるため、通信コストの削減が望めます。
スマホをビジネスフォンにできるクラウドPBXとは？
スマホをビジネスフォンにすることのメリットをご紹介しましたが、実は通常の主装置（PBX）ではスマホをビジネスフォンとして活用することはできません。「クラウドPBX」を導入してはじめてスマホがビジネスフォンとしての役割も持てるようになります。
ここからは、スマホをビジネスフォンにできるクラウドPBXについてご紹介します。
クラウドPBXの概要
先に触れたように、PBXは主装置のことで、構内交換機とも呼ばれます。この、構内に設置されていた交換機をクラウド化したものが、「クラウドPBX」です。ネットワーク環境で、インターネットを経由して主装置の機能を利用できるのです。
クラウドPBXでは複数の端末を利用することができます。スマホはもちろんPC（ソフトフォン）・電話会議システムなどが対象です。
従来のPBXとの違い、その機能
主装置の設置工事が必要であるPBXに対して、クラウドPBXは主装置の設置工事が不要である点が大きく異なります。クラウドPBXは、サーバーに主装置の機能を持たせることで、ネットワークを通して複数端末をビジネスフォンとして扱えるようにして、場所を問わずに利用できるメリットがあります。
また、すでにスマートフォンを利用していれば、その端末をビジネスフォンとして活用できるため導入費用を大きく削減できるのです。
クラウドPBXのメリット
ここでは、クラウドPBXのメリットを導入時と実際の業務と2つのシーンに分けてご紹介します。
導入時のメリット
クラウドPBXであれば、電話回線工事・各種設置工事などが要りません。インターネット環境さえあれば、数日間で開通でき、スピーディーに使えるようになるのです。
用いる電話端末も、スマートフォンやPC（ソフトフォン）、IP電話機、電話会議システムなど多様な端末が利用できますので、専用のビジネスフォンをわざわざ用意する必要はありません。
さらに、電話機が増えた場合や機能の追加を行いたい場合も、ネット上から操作をすれば簡単に変更・追加ができるので、すぐに電話環境の整備が行えます。
クラウドPBXであれば初期費用や、工事の日程調整などの負担を一気に下げることができるでしょう。
電話業務時のメリット
クラウドPBXであれば、外出中でもスマホから「会社の電話番号」で発信できます。従来のように個人の電話から折り返しの連絡をしても、会社の番号が相手に通知されるため不審に思われることもありません。
また、拠点がバラバラの電話端末も「ビジネスフォン」として内線化できます。内線機能を使うことで、外出先の営業マンや遠隔地の従業員と通話料金をかけずに通話が可能です。内線通話は国内外を問いませんので、海外出張中の社員ともリアルタイムにコミュニケーションを取りやすくなるでしょう。
このようにクラウドPBXを活用することで、お客様や社内とのコミュニケーションを維持しながら、通話料金を削減する効果が望めます。
スマホをビジネスフォンにするなら「ナイセンクラウド」をご検討ください
一口にクラウドPBXと言っても、ビジネスフォンを提供するツールはさまざまなものがあります。
今回はその中でも弊社が提供しているクラウドPBXサービス「ナイセンクラウド」をご紹介します。導入先企業の規模を問わず、そのニーズに合わせたサービスを提供しております。
「ナイセンクラウド」の特徴
ナイセンクラウドは、初期費用を1万円に抑え、月額料金2,000円から始められるクラウド電話サービスです。お客様の電話業務の品質向上、コスト削減を実現させています。
開通後の電話番号により若干の差はありますが、申し込み確定後3日～1週間程度で利用可能です。これまで電話回線工事・設備工事に必要だった期間を短縮できます。
ナイセンクラウドを導入して得られるメリット
ナイセンクラウドでは、既存の電話番号はもちろん、フリーダイヤルも利用できます。新規・既存、いずれの電話番号も対応可能なので、シチュエーションを選ばすにスムーズに導入が可能です。
また、国内外の拠点で日本の電話番号を利用できるため、数百万円のコストダウンにつながります。ナイセンクラウドは「転送」ではなく「内線」で取り次ぐため、通話料金が二重に掛かることはありません。
「内線化したスマホ」を社外に持ち出しが可能であるため、外出先からオフィスへ、オフィスから外出先の従業員など内線通話ができるのです。もちろん内線間の通話ですから料金は掛かりません。
あらかじめ設定をしておけば、オフィスに誰もいないときに自動でスマホへ転送することも可能です。
さらに、代表電話番号や受付窓口、各拠点など、複数の電話番号を一括管理できます。
従来のビジネスフォン同様、着信時は設定済みの端末を一斉に呼び出します。もちろん、スマホ・PC・IP電話機を問いません。複数の電話番号を取得・設定できるナイセンクラウドでは、番号ごとの着信設定も可能です。
▼1分でわかるナイセンクラウド
スマホをビジネスフォンとして活用したい企業様は、ぜひ「ナイセンクラウド」をご検討いただけますと幸いです。
スマホをビジネスフォンとして活用しよう！
今回はスマホをビジネスフォンとして利用するメリットをご紹介しました。従来のビジネスフォンではできないことを解決するのがスマホを活用したビジネスフォンです。
ご紹介した「ナイセンクラウド」では、業務改善・効率アップ・コスト削減が実現できます。
業務効率を図りたい、コストを削減したいといった課題をお持ちの方は、ぜひスマホのビジネスフォン化をご検討ください。