内線を掛けたけど相手が不在。そんなときはクラウドPBXで転送してみよう
「内線」を仕事で使っているビジネスマンは多いでしょう。しかし、従来の内線通話ではデスク上の固定電話での運用になるので、この忙しい現代社会では内線を掛けてもたびたび相手が不在だったりして、結局携帯電話を使って「外線通話」で相手と連絡を取ることも多いのではないでしょうか。
こうした不在対策として、自分のデスク上の固定電話から携帯電話へ着信を転送させている、と言う方もいらっしゃるかもしれません。しかし、それだと別途NTTが提供する「転送サービス」を利用することになり、転送に際して余計にお金がかかってしまいます。当然会社の電話なのでいくら使ってもいいと思う方も多いでしょうが、会社にとってもコストは少ない方が助かるはずです。
今回は、不在の際の内線を転送できる「クラウドPBX」の仕組みやメリットについて解説します。
内線を掛けたけど相手が不在のときの問題点
内線を掛けたけれど相手が不在。これは大きな会社であればよくあることでしょう。しかし、何回も掛けなおすのは手間ですし、タイミングの良し悪しもありますし、特に即座に対処が必要な緊急性の高い連絡の際に不在では本当に困ってしまいますよね。
ここではまず、内線を掛けたはいいけれど相手が不在だった場合に、どのような問題が起きるのかを提示していきます。
いつ戻ってくるか分からない
まず問題となるのは、当然ながら「いつ戻ってくるかわからない」ことでしょう。
営業等で頻繁に社員が外出する企業であれば、所定のわかりやすい位置にあるホワイトボードやパネルを駆使して、何時から何時まで外出、ということをしっかり周知するシステムが整っていることも多いです。また、部署単位であれば、会議等での外出の際に大体何時までに戻るかを周知することは多いでしょう。
しかし、遠くの部署の場合はそれを確認しにいくだけでも手間ですし、セキュリティレベルが異なれば入室自体できないこともあります。そもそも、会社の人間全員がどこにいるのかを可視化できるシステムを導入している企業は少ないでしょうから、他部署や遠くの部署の人間からすれば、不在の場合にいつ戻ってくるかわからないわけです。複数の出先を回る場合や管理が杜撰な場合だと、いつ戻ってくるか本当の意味で誰も知らないといったこともあり得ます。
連絡がつけば本人から聞けるでしょうが、その連絡がつかないことにはどうしようもありませんよね。
広いオフィスでは相手がどこにいるか探しづらい
先にも触れたように、社員の誰がどこにいるのかを可視化するサービスを導入している企業は少ないというよりほぼないと言っていいでしょうし、特に大企業の本社など1フロアが途方もなく広い場合には、相手がどこにいるのかを探すだけでも一苦労です。
自分の席にずっといて黙々と作業をするような仕事であればいいですが、随時お客様や取引先との打ち合わせや会議に頻繁に顔を出しているような感じだと、ほとんどデスクにつくこともなく、同じ部署の人間ですらどこにいるのか判然としません。移動が多い立場の人ほど手間になるので、逐一どこにいるのかを報告しないことも多いでしょう。そうした場合には特に、トイレやお昼休憩を不規則に取る人もいるはずです。
小規模なオフィスやビルの中であればあっという間に見つかるでしょうが、このように大きな企業では、1人1人の社員の行方をいちいち管理していられないのが現状で、それでいて緊急性の高い対応を求められたりすると、対応が滞ってしまい叱責を受けることもしばしばです。
外線の取り次ぎの場合は伝言の手間が発生する
相手がデスクに不在だと最も困るのは「電話の取次ぎ」の時でしょう。
特に「ビジネスフォン」など従来型の電話運用では、取次ぎ先の担当者が会社内に、かつデスクの前にいる状態でないと電話の取次ぎができません。担当者がデスクを離れていたり外出していたりして不在の場合には、物理的に取次ぎができないので、受話者が相手の名前や用件・伝言を逐一メモしておかねばなりません。そして、メモした伝言を外線で担当者の携帯電話に連絡するか、会社に帰社した担当者に直接伝える流れになりますが、どちらにせよ手間ですよね。
そしてこれは不在にしている担当者にとっても困ったことになります。たとえば携帯電話に会社から外線で電話がかかってきて、メッセージを伝えられたとしましょう、すると担当者もその場で伝言・用件を相手の名前と共にメモしておかねばなりませんし、かけなおす際に会社の電話番号を使う必要があれば会社に急いで帰社しなければなりません。
内線を不在者の携帯・スマホに転送できるクラウドPBXとは？
このように、内線という仕組みはちゃんと通じれば便利ではあるものの、相手が不在であるというだけでここまで不便になってしまいます。こうした内線時の相手の不在を何とかするためには色々な方法があります。しかし冒頭でも触れたように、固定電話の転送サービスを使うと会社の経費とはいえ余計なコストがかかりますし、いつまでも相手を待っているというのもそれはそれで精神的にくるものがあります。
そうした時に役立つのが、近年新たな企業向け電話システムとして話題の「クラウドPBX」です。クラウドPBXさえ導入すれば、こうした内線の不在の問題は一手に片付くといっても過言ではありません。
ここからは、内線不在問題をほぼ解消できるクラウドPBXとは何なのか、できることやメリットを解説していきます。
クラウドPBXとは
クラウドPBXは、簡潔に言うと既存の企業向け電話システムである「ビジネスフォン」の仕組みをクラウド環境に置き換えたものです。
そしてビジネスフォンとは、会社で何気なく行っている会社代表番号での発着信や内線通話や電話の取次ぎ（内線転送）を行うために必要な仕組みです。構造としては、電話機と電話回線を「主装置（PBX）」と呼ばれる構内交換機を通して一元管理するのですが、ビジネスフォンでは会社内に主装置を設置し、デスクの固定電話と電話回線で有線接続し、外線・内線を利用できるようにしています。
これに対してクラウドPBXでは、主装置を社内には設置せず、クラウド上、つまりインターネット回線上に設置します。そして、電話機は固定電話機はもちろん、携帯電話やスマートフォン、パソコンといった端末を用いて、インターネット回線上の主装置と相互接続することにより、「主装置を介して電話機と回線を管理する」ビジネスフォンと同様の仕組みを再現しているのです。
クラウドPBXでできること
それでは、クラウドPBXを導入することでどのようなことができるようになるのでしょうか。これは、クラウドPBXの仕組みの中でも「クラウド上に主装置を設置する」「主装置と電話機をインターネット回線を介して相互接続する」というところにヒントがあります。
当然ではありますが従来型のビジネスフォンの場合では、主装置は勿論、電話機や電話回線といった電話運用に必要なすべての設備が会社内にあり、しかも固定されてしまっているため、通話などの運用は会社内でしか行えません。
これに対してクラウドPBXは、この主装置を社内には設置しておらずクラウド上に設置していて、かつ、どこへでも持ち運べるデバイスをインターネット回線を介して相互接続することによって、先述のビジネスフォンと違い、「場所を問わない電話運用」が可能になります。ピンとこない方も多いかもしれませんが、内線問題に限って言えば、「会社外でも内線を使うことができる」のが、大きな特徴となります。
クラウドPBXのメリット
このように、「場所を問わない電話運用」こそが、クラウドPBXの最大の特徴でありメリットでもあります。
どういうことかわかっていない方もまだ多いかもしれませんが、場所を問わない電話運用ができるということは、先ほども説明した通り「会社外でも内線が使える」ということであり、このことによって1章で紹介した内線不在問題のほぼすべてを解消できるといってもいいのです。
結論から先に言えばこの理由は「内線を使うのに会社のデスクにいる必要がないから」というのが答えなのですが、具体的に申し上げましょう。
たとえば3階上にある部署の人間しかわからないことについて、取引先から電話で聞かれたとしましょう。こうした時に必要なのは、3階上にある部署の担当者に内線で連絡を取って電話を取り次ぐ（内線転送する）ことなのですが、残念ながら相手は会議のため、会社を出て得意先のオフィスに向かっています。
こうした時に従来であれば取引先の人間の名前と用件をメモで控え、後で担当者の携帯電話に外線で連絡をするというワンクッションが必要になるのですが、クラウドPBXであれば、ここで内線を担当者の携帯宛に発信して、もし担当者が電話に出られる状態であれば、直接取次ぎができてしまうということになります。
クラウドPBXで使う電話機は常に身に着けている携帯電話やスマートフォンですし、クラウドPBXは場所を問わずにどこででも電話運用ができる、すなわち内線が会社外にいても使えるわけですから、たとえ担当者がどこにいようとも、電話にさえ出られれば、いつでもどこでも内線で連絡が取れるということなのです。
そしてもしクラウドPBXを据え置き型IP電話機で運用していたとしても、ちゃんと携帯電話への転送機能がクラウドPBXにはついていますから、いずれにせよ担当者とは連絡が取れるわけです。しかも、どこにいても内線転送扱いになりますから、転送にかかる通話料金は無料で済みます。
内線を不在時転送するなら「ナイセンクラウド」
ナイセンクラウドは、03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しているクラウドPBXです。スマホやタブレット、ガラケー、iPodでも利用できるため、どのようなケースでも不在時の内線転送が可能となるでしょう。もちろん固定電話機やパソコンでも利用可能です。
詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
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内線を掛けたときの不在も転送できれば問題解決できる！
クラウドPBXを使うことで内線を掛けた時に相手が不在で困る問題が一挙に解決するということを、具体例を出しながら解説しました。
クラウドPBXは、インターネットさえ繋がればどこにいても内線が使えるので、例に挙げた取次ぎは勿論、転送を伴わない内線通話も可能ですし、仮にデスク上の据え置き型IP電話での運用であったとしても、スマホへの内線転送機能で無料の内線通話が滞りなく行えます。
要はクラウドPBXを導入することで「内線を持ち運ぶ」という夢のようなことが可能になり、それはたとえ海外であっても可能です。クラウドPBXにはこれ以外にもたくさんのメリットがあります。もし、この記事を読んでクラウドPBXが気になった方は、他の記事も読んで知識をつけたうえで、導入を検討してみてください。