クラウド電話をビジネス利用する5つのメリット｜企業こそクラウド電話を活用すべき
「クラウド電話」という言葉を聞いたことがあるでしょうか。
クラウド電話は、クラウド環境を使って固定電話や携帯電話とも相互通話が可能な画期的な電話システムで、主にビジネス環境において利用することを想定して作られています。基本的な仕組みは企業の多くが導入している固定電話機を使った電話システム「ビジネスフォン」と似ていますが、場所の制限を受けずに利用できるなどビジネスフォンではカバーしきれない非常に広い範囲で便利な機能を使うことが可能です。
今回は、クラウド電話をビジネス利用する5つのメリットを紹介します。クラウド電話と普通の電話の違いや、企業がクラウド電話を導入するにあたって意識するべきポイントも含めて解説しますので、クラウド電話の導入を検討中の企業担当者様はぜひ参考にしてみてください。
クラウド電話とは？普通の電話との違い
クラウド電話とはそもそもどういったものなのでしょうか。
クラウド電話は、非常に簡単に説明すれば「ビジネスフォンの仕組みをクラウド環境に置き換えたもの」であり、ビジネスフォンでできることをクラウド環境下で再現したものです。
皆さんがもし通常会社にてデスクに電話が備え付けられており、電話を使った業務を行っているなら、そうした業務を担うほぼすべての機能を「ビジネスフォン」と呼ばれるシステムが提供しています。たとえば、電話の受電や発信、着信の保留転送、内線通話などです。
ビジネスフォンでそうした機能を使うには、「主装置（構内交換機・PBX）」と呼ばれる精密機器が必須となっています。主装置を会社内など拠点ごとに購入したうえで物理的に設置し、その主装置に対して複数の外線・内線といった固定電話回線を有線接続し、社内の複数の固定電話機にも配線します。そうすることで主装置を中心に電話回線と電話機のネットワークが構築され、主装置内で必要に応じて回線の割り当てや切り替え、内線同士の接続などを自動で行ってくれます。
クラウド電話は、基本的な仕組みはこのビジネスフォンと同じですが、「繋ぎ方」を大きく変えています。主装置はクラウド電話サービスを提供するベンダーがクラウド上（インターネット回線上）に仮想的に設置したものを借りて使い、電話機は固定電話機だけでなくスマートフォンや携帯電話、ノートPCなど持ち運び可能なデバイスも用いることができ、主装置と電話機をインターネットを介して接続します。ユーザーは会社等拠点内に主装置を設置する必要はなく、設定や管理も手持ちのデバイスを使って行うことが可能です。
クラウド電話をビジネス利用するメリット
以上のように、クラウド電話はビジネスフォンとほぼ同じ仕組みであり、複数の電話機の利用を前提としているシステムであるため、ビジネス利用を前提としていますし、ビジネス利用をすることで大きなメリットを得ることができます。
それは、ビジネスフォンで利用できる機能をそのまま利用できるというだけでなく、無線で利用できるデバイスやクラウド環境を用いることでビジネスフォンにはできない非常に便利な運用を行うことができるというのも大きいです。そしてこれが、クラウド電話が画期的で便利なシステムといわれるゆえんとなっています。
ここでは、クラウド電話のメリットを主にビジネスフォンと比較して解説していきます。
いつでもどこでも会社の電話番号で発着信できる
ビジネスフォンでは、会社内にある固定電話機であれば、どこにある電話機でも会社用の電話番号で発着信ができ、同じ番号を複数の電話機で並行して利用することも可能です。顧客や取引先から同じ番号あてに複数の問い合わせが常時来る可能性があるビジネスシーンにおいて、これこそがビジネスフォンの便利さを象徴するものでした。
しかし先ほども説明した通り、ビジネスフォンではシステムの中核を担う「主装置」を会社内に設置する必要があり、ビジネスフォンを利用するためのすべての機器が有線接続されているので、ビジネスフォンの便利な機能を使えるのは会社内に限られていました。
それに対してクラウド電話では、そもそも会社内に主装置がなく、クラウド上に主装置がある状態です。クラウド上＝「雲の上」と直訳できますが、空を見上げれば同じ雲が複数拠点から見られるのと同じように、インターネット回線が繋がる場所であればどこででも主装置と接続できます。
通話に使用するデバイスが持ち運び可能なタイプであれば、クラウド電話ではビジネスフォンのように場所に縛られることはありません。いつでもどこでも、出張先や外出先でも会社の電話番号を使った発着信が可能です。
すでに持っているスマホやパソコンで通話が可能
ビジネスフォンのように物理的な主装置を会社内に設置する運用では、固定電話機も主装置に対応したものしか使えないので、多くの場合主装置と一緒に固定電話機も同一メーカーで購入する必要がありました。
しかしクラウド電話では、通話に必要な電話機などのデバイスの対応範囲が幅広く、固定電話機は勿論、スマートフォンや携帯電話、タブレット端末などの持ち運び可能なデバイスや、ノートパソコン・デスクトップパソコンでも使えます。携帯電話やスマートフォン、デスクトップパソコンやノートパソコン等を既に社用で配布している場合、それをそのまま転用するだけでよく、電話機を新たに購入する必要はありません。
ビジネスフォンではほとんどの場合で導入時で新しい固定電話機を買う必要があり、安くても100万円以上のコストがかかっていましたが、クラウド電話ではそうした導入コストが多くの場合不要なので、大幅なコスト削減につながります。仮に社内に携帯電話やスマートフォンがない場合でも、BYOD（社員の私用デバイスを仕事に利用すること）をうまく活用すればさらなるコスト削減が実現できます。
複数拠点・海外拠点でも同一電話番号を利用できる
ビジネスフォンでは拠点ごとに違う主装置が設置されているので、同一番号は特定の拠点内でしか使い回せませんでした。そして、ビジネスフォンでは拠点ごとに主装置や使える電話番号が異なるので、拠点を跨いだ同一電話番号の併用は不可能となっていました。
先ほども説明した通り、クラウド電話は「場所を問わずに使えるサービスである」ことが最も大きなメリットとなります。それに加えて、主装置に接続した回線を複数の電話機で利用できる、つまり「同一電話番号を使った発着信を複数の電話機で行える」のは従来のビジネスフォンと同じです。この2つを掛け合わせるとどうなるでしょうか。
勘のいい方はお判りでしょう、つまり、「複数拠点で同一電話番号を利用できる」ということです。なぜなら、主装置がクラウド上にあるので、拠点に縛られることなく回線共有が可能だからです。たとえば、大阪と東京というように数百km離れた拠点でも同じ番号が使えますし、設定すればたとえ海外拠点であっても、日本の本社と同じ番号が利用できるのです。海外拠点から日本の顧客へ発信する際も日本の電話番号で発信できるため、顧客に不審がられることがなく、通話料も国内通話扱いとなり安くなります。
拠点ごとに違う番号を使わざるをえなかったビジネスフォンに比べてシステム運用が非常にすっきりとして、スマートな運用になります。
拠点間通話をすべて内線に置き換えられる
場所の制限を受けずに済むメリットが生み出す利便性は、拠点を跨いで同一電話番号を利用できるというだけではありません。
クラウド電話でもビジネスフォンでも、その機能の根幹は「同一電話番号を複数の電話機で利用できる」ことと「複数の電話機間で内線通話ができる」ことです。従来のビジネスフォンの場合では主装置を置いている拠点内でしかこの便利さを享受できないので、同一電話番号の併用も内線通話も、会社内設置の電話機間でしか行えませんでした。それに対してクラウド電話では拠点を跨いだ同一電話番号の利用が可能なだけでなく「拠点を跨いだ内線通話も可能」なのです。
ビジネスフォンの場合では、拠点ごとに別の主装置を置かねばならないので、明治時代のグラバー邸のように特別な内線専用回線を物理的に引いているのでなければ、別拠点間での通話はすべて外線を利用せざるを得ませんでした。しかしクラウド電話では「雲の上」の主装置を通して別拠点の電話機同士で内線構築の設定が可能なので、同じ会社のデバイスであれば拠点を問わずに内線通話ができるということになります。
そしてクラウド電話では、海外拠点との連絡であっても、国際電話を使うことなく、内線通話が可能です。離れた拠点間で内線を構築すれば、非常に大きなコスト削減につながります。
テレワークやワーケーションを導入しやすい
2020年以降、テレワークやワーケーションといった場所を問わない働き方の必要性が世界的に叫ばれていますが、日本ではまだまだ導入率は4割にも満たない状況です。
ビジネスフォンなど従来型の電話システムが場所に縛られるもので「会社に行かないと使えない」ことが、こうした場所を問わない新たな働き方の導入に際し大きな足かせとなっているのは間違いありません。ある程度テレワークに切り替えたとしても、「電話番」が必要だからと一定の割合の社員に出勤を要請している会社も多いことでしょう。
クラウド電話はシステム維持に際して「場所の制限を受けない」ので、外出先や出張先は勿論のこと、自宅であっても問題なく利用できます。つまり、「在宅勤務であっても会社の電話番号を使った発着信が可能」ということです。他の要因があればまた別ですが、少なくとも電話応対の都合でテレワーク導入が難しい会社は、在宅ワークでも会社内と変わらない外線通話・内線通話ができるクラウド電話を導入することで、一斉にテレワークに切り替えることが可能になるでしょう。海外拠点と内線通話ができるくらいですから、ワーケーションも自由自在です。
クラウド電話の導入によってテレワークや時差出勤、サテライトオフィス・ワーケーションなど多様な働き方が容易になれば、一人一人に合った場所での電話応対が可能となり、ひいては働きやすさの改善へと繋がっていくでしょう。
企業がクラウド電話を導入する際に確認すべきこと
以上のようなメリットがあるからと、「何でもいいからクラウド電話の導入を！」となる気持ちは理解できますが、ここであえてちょっと冷静になってみましょう。クラウド電話は近年目覚ましい勢いで発展を遂げたのは確かですが、まだまだ新興のサービスであり、ベンダーは多いものの相対的な質としてはまだまだバラつきがあるのも事実です。ベンダー選びを間違えると、会社の都合に合わず逆に不便になってしまうこともありえます。
ここでは、企業がこれからクラウド電話を導入するとして、その際に意識するべきポイントや確認するべきことを解説していきます。これらのポイントに注意しながら、自社に最適なクラウド電話の導入を検討してみましょう。
機能の種類
クラウドPBXは、電話の取次ぎや内線通話など、会社で複数の電話機を使う上で役に立つ機能が搭載されています。たとえば、「電話の保留・転送機能」や「留守電メッセージのメール送信機能」、コールセンター運用で役立つ、「モニタリング（新人など特定の社員の通話を上司など他の社員が聞ける機能）」や「ウィスパリング（ほかの社員の通話を聞きながら相手に聞こえないようアドバイスする機能）」などです。
こうした機能は、ベンダーによって基本料金に含まれており追加料金なしで利用できる「基本機能」である場合と、オプション料金を別途追加で支払うことで利用できる「オプション機能」である場合があります。使いたい機能が基本機能に含まれていれば追加料金を払わずに使えますので、当然ながらオプション料金を支払うよりお得に使えます。
失敗を避けるには、まずはクラウド電話を導入することでどの機能を使いたいのかを絞り込んでから、できる限りその機能を基本機能で使えるベンダーを選びましょう。しかし、「お目当ての機能が基本機能に含まれているから良いベンダーである」とは必ずしも言えません。そのため機能以外にも比較は必要ですが、クラウド電話サービス同士を比較検討する際には、少なくとも基本機能として使える機能の確認は必ず行っておきましょう。
利用可能な端末の種類
クラウド電話の多くは利用可能な端末の種類が豊富に用意されています。携帯電話・スマートフォンなど携帯端末や、IP電話機などの固定電話機のみならず、タブレット端末やノートPC・デスクトップPCといった電波を発信しない機器にも対応したサービスがあります。
ビジネスフォンのように固定電話機で制限されたサービスでは運用の仕方にも制限がかかり特定の場所で特定の使い方しかできません。しかしクラウド電話では携帯電話やスマホでどこへでも持ち運べますし、ノートやデスクトップなどパソコンでもネット回線と外部マイクを接続すれば固定電話と通話が可能というのは非常に便利で、より幅広く柔軟な運用が考えられます。
利用可能な内線数
クラウド電話では、「内線数」が料金とも大きく関係してきます。ある一定の内線数ごとにプラン建てがされている場合もあり、内線数に応じてプラン契約を結ぶことも少なくありませんし、月額基本料金は基本的に内線数に応じて料金が変動します。
内線数はデバイス数とほぼイコールなので、クラウド電話に必要なデバイス数を導入前に確認しておき、プランごとの内線数も意識しつつ、サービスとして何個まで内線を持てるのかを考えながらベンダー探しをしましょう。規模によっては追加料金が大きくかかってしまう場合もありますが、内線数は会社の成長や縮小などに比例して頻繁に変動する可能性があるものですから、数の余裕をもって契約しておくということも大切です。
現在の電話番号の利用可否
クラウド電話で盲点となりがちでありながらも気を付けなければならないのは、「利用可能な電話番号」です。クラウド電話には回線の種類によって利用できる電話番号が異なる場合があり、たとえばIP電話回線を利用したクラウド電話の場合だと、IP電話専用の「050」で始まる番号しか利用できず、「119」「110」など緊急通報用番号にもつながりません。
企業の多くは固定電話回線を利用したビジネスフォンを導入しているでしょうから、「03」や「06」など市外局番がついた固定電話用の電話番号(0ABJ型電話番号)を持っているはずです。既に持っている固定電話用の電話番号をクラウド電話でも引き継いで利用したい場合は、ひかり電話を使ったクラウド電話か、FMCサービス（固定電話と携帯電話の融合的なサービス）を利用したクラウド電話と契約しないと、従来持っていた電話番号を変更せざるを得なくなってしまうこともあります。
会社の電話番号が変わっても構わないという場合もあるでしょうが、取引先や顧客への周知の手間を考えるとなるべく従来の番号がそのまま使えたほうが良いでしょう。そうした時にトラブルにならないよう、現在の電話番号の利用可否は必ず確認するようにしましょう。
最低契約期間
クラウド電話を使うユーザーの多くは企業です。企業は営利組織である以上、事業や事務所の規模拡大や縮小は想定しておかねばなりません。それと同時に電話サービスも見合った規模に自由に拡大縮小できることが理想ですが、それに大きく関係するのが「最低利用期間」や「最低契約期間」です。
クラウド電話では携帯電話の大手キャリアのような2年縛りこそほぼありませんが、最低利用期間を設けているベンダーは少なからず存在します。といっても、1ヶ月～2ヶ月と短いものが多いです。最低契約期間についてはその有無も含めて慎重に確認するようにしましょう。
プランに関しては事業規模の拡大に対して柔軟なプラン（台数や回線数に幅があるなど）を選んだり、プラン変更に縛りのない（違約金や最低利用期間などの制限がない）ものを選んだりすると、事業規模の拡大に電話システムをうまく合わせることができます。
ビジネス利用のクラウド電話なら「ナイセンクラウド」
ナイセンクラウドはビジネスに欠かせない機能を基本機能に、さらに業務効率を改善するのに役立つ機能をオプションとして用意したクラウド電話です。全国の市外局番、フリーダイヤル、050番号を使用でき、現在利用中の電話番号を引き継いでクラウド電話を導入するのに適しています。
細かな着信ルールの設定や特定番号のブロック機能、IVR、ウィスパリング機能などを利用できます。コールセンターやクリニックなど、通常のオフィス勤務以外の現場でも利用されています。
内線数の数に応じてプランを3つ用意しており、内線数を増やしても一定条件下で割引が適用されるため、お得に導入が可能です。個別見積もりや自動見積もり機能で具体的な料金を確認することができます。まずはお気軽にお問い合わせください。
クラウド電話をビジネスで活用していこう
クラウド電話のビジネス利用に際してどのようなメリットがあるのか、クラウド電話の仕組みや導入にあたって意識するべきポイントも含めて解説しました。
クラウド電話は従来のビジネスフォンよりは確実に安く、かつ便利に使える電話システムですし、「場所の制限を受けない」という点は非常に強いので、海外展開や海外拠点の設立を考えている企業には特におすすめします。規模の大きい複数拠点を持つ企業にもおすすめです。
導入する際は、ぜひこの記事で挙げた注意点や意識するべきポイントにしっかり注目して比較検討していただければ幸いです。