クラウドPBXは安いものを選んでも大丈夫?クラウドPBX選びのポイント

電話業務の効率化

電話の取次ぎや会社代表番号の共有、内線通話といった便利な機能で知られるビジネスフォン。近年、そうしたビジネスフォンの便利さをさらにパワーアップしたような、非常に便利な「クラウドPBX」が注目されています。

クラウドPBXは導入コストも運用コストもビジネスフォンより安いため、コスト削減を目的に導入を検討されている企業担当者様も多いのではないでしょうか。しかし、クラウドPBXは単純に安いものを選べばいいかというとそうではありません。

今回は、クラウドPBXを導入・運用するにあたってどういった費用がかかるのかを見ていきながら、クラウドPBX選びのポイントを解説していきます。クラウドPBXがビジネスフォンよりも安いことは事実ですが、「ただ安いだけ」のサービスを選んで失敗してしまわないように、クラウドPBX導入を考えている企業様はこの記事をぜひ参考にしてみてください。

クラウドPBXとは

クラウドPBXは、従来企業向け電話システムとして広く導入されており、今でも多くの企業で導入されている「ビジネスフォン」の仕組みと基本は似通っていますが、中身は違う点がいくつかあります。まずは「ビジネスフォン」の仕組みから説明していきましょう。

ビジネスフォンの仕組みは、複数の電話回線(外線・内線)と社内の固定電話機、そしてそれらを一元管理する「主装置(PBX)」で構成されています。ビジネスフォンでは、会社内に物理的に設置した主装置に対して、電話回線と電話機をまとめて有線接続することで、主装置が自動あるいは操作命令に応じて判断し、電話機に対する回線の割り当て・切り替えを随時行っているのです。

電話業務を行う方であれば、会社のデスクに備え付けられている電話を使う際、「保留転送」や「内線」という機能を一日に一度は使うはずです。そうした機能を何の気なしに使っている方が多いかもしれませんが、これらの機能が使えるのは上記のような「ビジネスフォン」の仕組みがあるからです。

クラウドPBXの構成要素も「主装置(PBX)」と「電話回線」と「電話機」の3つですが、これらの接続・設置方法がビジネスフォンと大きく異なっています。クラウドPBXでは、ビジネスフォンと違って主装置はクラウド上(インターネット回線上)に「仮想的」に存在し、その主装置に対して電話機・パソコン・携帯電話・スマートフォンなどを「インターネット回線」を用いて接続することで、ビジネスフォンと同様の仕組みを構成し、ビジネスフォンと同等の便利な機能を使えるようになっています。

ビジネスフォンでは物理的に設置が必要だった主装置がクラウド上に設置となっている点や、電話回線での接続だったところがインターネット回線での接続になっている点が大きな違いです。クラウドPBXでは会社などの拠点に主装置を設置する必要がありません。しかもインターネットが繋がる場所であれば、場所の制限を受けることなしにビジネスフォン的な仕組みを構築できます。

たとえば、場所を問わずに東京と大阪のような離れた拠点間で内線通話ができたり、自宅に居ながらにして会社代表番号を使った電話発信ができたり、海外拠点にも着信転送や電話の取次ぎができたりする、というのがクラウドPBXの大きなメリットです。

クラウドPBXの費用内訳

クラウドPBXが注目されている大きな理由には上記のような場所を問わない柔軟な運用が可能な点にもあるのですが、企業担当者が大きく注目しているのはその導入・運用コストの安さではないでしょうか。確かにビジネスフォンと比べるとそのコストは大幅に安く済みますが、具体的にはどういった費用が掛かるのでしょうか。

ここでは、クラウドPBXを導入・運用する上でかかる費用について、ビジネスフォンと比較しつつ解説していきます。

初期費用

クラウドPBXにおける「初期費用」として導入時に負担しなければならない費用は、基本的にはベンダー側から「初期費用」として請求される費用のみです。そんなの当たり前じゃないかと思うかもしれませんが、従来のビジネスフォンにおけるそれとは大きく異なる内訳となっています。

これまで見てきたように、従来のビジネスフォンの場合、物理的な主装置の設置が必要でした。ビジネスフォンでは、まず主装置の購入にかかる費用に加え、主装置に対応した純正固定電話機の購入と設置工事費用、電話回線の配線工事の費用もかかってきました。

その為にビジネスフォンの場合では初期費用が安くても数十万、高くて数百万に及び非常に高額だったのですが、一方でクラウドPBXは主装置の物理的な設置が不要で、ベンダー側が設置および保守管理している主装置を遠隔で借り受けるだけでいいのです。つまり、ビジネスフォンのような設置や工事にかかる費用は一切不要です。ただその代わりに、クラウドPBX専用の環境構築に際して、数万円程度の初期費用が請求されます。

クラウドPBXの初期費用は、基本的には「サーバーへの登録」や「主装置の設定」「回線の手配・接続」というように、クラウド上に仮想的に設置されている主装置内部への回線割り当てや通信設定を含め、必要な環境の構築に対してかかるものです。

もちろんクラウドPBXを利用するための電話機やデバイス、たとえば携帯電話やスマートフォン・タブレット・デスクトップPC・ノートPCなどが仮に手元にない場合はその購入費が必要です。

しかし一般的な会社には社用PCがすでにあるでしょうし、規模が大きな企業であれば社用スマホやタブレットも支給しているはずです。クラウドPBXは対応デバイスが幅広いため、そうしたデバイスが既に会社にあればそのまま再利用することで導入できます。

月額利用料

クラウドPBXの請求は、基本的には月額で行われます。その際、通話料をはじめ月々で変動する料金のほかに「月額利用料」がかかるのは、携帯電話などと同じです。クラウドPBXでは、ほぼすべてのベンダーがいわゆる「月額基本料金」を設定しています。

月額基本料金は、登録している電話番号の数(登録回線の数)や利用デバイスやユーザーの数=ID数などに応じて上下していきます。しかし、当然ながら契約している回線の数が変わらない限りは変動せず、毎月固定の金額を支払います。

オプション利用料

クラウドPBXは様々な機能が「基本機能」として盛り込まれており、そうした機能は契約すれば自動的に使えるようになりますが、中には「オプション料金」と呼ばれる追加料金を支払うことで利用可能になる「オプション機能」もあります。オプション料金は使う機能により違う額が請求されるものの、機能別の代金自体は基本的には変わらないので、使っているオプション機能に準じた固定の金額を毎月支払うことになります。

なお、基本機能に含まれる機能やオプション機能の内容はクラウドPBXを提供するベンダーによって異なりますので、あるベンダーではオプション機能なのに、別のベンダーでは基本機能だった、ということもあります。

通話料

クラウドPBXにおいては、残念ながら携帯大手キャリアのような通話料定額プランは基本的に設けられていません。そのため、利用時間に応じ一定の水準で通話料金が積算され、月額通話料金として請求されます。もし頻繁に電話をするのであれば、月額料金の中で通話料金がもっとも高額になる可能性もあります。

通話料金は当然ながら発信に対してかかるもので、着信する分には無料(※着信課金型電話番号の場合を除く)ですし、ビジネスフォンと同様に内線通話は無料となっています。IP電話等と同じく距離に応じた金額の変動はなく、基本的には全国一律で設定されています。

クラウドPBXの価格相場

クラウドPBXの初期費用やランニングコストについてその内訳や内容、特徴などを一通り解説しましたが、それではクラウドPBXの導入・運用にかかる価格相場はいくらくらいなのでしょうか。

先ほども申し上げた通り、クラウドPBXには様々なベンダーが存在しますので、初期費用やランニングコストにかかる費用はベンダーによって大きく異なります。しかし、初期費用はある程度価格競争が進んで一定の範囲の金額に帰着しつつあり、現在は1万円~5万円ほどが相場です。初期費用は回線数やID数などの影響を受けないので、基本的にはこのくらいが普通と考えていいでしょう。

月額利用料(月額基本料金)に関してはベンダーが違えば大きく異なるので、一概に言うことはできません。基本的には1回線あたりの従量課金で1回線につき2,000円~5,000円が相場です。

オプション機能に関してもベンダーによって使える機能の数や内容は異なります。しかし、1機能ごとの値段は多くのベンダーで2,000円~5,000円程度が相場で、使いたいオプション機能が多ければ多いほど積算されていきます。

最後に通話料ですが、これも利用する回線によって異なるところはあるものの、基本的には全国一律で3分あたり8円程度に設定しているベンダーが多いです。これはひかり電話やIP電話などとほぼ同一の価格設定となっています。しかし、一般回線やプレフィックス回線などベンダーにより使用する回線の種類は異なりますので、通話料金はあくまでも目安です。

ビジネスフォンであれば初期費用だけで最低でも数十万円から数百万円はかかると考えると、クラウドPBXが恐ろしく安いことがわかるでしょう。

クラウドPBXは安いものを選べばいいの?

さて、このように特にビジネスフォンと比べた場合に大幅に安く導入・運用できるのがクラウドPBXなのですが、「どうせならとことん安いものを」とお思いの方がいらっしゃいましたら、ちょっと待ってください。

安易に安さだけをで選んでしまうと、思わぬ落とし穴にはまってしまうこともありえます。そのため、必ずしも安いクラウドPBXを選べばそれでいい、とは到底言えないのがクラウドPBXです。

ここでは、クラウドPBXを少しでも安心して導入するために意識するべきポイントを3つ挙げて解説していきます。

品質や機能性と費用のバランスが重要

クラウドPBXはとにかく「初期費用が安い」という点がクローズアップされがちです。確かにビジネスフォンと比べれば圧倒的に相場が安いのは事実ですから、それはそれで正しいのですが、あくまでもビジネスフォンと比較した場合に初期費用の安さが際立つ、というだけなのです。そのため、クラウドPBX同士を比較するのならば「初期費用が安い」という点だけを重視するのは大変危険です。

初期費用が安い代わりに月額基本料金や通話料金が高く設定されていては、トータルで見た時に意外とコストがかかってしまう場合もあります。通話料だけ・初期費用だけというように特定の料金だけに着目せず、品質・機能性・費用のバランスを意識し、品質やサポート対応を含めたトータルコストで比較しましょう

プラン変更の可能性も考慮しておくべき

企業は組織であり営利団体として、常に変化を意識して動いていかねばなりません。すなわち、クラウドPBXのような企業向け電話サービスは、一定の数の回線を契約してそれで終わりではありません。事業の拡大、オフィスの増設など、必要な回線数の規模は常に変わっていくのが当たり前と思いましょう。

企業における電話システムは常にこうした数の変化を想定しておかねばなりません。そうした時にビジネスフォンよりも柔軟に対処できるのがクラウドPBXの強みではありますが、必ずしも料金設定が柔軟になっているサービスばかりとは限りません。

契約しているプランによっては回線数を増やすと一気に値段が上がるものもなくはないですので、長期的な運用を前提とするなら、プラン変更時を見据えた料金シミュレーションをしっかり行っておきましょう。事業の成長戦略と並行してシミュレーションできれば完璧です。

安さだけでなくデモや無料体験で実際に利用してから決めよう

万全を期すならば、できればそのクラウドPBXの通話音質やサービス品質がどういったものかを、契約する前に確認したいですよね。クラウドPBXのベンダーには、契約前に音質面や機能面、サービス対応面などの質を実際に操作して確認できる、無料デモやトライアルなどのキャンペーンを実施しているところがあります

「客観的には良くても自社の環境には合わない場合がある」ということもありえます。デモやトライアルがあればそれを極力利用して、実際の利用環境での通話音質や使用感を確認することをおすすめします。料金の安さやその他メリットのみで契約を判断せず、実際に操作してみて快適に使えるかどうか判断するのが最も確実です。

クラウドPBXならナイセンクラウド

ナイセンクラウドは、03や06などの全国の市外局番、0120や0800のフリーダイヤル、050番号に対応したクラウドPBXです。東京の浜松町駅、大門駅の近くにあるショールームで実際の挙動を確認していただくことが可能です。

細かな着信ルールの設定や通話履歴の確認などが基本機能として利用可能です。またオプションとしてIVR・音声ガイダンス機能やウィスパリング機能などもあり、運用状況に応じたプラン選択が可能です。

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クラウドPBXは安さだけでなく機能や品質もチェックしましょう

クラウドPBXの費用の内訳や相場を解説しつつ、より安心してクラウドPBXの導入を行うにあたって意識するべきポイントを解説しました。

クラウドPBXの価格の安さ、特に初期費用の安さは、確かに重要なメリットの1つではあります。しかし、単純に料金面だけでお得なサービスを選んでしまうと、導入失敗のリスクも大きいです。導入前には無料デモやトライアルなど、契約前に使えるお試し期間やキャンペーンはすべて使って、実際の環境での使用感をまず確認してから、契約ベンダーを検討していくことをおすすめします。